淺談國有企業(yè)文書檔案管理效率的提升策略

文/中鐵一局集團物資工貿有限公司 居華峰

文書檔案管理在我國國有企業(yè)中是一項基礎性工作，對于企業(yè)的長遠發(fā)展來說也是比較重要的。如果國有企業(yè)的文書檔案管理存在不足，那么就會導致國企部分業(yè)務無法順利進行，最終使得國企業(yè)務活動效率低下。結合當前我國大部分國有企業(yè)的實際情況來看，很多國企單位都還沒有充分認清文書檔案管理工作的戰(zhàn)略價值與地位，在平時并沒有積極完善文書檔案管理的細節(jié)內容。這些情況都使得文書檔案管理活動無法發(fā)揮既定的成效，必須要在后續(xù)時間里充分引起重視，并能夠提出針對性的優(yōu)化對策。本文也主要立足于這一點，談一談國企文書檔案管理效率提升的方式。

一、國有企業(yè)文書檔案管理的重要意義

對于我國各個國有企業(yè)來說，做好文書檔案管理活動是非常重要的，同時也具有較為顯著的戰(zhàn)略意義，這里也立足于多個方面展開全面分析。第一，國有企業(yè)在日常發(fā)展過程中，文書檔案體系記錄了很多日常信息。這些信息雖然整體比較煩冗，但是也具有較為顯著的使用價值。如果能夠針對這類信息做好精細化管理，那么就可以較好發(fā)揮這類信息的價值，給國企后續(xù)的戰(zhàn)略發(fā)展提供較好的支撐。第二，以前由于管理模式與方法比較傳統(tǒng)，使得管理人員很難發(fā)揮這些數(shù)據(jù)的價值，使得文書檔案管理活動一直沒有受到充分重視。但是在當前信息化時代背景下，各類先進信息技術的融入使得文書檔案管理活動能夠更高效地開展，切實提高了檔案數(shù)據(jù)的利用率。在這種情況下，國企文書檔案管理活動的開展具有較為顯著的戰(zhàn)略意義。第三，國企文書檔案管理活動的規(guī)范進行，能夠給企業(yè)進行深化改革提供較好的數(shù)據(jù)基礎。對于各個國有企業(yè)來說，現(xiàn)代企業(yè)治理結構的融入可能會產生較多不適應情況。但如果能夠立足于文書檔案管理活動進行現(xiàn)代化管理模式探索，就能夠顯著降低國企進行深化改革的阻礙。特別是在現(xiàn)代市場化企業(yè)的檔案管理理念與制度融入以后，可以較好提高國企的現(xiàn)代化改革進程。

二、國有企業(yè)文書檔案管理的現(xiàn)狀分析

在當前我國各個國有企業(yè)中，文書檔案管理活動已經開始得到全面開展。但是結合管理活動的開展結果來看，大部分國企單位的文書檔案管理都沒有取得較好成效，這里也立足于這些情況進行深入全面的分析。

（一）文書檔案管理的重視程度不高。當前有較多國企單位的中高層領導者并沒有充分重視文書檔案管理的戰(zhàn)略價值，在平時也沒有過多關注，導致文書檔案管理活動的開展比較傳統(tǒng)。這種情況就使得文書檔案管理很難取得較好的效率，同時也無法給企業(yè)內部其他各類業(yè)務提供較好的支持。在中高層管理人員自身認知水平不高的情況下，企業(yè)內部其他成員就很難改變對于文書檔案管理體系的認知，導致具體管理活動在公司內部各個部門中都很難得到較好貫徹。

（二）現(xiàn)代化信息技術的融入不足。當前我國已經全面進入了信息化時代，智能信息化技術給我國各行各業(yè)的內部運作都帶來了較好的轉變。但是在國企文書檔案管理活動中，現(xiàn)代化信息技術的融入效果還存在比較顯著的不足。之所以出現(xiàn)這種情況，主要是因為很多國企都認為沒有必要在文書檔案管理活動中使用信息技術，同時有相當一部分國企單位內部信息化建設水平本身就存在不足，也就很難推動檔案管理信息化體系的建設。除此之外，部分國企單位對于文書檔案信息化管理的認識不足，不能靈活調整當前的檔案管理制度，導致信息化技術在應用以后還出現(xiàn)了一定的不適用情況，影響了檔案信息化管理體系的全面貫徹。

（三）其他部門參與水平存在欠缺。當前我國很多國企單位的文書檔案管理活動并沒有貫穿到內部各個部門當中，使得檔案管理活動變得比較單薄。事實上，文書檔案管理的很多內容都跟國企內部各個部門息息相關。如果不能得到內部各個部門的充分支持，那么就很難保證文書檔案管理活動在國企內部的順暢進行，這就需要在后續(xù)時間里充分引起重視，并逐步構建多部門共同參與的格局。

（四）檔案管理人員的素質水平較低。多數(shù)國企單位的文書檔案管理人員自身專業(yè)水平還有較大的提升空間，目前已經出現(xiàn)了部分管理人員自身能力不符合崗位要求的情況。特別是在當前信息化時代背景下，有相當一部分檔案管理人員的信息化素養(yǎng)還存在一定的欠缺，對于檔案信息化管理技術的認知水平也比較有限，在很大程度上阻礙了檔案信息化技術在國企內部的貫徹實施。除此之外，多數(shù)國企單位文書檔案管理人員的檔案數(shù)據(jù)整理與分析能力有限，很難提供較好的決策性信息，不利于發(fā)揮文書檔案管理的戰(zhàn)略價值。

三、國有企業(yè)文書檔案管理效率提升的有效策略

（一）提高文書檔案管理的重視程度。在國有企業(yè)內部組織構架體系中，如果中高層管理者對于文書檔案管理的戰(zhàn)略價值認識不清，那么就會直接影響文書檔案管理活動的地位，必須要進行針對性的調整。對于國有企業(yè)來說，應該在中高層會議上針對文書檔案管理的戰(zhàn)略價值進行專項討論與分析，同時還要積極探索文書檔案管理活動跟企業(yè)內部其他業(yè)務活動的關聯(lián)水平。在這些會議上，也可以考慮直接引入一些真實企業(yè)案例進行多角度分析，讓中高層管理人員能夠真切感知到文書檔案管理的價值。在必要的時候，國企單位也可以考慮組織中高層人員前往其他同類企業(yè)中進行參觀，明確這些企業(yè)在文書檔案管理方面的重要舉措。當中高層管理人員對于文書檔案管理人員具有較好認知效果的時候，就能夠將他們的這種感知與看法帶到公司內部中，轉變其他內部成員的認知水平。這樣，以后文書檔案管理活動的開展就可以得到較好的內外部環(huán)境，降低可能存在的內部阻礙。

（二）積極使用各類信息化技術。當前我國已經全面進入了信息化時代，因此國企文書檔案管理活動也應該積極引入各類信息化技術。一方面，國企單位應該在后續(xù)時間里不斷提高自身的信息化建設水平，加快信息硬件設備的建設。在這個過程中，國企單位也應該適當傾斜一定的資金支持，提高自身內部的信息化水平。在這個過程中，國企單位的中高層管理者應該具有長遠戰(zhàn)略目光，在明確文書檔案管理體系戰(zhàn)略價值的基礎上，主動投入各類資源進行信息化建設與轉變。另一方面，國企單位還應該能夠深入分析文書檔案管理的細節(jié)流程內容，并結合信息化技術實現(xiàn)管理流程的重構，使得大部分管理活動都能夠通過互聯(lián)網(wǎng)渠道全面開展，切實提高管理活動的效率。特別是在信息化技術引入以后，文書檔案管理的線下運作機制已經出現(xiàn)了較多不適用情況，必須要立足于信息化技術進行積極的創(chuàng)新，避免存在一些不必要的內部沖突。在這個過程中需要注意的是，信息化技術的使用也有可能帶來較多的安全問題。因此國企單位也應該做好文書檔案信息的安全防護，避免這些信息在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中出現(xiàn)惡意篡改等問題。在具體進行數(shù)據(jù)安全防護的時候，國企單位可以考慮靈活使用防火墻技術、權限等級模式、云備份等方法，充分保證檔案數(shù)據(jù)的安全。

（三）實現(xiàn)多部門共同參與的模式。對于國有企業(yè)來說，文書檔案管理活動并不是單一部門的工作，也應該實現(xiàn)多個部門共同參與其中的創(chuàng)新格局。這主要是因為文書檔案管理是一項比較基礎的活動，同時具體檔案內容也涉及了多個部門。因此在后續(xù)進行文書檔案管理活動的時候，各個部門應該做好跟檔案管理人員的配合，形成內部管理合力，切實提高文書檔案管理活動的最終效率。對于檔案管理人員來說，在開展工作的時候也應該做好跟其他部門的溝通交流，降低文書檔案管理活動可能遇到的各類阻礙與矛盾。在交流活動的時候，檔案管理人員也要對各個部門的業(yè)務內容進行全面分析，并明確部門業(yè)務與文書檔案管理之間的關系，使得文書檔案管理活動可以更好給各個部門的業(yè)務活動提供相應服務。從立足于國企長遠發(fā)展的角度來看，企業(yè)應該在內部聯(lián)動各個部門的高層管理者，充分認識到文書檔案管理活動的戰(zhàn)略價值，最終能夠在各個部門內部提供文書檔案管理的專項對接人員，也就可以在戰(zhàn)略層面營造多部門共同參與的文書檔案管理模式。

（四）提高管理人員的專業(yè)素質。鑒于當前部分檔案管理人員專業(yè)素質不高的問題，在后續(xù)時間里也應該能夠進行專項的提升。一方面，國企可以適當提高檔案管理人員的招收標準，通過外部市場環(huán)境吸收高素質的人才。隨著我國各個高校不斷貫徹擴招戰(zhàn)略，當前我國市場環(huán)境中的高素質人才數(shù)量與比例都得到了較好的提升。對于國有企業(yè)來說，適當提高自身招收檔案人才的標準，也能夠比較融入復雜市場環(huán)境中獲得較高素質的人才。在這個過程中，國企也要適當擴大檔案管理人員的招標考察指標，不僅僅要考量他們的專業(yè)能力和信息素養(yǎng)，同時還要著重分析他們的職業(yè)素養(yǎng)和道德水平，保證他們的綜合素質能夠較好滿足崗位要求。另一方面，我國國企單位也可以在平時針對檔案管理人員進行專項的培訓教育活動。在這個過程中，培訓活動可以集中解決檔案管理人員在平時參與工作過程中遇到的難題，使得文書檔案管理活動可以突破各個障礙，提高自身效率。在培訓教育活動中，講師也可以考慮引入一些真實的檔案管理案例進行分析，幫助檔案管理人員不斷累積實踐經驗。對于國企來說，在引入文書檔案管理新技術和新硬件設備的時候，都要適當開展一些培訓教育活動，保證檔案管理人員能夠對這些新技術和新設備有較好的認識，避免給后續(xù)文書檔案管理工作帶來不必要的阻礙。

四、結束語

綜合來看，我國很多國企文書檔案管理工作在當前還存在一定的問題，必須要在后續(xù)時間里充分引起重視。這也需要國企能夠充分重視文書檔案管理的戰(zhàn)略價值，同時還要順應當前時代氣息，積極融入各類信息化技術。在具體開展文書檔案管理工作的時候，國企單位還應該引入其他部門共同參與到管理活動中，在內部形成文書檔案管理的合力。對于檔案管理人員來說，也應該在后續(xù)時間里不斷提高自身的專業(yè)能力，更好符合新時期背景下文書檔案管理崗位的要求，使得文書檔案管理活動能夠發(fā)揮較好的作用與價值。