電子檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中的關(guān)鍵因素分析

文/中國(guó)中鐵二院工程集團(tuán)有限責(zé)任公司 錢悅

信息化時(shí)代，檔案工作環(huán)境發(fā)生了巨大變化，隨著企業(yè)的信息化程度越來(lái)越高，信息系統(tǒng)已經(jīng)能夠覆蓋企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，如何管理好利用好信息系統(tǒng)產(chǎn)生的大量電子文件，是擺在檔案工作者面前的重要課題。電子檔案管理系統(tǒng)是企業(yè)實(shí)現(xiàn)電子檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要平臺(tái)，開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)一套功能完善、安全可靠的電子檔案管理系統(tǒng)是企業(yè)檔案工作信息化的核心。很多企業(yè)開(kāi)發(fā)出的系統(tǒng)質(zhì)量不高，不能很好地滿足電子檔案收集、保管、利用的管理需求，不能充分發(fā)揮電子檔案這一寶貴信息資源的憑證、查考價(jià)值。本文就電子檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中的關(guān)鍵因素作初步探討，以供大家思考。

一、電子檔案管理系統(tǒng)的常見(jiàn)問(wèn)題及其原因分析

（一）系統(tǒng)不能滿足用戶需求。系統(tǒng)的功能流程不能與業(yè)務(wù)工作和檔案管理工作開(kāi)展的規(guī)律相適應(yīng)；系統(tǒng)不能提供多種檢索途徑，根據(jù)用戶知識(shí)水平和經(jīng)驗(yàn)的差異提供不同的檢索界面；不能根據(jù)不同用戶的利用需求生成專題庫(kù)提供有針對(duì)性的信息服務(wù)；專業(yè)性元數(shù)據(jù)缺乏，不利于專業(yè)領(lǐng)域的電子檔案的保管和利用。這些問(wèn)題使得系統(tǒng)不能滿足企業(yè)產(chǎn)生、管理、利用電子檔案的需求，使電子檔案不能很好地為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、管理工作服務(wù)。究其原因，是因?yàn)樵陂_(kāi)發(fā)前期沒(méi)有做好需求分析，沒(méi)有對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)開(kāi)展和檔案利用現(xiàn)狀進(jìn)行充分調(diào)研，對(duì)需求沒(méi)有進(jìn)行充分挖掘，甚至和企業(yè)的管理理念相背離。

（二）電子檔案管理不規(guī)范。電子檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化，導(dǎo)致電子檔案的真實(shí)有效性得不到保障。比如：電子文件的歸檔格式不統(tǒng)一；電子檔案的鑒定不準(zhǔn)確，帶有主觀性和隨意性；元數(shù)據(jù)項(xiàng)不能全面描述電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個(gè)管理過(guò)程，不能滿足業(yè)務(wù)利用和文件管理的需求；元數(shù)據(jù)的取值不準(zhǔn)確或格式不統(tǒng)一，不利于后期利用；未對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限設(shè)置，電子檔案信息存在泄密隱患。究其原因，是因?yàn)殚_(kāi)發(fā)前期未制定完善的管理規(guī)范，又或是規(guī)范缺乏針對(duì)性和可操作性，難以落實(shí)，系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)沒(méi)有將規(guī)范內(nèi)置于系統(tǒng)之中，導(dǎo)致系統(tǒng)在對(duì)電子檔案的收集、整理、利用、處置等過(guò)程進(jìn)行管控時(shí)無(wú)章可循。

（三）電子文件歸檔質(zhì)量不高。電子文件歸檔質(zhì)量包括真實(shí)性、完整性、可用性。真實(shí)性達(dá)不到要求是指電子文件版本不準(zhǔn)確，與對(duì)應(yīng)紙質(zhì)文件內(nèi)容不一致等；完整性達(dá)不到要求是指屬于歸檔范圍的文件未歸檔，電子文件的組件缺失，元數(shù)據(jù)缺失；可用性達(dá)不到要求是指數(shù)據(jù)格式不符合要求或電子文件被損壞而不能正常打開(kāi)等。導(dǎo)致歸檔質(zhì)量問(wèn)題的原因是業(yè)務(wù)系統(tǒng)未對(duì)電子文件進(jìn)行前端控制，使得業(yè)務(wù)系統(tǒng)中大量電子文件處于失控狀態(tài)，最終導(dǎo)致進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)質(zhì)量不高。

（四）系統(tǒng)整體性能欠佳。系統(tǒng)隨著上線時(shí)間的延長(zhǎng)，面臨的訪問(wèn)量越來(lái)越大，系統(tǒng)出現(xiàn)運(yùn)行速度下降且不穩(wěn)定，各種問(wèn)題及故障不斷顯現(xiàn)，用戶滿意度大幅降低，嚴(yán)重影響系統(tǒng)的推廣應(yīng)用。造成系統(tǒng)性能低下的主要原因是系統(tǒng)設(shè)計(jì)中缺乏先進(jìn)的技術(shù)手段來(lái)保障系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，使系統(tǒng)難以應(yīng)對(duì)復(fù)雜多變的應(yīng)用場(chǎng)景。

二、電子檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中的關(guān)鍵因素

為了解決電子檔案管理系統(tǒng)的上述常見(jiàn)問(wèn)題，提升系統(tǒng)開(kāi)發(fā)質(zhì)量，控制系統(tǒng)開(kāi)發(fā)風(fēng)險(xiǎn)，筆者歸納總結(jié)了系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中需要注意的幾個(gè)關(guān)鍵因素。

（一）多部門(mén)配合組建項(xiàng)目小組。電子檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，覆蓋學(xué)科知識(shí)廣，涉及部門(mén)多，需要配備一支專業(yè)性強(qiáng)的隊(duì)伍。項(xiàng)目小組應(yīng)由檔案部門(mén)、信息部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、技術(shù)管理部門(mén)四類人員組成。檔案部門(mén)負(fù)責(zé)從檔案管理的角度解決電子文件管理的問(wèn)題；信息部門(mén)負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的集成、兼容，以及系統(tǒng)選用技術(shù)的先進(jìn)性和合理性；業(yè)務(wù)部門(mén)配合檔案部門(mén)和信息部門(mén)的工作，確定系統(tǒng)采取的管理方法和管理措施是否符合實(shí)際業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展規(guī)律，從促進(jìn)業(yè)務(wù)工作的角度提出需求；技術(shù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)技術(shù)文件的制定和標(biāo)準(zhǔn)化，使電子文件的形成符合電子檔案管理的要求。

（二）業(yè)務(wù)分析奠定基礎(chǔ)。針對(duì)企業(yè)內(nèi)產(chǎn)生電子文件的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行全面細(xì)致的分析，充分掌握業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)流程，全面掌握企業(yè)產(chǎn)生、管理、利用電子文件的現(xiàn)狀和需求，建立反映企業(yè)實(shí)際的業(yè)務(wù)模型和信息模型，為電子檔案管理規(guī)范的制定和系統(tǒng)需求分析奠定基礎(chǔ)。在業(yè)務(wù)分析基礎(chǔ)之上制定出來(lái)的電子檔案管理規(guī)范才有針對(duì)性和可操作性，在業(yè)務(wù)分析基礎(chǔ)之上確定的系統(tǒng)需求才能做到全面、合理、可行。

（三）重視系統(tǒng)需求分析。需求分析就是明確應(yīng)用環(huán)境對(duì)系統(tǒng)的要求，是系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中首要和最基本的環(huán)節(jié)，是開(kāi)發(fā)一個(gè)成功系統(tǒng)的前提和保障。需求分析應(yīng)全面而細(xì)致，將電子檔案管理活動(dòng)中的方方面面都要考慮進(jìn)去，含糊或不全面的需求分析將導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)功能遺漏或業(yè)務(wù)流程錯(cuò)誤，頻繁的需求變更將加重用戶和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)雙方的工作量，延誤系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)度。系統(tǒng)需求分析必須建立在業(yè)務(wù)分析基礎(chǔ)之上，不能僅由檔案管理人員憑想象“閉門(mén)造車”，或者生搬硬套標(biāo)準(zhǔn)條款，使得開(kāi)發(fā)出的系統(tǒng)脫離應(yīng)用實(shí)際，背離企業(yè)管理理念，最終導(dǎo)致系統(tǒng)開(kāi)發(fā)失敗。

（四）完善規(guī)范保障系統(tǒng)實(shí)施。電子文件歸檔范圍和保管期限表、元數(shù)據(jù)方案、分類方案、文件利用和安全分類方案、系統(tǒng)接口規(guī)范等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)施時(shí)必備的管理規(guī)范，應(yīng)在開(kāi)發(fā)前期進(jìn)行明確，并且規(guī)范應(yīng)當(dāng)具有針對(duì)性和可操作性，便于執(zhí)行。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)將這些規(guī)范內(nèi)置于系統(tǒng)中，自動(dòng)加以使用，盡量減少手工操作造成的錯(cuò)誤，保證電子檔案的收集、分類、鑒定、利用、處置等管理活動(dòng)嚴(yán)格按照規(guī)范執(zhí)行。比如，系統(tǒng)根據(jù)保管期限表對(duì)歸檔文件進(jìn)行自動(dòng)鑒定；在電子檔案整個(gè)生命周期中根據(jù)元數(shù)據(jù)方案自動(dòng)創(chuàng)建和捕獲元數(shù)據(jù)；系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別電子檔案特征并依據(jù)分類方案對(duì)其實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類。

其中，元數(shù)據(jù)方案是電子檔案管理系統(tǒng)的血脈，作為系統(tǒng)的數(shù)據(jù)模型，與系統(tǒng)的所有功能都存在關(guān)聯(lián)。如果在電子檔案管理系統(tǒng)中以一種系統(tǒng)的、連續(xù)的、結(jié)構(gòu)化的、標(biāo)準(zhǔn)化的方式設(shè)計(jì)、捕獲、組織和管理元數(shù)據(jù)，則可以達(dá)成下列廣泛的管理目標(biāo)，包括實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案及其形成電子檔案的業(yè)務(wù)活動(dòng)的全面描述，保障電子檔案的真實(shí)性、完整性、可讀性，支持電子檔案信息的組織和查詢，支持電子檔案管理的全程控制以及管理流程的集成優(yōu)化。選擇元數(shù)據(jù)應(yīng)從業(yè)務(wù)角度、檔案管理角度、利用角度綜合考慮，使元數(shù)據(jù)能覆蓋電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個(gè)管理過(guò)程的描述需求。

（五）通過(guò)前端控制提升歸檔質(zhì)量。由于電子文件具有易修改、易損毀、依賴系統(tǒng)等特點(diǎn)，相比紙質(zhì)文件，電子文件的收集更加困難而復(fù)雜，只有對(duì)電子文件實(shí)行前端控制，才能保證歸檔質(zhì)量達(dá)到要求。實(shí)現(xiàn)前端控制就是將歸檔范圍和歸檔要求設(shè)計(jì)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)之中，使電子文件在形成之時(shí)按照規(guī)定格式存儲(chǔ)，并加上歸檔標(biāo)識(shí)，防止非法修改或刪除。同時(shí)，生成相應(yīng)的描述信息，歸檔時(shí)通過(guò)系統(tǒng)接口將符合規(guī)范的歸檔數(shù)據(jù)導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)。通過(guò)前端控制實(shí)現(xiàn)信息在業(yè)務(wù)活動(dòng)和檔案管理活動(dòng)之間的共享，有利于充分收集電子檔案相關(guān)業(yè)務(wù)背景信息，便于對(duì)電子檔案的理解和檢索。

（六）“四性”檢測(cè)。真實(shí)性、完整性、可用性和安全性是確保電子文件檔案性質(zhì)的重要屬性，是發(fā)揮電子檔案的憑證價(jià)值、查考價(jià)值和保存價(jià)值的根本前提。歸檔時(shí)完全通過(guò)人工檢測(cè)電子檔案的“四性”難以實(shí)現(xiàn)，系統(tǒng)必須具備“四性”檢測(cè)功能，通過(guò)制定有效的檢測(cè)方案和檢測(cè)策略，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段，對(duì)歸檔電子文件的“四性”進(jìn)行自動(dòng)檢測(cè)，并形成檢測(cè)報(bào)告，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)分析原因進(jìn)行整改補(bǔ)救?！八男浴睓z測(cè)在電子檔案長(zhǎng)期保存過(guò)程中應(yīng)當(dāng)定期和不定期進(jìn)行，以此監(jiān)控電子檔案整個(gè)生命周期中的狀態(tài)。

（七）技術(shù)手段提升系統(tǒng)友好度。電子檔案管理系統(tǒng)一旦在企業(yè)內(nèi)部署實(shí)施，將面對(duì)巨大的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)量，因此，對(duì)系統(tǒng)的執(zhí)行效率和安全性穩(wěn)定性都有很高的要求。因此，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中應(yīng)根據(jù)實(shí)際應(yīng)用環(huán)境，有選擇地運(yùn)用一些先進(jìn)的技術(shù)手段，優(yōu)化系統(tǒng)性能，提升系統(tǒng)友好度，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。比如，采用三庫(kù)分離技術(shù)將系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)分為管理庫(kù)、長(zhǎng)期保存庫(kù)和利用庫(kù)，三庫(kù)之間通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)同步保持一致，這樣的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)能保證電子檔案數(shù)據(jù)的安全性，有利于數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存，并能提高數(shù)據(jù)的訪問(wèn)效率。

三、總結(jié)

企業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)是一項(xiàng)龐大復(fù)雜的系統(tǒng)工程，筆者深感各步驟各環(huán)節(jié)工作的不易，需要考慮的問(wèn)題復(fù)雜而細(xì)致，本文僅對(duì)影響系統(tǒng)開(kāi)發(fā)成敗的關(guān)鍵因素進(jìn)行了簡(jiǎn)單的歸納總結(jié)，其中既有涉及管理層面的因素，也有涉及技術(shù)層面的因素，兩者相結(jié)合共同決定系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的最終效果。鑒于筆者水平有限，部分觀點(diǎn)見(jiàn)解不夠成熟，本文諸多內(nèi)容僅是略呈管見(jiàn)，以期拋磚引玉，給企業(yè)在電子檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中提供一些思考和啟發(fā)。