辦公室秘書(shū)要練好“五勤”之法

文/中國(guó)藥科大學(xué)校長(zhǎng)辦公室 邊笑非

清朝中興名臣曾國(guó)藩在論及為官之道的時(shí)候，曾提出著名的“五勤”論，這“五勤”包括“一是身勤：險(xiǎn)遠(yuǎn)之路，身往驗(yàn)之；艱苦之境，身親嘗之。二是眼勤：遇到一人，必詳細(xì)察看；接手一文，必反復(fù)審閱。三是手勤：易棄之物，隨手收拾；易忘之事，隨筆記載。四是口勤：待同僚，則互相規(guī)勸；待下屬，則再三訓(xùn)導(dǎo)。五是心勤：精誠(chéng)所至，金石亦開(kāi)；苦思所積，鬼神亦通”。曾國(guó)藩用為官幾十年的親身經(jīng)歷總結(jié)出的這“五勤”論，筆者認(rèn)為對(duì)辦公室秘書(shū)工作仍有積極的借鑒意義。我們?cè)凇拔迩凇钡幕A(chǔ)上，結(jié)合辦公室的工作實(shí)際進(jìn)行探討，希冀對(duì)辦公室工作由所幫助。

一、“身勤”才能提高效率

行政管理工作每天都有大量的事務(wù)需要辦理，領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常需要對(duì)文件、具體事務(wù)做出批示或指示，而秘書(shū)在其中就要起到上傳下達(dá)、左右協(xié)調(diào)、督促落實(shí)的角色。有時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)的批示涉及好幾個(gè)職能部門聯(lián)合推進(jìn)，這就需要辦公室秘書(shū)多溝通、多協(xié)調(diào)、多跑腿。在工作推進(jìn)中，遇到問(wèn)題、遇到矛盾還需要秘書(shū)及時(shí)的了解情況，及時(shí)反饋領(lǐng)導(dǎo)。用通俗的一句話說(shuō)，就是秘書(shū)不能當(dāng)“懶媳婦”、更不能做“大門不出、二門不邁”的大小姐，要挽起褲子、邁開(kāi)步子、甩開(kāi)膀子“跑街串巷”，當(dāng)好服務(wù)群眾的“店小二”。

對(duì)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，“勤跑腿”是最好的展示舞臺(tái)。多接觸單位里方方面面的人員，混個(gè)“臉熟”、有事沒(méi)事“熱乎”兩句，別看這些日常小積累，跑動(dòng)多了、見(jiàn)面多了、共事多了人也就熟悉了，遇到事情也就好推進(jìn)了。比如，收到領(lǐng)導(dǎo)的指示，“馬上就辦”、及時(shí)落實(shí)就是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、對(duì)工作最大的負(fù)責(zé)，也是提高工作效率的不二法門。對(duì)個(gè)人來(lái)說(shuō)，“馬上就辦”可以提高效率。比如，一件領(lǐng)導(dǎo)要修改潤(rùn)色的講話稿，秘書(shū)接手后，不要拖到第二天，力爭(zhēng)當(dāng)天完成。哪怕領(lǐng)導(dǎo)不著急，也要先完成，給自己留出足夠的應(yīng)對(duì)時(shí)間。對(duì)工作來(lái)說(shuō)，“馬上就辦”可以規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。拿到事情如果拖延不辦，危險(xiǎn)系數(shù)就很大，因?yàn)檗k公室事務(wù)繁雜，一個(gè)接一個(gè)。等著領(lǐng)導(dǎo)找上門來(lái)問(wèn)：某某事情你辦了嗎？如果沒(méi)辦，拿什么回復(fù)領(lǐng)導(dǎo)？尤其是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重點(diǎn)工作、單位的重點(diǎn)工作，更要立即行動(dòng)起來(lái)。

二、“眼勤”才能發(fā)現(xiàn)問(wèn)題

“眼力見(jiàn)”是秘書(shū)的“核心競(jìng)爭(zhēng)力”?！把哿σ?jiàn)”主要描述一個(gè)人善于察言觀色、待人殷勤，能夠善于從一些非言語(yǔ)的行為中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并主動(dòng)解決問(wèn)題。在秘書(shū)的日常工作中，“眼力見(jiàn)”的含義包含更加廣泛，更多的是強(qiáng)調(diào)隨機(jī)應(yīng)變、善于觀察，即便領(lǐng)導(dǎo)不說(shuō)，作為秘書(shū)也要訓(xùn)練到知道他需要什么，并在領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有開(kāi)口之前就提前準(zhǔn)備好一切的敏銳職業(yè)嗅覺(jué)。秘書(shū)干的就是參謀服務(wù)的活兒，說(shuō)到底就是靠自己的工作讓領(lǐng)導(dǎo)省心、省事。有“眼力見(jiàn)”的人總是能從一般的事情中看到他人發(fā)現(xiàn)不了的問(wèn)題，并時(shí)刻做好準(zhǔn)備，領(lǐng)導(dǎo)不用說(shuō)，他就知道怎么做，領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)動(dòng)作、一個(gè)眼神，他就知道怎么去做，這樣才能讓領(lǐng)導(dǎo)省心，讓領(lǐng)導(dǎo)感覺(jué)須臾離不開(kāi)你。由此可見(jiàn)，有沒(méi)有“眼力見(jiàn)”既是能否做好工作的關(guān)鍵，也是鑒定秘書(shū)工作水平“優(yōu)秀”與“普通”的重要標(biāo)準(zhǔn)，是辦公室人的“核心競(jìng)爭(zhēng)力”。

辦公室秘書(shū)如何才能培養(yǎng)自己的“眼力見(jiàn)”？筆者認(rèn)為，除了極少數(shù)有天賦的“人精”之外，沒(méi)有一生下來(lái)就會(huì)來(lái)事的人，這都需要不斷鍛煉、不斷經(jīng)歷，才能爐火純青。其實(shí)，刻意地去學(xué)習(xí)“眼力見(jiàn)”不如明白怎么去照顧別人的需求，體會(huì)別人的感受，接收別人的暗示，說(shuō)話做事讓別人舒服。比如，領(lǐng)導(dǎo)在宴請(qǐng)客人的時(shí)候，明明桌子上的菜已經(jīng)很豐盛了，卻對(duì)你說(shuō)再去看看是不是還需要加兩個(gè)菜。這個(gè)時(shí)候如果你真去加菜，可能就犯了忌諱。領(lǐng)導(dǎo)的本意可能是讓你回避一下，談一些不想讓你聽(tīng)到的事情?？梢?jiàn)，“眼力見(jiàn)”從來(lái)不是字面上的意思，而是服務(wù)的意識(shí)和心態(tài)，是放下身段和姿態(tài)，帶著悟性去做工作。

三、“手勤”才能妙筆生花

“寫”是辦公室秘書(shū)的必修課。常言道“好記性不如爛筆頭”。很多名人都有寫日記的習(xí)慣，比如曾國(guó)藩日記、蔣介石日記、胡適日記等。而作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的秘書(shū)，更要善于動(dòng)手?！笆智凇币环矫媸乔谟洝０衙刻煨枰涗浀氖虑橐欢ㄒ獙懺谌沼浝?，這樣不僅可以防止事情忘掉，還可以記錄每天的工作內(nèi)容，寫上一些工作感悟，對(duì)白天發(fā)生的事情，可能沒(méi)有馬上琢磨出深層次的味道來(lái)，夜深人靜的時(shí)候慢慢寫出來(lái)，可能就會(huì)有不一樣的認(rèn)知。只要每天堅(jiān)持寫上一段，日積月累、久久為功，文字水平一定會(huì)有大幅提高?！皩憽笔恰叭∥嵘怼钡暮梅椒ǎぷ饕惶?，有什么好的想法、好的點(diǎn)子都記錄下來(lái)，有什么做得不到位的地方、有什么工作感悟、怎樣才能做得更好，有哪些為人處世的方面需要警惕，都可以寫下來(lái)，時(shí)間久了就是一筆寶貴財(cái)富。

“手勤”另一方面要會(huì)寫公文。寫作是秘書(shū)的基本功，領(lǐng)導(dǎo)講話稿、請(qǐng)示報(bào)告、部門函件、會(huì)議發(fā)言材料等這些辦公室常用的公文版式要熟練于心。很多人在機(jī)關(guān)單位一聽(tīng)要寫稿子都感覺(jué)又累又苦，寫稿子在機(jī)關(guān)確實(shí)是個(gè)苦差事。但卻是含金量極高的活兒，一般人還真干不來(lái)。辦公室秘書(shū)想寫好稿子，第一步要熟悉掌握《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》之類的相關(guān)規(guī)定。第二步要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)想要講話的內(nèi)容去搜集相關(guān)素材。比如科技方面的材料，就要多關(guān)注國(guó)家關(guān)于科技創(chuàng)新方面的重大政策和相關(guān)新聞報(bào)道，再者要主動(dòng)向科技部門的同志了解本單位科技動(dòng)態(tài)和科研人員的研究動(dòng)向，把兩者結(jié)合起來(lái)既有高度又聯(lián)系本單位科研實(shí)際。最后，文章的標(biāo)題一定要能抓住人的眼球。俗話說(shuō)，“看書(shū)看皮、讀文讀題”，做亮標(biāo)題、寫實(shí)正文、提煉主題完成這三方面，基本上一篇有模有樣的稿子就呈現(xiàn)出來(lái)了。

四、“口勤”才能廣結(jié)善緣

能說(shuō)會(huì)道而不亂說(shuō)是辦公室秘書(shū)需要修煉的技能。秘書(shū)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作，參與單位很多重要事務(wù)，了解的信息比其他人要早、要深，這就要求秘書(shū)對(duì)重要信息“守口如瓶”。我們這里說(shuō)的“口勤”指的是與同事交往的時(shí)候要學(xué)說(shuō)話、會(huì)說(shuō)話，即使達(dá)不到口吐蓮花，也要讓人感受到快樂(lè)和尊重。對(duì)于辦公室的人來(lái)說(shuō)，會(huì)說(shuō)話、會(huì)聊天，講得頭頭是道、動(dòng)人心弦是一種很強(qiáng)的社交能力；說(shuō)的大家笑容滿面、一團(tuán)和氣更是基本素質(zhì)，和諧愉快的工作環(huán)境是秘書(shū)順利開(kāi)展工作的大前提。另外，“口勤”表現(xiàn)在與領(lǐng)導(dǎo)交往上要請(qǐng)示到點(diǎn)上、匯報(bào)到心上，理清思路、做好準(zhǔn)備、想好再說(shuō)。在與二級(jí)部門或者其他部門的同事協(xié)同完成任務(wù)的時(shí)候要多問(wèn)為什么、多了解一線情況、摸清其中的彎彎繞繞才能游刃有余。

如何才能練就“口吐蓮花”之功？筆者認(rèn)為，還要抱著一顆服務(wù)的心，抱著一顆待人真誠(chéng)的心。一方面，和人說(shuō)話、聊天不能大呼小叫、呼來(lái)喝去，要多用“您”“請(qǐng)”“謝謝”“辛苦了”等詞語(yǔ)。在與辦公室同事會(huì)商事情的時(shí)候多用商量的口吻，比如，“您對(duì)這個(gè)事情怎么看？”“您看這樣辦中不中？”“能不能耽誤您幾分鐘時(shí)間？”等；另一方面，要善于夸獎(jiǎng)別人。人都愛(ài)面子，尤其是女同事更愛(ài)美麗，足夠的尊重和夸獎(jiǎng)能讓自己歡喜，也能給予別人信心。夸人一定要夸到臉紅心跳，夸出效果。要多發(fā)現(xiàn)他人的優(yōu)點(diǎn)，少盯別人的缺點(diǎn)。有時(shí)候我們自己夸獎(jiǎng)別人的時(shí)候會(huì)遇到心理障礙，覺(jué)得說(shuō)不出口，是不是自己不實(shí)事求是了？是不是溜須拍馬了？筆者認(rèn)為完全不用有這樣的心理負(fù)擔(dān)，只有夸張了、夸大了，才能算貨真價(jià)實(shí)的夸人，才能達(dá)到意想不到的效果。也許別人正是這么評(píng)價(jià)自己的，從你口中說(shuō)出來(lái)剛剛好。

五、“心勤”才能修成正果

秘書(shū)長(zhǎng)期在領(lǐng)導(dǎo)干部身邊工作，要經(jīng)常用心思考、用心留意領(lǐng)導(dǎo)的工作、生活、學(xué)習(xí)習(xí)慣。比如領(lǐng)導(dǎo)每天的工作規(guī)律，是習(xí)慣早起到辦公室，還是晚上加班，平時(shí)愛(ài)看哪些書(shū)籍雜志，喜歡哪類公眾號(hào)文章，愛(ài)喝咖啡還是茶葉，有沒(méi)有體育鍛煉的愛(ài)好，喜歡乒乓球還是游泳，吃飯口味有沒(méi)有什么特殊偏好等。作為秘書(shū)應(yīng)該將領(lǐng)導(dǎo)的這些習(xí)慣記在心里，努力將自己的思維方式、作息時(shí)間、生活規(guī)律調(diào)整到和領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)頻次，產(chǎn)生共振。當(dāng)然，秘書(shū)和領(lǐng)導(dǎo)之間的默契會(huì)有一個(gè)時(shí)間上的積累，是一種在工作紐帶的聯(lián)系下，經(jīng)過(guò)大量的事務(wù)磨礪之后感情的升華。秘書(shū)在服務(wù)的過(guò)程中“思維習(xí)慣要和領(lǐng)導(dǎo)保持同一性，但還要有發(fā)散性，秘書(shū)的思維必須圍繞著領(lǐng)導(dǎo)的思維開(kāi)展，在此基礎(chǔ)上還要擴(kuò)散、延伸?！绷己玫念I(lǐng)導(dǎo)和秘書(shū)關(guān)系，相處到最后是一種互相欣賞、互相尊重、互相支持的境界。

“心勤”的另一種表現(xiàn)形式就是要積極向上生長(zhǎng)。要做一個(gè)有信仰、有追求的秘書(shū)。信仰對(duì)于人生，就像前行的路標(biāo)、航行的燈塔。心中有了追求、有了夢(mèng)想，腳下才有力量。秘書(shū)在大量的具體工作實(shí)踐中，與領(lǐng)導(dǎo)相處、與同事相處，面對(duì)復(fù)雜的人事和方方面面的壓力肯定有不容易、不順心的時(shí)候。這才是真正長(zhǎng)本事、鍛煉心力的地方，越是在這個(gè)時(shí)候作為辦公室秘書(shū)越要多問(wèn)問(wèn)自己的內(nèi)心，時(shí)時(shí)常拂拭，莫使惹塵埃。我們做秘書(shū)的初心是什么？比如，在面對(duì)提拔，有競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的時(shí)候，自己落選了。這個(gè)時(shí)候作為很有希望的種子選手，自己的心理落差肯定很大，心灰意冷還是積極查找原因等待下一次機(jī)會(huì)？這些都需要秘書(shū)有強(qiáng)大的心理素質(zhì)和良好的政治素養(yǎng)。只有常常檢點(diǎn)自己的“內(nèi)心”是否符合群眾的意愿，是否符合領(lǐng)導(dǎo)的要求，真正把自己融入工作和事業(yè)中，才能修成正果。

六、結(jié)語(yǔ)

辦公室秘書(shū)“五勤”工作法是秘書(shū)的基本技能，在“身勤、眼勤、口勤、手勤、心勤”這五個(gè)方面多加練習(xí)，融會(huì)貫通，混合使用會(huì)有助于我們盡快融入秘書(shū)角色，做好秘書(shū)工作。對(duì)開(kāi)拓辦公室工作新局面、打造個(gè)人名片、展示個(gè)人風(fēng)格有良好的助力作用。作為在辦公室工作的秘書(shū)，要抱著一顆初心，堅(jiān)守一顆恒心，身懷“五勤”之法，努力向上生長(zhǎng)，終會(huì)迎來(lái)春暖花開(kāi)。