推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)措施

文/德陽市緊急醫(yī)療救援指揮中心 李彤

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)始于20世紀(jì)80年代，初期主要是將企業(yè)的檔案信息管理存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中化，達(dá)到快速檢索的目的，有效提高檔案管理工作的效率。至20世紀(jì)90年代，企業(yè)檔案信息化管理工作主要是加強(qiáng)電子文件的管理，加快數(shù)字檔案館的建設(shè)。進(jìn)入21世紀(jì)之后，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的重心已經(jīng)從管理信息與計(jì)算機(jī)進(jìn)入到檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化一體化管理的新階段。檔案管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)不可或缺的基礎(chǔ)性工作，記錄著企業(yè)發(fā)展的過程，為企業(yè)后續(xù)發(fā)展提供了重要的決策依據(jù)。因此，企業(yè)對(duì)檔案管理工作越來越重視，隨著信息化新興技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)步伐也在加快，建設(shè)過程中在取得一定成效的同時(shí)，也發(fā)現(xiàn)了一些問題，諸如信息數(shù)據(jù)未進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理或不及時(shí)更新導(dǎo)致無法調(diào)閱等。基于此，要進(jìn)一步認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要意義，了解建設(shè)過程中會(huì)遇到的主要問題，才能根據(jù)自身情況制定合理的檔案管理模式，采取相應(yīng)的措施有效推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。

一、檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）節(jié)約信息收集成本，提高管理效率。傳統(tǒng)的檔案搜集工作程序，從提交申請(qǐng)開始，經(jīng)各部門的審批簽發(fā)到正式建檔需要經(jīng)由多個(gè)環(huán)節(jié)，若某一環(huán)節(jié)因其他工作事由不能及時(shí)到場(chǎng)審批，就無法進(jìn)入下一環(huán)節(jié)，從而導(dǎo)致周期較長。利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)收集和填報(bào)檔案信息，通過無紙化辦公方式，資料提交人員依照規(guī)范格式向檔案信息系統(tǒng)登記上傳信息，資料管理人員向各部門報(bào)送審閱和簽發(fā)信息，各部門可以不受時(shí)間和地點(diǎn)的約束，隨時(shí)登錄進(jìn)行審批簽發(fā)，極大程度地縮減收集信息的經(jīng)濟(jì)成本和時(shí)間成本，簡化工作流程，提高企業(yè)管理效率。

（二）資料管理更為便利。紙質(zhì)資料由于長期積壓，容易出現(xiàn)檔案堆放錯(cuò)亂，分類排列不縝密的問題。同時(shí)，若個(gè)別檔案資料借閱后不及時(shí)歸還或借閱程序不規(guī)范，會(huì)對(duì)管理人員清查檔案資料帶來極大的不便。因而，將檔案資料數(shù)字化后建成信息數(shù)據(jù)庫，將檔案信息進(jìn)行整理、分類、整序和排列，通過搜索關(guān)鍵詞等信息，管理人員可以在信息化管理系統(tǒng)迅速查詢所需檔案信息，及時(shí)掌握檔案資料借閱和歸還狀態(tài)，極大地提高資料管理效率。

（三）信息內(nèi)容的長效保存。隨著資料信息的不斷更新和補(bǔ)充，受限于紙質(zhì)資料存儲(chǔ)對(duì)場(chǎng)地空間的容納率的客觀要求，資料存儲(chǔ)用地逐漸增加，對(duì)年久的資料進(jìn)行定期銷毀。同時(shí)，由于紙質(zhì)資料不能受潮、近火等特點(diǎn)，極易老化、破損和丟失，對(duì)保存環(huán)境條件也提出較高的要求。不同于紙質(zhì)資料的保管，數(shù)字化資料更加集成化，可以通過云存儲(chǔ)等現(xiàn)代技術(shù)，利用少量的設(shè)備和很小的空間存儲(chǔ)更多的信息內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)高密度收集，同時(shí)保障信息內(nèi)容的永久保存，不易丟失和破損。

（四）有助于信息的交互共享。傳統(tǒng)的檔案管理方式基本是依靠人員走動(dòng)進(jìn)行手工操作來實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，煩瑣的程序以及異地的交接極大地影響了檔案信息共享的及時(shí)性，以至于因調(diào)閱信息的困難性導(dǎo)致檔案信息被閑置下來，沒有得到充分利用，失去了信息共享的效用。通過互聯(lián)網(wǎng)等信息化等技術(shù)手段，搭建檔案信息傳遞的交互平臺(tái)，可以有效實(shí)現(xiàn)與各級(jí)檔案中心的信息內(nèi)容的交互傳遞，通過數(shù)據(jù)信息共享，保證信息更新的及時(shí)性，便于相關(guān)部門及時(shí)掌握信息，推進(jìn)后續(xù)工作的開展。

二、檔案管理信息化建設(shè)的主要問題

（一）信息資源收集途徑不一，增加信息整理的難度。檔案信息的收集途徑主要來自個(gè)人和各部門，對(duì)信息類別理解不一致以及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)口徑不一，導(dǎo)致收集的信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)不閉合、不完整，甚至是矛盾的情況，從而只得進(jìn)行二次篩查和甄別，提高了信息整理的工作難度。同時(shí)，由于各部門上報(bào)數(shù)據(jù)格式的不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)入庫后無法在共享平臺(tái)正常顯示，失去了信息的共享效用。

（二）忽視對(duì)檔案信息的日常更新管理，失去信息的時(shí)效價(jià)值。企業(yè)檔案信息通常包含企業(yè)員工人事、企業(yè)財(cái)務(wù)、企業(yè)設(shè)備、專項(xiàng)固定資產(chǎn)、行政綜合類等信息。其檔案信息的特點(diǎn)就是會(huì)不斷更新，而檔案信息的價(jià)值正體現(xiàn)于時(shí)效性。因此，管理人員需要及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行更新和完善。若在企業(yè)重要決策時(shí)無法提供準(zhǔn)確信息，便失去了信息的時(shí)間價(jià)值，也失去了檔案信息管理的意義，信息的不對(duì)稱甚至?xí)`導(dǎo)企業(yè)做出錯(cuò)誤決策，造成重大損失。

（三）忽視檔案信息的安全管理工作。檔案信息化建設(shè)必將應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)。若檔案信息管理系統(tǒng)未建設(shè)完善的防火墻以及數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)技術(shù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等，未對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)級(jí)別的加密和權(quán)限管理，極易遭遇黑客入侵或者病毒侵犯，從而發(fā)生網(wǎng)絡(luò)信息泄密或丟失等問題，使企業(yè)和個(gè)人面臨安全威脅，甚至造成巨大損失。

（四）忽視檔案管理人員隊(duì)伍的梯隊(duì)建設(shè)。大多數(shù)企業(yè)的檔案管理部門人員數(shù)量較少，且一旦人員崗位固定，很少引進(jìn)新的人員。對(duì)于聘用人員的專業(yè)要求門檻較低，通常選擇具有一定管理經(jīng)驗(yàn)、相對(duì)細(xì)心負(fù)責(zé)的人員擔(dān)任。檔案管理人員雖經(jīng)過長期的紙質(zhì)檔案管理工作積累了豐富的管理經(jīng)驗(yàn)和方法，但并不一定能適應(yīng)檔案信息化建設(shè)工作。運(yùn)用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案信息管理，不僅要熟悉檔案管理專業(yè)的業(yè)務(wù)要求，還要熟練掌握檔案管理相關(guān)軟件的應(yīng)用以及一定的數(shù)據(jù)通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)儲(chǔ)備。一旦檔案管理人員滿足于當(dāng)前紙質(zhì)檔案管理工作的現(xiàn)狀，很難激發(fā)其接受新技術(shù)、新知識(shí)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，一些檔案管理人員隊(duì)伍的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理嚴(yán)重阻滯了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

三、推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）加快檔案信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。加快檔案信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)工作是檔案信息化建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)必須要貼合國家信息管理標(biāo)準(zhǔn)以及上級(jí)管理部門信息管理標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)要根據(jù)企業(yè)自身工作特點(diǎn)和未來的發(fā)展需要制定完善合理的檔案信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化制度，要確保信息數(shù)據(jù)格式與數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、檔案管理信息系統(tǒng)、查閱交互平臺(tái)等方面的統(tǒng)一設(shè)定，嚴(yán)格要求企業(yè)各部門人員數(shù)據(jù)按標(biāo)準(zhǔn)化格式進(jìn)行采集和傳遞，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)督管理工作，防止數(shù)據(jù)采集途徑不一導(dǎo)致的數(shù)據(jù)不閉合或矛盾等問題，同時(shí)防止因?yàn)閿?shù)據(jù)格式的差異所造成的數(shù)據(jù)傳輸失敗、解碼出錯(cuò)等問題。保證各部門之間的數(shù)據(jù)共享，提高企業(yè)和各級(jí)部門管理工作的效率。

（二）加強(qiáng)檔案資料的日常更新管理工作。由于檔案資料的類別繁多，檔案管理人員不僅要在資料信息收集和登記時(shí)做好分類排序工作，還需與各部門和人員積極溝通，定期對(duì)企業(yè)人員檔案信息是否發(fā)生變化、工作資料是否進(jìn)行過修改等情況進(jìn)行核實(shí)查證，對(duì)原有信息進(jìn)行及時(shí)更新和完善，確保檔案資料信息的準(zhǔn)確性和可靠性。

（三）重視信息網(wǎng)絡(luò)安全管理工作。企業(yè)管理層要加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)，制定嚴(yán)格的檔案安全管理制度和安全監(jiān)督機(jī)制，定期進(jìn)行檔案信息安全管理檢查，對(duì)檔案信息的使用權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理明確，各類檔案信息的保密級(jí)別，通過開展宣傳講座或培訓(xùn)等形式提升各部門工作人員的安全防范意識(shí)。伴隨信息技術(shù)的進(jìn)步，黑客的竊密技術(shù)以及病毒的隱蔽技術(shù)也在快速發(fā)展，即使企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)已設(shè)置防火墻以及數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)技術(shù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等，仍需實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)檔案信息使用情況，定期升級(jí)和更新網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)技術(shù)，在保障上級(jí)部門和企業(yè)管理部門對(duì)檔案信息利用需求的同時(shí)，高度警惕網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒入侵導(dǎo)致檔案信息丟失或泄密的隱患。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)和人員引進(jìn)。檔案管理人員是檔案管理信息化建設(shè)的重要執(zhí)行者，決定著檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率，是信息化建設(shè)順利進(jìn)行的根本保障。而傳統(tǒng)的工作形勢(shì)下，部分企業(yè)檔案管理部門工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)專業(yè)能力不足，缺乏對(duì)新興技術(shù)知識(shí)及時(shí)更新的敏銳性，因此，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)難以有效推進(jìn)。企業(yè)必須重視檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，合理組建檔案管理人員隊(duì)伍，積極引進(jìn)檔案管理專業(yè)、計(jì)算機(jī)專業(yè)、通信工程專業(yè)等相關(guān)人員。定期開展檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的培訓(xùn)工作，讓管理人員明確重視檔案信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，不斷提高自身計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)，了解信息化技術(shù)的發(fā)展現(xiàn)狀和趨勢(shì)，強(qiáng)化信息安全防范意識(shí)，保障企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的有效推進(jìn)。

四、結(jié)束語

檔案管理工作是企業(yè)管理工作中的重要組成部分，檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性可以作為衡量企業(yè)管理水平的一項(xiàng)重要指標(biāo)。高質(zhì)量的檔案管理工作有助于企業(yè)經(jīng)營者及時(shí)掌握企業(yè)整體運(yùn)營狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營策略，為企業(yè)決策提供支撐依據(jù)，也有利于企業(yè)經(jīng)營成果通過數(shù)據(jù)及時(shí)展示，增強(qiáng)與企業(yè)有關(guān)合作方和地方政府的認(rèn)可度，為企業(yè)的后續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。因此，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于提升現(xiàn)代企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭力發(fā)揮著重要作用。企業(yè)檔案管理工作應(yīng)該結(jié)合自身企業(yè)特點(diǎn)，加快檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，加強(qiáng)信息日常更新管理，重視檔案管理人員培訓(xùn)和信息網(wǎng)絡(luò)安全等方面的工作，為企業(yè)提高管理效率、安全長效發(fā)展提供重要保障。