完善人事檔案管理 提升醫(yī)院人力資源管理水平

文/大連市中心醫(yī)院 周淑芬

我國(guó)醫(yī)療機(jī)構(gòu)不斷加大人事改革的力度，推動(dòng)醫(yī)院人事檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，使整體管理水平明顯得到改善。現(xiàn)階段人事檔案管理還有一定的不足，人事檔案存在以假亂真的現(xiàn)象，更改年齡、填寫虛假工作經(jīng)歷，甚至是學(xué)歷造假，這些因素都將導(dǎo)致人事檔案失去其使用價(jià)值，擾亂了人事檔案正常的管理秩序，人事檔案管理人員審核不夠嚴(yán)格，職業(yè)素質(zhì)參差不齊，這些問(wèn)題都需要人事檔案管理部門進(jìn)一步的努力，加大改革創(chuàng)新的力度，為醫(yī)院人力資源管理提供準(zhǔn)確、真實(shí)的人事檔案作為工作上的參考。

一、 醫(yī)院人事檔案管理對(duì)人力資源管理的作用

（一）人事檔案參考方面的作用。醫(yī)院良好的發(fā)展，離不開人才的建設(shè)，人才建設(shè)是醫(yī)院管理過(guò)程中非常關(guān)注的問(wèn)題，人才的識(shí)別需要人事檔案管理的協(xié)助，通過(guò)查閱人事檔案，可以對(duì)人員進(jìn)行全面的了解，包括了人員的工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、技術(shù)水平等，在醫(yī)院需要人才時(shí)，人力資源通過(guò)人事檔案的查閱，尋找適合本崗位的人才，為每位工作人員提供公平的成長(zhǎng)機(jī)會(huì)。由于醫(yī)院對(duì)人才的渴求，醫(yī)院加大了醫(yī)療人才培養(yǎng)的力度，與人才引進(jìn)的方式相比，使用醫(yī)院的人事檔案，內(nèi)部選擇最合適的人選，也是一個(gè)非常好的選擇方向。

（二）人事檔案在調(diào)整薪資結(jié)構(gòu)上的作用。我國(guó)在實(shí)施醫(yī)療機(jī)構(gòu)薪資結(jié)構(gòu)改革后，醫(yī)院對(duì)現(xiàn)有薪資結(jié)構(gòu)進(jìn)行了調(diào)整，新的薪資結(jié)構(gòu)將醫(yī)院的實(shí)際運(yùn)行情況進(jìn)行了融入，以醫(yī)院工作人員的職稱、學(xué)歷、工作年限作為薪資評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)。工作人員的個(gè)人信息，都在人事檔案中有所體現(xiàn)，人力資源管理部門通過(guò)查閱工作人員的人事檔案，對(duì)每位工作人員進(jìn)行薪資的調(diào)整，除此之外，還應(yīng)進(jìn)行綜合的評(píng)價(jià)，包括工作人員的技術(shù)水平、工作貢獻(xiàn)等，對(duì)人員薪資進(jìn)行科學(xué)的調(diào)整。通過(guò)合理的薪資調(diào)整，激發(fā)工作人員的工作積極性，為醫(yī)院留住更多的有用人才。

（三）推動(dòng)醫(yī)院人力資源管理的發(fā)展。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，使醫(yī)院整體醫(yī)療水平得到了很大的進(jìn)步，由于同行之間競(jìng)爭(zhēng)也較為激烈，醫(yī)院在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的帶動(dòng)下，謀求進(jìn)一步的發(fā)展，需要全體工作人員的共同努力。人力資源的合理配置，優(yōu)化醫(yī)院人員的結(jié)構(gòu)，為醫(yī)院的發(fā)展提供助力，對(duì)醫(yī)院的人員、技術(shù)、設(shè)備進(jìn)行合理的分配，建立醫(yī)院的特色科室，借助人事檔案對(duì)人員進(jìn)行全面的了解，明確人員的專業(yè)特長(zhǎng)以及工作經(jīng)歷，為醫(yī)院選擇專業(yè)的人才，分配到相應(yīng)的崗位上。職工各項(xiàng)技能，隨著時(shí)間的變化，也會(huì)有所不同，這些在人事檔案中都有清晰的記錄，人員在職期間受過(guò)什么培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的技能，在工作中取得了新的成績(jī)等，人力資源通過(guò)人事檔案，了解每位工作人員的變化，實(shí)現(xiàn)人力資源配置的科學(xué)發(fā)展。

二、醫(yī)院人事檔案管理面臨的問(wèn)題

（一）人事檔案的完整性。人事檔案的完整性是檔案管理的原則，對(duì)于有價(jià)值的文件材料，經(jīng)過(guò)整理歸檔到檔案中，不斷地完善檔案內(nèi)容的建設(shè)，但是在檔案查詢時(shí)，部分檔案完整性缺失，導(dǎo)致檔案信息的使用價(jià)值被削弱。檔案信息中，描述較多，相關(guān)的證明材料較少，現(xiàn)階段的文件材料較少，原始文件資料比例較大，個(gè)人的專業(yè)技能、工作成果、醫(yī)療貢獻(xiàn)方面的資料較少，這些資料的缺少或者是遺失，不能完整地體現(xiàn)人員的綜合素質(zhì)和職業(yè)技能，降低了人事檔案的參考價(jià)值。

（二）人事檔案的真實(shí)性。人事檔案的真實(shí)性，是人事檔案的核心價(jià)值，只有真實(shí)的檔案，才是檔案管理的真正價(jià)值的體現(xiàn)，使得檔案具有開發(fā)利用的價(jià)值。人事檔案真實(shí)性容易出現(xiàn)問(wèn)題的地方主要有年齡、工齡、學(xué)歷等，在這幾個(gè)方面比較容易造假，會(huì)出現(xiàn)年齡與實(shí)際工作經(jīng)歷的不符，學(xué)習(xí)經(jīng)歷與工作經(jīng)歷互相沖突的狀況，人事檔案的真實(shí)性，直接降低了檔案的利用價(jià)值。

三、 利用人事檔案提升醫(yī)院人力資源管理水平的方法

（一）管理觀念的轉(zhuǎn)變。醫(yī)院人事檔案管理部門要轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念，要對(duì)人事檔案管理有一個(gè)全新的認(rèn)識(shí)，檔案管理不僅僅是文件資料的管理，更是醫(yī)院人員的管理，檔案管理人員可以利用人事檔案，挖掘潛在的人才，使人才得到合理的分配，在合適的崗位上發(fā)揮最大的價(jià)值，人事檔案信息要確保真實(shí)性和完整性，在實(shí)際工作中，醫(yī)院要具有全員的人事檔案管理意識(shí)。第一，工作人員的人事檔案管理意識(shí)，在入職后，要將個(gè)人檔案移交至人事檔案管理部門。第二，人事檔案管理人員要具有甄別檔案信息的意識(shí)，對(duì)新提交的檔案進(jìn)行調(diào)查和研究，確保檔案的真實(shí)性和完整性。第三，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要具有人事檔案的管理意識(shí)，為檔案管理部門提供資金和制度上的支持。檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變，除了確保檔案管理的正常秩序，還要將人力資源管理中的一部分內(nèi)容納入人事檔案管理中，對(duì)能反映醫(yī)護(hù)人員的職業(yè)素質(zhì)的相關(guān)材料進(jìn)行歸檔整理，同時(shí)還要具有時(shí)代賦予的特色，比如，在新冠肺炎防治期間，醫(yī)護(hù)人員的突出貢獻(xiàn)，在人事檔案中要進(jìn)行信息的歸檔，在檔案信息中突顯醫(yī)護(hù)人員的奉獻(xiàn)精神、職業(yè)道德、職業(yè)的使命感和責(zé)任感，以及職業(yè)技能在這一關(guān)鍵時(shí)期的具體展現(xiàn)等，為醫(yī)院檔案提供一筆寶貴的信息資源。

（二）人事檔案的真實(shí)性管理。醫(yī)院人事檔案在管理時(shí)，要以真實(shí)性為原則，如果人事檔案失去了真實(shí)性，檔案信息就沒(méi)有任何的使用價(jià)值，檔案管理也將失去價(jià)值。有些人事檔案會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，比如，一個(gè)人工作經(jīng)歷，時(shí)間上會(huì)出現(xiàn)沖突的現(xiàn)象。部分人員簡(jiǎn)歷會(huì)有造假現(xiàn)象，比如，提早上學(xué)，虛報(bào)年齡，使得原始材料與后期資料存在不吻合的情況，更嚴(yán)重者，會(huì)有學(xué)歷造假、工作經(jīng)歷造假的現(xiàn)象，這些都需要人事檔案管理者的專業(yè)能力，可以及時(shí)地去偽存真，確保檔案信息的真實(shí)準(zhǔn)確。醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案審核階段，要對(duì)人事檔案進(jìn)行全面的調(diào)查，以及原始文件資料的完整收集，通過(guò)學(xué)歷查詢網(wǎng)站進(jìn)行學(xué)歷的查詢，與人員前期工作單位取得聯(lián)系，獲得真實(shí)的工作經(jīng)歷。

（三）人事檔案動(dòng)態(tài)管理。醫(yī)院人事檔案在以往的管理中，注重人事檔案文件的管理，忽略人事檔案管理的作用，在檔案管理中處于被動(dòng)工作的狀態(tài)，不去主動(dòng)搜集人事檔案的文件資料，管理方式比較單一。在現(xiàn)階段人事檔案管理工作中，要具有動(dòng)態(tài)管理的理念，體現(xiàn)醫(yī)護(hù)人員的從業(yè)經(jīng)歷，以及技術(shù)水平的變化，人事檔案管理部門要將檔案動(dòng)態(tài)管理理念灌輸?shù)綑n案管理工作人員的思想中，在人事檔案中突出表現(xiàn)人員的特點(diǎn)，包括技術(shù)水平、擅長(zhǎng)的領(lǐng)域、科研成果等內(nèi)容。

1.個(gè)人特色。在人事檔案管理時(shí)，加入個(gè)人特色的內(nèi)容，例如，個(gè)人的性格特點(diǎn)、對(duì)待病人的態(tài)度、病人的滿意度，或者醫(yī)院的各項(xiàng)考核評(píng)價(jià)，醫(yī)院對(duì)個(gè)人的獎(jiǎng)勵(lì)等。在人事檔案中體現(xiàn)時(shí)代的特色，在特定的社會(huì)背景下，醫(yī)護(hù)人員的突出貢獻(xiàn)，或者是發(fā)生重大醫(yī)療事件中個(gè)人的突出表現(xiàn)，在醫(yī)療技術(shù)改進(jìn)等方面具有的特殊貢獻(xiàn)等。2.適度加入醫(yī)院的醫(yī)療水平。根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，如果醫(yī)療技術(shù)水平與其他醫(yī)院有一定的差距，可以派遣人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，對(duì)疑難雜癥持續(xù)跟進(jìn)，了解治療的進(jìn)展?fàn)顩r，在治愈后，對(duì)病人進(jìn)行追蹤調(diào)查，將派遣人員的學(xué)習(xí)和研究進(jìn)展在人事檔案中進(jìn)行體現(xiàn)。3.動(dòng)態(tài)管理的實(shí)施。對(duì)相關(guān)人員的檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)的管理，將學(xué)習(xí)經(jīng)歷、職稱資料、獎(jiǎng)懲、黨團(tuán)、工作經(jīng)歷等，進(jìn)行統(tǒng)一的整理和歸檔，檔案歸檔后，要對(duì)人員進(jìn)行后續(xù)的追蹤，發(fā)現(xiàn)新的檔案文件資料要及時(shí)地收集，實(shí)現(xiàn)人事檔案的進(jìn)一步完善，動(dòng)態(tài)管理后，通過(guò)查閱人事檔案，就可以了解到這個(gè)人的詳細(xì)情況。

（四）人事檔案管理氛圍的營(yíng)造。在醫(yī)院營(yíng)造良好的人事檔案管理的氛圍，建立醫(yī)院人事檔案文化，將人事檔案管理與人力資源管理進(jìn)行工作上的銜接，同時(shí)構(gòu)建兩者的管理文化，與醫(yī)院的精神文明建設(shè)一起，構(gòu)建一個(gè)和諧的醫(yī)院文化，將人事檔案管理文化在醫(yī)院內(nèi)部進(jìn)行宣傳，增強(qiáng)醫(yī)護(hù)人員檔案管理的意識(shí)，營(yíng)造一個(gè)良好的人事檔案管理環(huán)境。

（五）人事檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)的提高。醫(yī)院人事檔案管理人員，一般年齡較大，主要來(lái)自醫(yī)院的各個(gè)科室，檔案管理專業(yè)知識(shí)匱乏。由于醫(yī)院對(duì)人事檔案管理工作相對(duì)不重視，檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，致使人事檔案管理不夠規(guī)范化，人員流動(dòng)較大也是人事檔案管理部門所面臨的問(wèn)題，對(duì)人事檔案管理工作的良性發(fā)展有很大的影響，所以人事檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)是現(xiàn)階段人事管理部門的工作重點(diǎn)。第一，提高人事檔案管理人員在醫(yī)院的地位，包括政治與經(jīng)濟(jì)方面待遇的提升，吸引社會(huì)中專業(yè)的檔案管理人才的加入，新鮮血液的準(zhǔn)入，為整個(gè)團(tuán)隊(duì)帶來(lái)了全新的活力。第二，現(xiàn)有工作人員要加強(qiáng)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素質(zhì)。第三，加強(qiáng)檔案管理部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大資金的投入，為檔案管理部門配備最新的檔案管理設(shè)備，改善檔案管理的工作環(huán)境。

四、結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理的目的，就是為了實(shí)現(xiàn)其利用的價(jià)值，為醫(yī)院人力資源管理提供助力。在新的人事檔案管理理念的驅(qū)動(dòng)下，檔案管理部門要根據(jù)醫(yī)院現(xiàn)階段的人才結(jié)構(gòu)，從人才建設(shè)出發(fā)，對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，根據(jù)醫(yī)院的人才需求，對(duì)醫(yī)護(hù)人員檔案信息進(jìn)行挖掘，尋找與醫(yī)院需求相匹配的人才，將醫(yī)院工作人員信息依據(jù)一系列的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，按照不同類型，進(jìn)行分類歸檔，根據(jù)人力資源的需求，為其提供準(zhǔn)確的人事檔案信息。