基于大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息化管理探究

文/威海市城市建設(shè)檔案館 譚淑紅

檔案管理無論是對(duì)管理部門還是檔案部門，都是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、重要的工作。隨著現(xiàn)代化的普及，大數(shù)據(jù)技術(shù)的深入發(fā)展， 給檔案管理帶來了新的發(fā)展機(jī)遇。目前，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的這一新的背景下，我們要深刻了解并意識(shí)到檔案管理的重要作用，以問題為導(dǎo)向，對(duì)檔案管理進(jìn)行不斷優(yōu)化升級(jí)，讓檔案管理在日常工作中盡可能發(fā)揮其自身的積極作用。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理建設(shè)的意義

受大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響，檔案信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢。眾所周知，信息已經(jīng)成了目前推動(dòng)社會(huì)向前發(fā)展的一項(xiàng)重要資源。面對(duì)如今紛繁復(fù)雜、不斷變化的社會(huì)發(fā)展環(huán)境，各個(gè)機(jī)構(gòu)主體不斷收集整理信息資源將其納為己有非常重要。檔案信息作為國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，其價(jià)值舉足輕重。隨著信息化的發(fā)展，很大程度上減輕了管理人員的工作量，大大提高了他們的工作效率和工作質(zhì)量。除此之外，它的發(fā)展為檔案信息的管理安全帶來了有力的保障，增強(qiáng)了檔案信息的實(shí)效性。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案信息化管理工作面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

（一）機(jī)遇。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來為檔案信息化的建設(shè)提供了有力的支撐，帶來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇。隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)的發(fā)展越來越好，檔案資源也越來越豐富化、詳細(xì)化、有效化。數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)快速上升的趨勢，讓數(shù)據(jù)的種類逐漸多元化，結(jié)構(gòu)復(fù)雜化，而數(shù)據(jù)信息的收集與整理也逐漸多樣化，這直接導(dǎo)致檔案信息完全呈現(xiàn)了不同的特點(diǎn)的分別有以下幾點(diǎn)：第一，信息資源相對(duì)增加。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展與成熟，極大程度上降低了信息的存儲(chǔ)成本，讓信息資源呈快速上升趨勢。第二，檔案信息的形式逐漸多樣化。大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息的載體不再是單一的文字，大量音頻、視頻、圖像等的出現(xiàn)讓信息的載體逐漸豐富，而數(shù)據(jù)的類型也日益多樣化。第三，檔案信息價(jià)值密度相對(duì)較小。信息資源不斷增長的同時(shí)，一些有利用價(jià)值的信息數(shù)據(jù)其增長速度會(huì)大幅度下降。因此，對(duì)于信息資源，我們要有選擇性地去收集相關(guān)信息數(shù)據(jù)，不能過度盲目，要用理性的眼光看待信息資源。目前，我國已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)與檔案信息化建設(shè)相互融合的模式，這為檔案管理提供了極大的便利?；ヂ?lián)網(wǎng)不僅能夠讓企業(yè)與企業(yè)、部門與部門之間有效進(jìn)行數(shù)據(jù)連接，還可以實(shí)現(xiàn)兩者之間的檔案建立、交接、流轉(zhuǎn)甚至是保存等各個(gè)環(huán)節(jié)的緊密聯(lián)系與無縫連接，這直接提高了檔案管理工作的效率。

（二）挑戰(zhàn)。檔案信息化管理建設(shè)面臨著前所未有的發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)也存在著極大的挑戰(zhàn)。受大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響，給檔案工作的具體實(shí)施帶來了些許困難。首先，職責(zé)模糊，分工不明確。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，有詳細(xì)的工作流程指標(biāo)。檔案信息都是相關(guān)部門整理后統(tǒng)一移交到檔案室進(jìn)行歸檔處理，職責(zé)明確，分工落實(shí)到個(gè)人，便于工作檢查。然而信息化管理建設(shè)下，檔案室與各個(gè)部門之間缺乏交流，導(dǎo)致工作交接的時(shí)候容易出現(xiàn)失誤且找不到相對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人。其次，檔案信息的收集范圍局限被打破。由于大數(shù)據(jù)時(shí)代比較注重“全過程的記錄”，內(nèi)容比較詳細(xì)，這同檔案信息管理秉承“有用的信息才會(huì)被記錄”觀念相違背。最后，檔案系統(tǒng)功能使用較為保守。之所以保守的原因是針對(duì)檔案系統(tǒng)功能的使用我們目前僅僅局限于檔案的集中歸檔與管理，而對(duì)于數(shù)據(jù)的分析歸納尚未涉及，這也直接導(dǎo)致了對(duì)數(shù)據(jù)的深層次剖析不到位，這是目前檔案信息管理建設(shè)所面臨的最大瓶頸。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理存在的問題

（一）檔案的安全性不足。隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展，信息資源逐步豐富多樣化，信息的傳播速度也非常迅速，這給各行業(yè)的管理工作帶來契機(jī)的同時(shí)也帶來了新的挑戰(zhàn)。一般被我們歸檔的內(nèi)容都是彌足珍貴的資料，且涉及范圍比較寬泛，我們?cè)诮柚髷?shù)據(jù)技術(shù)將紙質(zhì)版的檔案制作成電子版檔案進(jìn)行保存時(shí)，還需要采取相應(yīng)的措施確保檔案存儲(chǔ)的安全性。然而一些單位在管理檔案時(shí)，總是忽視其信息載體安全性。例如，數(shù)據(jù)平臺(tái)上沒有通過安全軟件有效監(jiān)控的電子檔案非常容易遭到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵蝕，甚至?xí)?dǎo)致檔案內(nèi)容的丟失，給相關(guān)部門帶來巨大的損失。迄今為止，盡管還沒有出現(xiàn)過此類事件，也未見到檔案管理部門針對(duì)此類事件的通報(bào)批評(píng)，但是檔案管理的安全性必須是我們工作中重點(diǎn)關(guān)注的一項(xiàng)。

（二）缺少專業(yè)的檔案管理工作人員。在不斷更新的數(shù)據(jù)化時(shí)代背景下，檔案管理的技術(shù)、手段也在不斷更新發(fā)展，這對(duì)工作人員的專業(yè)水平、綜合素質(zhì)有了更高的要求。而就檔案管理工作人員的綜合情況來看，大多數(shù)工作人員受傳統(tǒng)觀念影響頗深，完全掌握不來較為先進(jìn)的管理技術(shù)，業(yè)務(wù)能力低下，甚至一些工作人員在管理檔案和掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)之間存在著一定的脫節(jié)。而在一些檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員中我們發(fā)現(xiàn)，盡管他們管理檔案非常的專業(yè)化，但是對(duì)大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)的掌握完全沒有達(dá)到相應(yīng)要求，甚至還有工作人員綜合素質(zhì)和技術(shù)水平均不達(dá)標(biāo)，這嚴(yán)重威脅了檔案管理工作的質(zhì)量性與可靠性。

（三）缺少科學(xué)的工作制度。管理工作的有效進(jìn)行需要完善的制度為之提供保障。因此，為了確保檔案管理信息建設(shè)的有效性，需要合理科學(xué)管理制度為工作的有序開展提供有力保障。但是一些單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)完全忽略了相關(guān)制度的積極作用，盡管一些單位制定了管理制度，但是其內(nèi)容過于陳舊，同實(shí)際并不符合，相對(duì)來講過于滯后，這給工作也帶來了極其不利的影響，迫使管理工作與大數(shù)據(jù)技術(shù)達(dá)不到有效結(jié)合使其容易出現(xiàn)無序操作等現(xiàn)象，加大了工作量的同時(shí)降低了工作效率，增加了相關(guān)成本，浪費(fèi)了大量資源。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代下提升檔案管理的對(duì)策

（一）構(gòu)建安全管理系統(tǒng)。安全性是有效開展工作的前提條件。建立安全的檔案管理系統(tǒng)，有利于確保檔案管理與服務(wù)的安全性與有效性。此外，我們還需要增強(qiáng)檔案管理的安全意識(shí)，在對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)保護(hù)的同時(shí)，也要適當(dāng)?shù)丶訌?qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全性。安全管理系統(tǒng)化的建設(shè)在一定程度上消除了檔案信息在傳遞過程中所存在的安全隱患，為檔案信息管理工作提供了強(qiáng)有力的支撐。相關(guān)部門要拓寬知識(shí)領(lǐng)域，加強(qiáng)相關(guān)技術(shù)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，要學(xué)會(huì)善于運(yùn)用大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)在保證安全的前提下對(duì)開展的檔案管理工作進(jìn)行有效指導(dǎo)，對(duì)具體的工作加以規(guī)范。例如，可以成立相關(guān)的檢查小組，對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案的管理平臺(tái)定期進(jìn)行安全化的檢查，進(jìn)而有效排查平臺(tái)中可能存在的安全隱患。確保一旦發(fā)現(xiàn)安全隱患，檢查小組能夠及時(shí)有效地處理和解決。

（二）加強(qiáng)大數(shù)據(jù)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。人才的培養(yǎng)對(duì)工作的有效進(jìn)行提供了智力支持。加強(qiáng)大數(shù)據(jù)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，能夠確保檔案管理工作有序進(jìn)行的同時(shí)推動(dòng)檔案管理工作水平“更上一層樓”。為了實(shí)現(xiàn)人才建設(shè)“強(qiáng)”與“優(yōu)”的有效融合，我們需要嚴(yán)格遵照以下幾點(diǎn)：第一，廣泛吸納專業(yè)人士。注重人才的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，積極吸納社會(huì)優(yōu)秀人才，為大數(shù)據(jù)檔案管理工作不斷輸入新鮮血液。第二，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)員工專業(yè)技能的培訓(xùn)，提高自身綜合素養(yǎng)，拓寬其知識(shí)領(lǐng)域，培養(yǎng)他們自主創(chuàng)新意識(shí)。第三，優(yōu)化工作人員內(nèi)部結(jié)構(gòu)。

（三）檔案服務(wù)實(shí)行智能化。檔案服務(wù)實(shí)行智能化，從服務(wù)的角度來看可以有效地提高檔案管理工作的質(zhì)量，盡情發(fā)揮檔案管理人員的積極作用，能夠有效地解決檔案管理中所存在的一系列問題，推動(dòng)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。智能化的推行，它不僅打破了傳統(tǒng)檔案管理的被動(dòng)模式，樹立了主動(dòng)意識(shí)，還能夠確保檔案信息的有效價(jià)值盡可能地發(fā)揮出來。在開展工作時(shí)，可以充分利用云計(jì)算以及智能化等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)有效提升檔案信息管理部門的服務(wù)水平，通過研究分析用戶們的日常行為來了解他們對(duì)信息的需求，從而有針對(duì)性地為廣大用戶們提供更加智能化、一體化的服務(wù)。

（四）轉(zhuǎn)變職責(zé)內(nèi)容與管理重心。傳統(tǒng)的檔案管理工作注重對(duì)實(shí)物載體進(jìn)行保管，在很大程度上忽視了檔案信息遠(yuǎn)程協(xié)作、信息共享、安全操作等方面的關(guān)鍵作用，因此，已經(jīng)無法滿足時(shí)代的要求。對(duì)此，管理人員們需要轉(zhuǎn)變觀念，在管理職責(zé)和重心方面主動(dòng)適應(yīng)。

（五）樹立檔案觀與服務(wù)觀。事物是不斷發(fā)展的。因此，檔案管理工作者不能僅僅關(guān)注過去與現(xiàn)在，要展望未來，與時(shí)俱進(jìn)，不斷地提高自身的專業(yè)知識(shí)與技能，學(xué)會(huì)對(duì)不同類型的檔案問題進(jìn)行有效處理。對(duì)于那些結(jié)構(gòu)不相同的數(shù)據(jù)信息要進(jìn)行科學(xué)規(guī)整，積極構(gòu)建智能化的檔案管理模式，讓檔案信息能夠有序地進(jìn)行存儲(chǔ)與排列，大力提高檔案數(shù)據(jù)管理工作的效率與質(zhì)量。

（六）建立健全檔案管理的各項(xiàng)制度。推動(dòng)檔案管理工作穩(wěn)中向好發(fā)展，需要建立健全檔案管理的各項(xiàng)制度。需要從以下兩方面進(jìn)行考量：第一，實(shí)現(xiàn)制度與技術(shù)的有效結(jié)合。要認(rèn)真研究大數(shù)據(jù)在檔案管理中的具體應(yīng)用與實(shí)現(xiàn)的效果，結(jié)合大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)不斷推動(dòng)工作逐步詳細(xì)化與合理化，從而確保工作制度和大數(shù)據(jù)技術(shù)相融合。第二，落實(shí)大數(shù)據(jù)檔案管理的各項(xiàng)制度。制度的確定需要我們有效地落實(shí)到位，才能保證效果的實(shí)現(xiàn)。還要成立監(jiān)察小組，定期檢查，從根本上確保工作制度的落實(shí)情況。

五、結(jié)語

信息化背景下，提高檔案信息管理建設(shè)已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物。因此，在開展檔案管理工作的進(jìn)程中，要全面樹立檔案觀與服務(wù)觀，適應(yīng)發(fā)展要求，積極轉(zhuǎn)變管理的職責(zé)內(nèi)容與管理重心，致力于打造智能化的檔案服務(wù)模式。積極構(gòu)建安全的管理系統(tǒng)，確保檔案信息的安全性與實(shí)效性。加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，為我國檔案信息管理工作提供智力支持。建立健全相關(guān)的制度建設(shè)，為我國的檔案信息工作提供制度保障。