基于大數(shù)據(jù)背景下技工院校檔案管理的信息化建設(shè)研究

文/肇慶市技師學(xué)院 周春紅

【關(guān)鍵字】大數(shù)據(jù)；技工院校；檔案管理；信息化建設(shè)

大數(shù)據(jù)是IT行業(yè)術(shù)語，是一種基于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)概念而衍生出的新概念。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，每天都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息。由于數(shù)據(jù)量過于龐大，使用常規(guī)軟件工具已無法在一定時(shí)限范圍內(nèi)對龐大的數(shù)據(jù)集合捕捉、管理和處理，因而需要新的數(shù)據(jù)處理模式。這些新的處理模式具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力，能快速捕捉、管理和處理海量的、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)，這就是大數(shù)據(jù)技術(shù)。簡單來說，大數(shù)據(jù)技術(shù)就是一種能夠在海量信息中，快速且準(zhǔn)確獲取有價(jià)值的信息的技術(shù)。技工院校作為教育機(jī)構(gòu)，保存了大量的檔案。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化保存管理模式不利于檔案文獻(xiàn)的長久保存，而且隨著檔案文獻(xiàn)數(shù)量越來越多，大數(shù)據(jù)時(shí)代資料信息變得越來越復(fù)雜，這對查閱使用檔案文獻(xiàn)造成極大的不便?；谶@一點(diǎn)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)加強(qiáng)技工院校檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案管理質(zhì)量和效率，提高其查閱應(yīng)用的可靠性以及利用率，是技工院校檔案管理發(fā)展的必然要求，更是提高技工院校檔案管理水平的必要措施。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)給檔案管理帶來的主要影響

大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，既給檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，也帶來了一定的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，大幅度提高了檔案管理的便利性，管理和服務(wù)質(zhì)量都得到大幅度提升，而且人工工作量大幅度降低。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠有效進(jìn)行交互性、即時(shí)性檔案管理，而且使用非常便利，使檔案的真實(shí)性和管理的有效性、及時(shí)性都得到大幅度提高。除此之外，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用使檔案服務(wù)更加便捷，有效增強(qiáng)了用戶體驗(yàn)。通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，使檔案信息有效實(shí)現(xiàn)了共享，能夠?yàn)橛脩籼峁┊惖夭闄n、跨館查閱等服務(wù)，還能夠根據(jù)用戶需求提供個(gè)性化服務(wù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)n案價(jià)值進(jìn)行深入挖掘，通過檔案進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，對以后的工作進(jìn)行有效指導(dǎo)，達(dá)到快速提高工作質(zhì)量和效率的目的。

二、基于大數(shù)據(jù)技術(shù)背景技工院校檔案管理信息化建設(shè)的主要策略

技工院校的檔案主要包括院校招生、教學(xué)、管理以及科研等方面的文獻(xiàn)資料，可以說檔案是對技工院校成長和發(fā)展的真實(shí)記錄，對保持技工院校各項(xiàng)工作的連續(xù)性，具有極為重要的保障作用，更是日常黨政管理工作的重要參考依據(jù)。技工院校具有培訓(xùn)學(xué)習(xí)周期短、招生量大的特點(diǎn)，導(dǎo)致其檔案錄入量和變動(dòng)量都非常大，檔案分類也更多樣化、復(fù)雜化，這都給技工院校的檔案管理工作增加了難度。目前，在技工院校中，管理人員以及班主任對檔案管理工作不夠重視，在收集信息過程中存在操作不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)的問題，這就給日后查閱檔案帶來了極大的困難，而且在管理過程中還需要進(jìn)行大量重復(fù)的核對排序工作，導(dǎo)致工作量加大。因此，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)背景，加強(qiáng)技工院校檔案管理信息化建設(shè)已刻不容緩，這對技工院校的長遠(yuǎn)發(fā)展以及教學(xué)工作質(zhì)量的提升具有極為重要的意義。

（一）促進(jìn)檔案以及檔案信息的數(shù)字化發(fā)展。在檔案管理工作中，除了要對原始資料做好存檔以及分類管理工作外，還要充分考慮檔案資料的實(shí)踐應(yīng)用性能，提高檔案信息的可利用性，同時(shí)為使用者提供便利的檔案信息服務(wù)，使其能夠輕松快速查閱所需要的檔案信息。而這就需要實(shí)現(xiàn)檔案以及檔案信息的數(shù)字化。在對檔案以及檔案信息實(shí)施數(shù)字化管理的過程中，工作人員需要使用掃描儀、復(fù)印打印機(jī)、照相機(jī)以及計(jì)算機(jī)、photoshop軟件等專業(yè)工作，從而有效將紙質(zhì)的原始檔案及相關(guān)信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案及檔案信息，使之形成電子文檔，然后再對電子文檔進(jìn)存儲(chǔ)和編輯，完成檔案管理信息化建設(shè)的初步工作。需要注意，對檔案進(jìn)行信息化管理的過程中，必須要對檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格分類，特別是部分檔案信息屬于機(jī)密文件或者涉及個(gè)人隱私，這部分檔案資料對保密性要求極高，必須要做好相應(yīng)的管理保存工作，不能隨意泄露。除此之外，對于可以共享的檔案信息，必須要根據(jù)信息類別進(jìn)行統(tǒng)籌管理，從而方便使用者進(jìn)行查閱和使用?？茖W(xué)的檔案信息管理以及便利的使用功能，能夠使技工院校的檔案在實(shí)踐工作中發(fā)揮更大的作用和價(jià)值。

（二）對檔案管理信息化要求和流程進(jìn)行有效規(guī)范。技工院校必須加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)的重視，積極建立完善的檔案信息化管理工作體系和流程，針對檔案從最初的入庫管理工作，到最后的使用環(huán)境，整個(gè)管理過程都要一一進(jìn)行細(xì)化，從而實(shí)現(xiàn)對檔案的精細(xì)化管理。制定規(guī)范、完善的管理制度，是在檔案信息化管理建設(shè)過程中，促進(jìn)其規(guī)范發(fā)展的重要前提和保障條件，也是確保檔案信息能夠被合理使用的關(guān)鍵所在。要推動(dòng)檔案管理信息化的規(guī)范發(fā)展，建立完善、規(guī)范的管理流程，可以從以下幾個(gè)方面著手：首先，在對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的過程中，技工院校必須對所有信息資料實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，并且以特定的電子文件形式進(jìn)行保存和管理。通過這種方法有效解決電子文件保存格式不兼容問題，實(shí)現(xiàn)檔案保存與調(diào)用的完美銜接，讓使用者能夠更加便利地使用檔案。其次，必須要對相關(guān)工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的管理，對工作人員的管理行為進(jìn)行有效規(guī)范。建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制和管理責(zé)任制，既要保證在檔案信息化管理過程中，重要信息不會(huì)外泄，也要對工作人員形成良好的督促機(jī)制，促使其做好檔案日常整理及更新工作，保證檔案信息及時(shí)更新，為使用者提供及時(shí)有效的檔案信息。最后，技工院校積極應(yīng)用專業(yè)軟件開展檔案信息化管理建設(shè)工作。利用專業(yè)軟件系統(tǒng)，對檔案信息實(shí)現(xiàn)收集整理、保管統(tǒng)計(jì)等工作。這有利于建立標(biāo)準(zhǔn)化操作流程和管理體系，對完善技工院校檔案信息化管理水平，提高管理效率和質(zhì)量、推動(dòng)檔案信息實(shí)現(xiàn)共享、都具有極為重要的作用。技工院校在進(jìn)行檔案信息化管理建設(shè)的過程中，必須要給予廣大師生一定的查詢權(quán)限，讓廣大師生能夠根據(jù)自己的需求，對檔案進(jìn)行查詢和使用，使檔案信息能夠最大限度地被應(yīng)用，充分發(fā)揮其價(jià)值，為廣大師生提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。

（三）強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。信息時(shí)代，檔案信息的發(fā)展呈現(xiàn)出了多元化、碎片化以及復(fù)雜化等新特點(diǎn)。檔案管理信息化建設(shè)要實(shí)現(xiàn)由檔案保存到檢索模式的轉(zhuǎn)變，這對檔案信息管理人員以及使用人員，都提出了新的要求。首先，檔案管理工作人員必須要對自身的工作技能進(jìn)行有效提高。信息化管理環(huán)境，與傳統(tǒng)的檔案管理模式存在著巨大的差異。要求檔案工作人員必須掌握相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，例如索引技術(shù)、刻錄技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等等。在實(shí)踐工作中，工作人員必須能夠熟練應(yīng)用這些技術(shù)對檔案信息進(jìn)行整理歸檔，提高管理質(zhì)量。除此之外，檔案管理工作人員必須對數(shù)據(jù)資料提高熟悉度，從而能夠更快捷、更準(zhǔn)確地找到所需的檔案信息，為檔案使用者提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。其次，隨著檔案管理的信息化發(fā)展，工作人員必須對相關(guān)知識(shí)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，例如統(tǒng)計(jì)學(xué)知識(shí)、目錄學(xué)知識(shí)等，不斷提高自身的檔案管理水平，對檔案信息進(jìn)行科學(xué)合理的收集、整理、歸納，有效強(qiáng)化檔案信息化管理質(zhì)量。最后，工作人員必須充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，對實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)積極進(jìn)行總結(jié)，對于工作中遇到的各種問題，要積極進(jìn)行反映，結(jié)合實(shí)踐工作要求對這些問題進(jìn)行處理，從而有效提高檔案信息化管理質(zhì)量。

（四）強(qiáng)化檔案管理信息安全建設(shè)。在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，必須保證檔案信息的安全性。黑客、網(wǎng)絡(luò)病毒等，都可能會(huì)導(dǎo)致信息泄露，進(jìn)而造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失，對人們造成嚴(yán)重危害。所以，隨著技工院校檔案管理工作的信息化發(fā)展程度越來越高，管理工作逐漸向著開放、共享的方向發(fā)展，越來越多的檔案信息進(jìn)入公眾視野，必須對檔案信息的安全性以及相關(guān)法律責(zé)任加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，并做好相關(guān)安全建設(shè)，保證檔案信息安全。首先，要對檔案管理人員加強(qiáng)職業(yè)道德培養(yǎng)和法治宣傳，管理工作人員必須要嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，例如《保密法》《檔案法》等，特別是針對機(jī)密文件，必須做好保密工作，嚴(yán)禁盜用和篡改，自覺維護(hù)檔案信息安全。其次，檔案管理工作人員必須注意保護(hù)網(wǎng)絡(luò)隱私，使其不受侵害，保護(hù)個(gè)人對隱私信息的合法權(quán)益。檔案管理工作人員必須提高信息安全意識(shí)，在日常工作中，嚴(yán)格遵守檔案信息管理的相關(guān)規(guī)定，保護(hù)好檔案資料信息以及個(gè)人隱私信息，為維護(hù)檔案信息化管理的規(guī)范發(fā)展、提高檔案信息安全性發(fā)揮積極作用。同時(shí)，通過科學(xué)、規(guī)范的管理措施，將檔案信息的作用和價(jià)值充分發(fā)揮，為使用者提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

三、結(jié)束語

總而言之，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，技工院校必須積極跟隨時(shí)代發(fā)展的腳步，適應(yīng)現(xiàn)代化信息環(huán)境，不斷加強(qiáng)檔案信息化管理建設(shè)，針對檔案管理工作實(shí)施全面的改革和創(chuàng)新，從而有效提高檔案管理工作質(zhì)量，擴(kuò)大檔案管理工作的作用，為技工院校的發(fā)展進(jìn)步發(fā)揮重要的推動(dòng)作用。