建設(shè)工程檔案的質(zhì)量控制與創(chuàng)新機(jī)制研究

文/中建鐵投集團(tuán)發(fā)展公司 齊蕊

一、建筑工程檔案的特點(diǎn)、基本內(nèi)容與重要作用

（一）建設(shè)工程檔案是各種建筑物、構(gòu)建物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和改建、維修活動(dòng)中形成的不同類型和載體的文件材料。建設(shè)工程檔案主要有四個(gè)方面的特點(diǎn)：1.專業(yè)性特點(diǎn)。建設(shè)工程檔案的專業(yè)性主要指的是形成領(lǐng)域的專業(yè)性和內(nèi)容的專業(yè)性兩方面。工程檔案的專業(yè)性特點(diǎn)使它和其他專門檔案區(qū)別開(kāi)來(lái)，比如，工程檔案的整理分類及檔案部門的組建，都是要以工程檔案的專業(yè)性作為基礎(chǔ)的。2.成套性特點(diǎn)。建設(shè)工程的特點(diǎn)是工程項(xiàng)目成套。所有建設(shè)工程，都是以工程項(xiàng)目為單元進(jìn)行建設(shè)的，因此形成的工程建設(shè)檔案就圍繞項(xiàng)目構(gòu)成一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體，其成套性的特點(diǎn)尤為突出。3.多樣性特點(diǎn)。工程檔案的來(lái)源較為廣泛，凡是進(jìn)行生產(chǎn)活動(dòng)的企事業(yè)單位、科研院所、小型工廠都可以形成建設(shè)工程檔案，工程檔案的多樣性特點(diǎn)對(duì)工程檔案管理提出更高要求，需要采取科學(xué)化規(guī)范化管理手段和方法。4.現(xiàn)行效用性。工程檔案不同于文書(shū)檔案一旦完成歸檔后就失去現(xiàn)行效用，工程檔案立卷歸檔后仍處于現(xiàn)行活躍期，比如，設(shè)計(jì)單位歸檔的底圖和藍(lán)圖與生產(chǎn)單位的材料是設(shè)計(jì)、使用以及維修不可或缺的依據(jù)和憑證。工程檔案的現(xiàn)實(shí)效用性特點(diǎn)使其管理也較為特殊，眾所周知，文書(shū)檔案一經(jīng)歸檔不能更改，而工程檔案歸檔后，當(dāng)一個(gè)工程的功能、結(jié)構(gòu)、消防等發(fā)生變化時(shí)，工程檔案也要隨之更改或補(bǔ)充，保證工程檔案的準(zhǔn)確性。

（二）建設(shè)工程檔案一般按內(nèi)容分為工程規(guī)劃與設(shè)計(jì)檔案、施工檔案、竣工檔案等。具體包括以下幾方面的主要內(nèi)容：1.前期準(zhǔn)備階段形成的文件。包括上級(jí)部門批準(zhǔn)的可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目任務(wù)書(shū)、工程設(shè)計(jì)選址情況、基建規(guī)劃、上級(jí)批復(fù)、相關(guān)的招投標(biāo)文件、合同及協(xié)議等。2.設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的文件。初步設(shè)計(jì)、改擴(kuò)建文件、工程施工圖設(shè)計(jì)說(shuō)明、設(shè)計(jì)文件以及預(yù)算文件等。3.施工過(guò)程中形成的文件。一般包括能夠真實(shí)記錄和反映施工情況的內(nèi)容文件，例如，施工準(zhǔn)備和驗(yàn)收文件、總結(jié)性文件等。4.竣工時(shí)期形成的文件。一般包括工程竣工驗(yàn)收合格證書(shū)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和驗(yàn)收證明、工程竣工圖、工程決算書(shū)以及竣工驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要等。5.后期運(yùn)營(yíng)和管理階段形成的文件。一般包括工程竣工后投入使用過(guò)程中改擴(kuò)建、維修等形成的文件。

（三）建設(shè)工程檔案的重要作用和重要意義。1.工程檔案為工程竣工驗(yàn)收提供重要保障和有力支撐。工程檔案能夠?qū)⑹┕ふ麄€(gè)過(guò)程客觀、真實(shí)而完整地呈現(xiàn)出來(lái)，與工程質(zhì)量檢查、監(jiān)督、評(píng)定息息相關(guān)，工程竣工之際，質(zhì)量監(jiān)督部門通過(guò)翻閱查找工程檔案，有利于質(zhì)量監(jiān)控，充分了解工程實(shí)際質(zhì)量，讓檔案質(zhì)量與實(shí)際工程無(wú)縫連接，為工程竣工驗(yàn)收提供重要保障和有力支撐。2.工程檔案為后期的基建維修、技術(shù)改造提供翔實(shí)的可靠憑證。

工程項(xiàng)目有一定的可變性，工程后期運(yùn)營(yíng)使用和管理過(guò)程中經(jīng)常會(huì)涉及基建維修、改擴(kuò)建、技術(shù)改造等情況，工程檔案如實(shí)記載工程中的真實(shí)情況，為基建維修、技術(shù)改造等提供翔實(shí)可靠的憑據(jù)，確保企業(yè)各項(xiàng)工作有序地開(kāi)展。

二、建設(shè)工程檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題剖析

（一）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，規(guī)章制度不健全。很多企業(yè)認(rèn)為工程檔案不能創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，一味地重視工程建設(shè)，而忽視工程檔案的重要性，對(duì)檔案部門的資金投入不足，導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，軟硬件水平不高，使得“巧婦難為無(wú)米之炊”的現(xiàn)象凸顯。另外，也沒(méi)有真正制定和落實(shí)相關(guān)的檔案管理制度，并未將檔案管理工作納入單位工作的日程中，這必然阻礙企業(yè)發(fā)展的步伐。

（二）工程檔案管理分散化，存在各部門“各自為政”的現(xiàn)象。工程檔案是比較系統(tǒng)、周期長(zhǎng)的艱巨工程，有些單位在建設(shè)過(guò)程中管理無(wú)序、混亂，比如由于工程檔案的形成部門和流轉(zhuǎn)部門都不相同導(dǎo)致工程檔案的存檔混亂，分散在公司的企業(yè)管理部、人事部門、財(cái)務(wù)處或者個(gè)人手中。存檔材料沒(méi)有按照工程檔案質(zhì)量驗(yàn)收程序和標(biāo)準(zhǔn)，不齊全不完整，檔案質(zhì)量較差，竣工圖的編制達(dá)不到規(guī)范要求，圖片不清晰等。

（三）工程檔案數(shù)字化管理和信息化水平滯后。據(jù)了解，當(dāng)前，很多單位工程檔案都是紙質(zhì)化存儲(chǔ)方式，整理方式還是以傳統(tǒng)的手工操作為主，有些單位雖然實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案目錄級(jí)錄入與檢索，但并未實(shí)現(xiàn)全文級(jí)的電子化管理，檔案的現(xiàn)代化管理水平有待提高。

（四）工程檔案管理者意識(shí)和管理水平欠缺。很多單位沒(méi)有配備工程檔案專職檔案管理員，而是兼職檔案管理者，甚至是臨時(shí)“抱佛腳”借調(diào)人員完成檔案歸檔工作，檔案管理者缺少相關(guān)的檔案學(xué)科知識(shí)，導(dǎo)致工程檔案管理水平和效率低下。

三、建設(shè)工程檔案管理的創(chuàng)新機(jī)制、路徑與策略

（一）強(qiáng)化提高站位意識(shí)，夯實(shí)制度和經(jīng)費(fèi)保障。首先，摒棄傳統(tǒng)的固化思維，樹(shù)立正確的思想意識(shí)，圍繞新時(shí)期檔案工作的新要求，本著“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的檔案管理原則，遵照《檔案法》《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》以及《建筑工程資料管理規(guī)程》制定和完善本單位工程檔案管理規(guī)章制度，并將規(guī)章制度落到實(shí)處，使歸檔文件質(zhì)量符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，做到擲地有聲，確保檔案資料的收集、整理、歸檔、移交、查閱、借出都有明確手續(xù)。其次，遵循電子文件的生命周期理論，將工程檔案管理工作前置，實(shí)行前端控制原則，即從一個(gè)項(xiàng)目的立項(xiàng)就做好把控，其中涉及各類合格證書(shū)、檢測(cè)報(bào)告以及施工中的技術(shù)方法、監(jiān)理檔案等都要全部搜集，將檔案收集、整理、立卷、歸檔等業(yè)務(wù)流程貫穿整個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程。最后，領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，保障項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)和資金的充足。另外，積極做好宣傳工作，增強(qiáng)檔案管理者和相關(guān)責(zé)任者的責(zé)任意識(shí)，最大程度上實(shí)現(xiàn)工程檔案的價(jià)值，推動(dòng)工程事業(yè)順利發(fā)展。

（二）提高工程檔案數(shù)字化水平和信息化水平。過(guò)去很長(zhǎng)一段時(shí)間，建設(shè)工程檔案以大量紙質(zhì)載體形式存在，大多是手工整理模式，這不僅給檔案管理者帶來(lái)繁重的壓力，也阻礙了檔案數(shù)字化與信息化的水平。伴隨新型信息技術(shù)快速發(fā)展，特別是近年來(lái)檔案學(xué)者紛紛提出單軌制數(shù)字轉(zhuǎn)型政策，催生了大量的電子工程文件，必須要轉(zhuǎn)變管理方式，工程檔案的數(shù)字化和信息化是工程檔案現(xiàn)代化管理的必然趨勢(shì)，也為無(wú)紙化辦公與OA系統(tǒng)的無(wú)縫鏈接創(chuàng)造條件。開(kāi)發(fā)和構(gòu)建工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，與網(wǎng)絡(luò)信息部門通力配合，開(kāi)發(fā)工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，完成綜合類和竣工圖檔案的數(shù)字化掃描，逐步完善工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)涵蓋對(duì)工程檔案在線收集、整理、歸檔、在線咨詢、服務(wù)與利用等多種功能，逐步實(shí)現(xiàn)增量檔案數(shù)字化和存量檔案數(shù)字化，使不同載體形式的檔案信息得到轉(zhuǎn)換與再現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)工程檔案信息資源的共建共享。

（三）不斷開(kāi)發(fā)整合工程檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)工程檔案信息共建共享。1.工程檔案信息數(shù)字化的最終目的和最終歸宿是實(shí)現(xiàn)用戶滿意的檔案信息社會(huì)化服務(wù)。隨著信息技術(shù)的崛起，在工程檔案管理中嵌入新型信息技術(shù)，利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、知識(shí)管理等新型技術(shù)深入開(kāi)發(fā)、挖掘工程檔案館藏資源，并通過(guò)整合公司檔案資源，建立豐富多樣的工程檔案資源，通過(guò)系統(tǒng)化的服務(wù)模式設(shè)計(jì)，不斷擴(kuò)大工程檔案信息的存儲(chǔ)量，做到快速響應(yīng)，在最短的時(shí)間內(nèi)為企業(yè)爭(zhēng)取最大的經(jīng)濟(jì)效益，將成為企業(yè)發(fā)展、行業(yè)發(fā)展中的制勝關(guān)鍵。2.突破信息壁壘，打通信息孤島。建立基于大數(shù)據(jù)的工程檔案信息資源共建共享平臺(tái)，并利用云計(jì)算、區(qū)塊鏈等新型技術(shù)有效挖掘潛在的工程檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)工程檔案電子信息資源的高效開(kāi)發(fā)與利用，做好線上與線下的無(wú)縫對(duì)接，融合協(xié)同管理，不斷提升工程檔案的利用率。

另外，電子工程檔案的安全保障問(wèn)題是在工程檔案管理過(guò)程中面臨的難題。為此，為了確保電子文件的真實(shí)性和可靠性，我們應(yīng)該積極呼吁出臺(tái)相關(guān)法律法規(guī)，實(shí)行電子文件前置管理，提倡提前介入，并對(duì)其真實(shí)性進(jìn)行公證，維護(hù)其法律效力。也可以借助網(wǎng)絡(luò)中心的技術(shù)設(shè)備為輔助力量，與網(wǎng)絡(luò)中心積極配合，多方溝通，一旦出現(xiàn)法律紛爭(zhēng)的時(shí)候，想辦法得到網(wǎng)絡(luò)中心的支持，網(wǎng)絡(luò)中心儲(chǔ)備的電子文件是最有資格和證據(jù)效力的。

（四）切實(shí)提升工程檔案人才隊(duì)伍素質(zhì)。信息時(shí)代對(duì)工程檔案管理提出更高的要求和挑戰(zhàn)，因此必須切實(shí)提高檔案管理者梯隊(duì)建設(shè)，打造一批懂專業(yè)、高素質(zhì)、具有創(chuàng)新精神的檔案人才隊(duì)伍。

首先，保證工程檔案管理者相對(duì)穩(wěn)定，注重高級(jí)、中級(jí)和初級(jí)人才的合理結(jié)構(gòu)配備。另外，由于工程檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性，開(kāi)發(fā)工程檔案信息資源必須對(duì)工程專業(yè)技術(shù)深入了解，為此大中型企業(yè)工程檔案部門應(yīng)吸納一定比例的干部加入，發(fā)揮其作為工程檔案信息研究開(kāi)發(fā)的骨干作用和引領(lǐng)作用。

其次，定期組織對(duì)工程檔案工作者的教育培訓(xùn)。教育培訓(xùn)可以采取通過(guò)參加省市檔案局的繼續(xù)教育培訓(xùn)、網(wǎng)上答題、邀請(qǐng)檔案專家蒞臨講座等多層次、多渠道的方式進(jìn)行，培訓(xùn)后，定期對(duì)檔案人員考核，將考核指標(biāo)與年終的績(jī)效考核掛鉤，提高工程檔案的效率，從而推動(dòng)工程事業(yè)的健康順利發(fā)展。