探析知識(shí)管理給檔案管理者帶來的挑戰(zhàn)與機(jī)遇

文/紫金礦業(yè)集團(tuán)股份有限公司 邱巧艷

知識(shí)管理作為檔案管理的一種新模式，兩者之間相互影響并相互促進(jìn)。現(xiàn)階段的檔案資源開發(fā)利用工作不能局限于傳統(tǒng)的資源概念，因?yàn)槠鋬?nèi)涵已經(jīng)發(fā)生了轉(zhuǎn)變，既涉及傳統(tǒng)文本的開發(fā)和應(yīng)用，也涉及檔案知識(shí)信息庫的建設(shè)工作。同時(shí)，根據(jù)用戶需求和特定的服務(wù)場(chǎng)景進(jìn)行重新組織，在不同領(lǐng)域得到拓展應(yīng)用?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中也提出，到2020年，初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，基本建成與全面建成小康社會(huì)相適應(yīng)、有效服務(wù)國家治理和“五位一體”建設(shè)的檔案事業(yè)發(fā)展體系。

一、知識(shí)管理與檔案管理

（一）知識(shí)管理。知識(shí)管理是知識(shí)經(jīng)濟(jì)下的一種新型管理理念，最早出現(xiàn)在20世紀(jì)90年代的商業(yè)領(lǐng)域，并且以此為基礎(chǔ)發(fā)展到了其他領(lǐng)域的范圍當(dāng)中。從內(nèi)涵來看，其是競(jìng)爭環(huán)境下企業(yè)和個(gè)人發(fā)展的必然趨勢(shì)，信息化成為21世紀(jì)的組織管理新方法。知識(shí)管理的內(nèi)涵是通過學(xué)習(xí)和傳播實(shí)現(xiàn)發(fā)展創(chuàng)新，基于知識(shí)本身的價(jià)值能力展開經(jīng)營和管理，探索知識(shí)在工作中的應(yīng)用和發(fā)展。可以預(yù)見的是，未來知識(shí)管理在整個(gè)社會(huì)范圍內(nèi)都將得到極為廣泛的應(yīng)用，無論是企業(yè)還是個(gè)人，都能夠利用現(xiàn)代資源參與各項(xiàng)工作，檔案管理的日常工作要求將變得越來越高。

（二）檔案管理?，F(xiàn)代社會(huì)的檔案管理體現(xiàn)為知識(shí)的重組和規(guī)劃，特別是對(duì)傳統(tǒng)信息進(jìn)行加工和改進(jìn)，在交流溝通的基礎(chǔ)上，重新體現(xiàn)社會(huì)價(jià)值。從這一角度來看，檔案管理可以成為現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的根本保障，在信息化環(huán)境下，以系統(tǒng)化管理模式推動(dòng)檔案工作的運(yùn)營和創(chuàng)新，一方面，滿足社會(huì)對(duì)于檔案的實(shí)際利用需求；另一方面，體現(xiàn)出檔案在現(xiàn)代社會(huì)的價(jià)值。作為檔案管理者，應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)到技術(shù)力量的有效性，強(qiáng)化檔案保護(hù)的意識(shí)和理念。

二、知識(shí)管理帶來的挑戰(zhàn)

（一）工作對(duì)象的變化。從工作對(duì)象來看，知識(shí)管理的模式下，傳統(tǒng)載體檔案需要進(jìn)行管理，但也需要對(duì)現(xiàn)行文件進(jìn)行處理和保存。在檔案管理過程中所記錄的數(shù)據(jù)信息和系統(tǒng)產(chǎn)生的日志，可以加工成為檔案目錄，在各種類型的檔案活動(dòng)中作為關(guān)鍵信息存在。檔案知識(shí)化背景之下，可以對(duì)檔案資源進(jìn)行篩選和組合，主要針對(duì)檔案文本中有價(jià)值的知識(shí)信息進(jìn)行提煉。總體來看，知識(shí)管理會(huì)帶來檔案工作對(duì)象的變化，其組織形式不盡相同，會(huì)給檔案管理工作帶來新的難題。例如，檔案政策和行業(yè)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)之間存在必然聯(lián)系，對(duì)檔案用戶數(shù)據(jù)的管理難度更高。

（二）參與主體的變化。數(shù)字化管理面臨的主要問題在于信息的海量特征，特別是“大數(shù)據(jù)”讓信息的廣度和深度都發(fā)生了明顯改變。此時(shí)，單純地依靠人為管理，不僅工作效率較低，且成本消耗巨大。檔案館可以考慮與外部尋求商業(yè)合作。但在知識(shí)管理模式下，檔案數(shù)據(jù)化比檔案數(shù)字化管理更加復(fù)雜，參與主體發(fā)生改變。按照工作難易程度的不同和人員的專業(yè)能力，有些工作可以尋求外界的合作與幫助。但知識(shí)管理不僅對(duì)工作效率提出了更高的要求，也對(duì)服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行了規(guī)定。因此，現(xiàn)代檔案管理的參與者已經(jīng)不僅僅是檔案工作人員，還包括與檔案管理和知識(shí)管理相關(guān)的“技術(shù)手段”。

（三）技術(shù)挑戰(zhàn)。知識(shí)管理的實(shí)質(zhì)內(nèi)容是將知識(shí)作為重要的戰(zhàn)略資源，為行業(yè)發(fā)展所服務(wù)。在這一過程中，必然會(huì)涉及技術(shù)手段的新要求。知識(shí)管理主要依賴網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和知識(shí)庫技術(shù)進(jìn)行信息采集提取與分析創(chuàng)新，通過對(duì)檔案文本的分析實(shí)現(xiàn)檔案的知識(shí)化應(yīng)用。知識(shí)的價(jià)值主要體現(xiàn)在它的可用性，在被利用之前，借助技術(shù)手段能最大程度將知識(shí)的價(jià)值最大化發(fā)揮。顯然這需要一定的技術(shù)支持。例如OCR識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用，以互聯(lián)網(wǎng)為介質(zhì)實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的現(xiàn)代化處理。

（四）制度挑戰(zhàn)。檔案作為公共資源，逐漸受到人們的重視，而伴隨著政治民主化和社會(huì)信息化的發(fā)展進(jìn)程，公眾對(duì)檔案的需求發(fā)生了顯著轉(zhuǎn)變。但現(xiàn)代檔案管理在基礎(chǔ)層面上還缺乏理論創(chuàng)新，例如，在檔案機(jī)構(gòu)和職責(zé)方面沒有明確規(guī)定資源建設(shè)方法，使得宏觀層面缺乏必要的規(guī)劃管理。檔案資源建設(shè)需要檔案機(jī)構(gòu)之間形成協(xié)調(diào)合作，共同完成信息服務(wù)。但目前，檔案部門和其他機(jī)構(gòu)間的合作缺乏深度，未能建立起橫向合作關(guān)系無法滿足社會(huì)信息檔案的多元化需求。

三、知識(shí)管理帶來的機(jī)遇

（一）過程精細(xì)化。網(wǎng)絡(luò)信息的大環(huán)境下，知識(shí)管理在檔案管理中的應(yīng)用能夠讓檔案工作更加細(xì)化，便于檔案人員主動(dòng)了解檔案材料信息查閱有關(guān)內(nèi)容。知識(shí)元作為知識(shí)管理的基本單位，其管理比傳統(tǒng)的檔案管理更加具有針對(duì)性，也能促進(jìn)信息資源開發(fā)利用的深入。在現(xiàn)代社會(huì)環(huán)境下，檔案管理工作在技術(shù)層面有了更高的要求，不僅要根據(jù)用戶需求提供有效的服務(wù)保障，還需要根據(jù)社會(huì)發(fā)展的客觀規(guī)律合理創(chuàng)新檔案的記錄方式。

（二）知識(shí)共享化。按照檔案管理的具體特點(diǎn)，它并不是獨(dú)立于組織的業(yè)務(wù)活動(dòng)，而是通過全新的思想理念體現(xiàn)出知識(shí)的價(jià)值。換言之，知識(shí)共享化的主要優(yōu)勢(shì)在于高度自由，人們可以利用碎片化時(shí)間獲取所需要的檔案信息，也符合檔案本身開放的初衷。所以，知識(shí)共享化實(shí)現(xiàn)了知識(shí)封閉到知識(shí)開放的過程，有助于檔案館作為服務(wù)機(jī)構(gòu)發(fā)揮保障作用，一方面，促進(jìn)檔案資源開發(fā)；另一方面，借助館藏優(yōu)勢(shì)提升檔案館的服務(wù)能力。例如人們通過檔案信息，可以獲取所需求的內(nèi)容，然后將這些內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)樽约旱闹R(shí)。

（三）技術(shù)有序化。智能化檔案處理機(jī)制順應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展潮流而產(chǎn)生，可以直接借助信息化手段對(duì)新的檔案信息進(jìn)行記載分析，從數(shù)據(jù)庫中選擇用戶的應(yīng)用內(nèi)容，分析用戶提出的問題解決用戶需求?？梢灶A(yù)見的是，知識(shí)服務(wù)技術(shù)發(fā)展是未來檔案管理的新方向，傳統(tǒng)檔案管理方式將不斷改變。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫等模式也將引入檔案管理，實(shí)現(xiàn)有序化控制。隨著網(wǎng)絡(luò)化和信息化對(duì)檔案工作產(chǎn)生積極影響，在日常管理中應(yīng)用到計(jì)算機(jī)的情況越來越多，工作人員也能意識(shí)到工作模式的轉(zhuǎn)變。特別是一些新的法規(guī)政策和專業(yè)知識(shí)不斷更新，必然帶來良好的檔案應(yīng)用發(fā)展前景，促進(jìn)檔案事業(yè)的深度發(fā)展。

四、檔案管理者的工作方向

（一）學(xué)習(xí)型檔案組織模式。每個(gè)組織都需要在技術(shù)水平上進(jìn)行改進(jìn)，才能在行業(yè)競(jìng)爭中處于有利地位。作為檔案管理者，需要通過學(xué)習(xí)和創(chuàng)新的過程加強(qiáng)對(duì)知識(shí)的學(xué)習(xí)和理解，努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理技術(shù)，在知識(shí)管理背景下促進(jìn)檔案資源開發(fā)利用的拓展與整合，例如數(shù)字檔案館的建設(shè)。數(shù)字檔案館功能齊全，技術(shù)層次高，符合現(xiàn)代社會(huì)的智能管理需求，既可以確保傳統(tǒng)檔案的完整性和有效性，也能對(duì)新型電子檔案做好歸檔保存處理。隨著后續(xù)工作無紙化的大范圍普及，檔案館本身也需要促進(jìn)專門業(yè)務(wù)的推進(jìn)，開展標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)律體系建設(shè)。檔案管理者應(yīng)該具有數(shù)字素養(yǎng)和專業(yè)知識(shí)功底，在不斷學(xué)習(xí)的過程中，強(qiáng)化現(xiàn)代化設(shè)備操作能力，以良好的職業(yè)道德促進(jìn)檔案館的規(guī)范管理，建立學(xué)習(xí)型檔案組織模式。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要檔案管理工作者不斷更新自身觀念并具備時(shí)代意識(shí)，隨著時(shí)代發(fā)展的進(jìn)程增強(qiáng)檔案管理能力。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下信息社會(huì)對(duì)檔案工作提出了新的要求，也說明檔案工作者具有更加明確的社會(huì)責(zé)任和歷史責(zé)任。尤其是現(xiàn)代檔案工作的管理監(jiān)督點(diǎn)已經(jīng)發(fā)生了轉(zhuǎn)變，讓檔案管理人員的職能角色與以前大不相同。

（二）技術(shù)創(chuàng)新。知識(shí)管理環(huán)節(jié)中應(yīng)該加入新的技術(shù)管理。整個(gè)社會(huì)的信息化水平日益增加，知識(shí)的海洋中尋找有價(jià)值的內(nèi)容，通過專業(yè)的技術(shù)措施增加檔案管理工作的層次水平，必然成為社會(huì)范圍內(nèi)的技術(shù)發(fā)展方向。檔案管理者也應(yīng)具備創(chuàng)新數(shù)據(jù)思維，將檔案中蘊(yùn)含的信息資源加工成知識(shí)，提供給用戶。信息時(shí)代對(duì)人類社會(huì)的發(fā)展產(chǎn)生了重要影響，管理人員除了具備信息素養(yǎng)之外，還需要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，掌握各種現(xiàn)代化管理技能和解決問題的能力。例如現(xiàn)代電子文件的出現(xiàn)，讓檔案工作者可以直接通過計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行提前介入管理，實(shí)現(xiàn)文件部門和檔案部門之間的資源協(xié)調(diào)共享，大幅提升了檔案的立卷效率?？梢钥吹降氖牵畔⒓夹g(shù)的產(chǎn)生影響著未來的檔案管理。理論表明，傳統(tǒng)檔案實(shí)體理論不再是檔案整理的唯一方法，而信息技術(shù)的應(yīng)用維護(hù)了檔案歷史聯(lián)系的完整性，確保各種珍貴的檔案信息能夠被記錄。

（三）服務(wù)質(zhì)量優(yōu)化。新形勢(shì)下，各層級(jí)的檔案管理工作者需要具備與時(shí)俱進(jìn)的思想觀念，做好有序化管理，將被動(dòng)服務(wù)方式更充分地轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)方式，更好地將信息經(jīng)過發(fā)掘整合體現(xiàn)利用價(jià)值。檔案工作人員是提供檔案服務(wù)的主體，因此未來的工作也需要改善服務(wù)質(zhì)量，為社會(huì)提供服務(wù)，做好知識(shí)的分享和傳播，將檔案管理部門的內(nèi)部知識(shí)擴(kuò)展到外部社會(huì)，擴(kuò)充知識(shí)的傳播范圍，將檔案的價(jià)值最大化展現(xiàn)。檔案工作者需要從檔案事業(yè)的角度出發(fā)，基于社會(huì)發(fā)展的客觀要求，努力提升自身工作質(zhì)量，得到社會(huì)認(rèn)同。一方面，黨員人員應(yīng)該具備服務(wù)管理意識(shí)，尋求檔案職業(yè)的新發(fā)展道路；另一方面，需要多維度全面地做好檔案規(guī)劃得到社會(huì)認(rèn)可，確保珍貴的歷史文化遺產(chǎn)不被破壞。

五、結(jié)語

知識(shí)管理在科技進(jìn)步的現(xiàn)代社會(huì)必然發(fā)揮作用，而知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下的知識(shí)管理也將覆蓋社會(huì)的各個(gè)層次。目前，我國大部分檔案機(jī)構(gòu)還處于轉(zhuǎn)型發(fā)展階段，這對(duì)于檔案管理者來說是機(jī)遇，也是挑戰(zhàn)。在今后的工作中，檔案管理者要加強(qiáng)檔案信息管理理論的深層次認(rèn)知，將理論運(yùn)用到管理現(xiàn)實(shí)的具體實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)在新時(shí)代的跨越式發(fā)展。