淺析新時期高?？蒲袡n案管理問題及對策

文/華中科技大學(xué)檔案館 鄭慧先

當今社會已步入了信息時代，一些新技術(shù)的出現(xiàn)離不開科技的進步與發(fā)展。科學(xué)技術(shù)是人類社會發(fā)展的強大動力之一。高?？蒲袡n案是指高校在參與科研活動中產(chǎn)生的具有極高價值的相關(guān)科研數(shù)據(jù)，是高?？蒲谢顒訉嵺`的第一手數(shù)據(jù)材料，能為將來科研提供重要信息，反映了當前高?？蒲薪逃?。高校的科研項目既包含縱向的國家各類研究計劃，又包括橫向的企業(yè)的各項合作、委托研究的各類項目與課題。將這些材料進行立卷歸檔，便構(gòu)成了科研檔案。

一、高?？蒲袡n案管理的現(xiàn)狀及其存在的問題

筆者所在的高校是教育部直屬的綜合性研究型大學(xué)，學(xué)校對科研工作非常重視，每年都有大量的科研項目處于申請、在研及完成的階段，導(dǎo)致各種類型科研材料的遞增呈幾何級數(shù)。針對課題研究過程中所產(chǎn)生的各類文件材料，如何進行收集、整理及歸檔，并保證歸檔材料的齊全完整，還存在著許多亟待解決的問題。

（一）高?？蒲泄芾聿块T檔案員淡薄的檔案意識，造成科研材料歸檔的不準確性與不完整性?？蒲许椖客暾难芯窟^程通常經(jīng)歷前期的科研準備階段、中期的研究試驗階段、最后的總結(jié)驗收、申報獎勵和推廣應(yīng)用階段。在上述過程中形成的有價值的材料，經(jīng)收集、整理和歸檔則成為科研檔案。然而，高?？蒲泄芾聿块T長期注重項目的申報、結(jié)題和基于已完成的項目成果獎勵的申報，對于已結(jié)題的項目，有些科研管理部門檔案員并未與各科研課題組的研究人員聯(lián)系，及時催交已結(jié)題的相關(guān)材料。有些科研人員會將科研的最終資料據(jù)為己有，有些是項目負責人雖按時提交，而科研部門檔案員沒有妥善保管，造成科研材料的遺失。雖然筆者所在檔案館制訂了《檔案工作法規(guī)與制度匯編》，但科研管理部門檔案員都是身兼數(shù)職工作繁忙，不能全身心投入科研檔案管理工作中。從筆者所在的高校來看，專利、橫向合同、軍口、基金項目等這幾類科研檔案歸檔比較齊全，但還是有些過程性材料，特別是實驗原始記錄、關(guān)鍵數(shù)據(jù)則沒有歸檔。

（二）高?？蒲袡n案管理人員業(yè)務(wù)不精，接收科研檔案常處于被動狀態(tài)。作為高校的檔案管理人員，真正經(jīng)過檔案專業(yè)學(xué)習的人員不多，絕大多數(shù)來自其他的學(xué)科和專業(yè)，對檔案管理的知識欠缺，檔案管理能力更多地來自檔案管理實踐摸索中的經(jīng)驗積累。不熟悉科研項目管理的基本流程以及科研過程中需要作為檔案歸檔的材料。往往是科研管理部門檔案員提交哪些材料，檔案管理人員被動地將這些材料接收下來，缺乏檢查和甄別的能力。

高校的科研項目呈現(xiàn)顯著增長態(tài)勢，學(xué)?？蒲袡n案數(shù)量巨大，檔案材料與類型錯綜復(fù)雜。就筆者所在的高校而言，科研管理部門為科學(xué)技術(shù)發(fā)展院和人文社會科學(xué)處，而科研項目的執(zhí)行部門是各院系、研究中心和國家重點實驗室，這樣，在收集科研項目檔案過程中都面臨著各自的困境?？蒲袡n案的移交首先是科研人員在科研項目結(jié)題后，把形成的有保存價值的相關(guān)材料移交給科研管理部門，然后再由科研管理部門的檔案員將院系等單位的相關(guān)材料收集匯總，在第二年統(tǒng)一移交給學(xué)校檔案館。在此期間，檔案管理人員一般都未與項目執(zhí)行人員接觸，導(dǎo)致檔案管理人員難以及時發(fā)現(xiàn)問題并進行糾正，從而無法保證科研項目檔案的完整性。

（三）高校不注重科研過程性材料歸檔，易滋生學(xué)術(shù)不端現(xiàn)象。目前高?？蒲泄芾聿块T檔案員注重科研項目的申請書、任務(wù)書、驗收資料的收集與歸檔，忽略了科研過程中許多有價值的核心材料,如實驗數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)分析等的歸檔。究其原因，一方面這類材料量大類廣，而學(xué)校檔案管理機構(gòu)儲存空間有限，不能收集保存。另一方面，檔案管理人員習慣于收集一些蓋有紅章的文件材料。同時，科研項目的研究人員對科研檔案的意識淡薄，認為科研成果都是自己的勞動成果，只應(yīng)對上級主管單位的要求，從而導(dǎo)致歸檔的材料不完整。正是由于科研過程中原始數(shù)據(jù)、原始記錄沒有被收集。而這種科研檔案歸檔工作的不規(guī)范，為“科研不端行為”滋生埋下了隱患。

（四）高校科研檔案的開放和利用力度不夠，難以對高?？蒲邪l(fā)揮促進作用。檔案管理人員的思想認識不到位，從而形成科研檔案管理為全校師生服務(wù)的意識淡薄。受限于科研成果的知識產(chǎn)權(quán)和某些保密性條例的限制，科研檔案管理人員常受到“重保密，輕利用”的傳統(tǒng)觀念的束縛，在工作中只強調(diào)科研檔案的保密性與安全性，致使科研檔案一進入檔案館，就沉寂在檔案柜里，不能向廣大研究人員開放?？蒲袡n案的利用只對檔案的生成者提供，其他利用者若想查閱則通常需要履行復(fù)雜的審批手續(xù)，利用的范圍與對象受到很大的限制。

筆者所在的學(xué)校對科研檔案館藏的管理，只是將科研檔案進行條目的錄入及部分檔案材料進行數(shù)字化掃描，而忽視了對科研檔案信息資源深層次的編研和開發(fā)，導(dǎo)致了科研檔案的潛在價值仍“待字閨中”，沒有能夠得到充分的利用和挖掘，不能向?qū)W?？蒲腥藛T提供有價值的信息資源。

二、新時期科研檔案的應(yīng)對策略

（一）完善科研檔案管理制度，加強檔案的宣傳與培訓(xùn)。對高?？蒲泄芾聿块T檔案員進行知識培訓(xùn)，強調(diào)科研檔案管理的重要性，并將檔案管理工作納入科學(xué)研究的各個工作環(huán)節(jié)中，進而促進科研檔案的收集、歸檔及保管。在工作中，要增強部門檔案員職業(yè)信念，歸檔意識要積極主動，這樣有助于整個科研檔案管理質(zhì)量和效率的提升。筆者所在學(xué)校已編制了《檔案工作法規(guī)與制度匯編》，書中對各單位及科研項目歸檔范圍、保管期限、分類號都有詳細說明，供科研管理部門檔案員參照執(zhí)行。同時，還需要對學(xué)校的科研管理部門檔案員及科研人員進行基本檔案知識培訓(xùn)，使其了解到檔案規(guī)范化管理的重要性及原則，科研檔案的分類和歸檔內(nèi)容，以及歸檔文件材料的整理和移交。

（二）檔案管理者加強自身學(xué)習，提升科研檔案管理的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。當今社會，數(shù)字化、智能化風靡，科研檔案管理人員只有不斷學(xué)習，才能跟得上時代前進的步伐，更好地管理檔案、開放檔案。同時，要加強與科研管理部門檔案員的聯(lián)系，及時傳遞檔案的法律法規(guī)及檔案管理辦法。

科研檔案管理人員也應(yīng)積極參加各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的檔案管理業(yè)務(wù)水平和計算機管理技術(shù)。要了解高校科研項目研究的基本流程，包括申報立項、中期管理、結(jié)題管理、成果申報以及轉(zhuǎn)化應(yīng)用等各個環(huán)節(jié)，熟悉科研檔案管理流程。由于科研檔案管理工作涉及的學(xué)科門類繁多，這就要求高?？蒲袡n案管理人員拓展自身知識領(lǐng)域，才能適應(yīng)新時期高?？蒲袡n案管理工作。科研檔案管理人員通過學(xué)習，在收集科研項目檔案材料時要做到有根有據(jù)，避免科研項目檔案關(guān)鍵性材料收集不齊全的問題。

（三）強化歸檔科研材料的規(guī)范性與完整性，有利于杜絕學(xué)術(shù)不端行為。規(guī)范科研材料的歸檔流程，加強科研過程性材料的移交。明確歸檔材料不僅僅要包含項目立項時的批文、任務(wù)書、委托書等，還要有項目研究過程中產(chǎn)生的原始記錄、實驗報告、年度報告等一系列的過程性材料，最后還要有驗收結(jié)論、成果、社會效益證明材料等。這樣才是準確、完整的記錄科研的全過程。

隨著科研檔案的數(shù)字化管理技術(shù)的應(yīng)用，為科研過程性材料的長期保存提供了便利。當這些注明了時間、責任人以及簽名的原始記錄、實驗報告、設(shè)計圖紙等科研檔案長期保存在檔案館時，對那些“偽造篡改實驗數(shù)據(jù)，在實驗數(shù)據(jù)、圖表分析中，隨意編造數(shù)據(jù)或有選擇性地采用數(shù)據(jù)證明自己的論點”等弄虛作假行為，對那些“隨意侵占他人科研成果、把他人成果據(jù)為己有、顛倒成果完成人的排名、美化自身簡歷、人走將成果也帶走”等科研不端行為，構(gòu)成極大的威懾力，將有效地提高科學(xué)研究的誠信。

（四）注重科研檔案的開放與利用，發(fā)揮對科研的促進作用。突破科研檔案管理傳統(tǒng)觀念的限制與束縛，明確科研檔案管理的最終目標是開放與利用?？蒲袡n案管理的目的就是為高?？蒲蟹?wù)，提升高校的科研水平。如果科研檔案管理僅僅是為了保存與查證，而不是通過利用促進科研的發(fā)展，則再高水平的科研檔案管理也將失去意義。

把握好科研成果的知識產(chǎn)權(quán)、科研檔案保密性與科研檔案開放及利用的關(guān)系。任何知識產(chǎn)權(quán)的保護、科研材料的保密性都有其特定的時間、區(qū)域和范圍。在符合相關(guān)法律的時間、區(qū)域和范圍內(nèi)，利用當前信息網(wǎng)絡(luò)的多重手段，加強科研檔案開放、共享的宣傳力度，推進科研檔案開放和利用。讓科研檔案的真正利用從煩瑣的審批手續(xù)中解放出來，簡化審批步驟和程序，提高科研檔案的利用效率。

高校檔案管理部門應(yīng)通過對已歸檔的科研檔案的整理研究，挖掘出科學(xué)研究的前沿領(lǐng)域、熱點學(xué)科、難點研究方向，為科研人員進行項目申請、獎勵申報提供指導(dǎo)性依據(jù)，為高校科研的持續(xù)發(fā)展發(fā)揮推波助瀾的作用。

三、總結(jié)

總之，隨著新時期信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高?？蒲泄芾淼母母锱c創(chuàng)新，從而在科研檔案管理中還將涌現(xiàn)出許多問題。面對新出現(xiàn)的問題與困境，科研檔案管理者不應(yīng)畏縮退卻，應(yīng)牢記科研檔案管理服務(wù)于科研的宗旨，想方設(shè)法探索破解之道。只有這樣，科研檔案管理才有價值，才能真正服務(wù)于科研，才能推動和促進高校科研邁上新臺階。