數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的重要性

文/濟(jì)寧市精神病防治院人力資源部 王然

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和快速發(fā)展，信息化、數(shù)字化時(shí)代的到來，對(duì)我國(guó)很多行業(yè)的發(fā)展具有非常重要的影響。尤其是在當(dāng)前信息化技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)逐漸普及的背景下，這些高新技術(shù)手段對(duì)人們現(xiàn)有的生活、生產(chǎn)以及管理方式等都會(huì)產(chǎn)生影響，進(jìn)而影響其發(fā)生變化。醫(yī)院是當(dāng)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中非常重要的公共設(shè)施場(chǎng)所之一，與人們的健康息息相關(guān)，大眾對(duì)于醫(yī)院的依賴程度也比較高。新時(shí)代背景下，醫(yī)院要想實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展，除了要將經(jīng)濟(jì)效益放在首要位置上之外，還要清楚地認(rèn)識(shí)到人力資源在當(dāng)前市場(chǎng)環(huán)境中的重要性。醫(yī)院在開展人事檔案管理工作時(shí)，由于人員眾多，同時(shí)醫(yī)務(wù)工作者的類別、科室等很多因素之間具有非常明顯的差異性，導(dǎo)致需要記錄的檔案數(shù)據(jù)量異常龐大。如果依靠人為方式進(jìn)行管理，不僅會(huì)導(dǎo)致工作人員的工作量嚴(yán)重地超負(fù)荷，而且還會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息的不完善等問題發(fā)生。所以，在醫(yī)院的人事檔案管理工作開展過程中，可以適當(dāng)將數(shù)字化信息技術(shù)科學(xué)合理地應(yīng)用其中。該技術(shù)的應(yīng)用，不僅有利于提高人事檔案管理效率，而且還能夠?qū)⒏鱾€(gè)人員的相關(guān)檔案信息進(jìn)行有效整合、分類和儲(chǔ)存。這樣可以為醫(yī)院內(nèi)部人員調(diào)配提供合理的依據(jù)，同時(shí)還能夠?yàn)楹笃跈n案的調(diào)取和使用提供便利條件。

一、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)存問題分析

（一）缺少對(duì)人事檔案管理的重視。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷快速發(fā)展，人們?nèi)粘Ｉ钯|(zhì)量和水平的不斷提升，促使人們對(duì)于各個(gè)方面的品質(zhì)追求越來越看重，特別是醫(yī)院這種具有一定特殊性的公共設(shè)施，人們對(duì)醫(yī)院的期待值越來越高。醫(yī)院在現(xiàn)代社會(huì)背景下的發(fā)展，必須要保證內(nèi)部醫(yī)療水平的不斷提升，這樣才能夠滿足現(xiàn)代人對(duì)于看病住院等方面提出的個(gè)性化需求。但是在與醫(yī)院現(xiàn)階段的管理和發(fā)展情況進(jìn)行結(jié)合分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院對(duì)于自己的醫(yī)療水平提升、醫(yī)療服務(wù)等方面的重視程度過高，反而忽視了人事檔案管理在醫(yī)院內(nèi)部管理中的重要性。任何一個(gè)單位或者是行業(yè)，之所以可以實(shí)現(xiàn)運(yùn)轉(zhuǎn)，基本上都是依靠人力來完成，尤其是醫(yī)院對(duì)醫(yī)務(wù)工作者的需求非常大，但是醫(yī)院并沒有實(shí)現(xiàn)對(duì)人員的有效管理，同時(shí)也沒有意識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，管理意識(shí)淡薄，久而久之，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理工作根本無法有序開展。由于工作效率非常低，無法保證人事檔案的管理效果，所以醫(yī)院內(nèi)部的人員調(diào)配、人事管理等很多方面都存在嚴(yán)重的問題，這對(duì)醫(yī)院的未來可持續(xù)發(fā)展也將會(huì)造成非常嚴(yán)重的不利影響。

（二）人工管理準(zhǔn)確性低。在與當(dāng)代眾多醫(yī)院的管理現(xiàn)狀進(jìn)行結(jié)合分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理工作在開展時(shí)，大多數(shù)情況下仍然是通過人工來進(jìn)行操作。在利用人工操作方式時(shí)，不僅需要耗費(fèi)大量的人力、物力以及時(shí)間成本作為支持，同時(shí)還要保證資金充足。即便如此，由于人工操作很容易出現(xiàn)失誤等問題，所以最終的人事檔案管理水平無法得到保證，人事檔案工作效率也無法得到有效提升。醫(yī)院內(nèi)部的人事管理工作在開展時(shí)，主要是針對(duì)各個(gè)不同層級(jí)、不同科室的相關(guān)醫(yī)務(wù)工作者進(jìn)行個(gè)人信息資料的統(tǒng)計(jì)和歸納整合，其中涉及的信息包括醫(yī)務(wù)人員的學(xué)歷、工作經(jīng)歷以及工資等。人事檔案的整理和保存，不僅方便日常查詢使用，而且還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)醫(yī)院內(nèi)部人員統(tǒng)一集中管理，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部人員配置的優(yōu)化和完善。人事檔案管理工作在具體開展過程中，由于信息具有一定的流動(dòng)性和變通性，所以需要根據(jù)人員的信息變化情況，對(duì)人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的更新。利用人工操作方式時(shí)，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致很多重復(fù)性資料的出現(xiàn)，因?yàn)槿斯げ僮鳠o法實(shí)現(xiàn)有效覆蓋，同時(shí)還有可能會(huì)出現(xiàn)資料錯(cuò)誤歸檔等問題，如果重新對(duì)這些檔案進(jìn)行歸類和整理，那么需要耗費(fèi)的時(shí)間就更多。如果整理不及時(shí)，信息更新不完全，那么人事檔案管理存在的價(jià)值就會(huì)被削弱。由此可以看出，人工操作模式下的人事檔案管理，不僅工作效率低，而且檔案的準(zhǔn)確性也無法保證。

（三）人事管理人員自身的素質(zhì)、專業(yè)能力不符合管理要求。要想從根本上保證醫(yī)院人事檔案管理工作的有序開展，就必須要保證工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力水平能夠達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)，保證各個(gè)環(huán)節(jié)的各項(xiàng)操作能夠真正有效落到實(shí)處，這樣才能夠?qū)⑨t(yī)院人事檔案管理的作用和價(jià)值充分發(fā)揮出來。但是在與現(xiàn)階段實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)很多醫(yī)院對(duì)于人事管理方面的工作等不是很重視，導(dǎo)致該崗位的工作人員缺乏對(duì)工作的認(rèn)識(shí)和了解。與此同時(shí)，現(xiàn)有檔案管理人員的整體素質(zhì)普遍比較低，導(dǎo)致后期工作在開展時(shí)存在很多問題，無法滿足新時(shí)代背景下對(duì)醫(yī)院人事檔案管理提出的個(gè)性化要求。

二、數(shù)字化信息技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)用的重要性分析

（一）有利于節(jié)約時(shí)間和空間。雖然當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入信息化時(shí)代，信息化技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等一些先進(jìn)的技術(shù)手段可以被廣泛應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域中，但是在過去的醫(yī)院人事檔案管理工作開展過程中，大多數(shù)情況下都是直接利用人工的方式進(jìn)行相關(guān)信息的登記，同時(shí)在保存方面有很多是以紙質(zhì)為主。這樣不僅會(huì)導(dǎo)致工作人員的工作量非常大，而且人工操作難免會(huì)出現(xiàn)失誤等問題，同時(shí)紙質(zhì)無法實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久性的保存，在查找和使用時(shí)，也會(huì)存在很多問題。在這種形勢(shì)下，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和快速發(fā)展，數(shù)字化信息技術(shù)在很多領(lǐng)域中都可以實(shí)現(xiàn)合理的應(yīng)用，尤其是在當(dāng)前的醫(yī)院人事檔案管理中，能夠發(fā)揮的作用和價(jià)值更加明顯。數(shù)字化信息技術(shù)在當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理中科學(xué)合理的應(yīng)用，不僅能夠從根本上保證人事檔案管理水平的有效開展，而且還能夠代替?zhèn)鹘y(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案，不僅方便儲(chǔ)存，而且在調(diào)取和查詢等方面也具有一定的便利性。同時(shí)，這種管理方式還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的節(jié)約使用，并不需要大量的閑置空間來堆放這些人事檔案的資料，在保證保存效果的基礎(chǔ)上，還能夠提高利用率。除此之外，由于計(jì)算機(jī)設(shè)備在使用時(shí)，其自身的儲(chǔ)量非常大，同時(shí)效率高、速度也比較快，可以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期有效的保存，為人事檔案資料的有效性提供保證。由此可以看出，醫(yī)院當(dāng)前在開展人事檔案管理工作時(shí)要意識(shí)到數(shù)字化信息技術(shù)在其中應(yīng)用的重要性，在保證管理效率有所提升的基礎(chǔ)上，能夠滿足人事檔案管理的個(gè)性化需求。

（二）有利于提高資源的共享程度。傳統(tǒng)模式下，由于人事檔案大多數(shù)是以紙質(zhì)的方式進(jìn)行記錄和保存，所以如果想要對(duì)部分檔案進(jìn)行調(diào)取或者是查詢，必須要進(jìn)入資料管理室內(nèi)對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行查找和獲取，這種方式不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且還會(huì)耗費(fèi)很多資源，導(dǎo)致整個(gè)工作效率無法實(shí)現(xiàn)有效提升。而在數(shù)字化信息技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用過程中，人事檔案管理工作在開展和實(shí)施過程中，工作人員只需要將所有醫(yī)務(wù)人員的個(gè)人檔案信息全部都真實(shí)地錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中就可以，也就是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案的方式，這樣可以實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有信息有效的分類、整合和歸檔、保存。這樣不僅從根本上保證工作人員的工作效率可以實(shí)現(xiàn)有效地提升，而且還能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享。在對(duì)資料進(jìn)行查找或者是想要閱覽時(shí)，可以直接通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作，立即將相關(guān)信息直觀、簡(jiǎn)潔地展示出來，整個(gè)過程不僅高效而且便利。由此可以看出，數(shù)字化信息技術(shù)在現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案管理中的合理應(yīng)用，不僅能夠保證人事檔案資料本身具有非常良好的準(zhǔn)確性和可靠性，而且人事檔案在醫(yī)院內(nèi)部的日常工作過程中，可以實(shí)現(xiàn)合理的應(yīng)用，整體利用率也可以實(shí)現(xiàn)有效提升。

（三）有利于增強(qiáng)保密性。眾所周知，通常情況下，如果是按照傳統(tǒng)的方式開展人事檔案管理工作，一般都是以人工方式進(jìn)行直接操作，這種情況下，由于紙質(zhì)檔案本身的材質(zhì)問題，對(duì)檔案安全保管提出很高要求，且不利于快速查詢，同時(shí)還很容易出現(xiàn)資料丟失等問題。由于紙質(zhì)檔案管理基本上都是很多檔案存放在一起，這樣才能夠節(jié)省保管空間，所以即使其中部分檔案資料丟失，也很有可能不被發(fā)現(xiàn)，久而久之，這些人事檔案信息的保密性就會(huì)越來越差。在現(xiàn)階段，將數(shù)字化信息技術(shù)科學(xué)合理地應(yīng)用到醫(yī)院人事檔案管理工作中，工作人員不需要與人事資料管理的原件進(jìn)行接觸就可以完成相關(guān)信息的輸入和輸出。這樣不僅能夠避免信息泄露等一系列問題，而且通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在其中的應(yīng)用，還能夠增加加密處理措施，這樣可以最大限度保證醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理的良好保密性。

（四）人事檔案資料利用率有所提升。由于經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制也在不斷地變化，醫(yī)院雖然是人們?nèi)粘Ｉ钪蟹浅Ｖ匾墓矆?chǎng)所之一，但是醫(yī)院相互之間也具有一定的競(jìng)爭(zhēng)。醫(yī)院在日常管理以及發(fā)展過程中，必須要意識(shí)到人事檔案管理工作在其中的重要性。人事檔案資料的存在，不僅可以為醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)方針政策、制度體系的制定提供有效的依據(jù)作為支持，而且還能夠保證醫(yī)院內(nèi)部人員在調(diào)配時(shí)的合理性和有效性。傳統(tǒng)人事檔案管理工作開展過程中，由于人工操作方式有非常多的局限性，同時(shí)還會(huì)受到很多因素的影響，不僅需要耗費(fèi)大量的人力、物力，而且也無法保證最終的管理效果。因此，在對(duì)醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行處理或者是方案制定時(shí)，盡可能避免會(huì)使用到的人事檔案資料，這樣就可以省去一些不必要的麻煩。在數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用過程中，由于人事檔案管理工作可以有序開展，同時(shí)整體開展效果也比較良好，所以人事檔案管理工作也逐漸得到了醫(yī)院內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)人員的關(guān)注和重視。通過該技術(shù)的應(yīng)用，不僅可以減少人力、物力等資源在其中的投入，而且還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)現(xiàn)有人事檔案資料全方位有效的分析和了解。在對(duì)醫(yī)院內(nèi)部人員進(jìn)行調(diào)配以及處理時(shí)，不僅可以保證整個(gè)過程的高效性，而且還能夠保證結(jié)果的有效性，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有人事檔案資料利用率的有效提升。

（五）有利于延長(zhǎng)資料的使用年限。由于紙質(zhì)本身就有一定的使用年限，同時(shí)不宜保存，經(jīng)常會(huì)受到潮濕環(huán)境等客觀因素的影響，所以紙質(zhì)檔案在保存方面的難度比較大。數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用，可以直接將檔案全部都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中。這樣不僅方便查詢，而且能夠?qū)崿F(xiàn)有效的保存，同時(shí)延長(zhǎng)資料的使用年限。

三、數(shù)字化信息技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用

（一）增強(qiáng)安全防范意識(shí)。雖然數(shù)字化信息技術(shù)在當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作開展中具有非常重要的作用，同時(shí)能夠?yàn)槿耸聶n案管理帶來的優(yōu)勢(shì)作用也比較多，但是不可否認(rèn)的是，由于網(wǎng)絡(luò)本身具有一定的開放性，所以該技術(shù)在使用時(shí)，仍然存在很多安全隱患問題。尤其是在當(dāng)前我國(guó)科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步和快速發(fā)展的背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)越來越完善，導(dǎo)致互聯(lián)網(wǎng)在運(yùn)作過程中，其自身的整體保密性有了明顯的下滑趨勢(shì)，這樣就會(huì)威脅到醫(yī)院內(nèi)部人事檔案資料的安全性，所以，在利用數(shù)字化信息技術(shù)開展人事檔案管理工作時(shí)，必須要保證工作人員自身具有非常良好的安全防范意識(shí)，時(shí)刻提高警惕。同時(shí)，醫(yī)院各層也要加強(qiáng)對(duì)員工的網(wǎng)絡(luò)安全教育，在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息技術(shù)合理應(yīng)用的基礎(chǔ)上，可以加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的保密性，為數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用效果提供保證。

（二）人事檔案管理部門要及時(shí)對(duì)人事檔案資料更新和整理。由于信息本身具有一定的流動(dòng)性和互通性，同時(shí)信息也不是一成不變的，所以人事檔案管理部門內(nèi)的工作人員在開展工作時(shí)，要在數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用基礎(chǔ)上，定時(shí)對(duì)相關(guān)人員的檔案信息進(jìn)行更新，保證這些信息資料的完善性，同時(shí)還要加強(qiáng)日常管理力度，為這些人事檔案資料的安全性和有效性提供保證。相關(guān)工作人員在對(duì)這些資料進(jìn)行整理之后，要根據(jù)實(shí)際情況，將這些資料匯總，并且匯報(bào)給上級(jí)進(jìn)行審核和確認(rèn)。上級(jí)工作人員對(duì)這些人事檔案資料確認(rèn)無誤之后，人事檔案管理部門的工作人員才將這些信息全部都準(zhǔn)確地輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)有效的保存。

（三）優(yōu)化管理系統(tǒng)，提高人事檔案管理水平。醫(yī)院人事檔案管理工作在開展時(shí)，具有一定的復(fù)雜性，由于涉及人員數(shù)量較多，同時(shí)涉及的信息數(shù)據(jù)非常龐大，如果只依靠人工來完成，需要耗費(fèi)的資源非常多，但仍可能達(dá)不到理想的管理要求。在當(dāng)前數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用過程中，不僅可以有效緩解這一問題的發(fā)生，而且能把醫(yī)院內(nèi)部的信息、資源等全部集合在一起，構(gòu)建一個(gè)符合醫(yī)院發(fā)展要求的人事檔案管理系統(tǒng)。與此同時(shí)，應(yīng)將醫(yī)院內(nèi)部的紙質(zhì)檔案全部都轉(zhuǎn)變成為電子檔案，這樣可以實(shí)現(xiàn)人事檔案資料的合理利用，確保人事檔案信息的保存效果，為醫(yī)院人事檔案管理水平提升提供有效保證。除此之外，要定期保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的升級(jí)和優(yōu)化，這樣做的根本目的是保證系統(tǒng)在運(yùn)行時(shí)的高效性和有效性及系統(tǒng)的良好操作性。只有這樣，才能夠保證數(shù)字化信息系統(tǒng)在構(gòu)建以及具體應(yīng)用過程中的效果可以發(fā)揮最大化，在保證人事檔案管理效率能夠得到有效提升的基礎(chǔ)上，提高醫(yī)院人事檔案資料的整體利用率，這對(duì)醫(yī)院的未來可持續(xù)發(fā)展具有實(shí)質(zhì)性意義。

四、結(jié)語

經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)先進(jìn)技術(shù)的進(jìn)步和應(yīng)用，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作提出的要求也越來越高。為了提高管理效率，保證醫(yī)院人事檔案資料利用率的有效提升，醫(yī)院可以將數(shù)字化信息技術(shù)合理地應(yīng)用其中。該技術(shù)的應(yīng)用，不僅可以解決紙質(zhì)檔案管理現(xiàn)存的各種問題，而且還能夠?yàn)獒t(yī)院的決策、發(fā)展等提供有效的信息數(shù)據(jù)支持。