新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化路徑研究

文/吉林省四平市社會(huì)精神病院 張慧

檔案是留備查考的原始?xì)v史記錄，是具有很高價(jià)值的歷史文獻(xiàn)，因此需要對(duì)檔案進(jìn)行完整的保存，方便后續(xù)對(duì)檔案的查找。在新醫(yī)改背景下，檔案管理需要提高信息化管理水平，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提高檔案管理的效率和質(zhì)量，減少丟失以及遺漏現(xiàn)象。并且實(shí)施檔案精細(xì)化、全面化管理，在醫(yī)院檔案管理的過(guò)程中存在一些問(wèn)題導(dǎo)致管理質(zhì)量和效率較低，因此需要對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析，提出具有針對(duì)性的解決措施，優(yōu)化檔案管理的途徑，提升檔案管理水平。

一、醫(yī)院檔案管理的內(nèi)涵

醫(yī)院檔案管理是對(duì)醫(yī)院中各種醫(yī)療資料以及歷史資料進(jìn)行管理的方法，將歷史資料進(jìn)行有效管理可以為以后的診斷等作出參考。醫(yī)院檔案的種類(lèi)非常多，在醫(yī)院檔案管理的過(guò)程中應(yīng)該按照不同的種類(lèi)以及內(nèi)容進(jìn)行整理。醫(yī)院檔案有工作記錄、影像資料、錄音等等，因此管理人員需要提高管理意識(shí)，對(duì)傳統(tǒng)的資料模式進(jìn)行創(chuàng)新。醫(yī)院檔案的建立和完善對(duì)于保持檔案的完整性具有重要意義，強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理研究，提高檔案管理的科學(xué)性，符合新醫(yī)改背景下的醫(yī)院檔案管理發(fā)展趨勢(shì)。

二、醫(yī)院檔案管理的重要性

（一）檔案管理是醫(yī)院臨床科研的基礎(chǔ)條件。檔案管理涉及的內(nèi)容多，并且檔案管理需要對(duì)檔案進(jìn)行保管、分類(lèi)、收集等等，因此檔案管理需要專(zhuān)業(yè)的人員開(kāi)展相應(yīng)的管理工作。檔案管理需要長(zhǎng)期開(kāi)展，內(nèi)容比較繁雜、瑣碎，實(shí)行規(guī)范化的檔案管理工作可以提高檔案管理的質(zhì)量和效率，促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。檔案中有關(guān)于患者的醫(yī)學(xué)資料以及醫(yī)療影像和音頻等，具有重要的醫(yī)學(xué)參考價(jià)值，因此在新醫(yī)改的背景下，醫(yī)院的檔案管理工作需要?jiǎng)?chuàng)新和發(fā)展，對(duì)傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行優(yōu)化，提高規(guī)范性和科學(xué)性，采用信息化管理模式。醫(yī)院需要提高對(duì)檔案管理的重視，意識(shí)到檔案管理在醫(yī)院建設(shè)中的必要性，對(duì)于檔案管理中的問(wèn)題積極探索并提出相應(yīng)對(duì)策，制定管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，便于更好地開(kāi)展管理。

（二）檔案管理是衡量醫(yī)院檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)代醫(yī)院中對(duì)于檔案管理非常重視，檔案管理是一種軟件建設(shè)方式，提高檔案管理水平反映了醫(yī)院的發(fā)展趨勢(shì)，醫(yī)院檔案中不僅涵蓋了各種醫(yī)療信息，同時(shí)關(guān)于醫(yī)院的發(fā)展歷史以及建設(shè)資料，工作計(jì)劃和總結(jié)、發(fā)展規(guī)劃等都是檔案管理的重要內(nèi)容，因此檔案管理不只是參考資料，同時(shí)是醫(yī)院發(fā)展的歷史縮影，標(biāo)志著醫(yī)院管理更加科學(xué)、規(guī)范。同時(shí)醫(yī)院在改革過(guò)程中需要制定正確的決策，檔案管理就是重要保障，因此檔案管理改革是醫(yī)院發(fā)展的必然趨勢(shì)，是衡量醫(yī)院檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。

三、醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

（一）醫(yī)院檔案管理不夠完善。醫(yī)院檔案管理對(duì)于醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展具有重要意義，醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)瑣碎的、基礎(chǔ)性的管理工作，在實(shí)際的管理過(guò)程中，醫(yī)院對(duì)于檔案管理缺乏足夠重視，檔案管理比較混亂和盲目，并且檔案管理的模式并不適用于醫(yī)院的發(fā)展水平和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，因此檔案管理還存在很多漏洞。醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理時(shí)通常是采用傳統(tǒng)的管理模式，沒(méi)有對(duì)管理方法進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，導(dǎo)致日常檔案管理缺乏規(guī)范性，導(dǎo)致檔案資料容易出現(xiàn)缺失現(xiàn)象，不利于檔案管理工作的有效開(kāi)展，降低檔案管理效率。

（二）醫(yī)院檔案管理制度不健全。為了提升醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和水平，需要制定完善的檔案管理制度作為管理的依據(jù)和參考。但是在實(shí)際的管理過(guò)程中，醫(yī)院檔案管理制度缺失，制度的建立與醫(yī)院實(shí)際情況不符，導(dǎo)致檔案管理的效率較低，檔案的收集、整理等流程不夠完善。檔案管理制度缺失這一問(wèn)題在基層醫(yī)院的存在尤其嚴(yán)重，比如基層醫(yī)院對(duì)于下級(jí)科室的資料收集沒(méi)有嚴(yán)格的要求，資料管理不夠規(guī)范，很多醫(yī)院檔案管理沒(méi)有錄入到考核系統(tǒng)中，導(dǎo)致管理人員缺乏工作積極性，對(duì)于管理工作的開(kāi)展比較松散，上級(jí)部門(mén)對(duì)于檔案管理也缺乏嚴(yán)格的監(jiān)管模式，因此檔案管理質(zhì)量不高。

（三）醫(yī)院檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力較低。醫(yī)院對(duì)于檔案管理缺乏足夠的重視，檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，并且經(jīng)濟(jì)效益不夠明顯，因此醫(yī)院對(duì)于檔案管理缺乏足夠的重視，沒(méi)有從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度對(duì)檔案管理工作的價(jià)值進(jìn)行分析。因此在實(shí)際的管理中，更加側(cè)重對(duì)醫(yī)務(wù)人員的管理，對(duì)于檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性以及職業(yè)素養(yǎng)的要求較低，并且存在忽視現(xiàn)象。在日常的培訓(xùn)環(huán)節(jié)中，加大對(duì)醫(yī)務(wù)人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及技能等方面的培訓(xùn)，檔案管理人員缺乏相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目，因此檔案管理人員專(zhuān)業(yè)程度不足，對(duì)于現(xiàn)代化管理的認(rèn)識(shí)程度不夠，缺乏管理的技能和方法，綜合素質(zhì)較低，對(duì)于管理缺乏系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)，管理人員專(zhuān)業(yè)技能不足，導(dǎo)致管理出現(xiàn)錯(cuò)誤，嚴(yán)重影響檔案管理的質(zhì)量，不利于后續(xù)工作的有效開(kāi)展。

（四）醫(yī)院檔案管理安全性差。醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展需要保障安全性和有效性，由于現(xiàn)階段對(duì)醫(yī)院檔案管理缺乏重視，因此管理模式落后，管理水平較低，導(dǎo)致醫(yī)院管理的安全性降低。目前一些基層醫(yī)院對(duì)于信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用深度和廣度不夠，基層醫(yī)院由于資金、技術(shù)條件等因素的制約，信息化設(shè)備較少，因此檔案管理仍然采用傳統(tǒng)的模式。傳統(tǒng)模式的檔案管理不僅需要投入大量的人力資源以及成本，同時(shí)管理人員的工作量較大、工作效率低，容易出現(xiàn)誤差，管理方式過(guò)于簡(jiǎn)單降低了檔案管理的安全性。

四、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施

（一）完善檔案管理工作。在新醫(yī)改背景下，檔案管理是醫(yī)院建設(shè)的重要組成部分，檔案管理工作的有序、規(guī)范運(yùn)行可以促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。因此完善檔案管理工作是需要從人員、制度、理念等方面進(jìn)行改進(jìn)，對(duì)于管理人員要加大培訓(xùn)、提高管理水平、采用先進(jìn)的管理手段、制定完善的檔案管理制度。檔案管理制度的完善和落實(shí)可以為管理人員提供參考依據(jù)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念。檔案管理作為醫(yī)院資料保管的重要形式，對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展具有重要意義，因此要將檔案管理與其他管理放在同一位置，加大重視程度。

（二）提高檔案管理意識(shí)。我國(guó)的醫(yī)療體制在不斷變革，在新醫(yī)改的背景下，醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量需要進(jìn)一步提升以滿(mǎn)足醫(yī)院的發(fā)展需求。因此對(duì)于檔案管理需要轉(zhuǎn)變思想、提高管理意識(shí)、注重對(duì)檔案管理的創(chuàng)新。首先，要意識(shí)到檔案管理對(duì)于醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要意義，對(duì)于檔案管理要加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，制定符合醫(yī)院模式下的檔案管理體系，要聘用檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，提高管理人員的專(zhuān)業(yè)技能，從而有效提高檔案管理的水平。其次，檔案管理要想形成系統(tǒng)性的、規(guī)范性的管理模式，采用科學(xué)的管理方法，需要建立專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)，進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化管理。檔案管理機(jī)構(gòu)獨(dú)立于其他機(jī)構(gòu)，在進(jìn)行管理的過(guò)程中通過(guò)構(gòu)建管理標(biāo)準(zhǔn)以及明確管理的實(shí)施細(xì)則，將檔案進(jìn)行分類(lèi)，按照類(lèi)別加以收集和整理，劃定范圍，這樣檔案管理人員在管理的過(guò)程中可以明確自己的職能，避免管理工作的重復(fù)和疏漏，提高管理人員的責(zé)任意識(shí)。最后，加強(qiáng)宣傳。傳統(tǒng)的醫(yī)院管理中對(duì)于檔案管理缺乏重視，醫(yī)院工作人員不具有檔案管理的意識(shí)，因此許多資料沒(méi)有記錄完整，并且資料沒(méi)有得到妥善保存，不及時(shí)歸檔導(dǎo)致資料丟失。因此要加大宣傳力度，通過(guò)宣傳可以讓醫(yī)院工作人員了解到檔案管理的重要性，并且在平時(shí)的工作中樹(shù)立檔案管理意識(shí)，對(duì)于檔案管理的方法和知識(shí)進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，在檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)檔案進(jìn)行收集整理的時(shí)候可以積極配合工作，減少檔案管理存在的問(wèn)題。

（三）健全檔案管理制度。醫(yī)院檔案管理制度的建立為檔案管理工作提供了參考和保障，檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性和系統(tǒng)性，因此遵循檔案管理的性質(zhì)建立相應(yīng)的制度。首先，建立制度體系。制度體系主要包括對(duì)管理人員的培訓(xùn)模式以及標(biāo)準(zhǔn)考核制度等等，建立考核制度提高管理人員的工作積極性，并且對(duì)管理人員存在的不足及時(shí)指正。其次，建立工作制度。管理人員需要完善的工作制度對(duì)工作流程進(jìn)行明確，并且約束管理中的不合理現(xiàn)象。明確權(quán)責(zé)關(guān)系，管理人員明確權(quán)責(zé)關(guān)系可以保障每一位管理人員都有自己的管理范圍，避免出現(xiàn)職責(zé)的重疊。檔案管理分為多種環(huán)節(jié)，每一環(huán)節(jié)都需要保障質(zhì)量，方便后續(xù)工作的開(kāi)展。因此建立工作制度對(duì)各管理環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，提高效率和質(zhì)量。最后，加強(qiáng)合作機(jī)制。檔案管理部門(mén)需要與其他部門(mén)共同合作才能實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理，因此需要構(gòu)建合作機(jī)制，各科室對(duì)檔案管理的知識(shí)有所了解，積極配合檔案管理部門(mén)的工作，形成檔案管理部門(mén)牽頭、職能科室配合的協(xié)調(diào)機(jī)制。

（四）強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)。隨著科技的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)越發(fā)成熟，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到眾多領(lǐng)域，并且取得了成果。在檔案管理中也不例外，信息化管理模式是一種新型管理模式，通過(guò)信息化技術(shù)的應(yīng)用可以有效提高管理的效率，并且減少檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，具有安全性和實(shí)用性的特點(diǎn)。信息化建設(shè)需要加強(qiáng)硬件設(shè)施的引進(jìn)。硬件設(shè)施主要是計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，硬件設(shè)施的準(zhǔn)備是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。在信息化建設(shè)的過(guò)程中要加強(qiáng)安全意識(shí)，避免檔案出現(xiàn)泄漏，保障信息安全。檔案管理關(guān)系到各個(gè)部門(mén)，因此在檔案管理的過(guò)程中要建立信息共享平臺(tái)，方便各部門(mén)對(duì)信息的查詢(xún)和了解。檔案數(shù)字化是將紙質(zhì)檔案通過(guò)數(shù)字化形式錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，這樣可以減少對(duì)紙張的使用，不僅節(jié)能環(huán)保，減少資源浪費(fèi)，同時(shí)檔案信息錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中可以提高管理的效率，創(chuàng)新管理模式，減少檔案對(duì)空間的占用，方便快速查找信息。管理人員需要具有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，并且對(duì)信息化管理進(jìn)行學(xué)習(xí)，加大了解。通過(guò)開(kāi)展相應(yīng)培訓(xùn)，提升管理人員的管理水平、豐富先進(jìn)的管理知識(shí)、積極學(xué)習(xí)和探索先進(jìn)的管理方法。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理是新醫(yī)改背景下醫(yī)院進(jìn)行改革的重要環(huán)節(jié)，為了實(shí)施有效的管理模式，需要加大管理制度改革和完善，引進(jìn)先進(jìn)的管理方法，提高信息化管理水平，提升管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，通過(guò)多方面的改進(jìn)和優(yōu)化，希望建立精細(xì)化、現(xiàn)代化的管理模式，推動(dòng)檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。