芻議醫(yī)院基建檔案歸檔的質(zhì)量問題與對策

文/安慶市中醫(yī)醫(yī)院 江興鳳

近幾年來，隨著新時期醫(yī)療的不斷改革，公立醫(yī)院迎來前所未有的發(fā)展，國家對醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的投資逐年增加，醫(yī)院基建項目的建設(shè)迅速發(fā)展，我院也不例外，每年基建項目不斷遞增。這些項目在建設(shè)過程中產(chǎn)生大量文件資料等載體形成檔案，它濃縮記載工程建筑過程中的全貌，保存了基建檔案的原始性和真實性，為日后基建工程維修、擴建等提供唯一權(quán)威的憑證依據(jù)。但是，在利用時卻發(fā)現(xiàn)基建檔案管理的形式仍然停留在以紙質(zhì)檔案為主，且保存的檔案實體存在殘缺不全的問題，有很多隱蔽工程的圖紙和施工表格記錄缺乏成套性管理，其中的標(biāo)識符標(biāo)注不清，內(nèi)容記錄不全，形成了“有檔無價”以及電子檔案管理滯后等一系列存在的問題，造成檔案資源極度匱乏，給利用帶來諸多不便。綜上所述令人擔(dān)憂。為了保證基建檔案的系統(tǒng)完整與真實記錄，以福澤后人，留下寶貴財富。為此，本人將對基建工程檔案歸檔的質(zhì)量問題提出對策，與同行們共同商榷。

一、把脈定因談現(xiàn)狀

（一）檔案來源現(xiàn)狀。檔案來源內(nèi)容廣泛、載體形成復(fù)雜、責(zé)任不明，降低材料歸檔質(zhì)量?；üこ炭傮w建筑中工作量大、周期長、涉及面廣專業(yè)技術(shù)性強、參建單位與人數(shù)諸多。在建設(shè)過程中，他們各自承擔(dān)不同專業(yè)技術(shù)職能工作，在工作中形成文件與大量科學(xué)技術(shù)資料多樣性、內(nèi)容復(fù)雜性，呈現(xiàn)出載體和形式豐富多樣，加大收集難度。加之缺乏完整的檔案管理制度，尚未明確規(guī)定各職能部門文件資料歸檔的責(zé)任，尤其是在工程項目方面存在交叉管理，缺乏部門之間及時交流，人為造成了原始的技術(shù)資料遺失，這些都直接影響了檔案歸檔的質(zhì)量。

（二）檔案管理人員現(xiàn)狀。檔案管理專業(yè)人員少，專業(yè)技能匱乏。多數(shù)醫(yī)院缺乏專職人員管理，在工程建設(shè)期文件資料由基建職能部門和施工各部門技術(shù)人員管理，他們工作頭緒多、工作任務(wù)重，其主要精力是搞好施工現(xiàn)場技術(shù)指導(dǎo)等各項工作，無暇顧及材料的整理，往往是堆積在一起進入“冬眠狀態(tài)”。同時，檔案人員身兼多職，對基建檔案的管理工作精力投入有限。且缺乏專業(yè)技能，在收集整理歸檔過程中，無法準(zhǔn)確鑒定實體內(nèi)容的真?zhèn)蝸韰^(qū)分留存價值，形成“玉”“石” 具存現(xiàn)象，以致留存檔案實體內(nèi)容記載不完整、不準(zhǔn)確。如隱蔽工程勘察、工程的地基與地槽、地下電網(wǎng)管線等的位置在圖紙上標(biāo)注不清，圖紙上存在著隨意劃圈修改，文字書寫潦草，一些字體難以確認(rèn)或漏標(biāo)標(biāo)識符，有的成了“無名地下管線”；潔污分流、廢物處理的施工記錄內(nèi)容表述不清、字跡模糊等存在問題，導(dǎo)致歸檔實體內(nèi)容“有殼無核”，失去了檔案的憑證價值和法律效力。

（三）檔案監(jiān)督管理現(xiàn)狀。檔案監(jiān)督管理工作不到位，缺乏權(quán)力的制約造成工程項目材料流失，歸檔的檔案缺乏完整性。一是認(rèn)識誤區(qū)。監(jiān)督管理人員對檔案管理意識淡薄，輕視文件資料歸檔的作用，誤認(rèn)為文件資料是圍繞工程項目建設(shè)需要而產(chǎn)生的，而隨著工程建設(shè)進展則逐漸消失，沒有留存價值。在建設(shè)過程中造成了大量的文件資料流失無人問津，“棄檔”現(xiàn)象時有發(fā)生，使所歸檔的文件資料殘缺不全。二是角色缺位。建筑工程流程繁雜，如招標(biāo)、施工、竣工驗收等涉及各項工作的開展，監(jiān)督部門管理人員應(yīng)履行職責(zé)全程參與，特別是涉及每項工程驗收和專家一起進行資格論證、質(zhì)量評定等一系列文件、資料的鑒定等工作?？墒?，他們主觀認(rèn)為是檔案管理部門的職責(zé)，客觀認(rèn)為對此類專業(yè)知識了解甚少，大多數(shù)只是工程建設(shè)工作中充當(dāng)會議報到簽名角色，逐漸淪為擺設(shè)，形同虛實。給那些法律意識淡薄、職業(yè)道德匱乏、經(jīng)不起經(jīng)濟誘惑的管理者和個人留有違規(guī)、違法可乘之機。他們可以利用現(xiàn)有工程竣工驗收項目制度進行違規(guī)暗箱操作。實行竣工驗收的制度一定程度上已經(jīng)成為非法行為合法化的一種制度化機制。基于上述存在監(jiān)督管理“盲區(qū)”在工程竣工驗收時可能存在違規(guī)操作，導(dǎo)致項目竣工驗收歸檔資料存在質(zhì)量問題。如圖紙中出現(xiàn)有設(shè)計圖無施工圖，或是替補圖紙等情況存在，喪失了圖紙成套性歸檔的價值。同時工程項目建設(shè)中各類表格也殘缺不全，如工程定位測量和地基復(fù)查記錄表格等缺失，這些核心技術(shù)性表格失去系統(tǒng)性管理，直接影響了材料歸檔質(zhì)量與工程質(zhì)量的真實反映，涉及參建者的權(quán)利與責(zé)任及存在問題責(zé)任追究等的重要性。

二、對癥下藥開良方

（一）建章立制、強化責(zé)任、規(guī)范管理。醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)取決于基建項目數(shù)量多少和規(guī)模大小，直接關(guān)系到醫(yī)療水平、民生醫(yī)療資源、人民健康安全、社會穩(wěn)定等重要因素，良好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是醫(yī)院長久發(fā)展的重要保障。而基建檔案來源于基建項目建設(shè)，它是唯一的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)守護神，為現(xiàn)在見證工程項目質(zhì)量保養(yǎng)與維護提供憑證。為將來醫(yī)院基建項目建設(shè)規(guī)劃投資決策等方面提供科學(xué)依據(jù)。而工程項目材料歸檔的質(zhì)量影響著檔案在建設(shè)中發(fā)揮作用。因此，近幾年來領(lǐng)導(dǎo)高度重視基建檔案管理，把它視為“今賴以古，萬世賴以今”的大事來抓。把基建檔案管理工作納入醫(yī)院整體事業(yè)發(fā)展規(guī)劃之中。強化制度建設(shè)，進一步完善基建檔案各項管理制度。一是建章立制,規(guī)范管理。“無規(guī)矩不成方圓”，按照《檔案法》和《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等國家相關(guān)法律、法規(guī)結(jié)合醫(yī)院工程建筑所產(chǎn)生各類文件、資料信息形成的規(guī)律，擬定《醫(yī)院建設(shè)工程項目檔案管理的歸檔范圍及保管期限》(以下簡稱《歸檔范圍》)等各項制度，并將上述規(guī)定相關(guān)條款納入基建項目工程招標(biāo)、建設(shè)、施工監(jiān)督等同簽訂之中。實行“三納入”“四同步”統(tǒng)一規(guī)范管理，提升文件資料歸檔的質(zhì)量。二是強化責(zé)任?！盎n案的管理是一項服務(wù)當(dāng)代惠及子孫后代的重要事業(yè)”，可見檔案管理的重要性則不言而喻。加強領(lǐng)導(dǎo)，實行基建檔案統(tǒng)一管理，明確規(guī)定所有參建項目單位領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)分管檔案，并指定專人管理，規(guī)定歸檔中各項工作責(zé)任、目標(biāo)、任務(wù)、包括承擔(dān)的義務(wù)和相關(guān)失誤追究責(zé)任，實行專人專崗，建立基建檔案終身責(zé)任制。達到上下協(xié)調(diào)一致形成合力，實行齊抓共管，把工程項目建筑資料收集整理歸檔工作落實到位，使檔案管理工作能夠順利開展。

（二）加強人才隊伍建設(shè)與培訓(xùn)、提高綜合素質(zhì)。一是加強人才隊伍建設(shè)。建立人才隊伍是做好基建檔案管理的重中之重，國以才立、政以才治、業(yè)以才興，以此類推，檔案管理工作也不例外，它所涉及內(nèi)容廣泛、技術(shù)性強，是一項跨專業(yè)、跨學(xué)科綜合性管理工作，必須招攬納賢才，對那些政治素質(zhì)高、知識淵博、技術(shù)精湛、對專業(yè)管理嫻熟與涉獵能力的復(fù)合型人才，引進檔案管理隊伍之中，組建一批綜合性檔案管理人才隊伍。實現(xiàn)以才治檔、以才興檔，保證檔案的歸檔質(zhì)量。二是加強培訓(xùn)、提高綜合素質(zhì)，是提升文件資料歸檔質(zhì)量的重要舉措。第一是開展法規(guī)培訓(xùn)，對所有從業(yè)人員全面開展法律、法規(guī)、職業(yè)道德教育，并請專家授課，尤其是強化反腐倡廉教育，結(jié)合當(dāng)前時政教育編制《醫(yī)院基本建設(shè)廉政風(fēng)險防控手冊》，在工程建筑中實施常態(tài)化廉政教育，引導(dǎo)他們塑造“以廉為榮，以腐為恥”思想理念，提升他們思想政治素質(zhì)、職業(yè)道德修養(yǎng)。第二是強化專業(yè)技能培訓(xùn)，針對不同的專業(yè)分組培訓(xùn)學(xué)習(xí)和自學(xué)相結(jié)合，定期進行業(yè)務(wù)課程測試，堅持理論與實踐相結(jié)合，使他們迅速掌握高效的管理手段及專業(yè)技能。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式，加強監(jiān)督管理，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。1.從源頭監(jiān)控。在以往基建工程文件資料歸檔工作中，一般均在工程竣工驗收后進行，這種做法欠妥，從工程項目立項到竣工驗收，是工程建筑材料形成關(guān)鍵時期，也是歸檔黃金時段。必須要更新管理理念，與時俱進，創(chuàng)新檔案管理模式。應(yīng)從源頭采用控制措施，“欲善其事，必先其器”在建筑工程項目醞釀期，紀(jì)檢監(jiān)督人員要協(xié)助檔案管理人員，共同參與立項工作之中，將基建檔案的《歸檔范圍》和《電子歸檔》容納招標(biāo)材料之中，成為招標(biāo)管理中的硬件要求之一。規(guī)定各參建單位文件、資料收集整理與工程同時進行，并將具體工作任務(wù)落實到人，督促他們做好日常收集工作，達到隨辦隨歸。重點是抓好隱蔽工程鏡像攝影工作，指定專人負(fù)責(zé)全程施工動態(tài)攝像工作，將及時捕獲每一項工作的操作流程，特別是掩蔽工程的每個細(xì)節(jié)攝入，準(zhǔn)確掌握現(xiàn)場動態(tài)信息的第一手資料，為電子鏡像資料留存信息真實價值和歷次修改圖紙、鑒定提供科學(xué)依據(jù)。同時，要調(diào)動施工監(jiān)理人員工作的積極性，他們在建筑全過程中像個影子跟蹤著，了解工程資料、圖紙、聲像等形成的真實性，防止以往“棄檔”現(xiàn)象的重演，為保證材料齊全歸檔奠定基礎(chǔ)。2.嚴(yán)把檔案驗的收質(zhì)量監(jiān)控。一是加強紀(jì)檢監(jiān)督工作。醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)督管理人員參與基建檔案的驗收，是控制文件資料歸檔管理一種有效手段。因為基建檔案驗收工作涉及總體工程項目的資金投資、工程質(zhì)量、設(shè)備等所有承擔(dān)者行使權(quán)力與責(zé)任重要性。正如國家副主席王岐山在約見反腐專家時指出的“信任不能代表監(jiān)督”。因此，組建檔案質(zhì)量鑒定驗收小組，由院紀(jì)檢監(jiān)督主要負(fù)責(zé)人牽頭、外聘建筑工程專家以及承建單位、檔案管理等人員組成，紀(jì)檢監(jiān)督部門擔(dān)任組長，負(fù)責(zé)整體監(jiān)督指導(dǎo)工作，充分發(fā)揮監(jiān)督部門職能的作用。能夠有效地對權(quán)力監(jiān)督制約，保證檔案驗收各項工作在陽光下運行。因為檔案實體翔實記載了建筑工程每一個細(xì)節(jié)，它全面真實反映工程質(zhì)量，通過復(fù)核進一步剖析歸檔實體內(nèi)容真實性、施工管理科學(xué)性等。如工程施工技術(shù)、竣工驗收、財務(wù)決算、工程監(jiān)理等材料中有無違規(guī)、違紀(jì)等現(xiàn)象存在。預(yù)防檔案驗收違規(guī)操作，能夠有效地控制文件資料歸檔質(zhì)量管理。對預(yù)防國有資產(chǎn)流失和職務(wù)犯罪行為起到積極作用。二是創(chuàng)新檔案驗收管理方式。傳統(tǒng)檔案驗收是在竣工驗收結(jié)束后進行，此項工作管理方式滯后。檔案驗收管理須要有前瞻意識，應(yīng)實行先“檔案”后“竣工”驗收的工作流程。在檔案質(zhì)量驗收合格前提下，方可進行工程竣工質(zhì)量驗收。這種做法主要是捕獲工程項目建設(shè)中重要環(huán)節(jié)，具有一定的科學(xué)管理性。解決了以往檔案驗收拖延或隨意移交檔案存在的質(zhì)量問題，確保檔案質(zhì)量的驗收。三是自查與互查相結(jié)合。檔案管理人員要主動聯(lián)系參建單位負(fù)責(zé)人和具體從事文件、資料管理者，與他們加強業(yè)務(wù)溝通與協(xié)調(diào)以及獎勵措施，充分調(diào)動他們工作的積極性，使他們各自主動履行文件、資料歸檔移交的職責(zé)和任務(wù)。在自查的前提之下，避免重復(fù)存檔，再進行互查與業(yè)務(wù)交流，對預(yù)立卷的文件、資料進行復(fù)核、補缺補差等各項工作。四是嚴(yán)把歸檔質(zhì)量鑒定關(guān)。首先是對紙質(zhì)材料鑒定，對所有預(yù)立卷的材料進行系統(tǒng)審核，關(guān)注每個細(xì)節(jié)，哪怕是一個字、一個標(biāo)識符都要做到絕對準(zhǔn)確無誤。對隱蔽工程的設(shè)計繪圖和施工圖紙與攝影鏡像的內(nèi)容要一致，保證圖、物、材料三者的一致性；對工程項目各種表格所規(guī)定的欄目責(zé)任人簽名是否屬實，因為簽名涉及行使權(quán)力與責(zé)任擔(dān)當(dāng)。如有代簽或未簽一律視為無效、責(zé)令重簽；對工程項目驗收、工程決算、經(jīng)費支付等發(fā)現(xiàn)有疑點，必須形成文字交小組集體討論處理，任何個人無權(quán)決定。其次對電子文件歸檔鑒定。依據(jù)《電子歸檔》的規(guī)定抓住三個關(guān)鍵要素進行審查復(fù)核，要素一是對電子文件信息載體審核，如光盤、磁帶等外表要完整無缺，其記錄實體信息與紙質(zhì)內(nèi)容要絕對一致，與建筑物相符合，在鑒定時進行試聽全程播放核對電子信息的內(nèi)容，要謹(jǐn)防“差之毫厘，謬以千里”現(xiàn)象存在，保證零失誤；要素二是對電子歸檔信息分類、檢索、拷貝、數(shù)據(jù)庫的建立等軟件管理一定要符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)；要素三是對電子檔案進行加密、防毒、防塵，為了防止電子檔案被篡改，只寫一次式的光盤進行維護電子檔案真實性等保護措施一定要科學(xué)規(guī)范。

綜上所述，基建檔案的管理是一項專業(yè)技術(shù)性強，內(nèi)容的繁雜性，系統(tǒng)性管理工作。必須依法建立科學(xué)規(guī)范的管理制度，組建愛崗敬業(yè)專業(yè)高素質(zhì)人才隊伍，來提升基建檔案管理水平，保證檔案質(zhì)量，發(fā)揮檔案價值。一部檔案精品其價值是無法估量的，不但滿足本單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的需求，而且還可以對全國同行建筑工程發(fā)揮作用。如今年武漢“雷神山醫(yī)院”工程建筑速度與此驚人，乃至世界也是首例，成功建筑主要因素是借鑒北京“小湯山醫(yī)院”基建檔案資料進行規(guī)劃設(shè)計建筑，這就是行業(yè)管理先進典范。