互聯(lián)網(wǎng)背景下科技檔案信息資源開發(fā)管理研究

文/新疆科技發(fā)展戰(zhàn)略研究院 田雯

隨著現(xiàn)代信息資源的不斷發(fā)展，檔案由于其特有的記錄性而成為信息資源的重要組成部分，而科技檔案信息資源開發(fā)和利用也成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。盡管中國在科技檔案的開發(fā)管理以及理論研究方面取得了一些進(jìn)展，但與發(fā)達(dá)國家相比仍存在很大差距?？萍紮n案信息資源開發(fā)管理仍然存在很多問題，涉及的信息資源開發(fā)工作須進(jìn)一步深化和擴(kuò)大?？萍紮n案信息資源的開發(fā)和管理對于科技創(chuàng)新、科技成果轉(zhuǎn)化、科研項(xiàng)目和科研團(tuán)隊(duì)評估都變得至關(guān)重要。根據(jù)科技檔案的發(fā)展和管理現(xiàn)狀分析存在的問題，提出針對性的管理措施，不僅促進(jìn)中國科技檔案的有效開發(fā)和管理，還能促進(jìn)科技檔案信息資源從靜態(tài)檔案管理向動態(tài)集中利用的轉(zhuǎn)變，有助于實(shí)現(xiàn)科技檔案的價值最大化，推動科技創(chuàng)新與經(jīng)濟(jì)建設(shè)。同時，科技檔案信息資源的開發(fā)和管理規(guī)范了科技檔案之間的聯(lián)系，形成了完善的管理制度，為科技檔案工作提供了參考依據(jù)，確保了科技檔案的在信息資源中的順利發(fā)展。

一、相關(guān)理論研究

（一）科技檔案概念?！稒n案學(xué)詞典》對科技檔案的定義如下：科技檔案是由機(jī)構(gòu)、團(tuán)體、單位或個人在科學(xué)技術(shù)活動中形成的信息載體，并用作組織和維護(hù)記錄的歷史信息。直接記錄和反映科學(xué)技術(shù)信息的檔案，以備將來參考。根據(jù)學(xué)者姚剛和陳云偉的說法，這是信息和知識的重要來源?？萍紮n案是指國家和社會直接存儲的關(guān)于科學(xué)技術(shù)的文件和檔案材料。科技檔案的原始記錄以多種格式提供，包括計(jì)算數(shù)據(jù)、圖形、圖表、照片、視頻和電子文件?？萍紮n案包含大量有價值和技術(shù)性的信息，這些信息是已知的，可靠的和有效的。

（二）科技檔案特點(diǎn)?？萍紮n案是具有一般特征（社會性、歷史性、真實(shí)性、原始性）的一大類檔案。同時，與其他檔案相比，科技檔案又具有許多不同的特征。具體來說，它具有以下特征：1.專業(yè)性?？萍紮n案與其他類型的檔案最不同的特點(diǎn)是專業(yè)性。科技活動是由科技工作者作為生產(chǎn)者產(chǎn)生的，具有一定的專業(yè)化水平。與科學(xué)技術(shù)生產(chǎn)活動有關(guān)的科技檔案作為科學(xué)技術(shù)生產(chǎn)活動的原始記錄也一定是在各個行業(yè)中科技領(lǐng)域中形成，它們是相應(yīng)專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域的記錄和產(chǎn)品。2.完整性?？萍紮n案的完整性取決于科學(xué)技術(shù)生產(chǎn)活動的性質(zhì)，意味著所有科學(xué)技術(shù)的生產(chǎn)活動都涵蓋了科研項(xiàng)目的全過程（工程項(xiàng)目、研究主題、樣品產(chǎn)品等），這個過程產(chǎn)生了許多相關(guān)的科技信息。由此形成的科技檔案反映了整個過程以及科學(xué)技術(shù)生產(chǎn)活動的結(jié)果。3.多樣性。在各種檔案中，科技檔案的類型最為多樣化，復(fù)雜和獨(dú)特。科技檔案的多樣性取決于組成科技檔案的領(lǐng)域的多樣性?？茖W(xué)技術(shù)生產(chǎn)活動的多種專業(yè)性質(zhì)產(chǎn)生出各種與科學(xué)技術(shù)、生產(chǎn)實(shí)踐相關(guān)的檔案?？萍紮n案中記錄的科學(xué)技術(shù)生產(chǎn)活動的內(nèi)容多種多樣，并且在整個過程中捕獲的不同類型材料的技術(shù)內(nèi)容和資源。4.現(xiàn)實(shí)性?，F(xiàn)實(shí)性意味著科技檔案即使在完成歸檔后仍具有強(qiáng)大的現(xiàn)行作用，科技檔案的產(chǎn)生貫穿了科技研發(fā)、生產(chǎn)活動的全過程，由于科技生產(chǎn)活動的長期性、持續(xù)性以及不同時期對科技檔案標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)定不同，因此，即使歸檔后，科技檔案也會因研發(fā)活動的不斷發(fā)展而需要擴(kuò)充并完善科技檔案內(nèi)容?？萍紮n案資源開發(fā)的本質(zhì)是使檔案信息與科技生產(chǎn)活動緊密相關(guān)，促進(jìn)科技檔案的開發(fā)利用以及持續(xù)發(fā)展。

二、科技檔案信息資源開發(fā)管理的必要性

科技檔案是原始記錄，直接描述和反映科學(xué)技術(shù)和生產(chǎn)活動?？萍紮n案對于社會主義現(xiàn)代化具有不可替代的重要性。它們不僅促進(jìn)科學(xué)技術(shù)發(fā)展和提高生產(chǎn)力，而且具有長期的歷史研究價值?？萍紮n案信息資源開發(fā)管理是通過特定的技術(shù)和方法對科技檔案有形資源的數(shù)字化處理過程。

（一）實(shí)現(xiàn)科技檔案價值的要求。科技檔案信息資源開發(fā)管理的最終目的在于利用信息技術(shù)提高高效的科技檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，更好地利用科技檔案為社會服務(wù)。只有通過檔案信息資源開發(fā)和管理，科技檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮科技檔案的作用，創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)和社會價值。相反，僅存檔和管理科學(xué)技術(shù)存檔，沒有對科技檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)和利用，實(shí)際是浪費(fèi)了人力、物力和財(cái)力，給經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展造成重大損失。為了認(rèn)識科技檔案的價值，必須充分開發(fā)和利用科技檔案資源。

（二）社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要。科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。科技檔案擁有許多科技成果，研究方法和經(jīng)驗(yàn)，而開發(fā)利用科技檔案中的有價值信息可以將科技成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。因此，科技檔案的開發(fā)和利用是提高科技水平的重要保障。當(dāng)前，科技檔案工作的核心任務(wù)是開發(fā)和管理科技檔案的信息資源。為社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供技術(shù)服務(wù)，主要體現(xiàn)在科技檔案的再利用，避免科技創(chuàng)新中不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，提高技術(shù)可行性和科技檔案的資源功能，充分利用經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用，為將來科學(xué)創(chuàng)新提供參考，為社會提供資源優(yōu)勢。

（三）信息披露要求。隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展，信息公開對于維持社會穩(wěn)定和滿足人們的知情權(quán)已變得越來越重要。實(shí)施科技檔案信息資源公開對于政府的信息公開至關(guān)重要。它賦予公民獲得更公開和透明的政府信息的權(quán)利。這就要求檔案部門要適應(yīng)新的形勢和發(fā)展，著力開發(fā)與共享科技檔案信息資源，滿足科技檔案服務(wù)對象的需求?？萍紮n案收集重要的知識和信息，具有巨大的潛在經(jīng)濟(jì)價值。因此，應(yīng)該有效地開發(fā)和開放與社會組織和個人的利益不沖突的科技檔案，以實(shí)現(xiàn)科技檔案的價值交換和信息資源的利用，使科技價值最大化。

三、科技檔案信息資源開發(fā)管理問題分析

經(jīng)過50多年的發(fā)展，科技檔案的開發(fā)與管理已取得了很大的進(jìn)步，但是科技檔案的碎片化和非系統(tǒng)性嚴(yán)重限制了現(xiàn)有科技檔案的利用。目前，科技檔案信息資源開發(fā)管理仍然存在不少問題。

（一）科技檔案信息資源整合少。盡管科技檔案管理的概念已經(jīng)相對普及，但是在科技檔案的開發(fā)中仍出現(xiàn)了許多問題。換句話說，隨著科研、生產(chǎn)活動的不斷擴(kuò)大，科技檔案的數(shù)量和內(nèi)容相應(yīng)增加，科技檔案的形成和存儲也越來越分散，有些科研部門形成的檔案僅保存在個人手里，檔案分散難以集中管理，有些科研部門建立的科技檔案不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，內(nèi)容不全面，難以形成整套完整系統(tǒng)的科技檔案。這些因素對于科技檔案的開發(fā)和利用危害極大，為了有效地整合和利用科技檔案，已經(jīng)成立了專門的科技檔案管理部門，對科技檔案進(jìn)行集中管理，必須及時進(jìn)行科技檔案的正確維護(hù)。

（二）缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。盡管一些檔案管理部門已經(jīng)制定了科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，但是一些擁有相對成熟管理經(jīng)驗(yàn)的科技檔案管理行業(yè)也制定了自己的行業(yè)科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。從檔案管理的角度來看，這些規(guī)范都是分散的。根據(jù)不同檔案管理部門的實(shí)際情況來制定，沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，各個部門自行其是，用行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)代替國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。很多科研單位尚未針對該單位制定檔案管理規(guī)范。因此，國家科技檔案管理規(guī)定僅對科學(xué)檔案進(jìn)行了定義和分類，在行政管理和指導(dǎo)中并未發(fā)揮重要作用。這給跨界和跨部門科技檔案管理帶來了一定困難。同時，由于缺乏管理標(biāo)準(zhǔn)，不可能形成有效的科技檔案管理集中的系統(tǒng)平臺，目前建立的科技檔案管理系統(tǒng)平臺只能在同一部門之間或在同一行業(yè)之間運(yùn)行，阻礙了科技檔案的發(fā)展與管理。

（三）科技檔案信息資源數(shù)字化創(chuàng)新不足。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字資源與科技檔案的傳統(tǒng)信息資源相比越來越受到關(guān)注。傳播信息交換的主要形式逐漸被資源數(shù)字化所取代?？萍紮n案信息的管理形式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)共享機(jī)制的要求?？萍紮n案信息資源的數(shù)字化創(chuàng)新已成為建設(shè)科技檔案信息資源的一個非常有吸引力的新趨勢。因此，我們需要加強(qiáng)科技檔案中信息資源的數(shù)字化建設(shè)，并在創(chuàng)新上取得新的突破。

（四）科技檔案信息資源利用率低。目前，科技檔案的建立和管理已經(jīng)存在了數(shù)十年，但科技檔案信息資源利用現(xiàn)狀并不理想。相同或相近的科研項(xiàng)目重復(fù)立項(xiàng)，沒有對之前立項(xiàng)歸檔的文件進(jìn)行查詢或利用已有的檔案信息為新的科研活動提供服務(wù)，科技檔案大多束之高閣。無法為科技管理部門的決策和發(fā)展提供良好的參考。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)不能滿足網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下科技檔案信息資源開發(fā)管理要求。

四、數(shù)字環(huán)境下科技檔案信息資源開發(fā)方法

（一）完善科技檔案政策法規(guī)。科技信息資源開發(fā)和管理的目的、環(huán)境和模式不是一成不變的，必須保證科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范在法律法規(guī)和政治制度層面的全面運(yùn)行。因此，有必要制定一系列針對科技檔案管理的多層次、系統(tǒng)并具體的政策法規(guī)，對科技檔案進(jìn)行宏觀層面和微觀層面分類，為了統(tǒng)一科技檔案標(biāo)準(zhǔn)，信息公開準(zhǔn)則，知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)準(zhǔn)則以及其他科技檔案準(zhǔn)則和規(guī)章，國家必須盡快制定相關(guān)法規(guī)并集中指導(dǎo)，保證各行業(yè)各部門間政策統(tǒng)一性，強(qiáng)調(diào)與檔案管理部門的溝通與協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)不同行業(yè)與所有者單位之間的科技資源信息活動，促進(jìn)科技檔案的整合、交流和發(fā)展，加強(qiáng)科技檔案以及基于法律和經(jīng)濟(jì)手段的科技檔案管理方法。嚴(yán)格執(zhí)行科技檔案政策法規(guī)，科技檔案可以從分布式存儲轉(zhuǎn)移到中央存儲，從而確保了科技檔案的完整及時歸檔，以統(tǒng)一的方式開發(fā)和管理科技檔案信息資源。

（二）運(yùn)用現(xiàn)代跟蹤信息技術(shù)。在國家檔案管理部門的統(tǒng)一計(jì)劃和組織下，運(yùn)用現(xiàn)代跟蹤信息技術(shù)開發(fā)管理科技檔案信息資源，可以有效提高科技檔案管理效率，最新的信息處理集中在計(jì)算機(jī)技術(shù)上，它可以加速檔案管理的現(xiàn)代化和利用率?？萍紮n案的作用是使用數(shù)字手段和方法來創(chuàng)建科技檔案資源庫，適當(dāng)?shù)亟M織科技檔案資源。使用智能搜索技術(shù)來促進(jìn)科技檔案的在線使用，并使用信息服務(wù)技術(shù)和方法從單一來源獲得科學(xué)技術(shù)文獻(xiàn)?？萍紮n案信息資源平臺已成為科技檔案綜合部門的中心，這有助于消除信息搜索和傳遞的障礙，最大程度利用相關(guān)部門的科技檔案中的信息資源。檔案管理部門可以將科技檔案的信息資源平臺用作技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施平臺的子系統(tǒng)。選擇現(xiàn)有的科技檔案信息資源進(jìn)行特定領(lǐng)域的數(shù)字化發(fā)展，帶動科技檔案信息平臺的發(fā)展，整合研究院所、高校開展學(xué)術(shù)研究檔案，實(shí)行集中管理和發(fā)展，形成完整的數(shù)據(jù)庫，整合科技檔案信息資源，根據(jù)科技生產(chǎn)活動的需求，提供科技成果轉(zhuǎn)化服務(wù)等，對不同行業(yè)、不同類型資源和其他類型技術(shù)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行信息整合和管理有助于科技檔案的開發(fā)利用?？萍紮n案信息平臺的建立，逐步為科技檔案信息資源的統(tǒng)一和規(guī)范奠定了實(shí)踐基礎(chǔ)。

（三）科技檔案的數(shù)據(jù)資源開發(fā)。在互聯(lián)網(wǎng)時代，已建立的科技檔案網(wǎng)站正試圖提供共享存檔資源的平臺，與其他信息來源一樣，互聯(lián)網(wǎng)上傳播和檔案共享必須符合通用和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)據(jù)資源是關(guān)于科技檔案的原始數(shù)據(jù)資源，數(shù)據(jù)資源的最基本目的是管理、查詢、讀取和共享數(shù)據(jù)，這是數(shù)據(jù)資源系統(tǒng)，可提供有關(guān)科技檔案的描述性信息，并構(gòu)成管理、訪問和使用科學(xué)科技檔案的基礎(chǔ)。用于科學(xué)檔案的已編譯數(shù)據(jù)資源可以描述用于以任何格式組織科學(xué)檔案的規(guī)則的集合。

科技檔案的數(shù)據(jù)資源格式可以使用現(xiàn)有格式，特別是電子檔案的描述標(biāo)準(zhǔn)。如果存在可以保證科技檔案的數(shù)據(jù)資源格式的數(shù)據(jù)質(zhì)量和搜索結(jié)果的格式，則在原始格式的基礎(chǔ)上整合科技檔案所需的格式，以實(shí)現(xiàn)個性化和多樣化。簡而言之，在數(shù)字環(huán)境中，合理地使用數(shù)據(jù)資源來索引和分類，有助于查詢、閱讀、交換和共享科技檔案信息，從而交換科技檔案，互聯(lián)網(wǎng)平臺的科技檔案發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）利用網(wǎng)格技術(shù)開發(fā)科技檔案。利用網(wǎng)格技術(shù)開發(fā)科技檔案，信息資源分布在每個網(wǎng)格節(jié)點(diǎn)上，用戶無法研究和使用。因此，科技檔案網(wǎng)格門戶和科技檔案信息資源平臺可以無縫連接到科技檔案和用戶。使用網(wǎng)格技術(shù)創(chuàng)建的科技檔案信息平臺基于存儲在網(wǎng)格中的大型科技檔案，并使用門戶技術(shù)使用戶能夠訪問所有必要的數(shù)據(jù)資源，為用戶提供統(tǒng)一的搜索渠道，一站式消除了用戶不必要且效率低下的搜索過程。用戶可以輕松地在平臺上進(jìn)行深入的分析，并使用網(wǎng)格來確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。該平臺使用統(tǒng)一的接口來連接這些科技檔案信息資源，并使用多種協(xié)議來連接同質(zhì)和異質(zhì)數(shù)據(jù)。先進(jìn)而快捷的分析可以降低不同類型信息的技術(shù)復(fù)雜性，并提高瀏覽和檢索網(wǎng)格資源的速度。用戶可以通過網(wǎng)格技術(shù)無障礙地使用網(wǎng)格中的所有科學(xué)資源，減少盲目搜索和查詢的時間，并改善對科技檔案中信息的訪問和使用。另外，還可以通過網(wǎng)絡(luò)在工作環(huán)境中同時顯示數(shù)據(jù)，使歸檔部門可以實(shí)時查看而不必?fù)?dān)心出現(xiàn)資源重復(fù)等錯誤。一方面，在科技檔案的發(fā)展中利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以有效地實(shí)現(xiàn)科技檔案的長期存儲和信息資源的廣泛交換；另一方面，也可為共享科技檔案中的信息資源創(chuàng)造良好的技術(shù)環(huán)境。

五、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和科研水平的提高，科技檔案的價值日益重要。數(shù)字、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和其他相關(guān)技術(shù)的發(fā)展也為科技檔案信息資源開發(fā)管理提供了可靠的技術(shù)支持。本文根據(jù)科技檔案開發(fā)管理的需求和可行性，研究了我國科技檔案信息資源開發(fā)管理的現(xiàn)狀，分析了科技檔案發(fā)展與管理中存在的問題和影響因素，并就利用數(shù)字化技術(shù)優(yōu)化科技檔案信息資源開發(fā)和利用提出了可行性建議。