醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及對策

文/蘇州市廣濟醫(yī)院 金燕敏

人事檔案管理對于醫(yī)院的人力資源利用具有重要的作用，它可以幫助醫(yī)院更科學更有效地調控人力，合理有效地利用人力資源。在人才競爭日趨激烈的今天，對人事檔案進行充分利用還可以有效地提升醫(yī)院的綜合競爭能力。但是相對于人事檔案而言，醫(yī)院對病案檔案過度重視，致使人事檔案的管理資源被壓縮，導致醫(yī)院在進行人事檔案管理的過程中不免出現一些問題。

一、醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

（一）人員流動性大，管理人員專業(yè)素質低。醫(yī)院的檔案管理相對于其他檔案管理機構而言具有獨特性，這在人事檔案管理方面也有體現。醫(yī)院工作人員的工作具有特殊性，具體體現在人員具有較大的流動性，同時人事檔案的轉出轉入工作量較大，因此是否能夠公正客觀地對人事檔案進行評價和處理，對檔案管理人員的專業(yè)水準造成了極大挑戰(zhàn)。這就要求醫(yī)院的檔案管理人員的專業(yè)素質具備較高層次的水準。在大部分的醫(yī)院管理工作中，可以向檔案管理傾斜的資源遠達不到檔案管理的需求。醫(yī)院管理層對檔案的管理工作并不重視，甚至在部分醫(yī)院沒有專門的檔案管理人員，或者是由其他人員兼任檔案管理人員，專業(yè)素質不強，管理意識薄弱。對人事檔案多是被動地將檔案資料進行利用，而非主動地去收集和整理資料。由于對人事檔案機密性的認識不足，還導致檔案造假、檔案缺損等嚴重的管理失誤現象屢有發(fā)生。落后的管理制度、不夠專業(yè)的管理人員和復雜繁多的工作內容極大加重了醫(yī)院人事檔案管理的負擔。

（二）數字化水平低，信息化設備設施老舊。在大多數的醫(yī)院管理工作當中，數字化、信息化的應用已全面展開，但是在檔案管理方面仍然缺乏專業(yè)的人才隊伍、領導的重視以及資金技術的支持。許多醫(yī)院仍然存在使用手工錄入檔案信息、人工分類歸檔等情況，甚至很多醫(yī)院的檔案管理工作仍然借助于最原始的電腦系統(tǒng)進行。老舊的設備無法滿足現階段醫(yī)院人力資源管理中對人事檔案的利用需求，這也是導致人事檔案利用率不高的原因之一。

低水平的數字化，不僅為醫(yī)院人事檔案的利用工作帶來了不便，也在人事檔案的管理上造成了許多問題。傳統(tǒng)的紙質檔案相較于電子檔案而言存儲條件較為苛刻，要求的存儲空間也相對較大。但是大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院并沒有足夠的能力對日益增長的檔案進行有效的管理，即使是在城市，部分醫(yī)院在資源分配上也無法完全滿足紙質人事檔案的管理需求。雖然人事檔案的數字化是檔案管理工作的必然發(fā)展走向，但是許多醫(yī)院卻沒有對其予以充分重視，這也是醫(yī)院在人事檔案管理中存在的一大弊端。

（三）信息收錄不全，內容管理重視程度低。人事檔案管理在人才的利用和安排上發(fā)揮著不可替代的作用，在醫(yī)院的人事檔案管理過程中，人事檔案的內容主要包括醫(yī)院工作人員的基本信息、職工學歷、各類證書鑒定、職稱、晉升任免信息、工資表及獎罰等。其中最主要的就是各科室醫(yī)生和護士的專業(yè)信息，只有在了解各個醫(yī)生的專業(yè)特長以后，才能更好地進行崗位分配，使得醫(yī)生的專業(yè)特長得以充分發(fā)揮，同時也在一定程度上影響醫(yī)院的人力資源規(guī)劃。

在醫(yī)院的人事檔案管理中，對人事檔案的內容管理卻不甚重視，在對人事檔案管理的過程中，沒有體現出醫(yī)院人事檔案較其他機構人事檔案的不同。對基本信息的管理過于重視而忽略了對內容質量的管理，對能夠更好地體現醫(yī)生工作水平的診療記錄、病案典型、科研報告卻極少進行收集歸檔，對聲像檔案、圖片檔案等文字檔案之外的新型檔案信息類型收集程度不高。這種過于單一化的人事檔案收集，造成了在醫(yī)院的人事檔案管理中可利用的方式缺乏多樣化，可供利用的內容也有限，因此在管理層面導致了醫(yī)院對人事檔案管理的忽視。此外，信息收錄的不全面更容易造成對一個醫(yī)生進行人事任免時出現有失公允的現象。

二、醫(yī)院人事檔案管理的對策意見

如何提高人事檔案在醫(yī)院管理工作中的比重是當前階段亟待解決的關鍵問題。針對醫(yī)院在人事檔案管理中出現的一些問題，提出一些對策建議提升醫(yī)院在人力資源利用和開發(fā)上對人事檔案的利用，有利于實現人事檔案地位的有效提升。

（一）提升檔案管理人員專業(yè)水平。在醫(yī)院的管理工作當中，如果強行要求醫(yī)院管理層人員加大醫(yī)院管理資源向檔案工作傾斜的力度，不僅無法取得良好的效果反而容易導致醫(yī)院管理方面出現更大的問題。那么，如何在合理的范圍內加強人事檔案管理資源，提升檔案管理人員的專業(yè)水平與能力就是我們需要重點關注的問題。部分醫(yī)院由于本身競爭力不強，經營范圍小而忽略了對檔案管理的重視，導致了醫(yī)院在檔案管理上會出現嚴重的問題，但是專門性地設立檔案管理機構又會壓縮醫(yī)院的醫(yī)療資源，造成更為嚴重的資源浪費。因此，如何在有效提升醫(yī)院人事檔案管理人員業(yè)務能力的基礎上，既不對醫(yī)院的管理資源和經營所需的醫(yī)療資源造成影響，又可以實現人事檔案管理人員專業(yè)能力的提升？對于部分資源條件不充分的醫(yī)院而言，可以對充當檔案管理人員角色的員工進行短期的專業(yè)性培訓工作。在專門的檔案培訓機構，由專業(yè)的檔案管理人員進行培訓，節(jié)約醫(yī)院資源的同時也提升了檔案管理人員的專業(yè)水平。另外，可以從提高檔案管理人員的服務意識方面著手，醫(yī)院檔案管理人員業(yè)務水平不高同檔案管理人員自身的檔案服務意識也有關系。檔案管理是一項瑣碎的專門性工作，很多檔案管理人員自身存在很大問題，他們不能主動去發(fā)現檔案管理中存在的不足之處，導致出現人浮于事的情況。所以這就需要醫(yī)院提升員工的責任感和擔當感，制定一套行之有效的人員管理制度，提升檔案管理人員的服務意識，使其積極、主動、及時地進行人事檔案管理工作。

（二）加強醫(yī)院對人事檔案的管理。1.合理分類，同病案檔案聯系，除了病案檔案管理以外，在醫(yī)院的檔案管理工作中，人事檔案的管理也具有重要地位。在我們對醫(yī)院檔案進行管理的過程中，常常會出現只重視對病案檔案的管理利用而忽視對人事檔案的管理利用的情況。病案檔案和人事檔案都是醫(yī)院檔案管理的重心，將兩者有機結合并進行管理可以更好地發(fā)揮二者的優(yōu)勢。將人事檔案與病案檔案分卷進行管理，采用不同的案卷分類方式，歸檔整理后錄入同一個檔案管理系統(tǒng)之內。在對病案檔案進行調用的過程中，可以結合人事檔案中的相關資料加以分析，例如在進行病例分析時關聯人事檔案案卷，查找有關病例專家醫(yī)生的人事檔案，從其中發(fā)現與病例有關的其他有用檔案。在進行人事檔案歸檔時，也可以結合有關病歷檔案，用更有特色化的分類方式將醫(yī)生的診療記錄和病案評價做分類。2.優(yōu)化配置，提高數字化水平，醫(yī)院應加大在信息化技術方面的投入，將信息化建設推進到醫(yī)院的日常管理工作當中去。大部分醫(yī)院已經全面開展了信息化改革，醫(yī)院的信息化系統(tǒng)也已經全面推廣，所以在醫(yī)院的檔案管理方面也應該進行信息化改革，對檔案進行數字化處理，配置信息化檔案管理系統(tǒng)，提升醫(yī)院檔案管理質量。加大資金投入，優(yōu)化資源配置。老舊的計算機設備已經無法滿足檔案信息化的管理水平，醫(yī)院只有加大資金投入到信息化、數字化中，才能使人事檔案管理適應新的信息化管理軟件。建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，使得醫(yī)院人事檔案收集、整理、利用等日趨規(guī)范化，進一步提高醫(yī)院人事檔案方面的管理質量。在人事檔案的收集方面由原來的紙質檔案為主轉向數字化檔案，節(jié)約管理成本，合理利用有限的空間資源，最大化地開發(fā)與利用人事檔案資源。3.簡化程序，設立專門數據庫，進一步簡化管理程序，將一些老舊的人工管理流程由信息化檔案管理所取代。建立統(tǒng)一的數據庫對人事檔案進行管理，確立統(tǒng)一的管理規(guī)范，將人事檔案的編目、立卷等工作交由信息系統(tǒng)來完成，既可以減少人力資源的浪費，又可以避免因主觀的人為因素導致多種分類方式同時存在。針對醫(yī)院的特點，設立專門的數據庫資源。結合醫(yī)院自身的診療重心，建立專門的專業(yè)化的數據庫資源，將醫(yī)院的特色與醫(yī)生本身的能力特長相結合，更好地發(fā)揮每位醫(yī)療工作人員的專長。

（三）重視人事檔案內容的質量。1.注重檔案類型多樣化的收集。在醫(yī)院人事檔案內容的收集方面，應當注重多樣化人事檔案類型的收集，豐富人事檔案的形式，可以將醫(yī)生的手術視頻、案例教學視頻、個人典型病例報告、科研的成果報告等收錄到醫(yī)生的人事檔案當中，使得人事檔案的內容更加豐富具體，更具代表性。在對人事檔案進行利用時也能夠更加公正客觀地進行評價，對醫(yī)院工作人員的任免也能夠更加專業(yè)、科學。重視人事檔案內容的質量還可以從人事檔案載體的形式入手，在傳統(tǒng)的人事檔案管理觀念當中，人事檔案主要以紙質檔案為主，但隨著科技的進步，一些信息逐步數字化。我們在對人事檔案進行管理時，決不能只重視對紙質檔案的收集整理工作，還應當對數字報表、圖片、視頻資料、光盤等進行收集，如果條件允許，醫(yī)院還可以將有利用價值的醫(yī)生護士值班監(jiān)控記錄等納入收集范圍，這樣既可以全面地展現檔案的客觀性，也可以在一定范圍內避免不必要的醫(yī)患糾紛。2.制定專門的檔案管理制度。醫(yī)院不重視人事檔案的管理工作很大一部分原因是因為沒有認識到人事檔案在進行人力資源開發(fā)上所能提供的服務利用。醫(yī)院應當建立一套完善的檔案管理制度，將人事檔案的利用納入人力資源開發(fā)規(guī)劃、人才的引進、薪酬福利的計算以及日?？冃Э己水斨腥?。將人事檔案與晉升制度掛鉤，使得員工重視人事檔案的利用。專門的檔案管理制度，在一定程度上可以減少醫(yī)院人浮于事的狀況，做到物盡其用、人盡其才。強化對人事檔案的管理，減少檔案造假、檔案損毀現象的產生。雖然醫(yī)院的人事檔案管理工作還存在許多問題，但是隨著科學技術的進步和醫(yī)院對人事檔案利用的不斷重視，這些問題將會得到完善的解決，我們應當相信提高人事檔案的重視程度將是進行醫(yī)院管理工作的必然趨勢。