淺談高校學(xué)院行政管理人員工作現(xiàn)狀與對策

文/四川大學(xué)高分子研究所高分子材料工程國家重點實驗室 王迪 范敏敏 唐艷 張聰

校、院兩級管理是高校普遍的管理模式，學(xué)院行政辦公室是學(xué)校的基礎(chǔ)管理和綜合辦事機構(gòu)，主要工作就是教學(xué)、科研、實驗技術(shù)的輔助管理和行政服務(wù)等，同時也是學(xué)校、學(xué)院和學(xué)生聯(lián)系的紐帶。隨著高校的不斷發(fā)展進(jìn)步，管理人員面對的服務(wù)對象、工作量也在逐漸增多，基層行政人員的地位低、待遇低、職稱低，行政人員現(xiàn)面臨的問題也逐漸凸顯。本文將通過對管理人員工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出相對應(yīng)的解決措施。

一、努力工作卻依然無法讓服務(wù)對象滿意

這是大部分行政管理人員所面臨的問題，工作時間長，工作任務(wù)多，但卻依然沒有得到良好的評價，甚至還會有各種不好的評價產(chǎn)生，造成這種情況有以下幾種原因：1.做的事情和老師的需求無關(guān)；2.能力不足或者因崗位限制，導(dǎo)致了處理事情的結(jié)果并沒有達(dá)到老師的預(yù)期；3.工作效率低下，處理問題花費了太長的時間，服務(wù)對象很可能自己已經(jīng)解決了相關(guān)問題，然后才收到辦公室給出的反饋結(jié)果，給老師和學(xué)生留下了辦事拖沓的印象；4.行政管理崗的核心是為學(xué)校師生提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，如果懶散或消極應(yīng)對服務(wù)對象的訴求，沒有給予基本的尊重和禮貌，會大大降低老師的信任度，造成不良影響；5.答應(yīng)了的事情沒有兌現(xiàn)或者忘記做，導(dǎo)致了服務(wù)對象的不滿。

二、管理范圍廣、內(nèi)容多管理人員壓力大

辦公室行政管理人員涉及的工作內(nèi)容較多且具體，主要包括以下一些內(nèi)容：人事管理和財務(wù)報賬工作、博士和碩士研究生招生培養(yǎng)及學(xué)籍管理工作、科研項目申報運營管理工作、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)工作、實驗室消防安全宣傳教育、各類制度建設(shè)、后勤維修保障等諸多內(nèi)容，涉及范圍廣、內(nèi)容多。從學(xué)院人員配備情況來看，辦公室一般配有1～2名行政管理人員，由于管理類事務(wù)工作相對瑣碎繁雜，需投入大量精力及時間，在保證工作按時按質(zhì)完成的同時，也要保證工作要面面俱到，從而給工作人員增加了不少壓力，也造成了工作效率低下、不能按時完成工作等情況的出現(xiàn)，除此之外，現(xiàn)階段大部分學(xué)校的人事政策、薪酬制度、人際關(guān)系、家庭生活等也是造成管理人員壓力增加的原因，這對學(xué)院管理人員的心理素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了較高的要求。

三、工作多年，晉升無望，工作積極性日漸下降

近年來，行政管理人員的待遇較以前有所提升，但發(fā)展前景仍不明朗。高校以往“重教學(xué)科研，輕管理”的做法深入人心，高校教學(xué)科研崗的老師收入與職稱掛鉤，反觀行政管理人員，由于工作性質(zhì)的原因，即使工作多年，也很難有實質(zhì)性的成果和業(yè)績，不能滿足晉升的必備條件，工資水平常年不變，使得高校的教學(xué)科研人員與行政管理人員收入差距拉大，且隨著時間的推移，收入的不平衡也會導(dǎo)致行政管理人員產(chǎn)生很多負(fù)面情緒，降低了工作積極性，影響工作正常開展，長此以往，不利于學(xué)院和學(xué)校的發(fā)展。

四、千篇一律的工作內(nèi)容，“坐班制”的工作性質(zhì)，缺少學(xué)習(xí)機會，導(dǎo)致工作缺乏創(chuàng)新性

隨著國內(nèi)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，國內(nèi)各個高校對行政辦公室加快推進(jìn)現(xiàn)代化、信息化的要求不斷提高，網(wǎng)絡(luò)信息管理成為了建設(shè)的重點方向之一。學(xué)校通過建立龐大的信息管理系統(tǒng)，希望通過信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)辦公“自動化”“智能化”，減少辦公流程，提高辦公效率，規(guī)范辦公室管理，但是“坐班制”的工作性質(zhì)，使得行政管理人員沒有足夠的時間去學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)，部分老師也只是學(xué)到了一些基礎(chǔ)應(yīng)用技術(shù)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到學(xué)校預(yù)期的效果，導(dǎo)致了部分管理人員不能適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)在工作崗位中的應(yīng)用，不能熟練運用各種辦公軟件以及網(wǎng)絡(luò)信息平臺和管理系統(tǒng)，反而降低了工作效率，在后面的工作中，逐步被取代或者換崗。另外雖然隨著我國國際化的發(fā)展趨勢越來越明顯，高校也越來越重視與國內(nèi)外大學(xué)的各類學(xué)術(shù)交流活動，同時對于國內(nèi)外優(yōu)秀青年學(xué)者，國家在政策和財政上都給予了很大的支持和幫助，鼓勵教學(xué)科研人員積極參加國內(nèi)外學(xué)術(shù)交流、中短期相互訪問等各類學(xué)術(shù)活動，反觀行政管理人員辦公技能水平的提高和改善沒有引起學(xué)校足夠的重視，也沒有給予必要的支持，造成了行政管理人員的自身知識和素質(zhì)水平提升受限，一直沿用舊方式、老模式的工作方式辦公，與“現(xiàn)代化辦公”理念越來越遠(yuǎn)，一成不變的工作和老舊的工作方式，使得行政管理人員在工作上嚴(yán)重缺乏創(chuàng)新能力。

五、改善高校行政管理人員現(xiàn)狀對策

首先，行政管理人員需要面對眾多老師學(xué)生，遇到的問題也是多種多樣，如果用統(tǒng)一不變的處理方式來解決不同情況的問題，服務(wù)對象的滿意度也必然會隨之下降。針對以上情況，我們需要從以下幾個方面來改進(jìn)：（1）保持有效溝通，充分理解服務(wù)對象的想法以及他們期望的結(jié)果，理解服務(wù)對象的訴求，特別是處理比較復(fù)雜的工作時，要及時與服務(wù)對象保持聯(lián)系，有效的溝通能讓管理人員少走彎路，提高辦事效率。（2）及時匯報工作進(jìn)程，管理人員不管是對上還是對下，應(yīng)把握好時間，及時匯報工作進(jìn)行情況，一旦出現(xiàn)問題，能夠及時修復(fù)彌補。（3）高校行政管理人員必須有為教學(xué)科研服務(wù)、為基層服務(wù)、為教職工服務(wù)、為學(xué)生服務(wù)的思想作風(fēng)和工作態(tài)度，對服務(wù)對象要有禮節(jié)、有耐心，管理服務(wù)工作需要規(guī)范禮貌用語，不管是電話、郵件還是網(wǎng)絡(luò)軟件溝通，都必須顯示出對服務(wù)對象的基本禮儀與尊重，耐心聽取對方的訴求，積極回應(yīng)并告知在自己工作職責(zé)范圍內(nèi)，會及時解決相關(guān)問題。（4）公事要公辦，要依照已有的政策文件、制度辦法、會議精神等處理相關(guān)問題，如果遇見不確定問題，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，向服務(wù)對象轉(zhuǎn)告并建議解決辦法，認(rèn)真對待每一件事情，隨時做好工作記錄，防止工作遺漏。

其次，行政管理人員一定要做好工作規(guī)劃。鑒于人員缺少、工作不少的情況，行政管理人員一定要有計劃地開展各項工作任務(wù)，做好工作分類，重要工作優(yōu)先做，同類性質(zhì)的工作統(tǒng)一處理，在做一件工作的時候不能分心，保證工作質(zhì)量；學(xué)校也可以考慮給老師提供心理咨詢服務(wù)，幫助老師們緩解心理壓力，保持一個健康積極的心態(tài)，有利于各項工作的開展。行政管理人員一定要強化服務(wù)觀念，端正服務(wù)態(tài)度，辦公室開展的各項工作本質(zhì)都是為廣大教職工和學(xué)生服務(wù)，好的服務(wù)是管理人員的工作宗旨，也是工作核心。隨著學(xué)校的快速發(fā)展，各學(xué)院辦公室工作數(shù)據(jù)的逐步增加，需要行政管理人員更加精確地統(tǒng)計、保存各項數(shù)據(jù)情況，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件保存辦法和純?nèi)斯すぷ饕呀?jīng)無法滿足日常管理需要，這就需要行政管理人員為了適應(yīng)現(xiàn)代化辦公而不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步，提高對現(xiàn)代化辦公軟件、信息系統(tǒng)的掌握水平，學(xué)習(xí)新的知識，提升工作效率，順應(yīng)時代進(jìn)步，努力實現(xiàn)辦公室“自動化”“智能化”辦公，通過建設(shè)完善的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，讓服務(wù)對象不論在何時何地，通過各種電腦、手機等電子設(shè)備都能夠快速解決問題，讓服務(wù)對象不用反復(fù)來回跑路。也能完成工作，保證各項工作的順利開展。同時根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)安排的工作任務(wù)，以大局為重，有針對性地完成各項工作，更好地為學(xué)院師生服務(wù)。

最后，高校本身應(yīng)盡快完善行政管理人員的晉升機制和激勵機制。晉升機制如建立類似于專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升辦法的職員制評審制度，對于達(dá)到相應(yīng)條件的管理人員進(jìn)行職級評審，由于辦公室行政事務(wù)具有復(fù)雜性和不確定性，工作成績難以量化，難以獨立評估管理人員的工作優(yōu)劣，因此，職員制評審制度需要建立立體的評審系統(tǒng)，將定量指標(biāo)與定性指標(biāo)相結(jié)合，讓服務(wù)對象參與到評估里，能更客觀和準(zhǔn)確地評估管理人員的工作成效。通過增加行政管理人員的晉升渠道，提高管理人員的薪酬待遇，可以讓管理人員保持工作積極性，消除管理人員職業(yè)倦怠感，增強工作原動力，提高行政效率，保證高校的各項事業(yè)穩(wěn)固發(fā)展。同時學(xué)校應(yīng)考慮是否能定期組織開展管理人員辦公技能素質(zhì)培訓(xùn)、英語技能培訓(xùn)、戶外素質(zhì)拓展等不同類型的針對行政管理人員的培訓(xùn)項目。通過統(tǒng)一的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不但可以加強不同部門行政人員之間的聯(lián)系，同時還能提高他們的辦公素質(zhì)，放松心理壓力，使行政人員在工作中充滿活力，在今后的工作中更快適應(yīng)辦公室數(shù)字化建設(shè)，熟練運用各類辦公軟件和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，讓行政管理人員在工作中不斷進(jìn)步，充分發(fā)揮他們的工作創(chuàng)新能力。

六、結(jié)語

隨著高校的不斷深化改革，學(xué)校行政管理人員當(dāng)前面臨的工作和發(fā)展困境不僅需要靠自身努力，也需要學(xué)校出臺更加完善的人事管理制度支持行政人員后期發(fā)展。行政工作繁瑣而平凡，但是每一件事情都關(guān)乎學(xué)院每位老師的切身利益，高效開展日常工作，讓辦公實現(xiàn)信息化、數(shù)字化、智能化，保證教學(xué)科研崗的老師能夠?qū)⒏嗑Ψ旁诳蒲薪逃聵I(yè)中，讓學(xué)生能夠無后顧之憂地專心學(xué)習(xí)。本文對高校學(xué)院行政管理人員的工作現(xiàn)狀進(jìn)行了簡單分析，也提出了相應(yīng)的應(yīng)對辦法，行政管理人員的現(xiàn)狀改變不僅需要管理人員提高自身綜合素質(zhì)和專業(yè)辦公能力，也需要學(xué)校出臺更加詳細(xì)具體的管理人員晉升辦法和管理人員考核辦法，完善高校管理崗人事管理制度，提供更多渠道讓行政管理人員有更多學(xué)習(xí)交流的機會，定期組織開展與辦公相關(guān)的技能培訓(xùn)項目和戶外素質(zhì)拓展能夠提升行政人員的業(yè)務(wù)能力和協(xié)調(diào)組織能力，提高管理人員的辦公素質(zhì)和工作積極性，充分發(fā)揮管理人員的創(chuàng)新能力，更好地為學(xué)院師生提供服務(wù)，為學(xué)校發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。