企業(yè)科技檔案管理模式探究

文/中鐵二十局集團電氣化工程有限公司 劉園

企業(yè)的科技檔案主要是指自然科學研究、生產技術設計等各個活動中需要歸檔的各類圖紙、文字、照片、影像等內容。對于我國企業(yè)來說，進行科技檔案管理是非常重要的，在很大程度上也關系著企業(yè)的長遠戰(zhàn)略發(fā)展。這主要是因為我國各個企業(yè)在當前行業(yè)環(huán)境中的競爭壓力都比較高，同時企業(yè)創(chuàng)新水平也直接決定了企業(yè)的核心競爭力。因此，企業(yè)科技檔案管理工作就應該結合企業(yè)的實際情況進行不斷的創(chuàng)新，同時還要做好檔案保密工作，使得企業(yè)科技檔案可以發(fā)揮更好的作用與價值。下面主要立足于這個層面，針對企業(yè)科技檔案管理模式的創(chuàng)新實現(xiàn)進行深入的分析。

一、企業(yè)科技檔案管理的重要意義

對于我國各個企業(yè)來說，在后續(xù)時間里積極實現(xiàn)科技檔案管理是非常重要的，必須要在后續(xù)時間里充分引起重視。第一，科技檔案是企業(yè)各項技術創(chuàng)新和生產活動的重要資料支撐，同時也是推動企業(yè)進行科技進步的重要基礎資料，對于企業(yè)的長遠發(fā)展至關重要，必須要加強這類資料的管理。第二，科技檔案的全面管理能夠較好豐富企業(yè)的信息服務水平，同時也有利于科技成果的有效轉化，使得企業(yè)科技理論知識與實踐創(chuàng)新之間實現(xiàn)不斷交融，最終促使企業(yè)科技資源在未來發(fā)展過程中實現(xiàn)較好的升值。第三，科技檔案管理也能夠較好提升企業(yè)的綜合收益。對于企業(yè)來說，科技檔案的不斷壯大能夠提高企業(yè)的生產技術水平，使得企業(yè)生產運營的智能化與自動化不斷提升，降低企業(yè)的勞動力成本，提高科技資源的利用率，具有較強的綜合效益。綜合來看，我國各個企業(yè)積極做好科技檔案管理有著非常重要的戰(zhàn)略意義，必須要在后續(xù)時間里引起充分的重視。

二、企業(yè)科技檔案管理的現(xiàn)狀分析

我國各類企業(yè)在復雜市場環(huán)境中發(fā)展的時候，科技檔案雖然對于企業(yè)技術創(chuàng)新和生產戰(zhàn)略調整等各個方面都有著較為顯著的幫助，但是結合當前我國企業(yè)科技檔案管理的基本現(xiàn)狀來看，多數(shù)企業(yè)的實際情況還不容樂觀。這主要是因為我國很多企業(yè)在當前發(fā)展過程中自身科技創(chuàng)新水平都不算太高，同時也沒有將科技創(chuàng)新納入企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展層面中，使得企業(yè)高層人員對于科技檔案管理的重視程度存在一定的不足。這些情況使得我國多數(shù)企業(yè)在科技檔案管理方面表現(xiàn)得非常粗糙，很難充分發(fā)揮科技檔案管理的戰(zhàn)略價值。因此在后續(xù)的分析與探討過程中，針對我國企業(yè)科技檔案管理存在的問題進行了全面的展示，最終也就能夠結合我國企業(yè)科技檔案管理現(xiàn)狀進行針對性的創(chuàng)新調整。

三、企業(yè)科技檔案管理模式存在的問題

（一）檔案戰(zhàn)略性管理的認識不足。當前我國很多企業(yè)雖然已經開展了科技檔案管理體系，但并沒有真正能夠將這項活動納入戰(zhàn)略層面上。這種情況也使得科技檔案管理活動在企業(yè)內部無法全面展開，同時企業(yè)內部各個人員對于科技檔案管理的認知水平也存在顯著不足。之所以出現(xiàn)這種情況，一方面是因為企業(yè)高層領導者平時并沒有充分關注科技檔案管理，導致管理活動的上層建筑不通達。另一方面也是因為我國很多企業(yè)的科研創(chuàng)新水平較低，產生的科技檔案信息比較低端，最終無法形成科學合理的戰(zhàn)略管理體系。

（二）檔案管理體系建設不完善?？萍紮n案管理活動的綜合成效在很大程度上跟管理制度的完善性有著直接關聯(lián)。而目前我國很多企業(yè)雖然已經開展了科技檔案管理體系，但相關制度體系建設還不完善，使得檔案管理活動的開展整體上處于無序狀態(tài)。特別是我國多數(shù)企業(yè)針對科技檔案管理并沒有構建有效的監(jiān)督體系，同時關于科技檔案數(shù)據的共享機制也不完善，導致科技檔案數(shù)據管理存在較多的欠缺與不足。

（三）科技檔案數(shù)據源頭管理沒有得到全面貫徹。我國企業(yè)在運作過程中會產生非常多的科技檔案數(shù)據信息，同時很多數(shù)據信息之間的相互關聯(lián)性也較低。在這種情況下，如果能夠貫徹源頭數(shù)據管理模式，就可以在數(shù)據產生的時候就對其進行全面歸類處理，提高檔案信息管理的規(guī)范性。但是結合我國企業(yè)的實際情況來看，這種模式還沒有得到全面貫徹，最終導致后續(xù)檔案管理容易遇到較多的困難。

（四）檔案管理人才素質水平不高?？萍紮n案管理活動整體上比較專業(yè)，需要較高素質水平的檔案管理人才。但是結合當前我國公司的實際情況來看，檔案管理人才的整體素質水平還存在較大的欠缺，無法較好支撐企業(yè)科技檔案的管理活動。在后續(xù)的時間里，各個企業(yè)必須要充分引起重視，并做好這類數(shù)據的有效培養(yǎng)。

四、企業(yè)科技檔案管理模式的創(chuàng)新策略

（一）充分貫徹企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展理念。對于我國各個企業(yè)來說，科技檔案管理活動應該跟企業(yè)的生產活動和未來戰(zhàn)略發(fā)展相契合，才能夠發(fā)揮較好的價值。這主要是因為科技檔案本身需要給企業(yè)的科技創(chuàng)新和生產活動提供基本的技術信息支持，同時也要形成相對完善全面的信息資源管理體系。因此在后續(xù)發(fā)展過程中，我國企業(yè)應該將科技檔案管理納入企業(yè)發(fā)展的整體戰(zhàn)略規(guī)劃體系中，同時還要提高企業(yè)中高層管理人員對于科技檔案管理的重視程度。在具體操作過程中，企業(yè)可以考慮將科技檔案管理納入公司高層領導的議事日程體系中，真正將科技檔案管理上升到戰(zhàn)略層面上，并不斷完善相關規(guī)章制度體系，提高各個部門之間的協(xié)調，最終使得公司內部各個部門都能夠正確認識科技檔案管理，保證企業(yè)科技信息服務能夠得到較好的改善。

（二）全面完善科技檔案管理體系。在我國企業(yè)中，科技檔案管理是一項比較特殊的活動，需要企業(yè)充分引起重視，同時還要逐步完善檔案管理體系。在這個過程中，企業(yè)應該構建多元化的管理方法，比如推行辦公自動化、檔案管理信息化等，全面引入現(xiàn)代信息化管理模式，切實提高科技檔案的管理效率。在此基礎上，企業(yè)還應該不斷完善各類細化管理機制體系。這也需要企業(yè)通過制度體系嚴格要求檔案管理人員，同時還要從科技檔案信息的形成、積累、歸檔、保管、調用等各個方面進行全面分析與控制，同時還要立足于這些維度進行檔案信息的控制與調整，形成細化控制制度體系。不僅如此，我國企業(yè)還要加強科技檔案管理的監(jiān)督工作，同時還要構建企業(yè)監(jiān)督管理的質量控制措施，提高企業(yè)科技技術管理的效率，保證科技檔案信息的精準性與全面性。除此之外，我國企業(yè)還要逐步實現(xiàn)檔案管理的內部共享，使得科技檔案能夠在企業(yè)內部得到更好的流轉，不斷提高各類科技檔案信息的利用率。

（三）構建源頭管理的創(chuàng)新模式。對于我國企業(yè)來說，在后續(xù)時間里也應該要全面貫徹源頭管理的創(chuàng)新模式，提高科技檔案管理的規(guī)范性與完整性。第一，企業(yè)各個部門應該積極配合檔案管理人員進行科技檔案的歸檔工作，保證各個部門的科技檔案相關信息內容能夠得到較完善的整合，最終形成整套的科技檔案信息數(shù)據體系。第二，企業(yè)還要全面貫徹科技檔案文件分級管理，特別是各個科技檔案信息的前端控制。即在進行科技檔案采集的時候，就應該對數(shù)據信息的類型進行分析，并預先做好數(shù)據信息的分類，將不同級別的檔案信息歸到不同類別體系中。第三，科技檔案管理人員應該加強自身跟企業(yè)科研部門和生產部門的溝通，同時還要讓部分科研人員參與到科技檔案管理體系中，最終就可以較好實現(xiàn)科技檔案資源的有效歸檔與動態(tài)管理?？傮w來說，基于源頭管理的科技檔案創(chuàng)新模式主要就是聯(lián)動科研人員和公司內部其他各個部門，在科技檔案信息產生的源頭進行全面管理，并結合公司的各項創(chuàng)新項目和科研成果，實現(xiàn)科技檔案信息的動態(tài)管理。這樣，以后企業(yè)科技檔案信息就具有了更強的管理有效性與靈活性，更容易發(fā)揮檔案管理的戰(zhàn)略成效。

（四）切實提高檔案管理人員的素質。相較于普通檔案管理體系來說，科技檔案管理具有較強的特殊性，應該充分重視檔案管理人員的綜合素質水平，切實提高檔案管理工作的成效性。特別是很多科技檔案具有較強的專業(yè)性，如果檔案管理人員的技術水平不到位，那么就很難充分發(fā)揮檔案管理體系的價值。一方面，隨著當前我國各個高校不斷貫徹擴招戰(zhàn)略，當前我國社會市場環(huán)境中的高素質人才數(shù)量與比例都已經得到了顯著的提升。因此我國企業(yè)可以適當提升科技檔案管理人才的招收標準，補充檔案管理方面的新鮮血液，切實提高管理團隊的綜合素質水平；另一方面，我國企業(yè)也可以在后續(xù)時間里在內部開展檔案管理人才的綜合培養(yǎng)，通過教育活動不斷提高檔案管理人才的專業(yè)水平。在這個過程中，企業(yè)應該提高科技檔案管理人員對于企業(yè)各項科技內容的理解水平，使得他們能夠更加靈活與熟練地開展各項活動。但由于企業(yè)科技檔案信息過于重要，不能遭到一絲一毫的泄露。因此企業(yè)應該能夠不斷增強檔案管理人員的保密意識，并能夠進行專項的教育培養(yǎng)，充分保證科技檔案信息的安全性。

五、結束語

綜合來看，科技檔案管理對于我國各個企業(yè)來說都有著非常顯著的戰(zhàn)略意義，必須要在后續(xù)時間里充分引起重視。對于我國企業(yè)來說，應該先充分重視科技檔案的管理，并能夠將其引入到企業(yè)戰(zhàn)略管理體系中去，結合科技檔案的特殊性，形成針對性檔案管理體系。在這個過程中，我國企業(yè)還要構建源頭管理的創(chuàng)新模式，使得科技檔案的管理變得更加規(guī)范化和系統(tǒng)化。除此之外，我國企業(yè)還要不斷提高檔案管理人員的綜合素質水平，使得他們能夠更好掌握各類檔案管理的新技術，切實提高企業(yè)科技檔案管理的整體水平。