新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展研究

文/浙江環(huán)境監(jiān)測(cè)工程有限公司 賴素媛

隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國的企業(yè)檔案管理工作重心發(fā)生了轉(zhuǎn)移，從傳統(tǒng)單純進(jìn)行管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿胬脵n案，可以為企業(yè)發(fā)展提供憑證和參考依據(jù)，因此檔案管理工作已經(jīng)成為企業(yè)管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。隨著我國檔案管理工作現(xiàn)代化程度的深入推進(jìn)，檔案管理工作的復(fù)雜程度不斷提升，因此對(duì)檔案管理工作的規(guī)范性有了更嚴(yán)格的要求。為了滿足新形勢(shì)提出的要求，現(xiàn)階段最重要的任務(wù)是規(guī)范檔案管理工作流程，只有這樣才能提高檔案管理工作的效率和水平，提升企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)更為長足地發(fā)展。

一、新形勢(shì)下規(guī)范檔案管理工作的重要意義及要求

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，對(duì)企業(yè)單位的經(jīng)營管理也提出了更為嚴(yán)格的要求，企業(yè)首先要對(duì)檔案管理工作和檔案管理工作規(guī)范性的重要意義有正確的認(rèn)識(shí)，才能了解到規(guī)范檔案管理工作流程，不斷完善相關(guān)工作進(jìn)而提升管理水平。通常單位的檔案資料主要的內(nèi)容為記錄單位發(fā)展的歷史，多為文字或是圖片等資料。因此在管理過程中，需要根據(jù)實(shí)際情況選擇合理的管理辦法，能夠盡量維護(hù)單位檔案資料的完整性，及時(shí)的錄入數(shù)據(jù)并且將檔案信息進(jìn)行備份，對(duì)于一些較為機(jī)密的資料和信息還可以利用信息技術(shù)進(jìn)行特殊的處理和保存。規(guī)范企業(yè)單位的檔案管理工作，能夠成為衡量單位工作業(yè)績和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。通過檔案管理單位還能將各類信息進(jìn)行整合和分析，能夠?qū)η捌诠ぷ鬟M(jìn)行總結(jié)，以此為依據(jù)制定更為合理的發(fā)展方向，推動(dòng)單位健康發(fā)展。

二、現(xiàn)階段我國檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對(duì)檔案管理工作重視度不夠。目前經(jīng)濟(jì)形勢(shì)大好，企業(yè)單位更為重視經(jīng)濟(jì)效益，忽視了企業(yè)中基礎(chǔ)的檔案管理工作，雖然短期內(nèi)不會(huì)造成嚴(yán)重影響，但是大大影響單位檔案管理工作質(zhì)量，不利于檔案管理工作的規(guī)范性發(fā)展，無法促進(jìn)企業(yè)長足發(fā)展。

（二）信息化建設(shè)力度不足。檔案管理工作量較大，涉及的范圍廣且極為復(fù)雜，只依靠人力無法實(shí)現(xiàn)有效管理，新時(shí)期隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新時(shí)期的工作要求。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范性，必須要進(jìn)行信息化建設(shè)，但是還存在一些問題，例如沒有配備健全的軟硬件設(shè)施，工作會(huì)受到一定制約，無法保證全面提升檔案管理工作的效率，不利于檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

（三）管理力度較弱。新形勢(shì)要求企業(yè)要確保檔案管理工作的時(shí)效性，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)管理工作的規(guī)范性。檔案管理工作人員對(duì)于工作任何一個(gè)環(huán)節(jié)都要做到認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)，避免發(fā)生失誤。不過現(xiàn)在還有很多企業(yè)的檔案管理工作規(guī)范性不足，實(shí)際工作流程和規(guī)范化要求存在較大差距。還有一些單位對(duì)檔案工作的管控力度不足，有些重要的內(nèi)容不能及時(shí)歸檔，還存在檔案遺失等情況，無法確保檔案的完整性，管理人員沒有盡到監(jiān)管責(zé)任，崗位和責(zé)任劃分不明確，無法確保檔案管理工作的總體質(zhì)量。

（四）檔案部門工作人員整體素養(yǎng)不足。新形勢(shì)下企業(yè)開展檔案管理工作時(shí)，通常沒有對(duì)工作的規(guī)范性有高標(biāo)準(zhǔn)的要求，這主要是因?yàn)楣ぷ魅藛T的整體素質(zhì)不足，專業(yè)能力較差。很多企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的重視度不夠，只將其作為一個(gè)基礎(chǔ)性的崗位，因此沒有配備高素質(zhì)的專業(yè)人才進(jìn)行管理。僅僅能夠完成資料和信息的歸檔和整理，管理人員并沒有對(duì)檔案管理工作的重要作用有全面的認(rèn)識(shí)，對(duì)開展規(guī)范性的管理工作也缺乏深入了解，因此工作熱情不高，不利于促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范性發(fā)展。

三、新形勢(shì)背景下檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的有效措施

（一）企業(yè)要提升對(duì)檔案管理工作的重視程度。新形勢(shì)下企業(yè)提升對(duì)檔案管理工作的重視程度是促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展的必要前提。企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從自身做起，重視開展檔案管理工作，提升全員的認(rèn)識(shí)，能夠了解檔案管理工作的重要作用。加大資金投入，合理配置人員，積極為檔案管理部門提供實(shí)現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展所需的軟硬件設(shè)施，改善檔案部門的工作環(huán)境和工作待遇，提升人員的工作積極性和責(zé)任感，能夠最大程限地發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)作用，為企業(yè)發(fā)展提供更多有利的依據(jù)，能夠促進(jìn)企業(yè)深入發(fā)展，使企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中能夠立于不敗之地。

（二）建立健全檔案管理機(jī)制。建立健全檔案管理機(jī)制是促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。每個(gè)企業(yè)的經(jīng)營和管理模式存在差異，因此自身的檔案資料內(nèi)容和形式各不相同。因此企業(yè)要根據(jù)自身的特點(diǎn)和檔案管理工作的實(shí)際情況，建立有針對(duì)性的管理體系，才能確保檔案管理工作的規(guī)范性。首先要嚴(yán)格遵守國家和行業(yè)的規(guī)定和要求，要在原有管理體系上進(jìn)行完善和創(chuàng)新，制定適合企業(yè)發(fā)展的管理模式和管理?xiàng)l例，并且確保將管理規(guī)定落實(shí)到具體工作中，規(guī)范檔案管理工作的工作流程，將各部門和文書管理工作有效融合，明確文書檔案管理部門的責(zé)任，并且要求各部門進(jìn)行積極配合。對(duì)于檔案管理工作中的細(xì)節(jié)部分要進(jìn)行明確的規(guī)定，例如工作人員要按規(guī)范對(duì)檔案進(jìn)行收集和整理，按要求將檔案進(jìn)行細(xì)致的分類，并保證文書的字跡清楚、文書標(biāo)準(zhǔn)、頁面齊全且排序正確，有明確的編碼，確保文書檔案細(xì)致有條理，易于查詢和操作，還要對(duì)借閱檔案的標(biāo)準(zhǔn)和要求、規(guī)劃檔案的期限、檔案使用權(quán)限進(jìn)行明確的規(guī)定，確保工作人員有章可依。要盡量保證檔案信息的完整和準(zhǔn)確，并且不斷提升工作效率，能夠?yàn)楦鱾€(gè)部門及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案，確保檔案信息能夠發(fā)揮最大作用。對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，避免發(fā)生隨意更改檔案記錄等情況。對(duì)于一些特殊或是重要的檔案材料，要采取有效的防護(hù)措施，避免發(fā)生意外。同時(shí)還要強(qiáng)化人員的責(zé)任意識(shí)，規(guī)范工作人員的行為，對(duì)于每個(gè)崗位都明確其工作職責(zé)，如果出現(xiàn)問題對(duì)相關(guān)的責(zé)任人進(jìn)行處罰，避免因?yàn)樨?zé)任不明確造成的工作混亂。

（三）強(qiáng)化企業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)。對(duì)于企業(yè)單位的管理和發(fā)展來說，檔案管理工作具有極為重要的作用。從現(xiàn)階段的情況來看，新形勢(shì)下隨著企業(yè)的經(jīng)營和管理模式的不斷創(chuàng)新和變化，檔案管理工作也會(huì)隨之進(jìn)行改變。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為檔案管理工作指明了新的方向，積極地將新型的信息技術(shù)和各種專業(yè)軟件應(yīng)用于檔案管理工作過程中，進(jìn)行信息化建設(shè)能夠顯著提升管理工作的整體能力和水平。因此單位需要對(duì)信息化建設(shè)投入更多的資金和物力支持，優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境，配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，要利用高效的設(shè)備提升工作的安全性和實(shí)效性。辦公室文書檔案管理工作中應(yīng)該充分的利用現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)，更為科學(xué)地開展檔案管理工作。工作人員可以利用網(wǎng)絡(luò)在線上收集相關(guān)資料，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理資料后進(jìn)行歸檔保存，能夠明確檔案文件的種類、內(nèi)容和匯總情況，能夠提高檔案管理的工作效率。工作人員還可以利用各種新技術(shù)和新型管理軟件，制作文書檔案的電子檢索系統(tǒng)，能夠快速準(zhǔn)確地尋找查詢的檔案。檔案管理人員還可以將部分檔案進(jìn)行資源共享，其他部門可以在網(wǎng)上就可以查閱自己權(quán)限范圍內(nèi)的檔案資料，大大提高了工作效率。

（四）提高檔案管理人員整體素養(yǎng)。企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)要重視吸引和培養(yǎng)檔案管理人才，采取有效措施開展檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。在開展檔案管理工作過程中，領(lǐng)導(dǎo)層要充分發(fā)揮主導(dǎo)作用，以本單位的檔案管理工作具體情況為基礎(chǔ)，科學(xué)制定人才培養(yǎng)計(jì)劃。單位領(lǐng)導(dǎo)要加大人才培養(yǎng)方面的投入力度，積極吸引優(yōu)秀的專業(yè)管理人才，能夠?yàn)槠髽I(yè)檔案管理工作注入新的活動(dòng)力。同時(shí)要加大建設(shè)力度，為檔案管理人員提供更為完善和優(yōu)質(zhì)的交流平臺(tái)，全面提升檔案管理整體水平。對(duì)于企業(yè)中原有工作人員，需要加強(qiáng)培養(yǎng)力度，定期開展專業(yè)的培訓(xùn)，積極學(xué)習(xí)新技術(shù)、新型管理理念和新型軟件使用方法等，還可以鼓勵(lì)檔案管理人員參加競(jìng)賽活動(dòng)，或是去檔案管理水平較高的企業(yè)進(jìn)行學(xué)習(xí)，不斷提升人員的綜合素質(zhì)。同時(shí)還要鼓勵(lì)員工進(jìn)行創(chuàng)新和研發(fā)，能夠在工作實(shí)踐中不斷進(jìn)行總結(jié)和反思，積極研發(fā)適合企業(yè)的檔案工作的軟件及工作流程，提升企業(yè)檔案管理工作整體能力。同時(shí)企業(yè)單位需要積極對(duì)員工開展思想政治教育工作，利用教育和培訓(xùn)提升內(nèi)部工作人員職業(yè)素養(yǎng)，使其具備正確的價(jià)值觀念，能夠做到愛崗敬業(yè)、工作認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)、增強(qiáng)人員的責(zé)任意識(shí)和奉獻(xiàn)精神。

四、結(jié)束語

新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范性發(fā)展對(duì)企業(yè)深入發(fā)展起著極為重要的作用，因此在實(shí)際工作中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)檔案管理工作有正確認(rèn)識(shí)，重視開展規(guī)范的檔案管理工作，建立健全檔案管理工作的管理制度，明確人員的責(zé)任和義務(wù)；加強(qiáng)信息化建設(shè)力度，加大資金投入力度購置符合企業(yè)發(fā)展要求的軟硬件設(shè)備；重視引入和培養(yǎng)專業(yè)人才，全面提升相關(guān)工作人員的整體素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)，讓檔案管理工作成為企業(yè)健康發(fā)展的強(qiáng)大推動(dòng)力。