試論企業(yè)文書檔案管理存在的問題及解決策略

文/西安市熱力集團(tuán)有限責(zé)任公司 杜俊英

在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中，文書檔案占比并不算最大，但由于其信息的廣度和密度以及機(jī)密性，使得企業(yè)文書檔案管理工作的順利開展對(duì)整個(gè)企業(yè)工作有重要的影響，且文檔管理水平的質(zhì)量也是體現(xiàn)單位管理水平的關(guān)鍵。當(dāng)前我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速進(jìn)步與發(fā)展，企業(yè)在信息化和數(shù)字化的智慧平臺(tái)管理介入下，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式已不符合目前企業(yè)發(fā)展規(guī)劃需求，因此要重視創(chuàng)新優(yōu)化文書檔案管理工作，不斷提高管理水平，解決文書檔案管理中存在的問題，以保障和同步于企業(yè)的良好發(fā)展和升級(jí)。以下主要圍繞著企業(yè)文書檔案管理之中存在的問題展開簡單的分析與探討。

一、企業(yè)文書檔案管理中出現(xiàn)的問題

（一）忽視檔案管理工作。檔案管理工作因?yàn)椴恢苯赢a(chǎn)生效益，所以在企業(yè)普遍不受重視，很多企業(yè)沒有獨(dú)立的檔案部門，檔案工作做不到集中統(tǒng)一管理，各類檔案的管理分散在職能部門，文書檔案一般劃歸在辦公室。因?yàn)椴荒艹蔀楠?dú)立的部門，因此在行使檔案管理時(shí)就缺乏更多的自主權(quán)和話語權(quán)，還有相當(dāng)多文書檔案人員為兼職，導(dǎo)致在文書檔案的管理方面沒有更多的專業(yè)精神和足夠的精力，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范不全面。當(dāng)然也有企業(yè)對(duì)文書檔案管理工作予以了重視，且在管理工作中投入了相應(yīng)的人力、物力，但也沒有獲得良好的工作效果，究其原因主要是沒有做好文書檔案管理工作的制度建設(shè)和規(guī)范管理工作，所以不能有效發(fā)揮企業(yè)文書檔案管理的作用。

（二）未銜接好其他文件材料歸檔工作。企業(yè)文書檔案主要是企業(yè)管理類檔案文件材料，是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營和管理等活動(dòng)過程中形成的各種記錄。所以文書檔案管理工作要與企業(yè)各個(gè)部門緊密聯(lián)系，做好文件材料的收集歸檔工作。從文件材料到文書檔案中間要經(jīng)過一系列的歸檔整理工作，這是檔案管理工作的核心和基礎(chǔ)，是一項(xiàng)重要的、承上啟下的工作，整理工作的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的保管和利用?？墒窃S多企業(yè)在經(jīng)營過程中總是存在將紅頭文件和文書檔案混為一談的情況，這也導(dǎo)致企業(yè)其他工作人員認(rèn)為將紅頭文件規(guī)整到文書檔案管理工作中即可，致使文書檔案管理工作和其他管理工作進(jìn)行銜接時(shí)出現(xiàn)脫節(jié)的情況。一般來說，企業(yè)紅頭文件的歸檔比較完整，各部門對(duì)于“白頭文件”的歸檔意識(shí)不足，如工作總結(jié)、計(jì)劃規(guī)劃、領(lǐng)導(dǎo)講話、情況匯報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等疏于歸檔，造成文書檔案收集的不完整。

（三）工作人員素質(zhì)參差不齊。很多企業(yè)不重視文書檔案管理工作，認(rèn)為文書檔案工作沒有技術(shù)含量，所以許多從事文書檔案管理的工作人員都是抽調(diào)來開展工作的，這部分工作人員并未了解文書檔案管理的重要性，甚至有部分員工連文書檔案管理的基本工作常識(shí)都不知道，處于無證上崗工作的狀態(tài)，致使企業(yè)文書檔案管理工作在開展過程中無法有效完成管理工作，時(shí)常存在檔案管理混亂和遺漏的情況。要么檔案繼續(xù)教育沒有跟上，檔案的新法規(guī)和新動(dòng)態(tài)沒有及時(shí)掌握，工作標(biāo)準(zhǔn)落伍不規(guī)范。許多檔案管理工作人員也不重視檔案管理工作，自身沒有較強(qiáng)的責(zé)任感，未能在工作中及時(shí)主動(dòng)收集數(shù)據(jù)資料，所以文書檔案的完整性遭到破壞。若企業(yè)不對(duì)文書檔案管理中存在的各種問題加以重視和調(diào)整，長此以往會(huì)給企業(yè)文書檔案管理工作的開展造成滯后效應(yīng)。

二、企業(yè)文書檔案管理存在問題的原因

（一）工作復(fù)雜程度高。在企業(yè)實(shí)際工作中，文書檔案管理工作需要對(duì)企業(yè)各個(gè)部門的文件材料進(jìn)行收集、歸檔與保管，其中收集和整理是文書檔案管理工作的重中之重，歸檔整理是難點(diǎn)所在，其主要是由管理工作性質(zhì)決定，所收集的材料較為廣泛，收集材料的工作也非常繁瑣。平常收集，集中整理，工作量大。要鑒定每份文件材料的歸屬機(jī)構(gòu)和保管期限，因?yàn)闋可娴讲煌穆毮懿块T，鑒定工作中要判定其重要還是不重要，永久還是定期，需要一定的檔案專業(yè)功底和對(duì)本單位本行業(yè)的了解，使得文書檔案管理工作難度大大增加。尤其在銷毀檔案時(shí)鑒定更要非常慎重。檔案整理從件到盒的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化要求，也使整理工作欲速則不達(dá)。也基于此，更需要重視對(duì)文書檔案管理的規(guī)范化與合理分析，從而科學(xué)提高管理工作效率，為企業(yè)文書檔案管理工作的優(yōu)化打下基礎(chǔ)。

（二）工作依據(jù)為文書，文書的變革帶來檔案的變革。企業(yè)管理在實(shí)際運(yùn)營工作中是利用文書進(jìn)行各項(xiàng)工作開展的，文書檔案管理的最終水平與質(zhì)量會(huì)直接受到文書的影響。此外，企業(yè)工作的情況與質(zhì)量會(huì)在文書里直接體現(xiàn)，包括企業(yè)資產(chǎn)變化、生產(chǎn)經(jīng)營管理業(yè)務(wù)、企業(yè)財(cái)務(wù)等都能通過文書進(jìn)行體現(xiàn)，這也從側(cè)面表明企業(yè)文書檔案管理工作的復(fù)雜性和綜合性，再加上我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)的經(jīng)營模式和經(jīng)營范圍在不斷變化，電子文件的普及讓企業(yè)文書檔案管理也朝著多元化發(fā)展，其內(nèi)容的擴(kuò)增讓文書檔案管理工作的壓力不斷增大。

三、處理企業(yè)文書檔案管理問題的策略

（一）重視企業(yè)文書與檔案之間的銜接。在企業(yè)文書檔案管理工作中要保障文書與檔案兩者的區(qū)分和兩者的聯(lián)系，重視文書與檔案工作之間的銜接，從而保障文書檔案管理工作的質(zhì)量。在實(shí)際工作中應(yīng)正確認(rèn)識(shí)文書與檔案管理工作的關(guān)聯(lián)性和銜接性，根據(jù)企業(yè)應(yīng)歸檔的文件材料和不應(yīng)歸檔的文件材料的范圍，確保該歸檔的文書材料完全歸檔，不該歸檔的不予歸檔，達(dá)到文書與檔案工作的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

（二）建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，完善管理機(jī)制。為了保障企業(yè)內(nèi)部文書管理工作科學(xué)規(guī)范，應(yīng)建立完善的文書檔案管理流程，給文書管理工作提供相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)管理機(jī)制，不斷細(xì)化程序規(guī)定，確保在企業(yè)內(nèi)部有較好的可操作性與實(shí)用性。例如，在企業(yè)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)簽發(fā)公文時(shí)，公文簽發(fā)的相關(guān)規(guī)定要求文件發(fā)放后能發(fā)揮效用，在經(jīng)程序核對(duì)后送至相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)審核，最終套紅加蓋電子印章形成電子文件，在公文流程中可以設(shè)置電子文件歸檔，進(jìn)而使得文書檔案歸檔及時(shí)性和完整性得到有效提高。因此，為了有效提高文書檔案管理效率，應(yīng)重視管理機(jī)制的細(xì)化，將所有要求簡明扼要、全面地提出，在系統(tǒng)中按照流程最終實(shí)現(xiàn)電子文件直接歸檔，不但提高查閱效率，還實(shí)現(xiàn)與紙質(zhì)檔案的雙軌制歸檔。

（三）重視文書檔案人員的專業(yè)水平提高。企業(yè)文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)管理工作的開展也有至關(guān)重要的作用，就新員工而言，要進(jìn)行崗前培訓(xùn)，確保所有檔案人員持證上崗，最好到檔案部門實(shí)習(xí)方能夠盡快獨(dú)立完成文書檔案的規(guī)范整理。文書檔案管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，按《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等文件要求開展文書檔案整理工作，提高檔案整理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。管理人員要不斷學(xué)習(xí)信息技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行高效檢索，讓企業(yè)檔案管理水平不斷提升。

（四）加強(qiáng)部門互動(dòng)，依次開展管理工作。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的最大化利用，確保檔案質(zhì)量有所提升，就應(yīng)重視對(duì)文書檔案的科學(xué)收集，因此，文書檔案管理工作人員與各部門之間應(yīng)加強(qiáng)互動(dòng)和溝通，對(duì)各部門的工作概況都有所了解，及時(shí)掌握所需檔案材料，不斷優(yōu)化文書檔案收集范圍。此外，為確保文書檔案工作的合理開展，應(yīng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和趨勢(shì)，開展和拓展相應(yīng)的工作，為企業(yè)的發(fā)展決策提供科學(xué)參考，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書檔案管理工作的現(xiàn)代化優(yōu)勢(shì)。

（五）加強(qiáng)電子檔案的安全性。文件歸檔工作應(yīng)按照國家“雙軌制”管理的業(yè)務(wù)要求，將紙質(zhì)歸檔文件與電子歸檔文件同步規(guī)范整理。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行企業(yè)文書檔案管理工作能夠提高工作效率，為工作人員減少工作壓力，但是相應(yīng)地利用電子檔案進(jìn)行保存時(shí)也要重視其安全性，健全網(wǎng)絡(luò)安全體系的建設(shè)，并規(guī)定信息安全制度與保護(hù)措施。例如，在電腦中安裝防火墻、訪問密碼等，保障企業(yè)文書檔案管理信息的安全性。對(duì)重要檔案進(jìn)行掃描備份，并異地保管。

（六）爭取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案工作的重視。企業(yè)文書檔案管理工作的優(yōu)劣會(huì)受到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的影響，其領(lǐng)導(dǎo)重不重視文書檔案管理工作的開展，則相應(yīng)的文書檔案管理工作也會(huì)受到制約。所以，要爭取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文書檔案管理的重視。一是業(yè)務(wù)扎實(shí)，用規(guī)范的檔案提供良好的利用服務(wù)工作，比如，為了完成企業(yè)檔案業(yè)務(wù)“用”的要求，通過不同的檢索方式進(jìn)行高效檔案目錄檢索，可提供下載服務(wù)與全文閱讀，及時(shí)準(zhǔn)確高效地提供利用。二是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檔案普法宣傳和檔案知識(shí)宣傳，有利于企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)，從而通過上行下效讓企業(yè)從領(lǐng)導(dǎo)到員工正確認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的重要性與價(jià)值。

四、結(jié)語

綜上所述，文書檔案管理水平直接體現(xiàn)企業(yè)檔案管理水平，當(dāng)前信息化技術(shù)不斷發(fā)展，企業(yè)文書檔案管理也要朝著信息化的方向發(fā)展。正確認(rèn)識(shí)文書檔案管理的作用和價(jià)值，不斷完善檔案資料的完整性，發(fā)揮其實(shí)用價(jià)值，進(jìn)而提升文書檔案管理工作的水平?；诖?，企業(yè)要根據(jù)自身發(fā)展?fàn)顩r和發(fā)展規(guī)劃，不斷加強(qiáng)文書檔案管理，有效完善管理規(guī)章制度，提高管理工作人員綜合水平與專業(yè)技能，保障文書與檔案工作能夠有效銜接，使文書檔案價(jià)值得到充分體現(xiàn)，從而為促進(jìn)企業(yè)的良好發(fā)展發(fā)揮更大作用。