談煤礦項(xiàng)目建設(shè)前期檔案管理

文/陜西韓城礦業(yè)王峰煤礦有限責(zé)任公司 楊楨

煤礦項(xiàng)目建設(shè)前期即工程的準(zhǔn)備階段，該時(shí)期的檔案主要是在立項(xiàng)、招投標(biāo)、施工準(zhǔn)備等環(huán)節(jié)中使用的文件材料，具有多樣性、廣泛性和技術(shù)類檔案的使用度較高的特點(diǎn)。俗話說“好的開始是成功的一半”，前期檔案管理工作在項(xiàng)目建設(shè)過程中所起的作用是不可替代的，管理著基礎(chǔ)資料與作為項(xiàng)目憑證的文件，這些都是法律性的原始憑證，煤礦企業(yè)必須要一直保管好。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要重視前期檔案管理工作，提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)與管理意識(shí)，及時(shí)收集各種有用信息，確保檔案及時(shí)歸檔，為中后期的檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，保障項(xiàng)目檔案與企業(yè)資產(chǎn)的完整性。

一、煤礦項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

首先，煤礦項(xiàng)目檔案具有多樣性。煤礦項(xiàng)目結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性較強(qiáng)，不僅包括多個(gè)細(xì)化項(xiàng)目，而且細(xì)化之后的項(xiàng)目同樣涉及多個(gè)不同的方面，因此，煤礦企業(yè)在開展項(xiàng)目建設(shè)時(shí)開設(shè)的部門較多，分別承擔(dān)不同的職務(wù)。工作人員要收集所有相關(guān)部門、各個(gè)工種的檔案，如行政管理、財(cái)務(wù)管理、地質(zhì)測(cè)量、煤礦開采等，檔案數(shù)量繁多。

其次，煤礦項(xiàng)目檔案具有廣泛性。煤礦項(xiàng)目的檔案管理工作要負(fù)責(zé)記錄煤礦項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)以及管理情況，無論是管理部門的工作還是井下及地上的生產(chǎn)活動(dòng)都要認(rèn)真記錄。除此之外，檔案管理人員還要負(fù)責(zé)管理工程的規(guī)章制度、各部門領(lǐng)導(dǎo)的指令等，要記錄許多內(nèi)容，工作面非常廣泛。

最后，技術(shù)類檔案的使用度較高。安全生產(chǎn)在煤礦項(xiàng)目建設(shè)的整個(gè)過程中都是非常重要的，只有先保障施工的安全性，才能進(jìn)一步提高項(xiàng)目質(zhì)量，所以施工的監(jiān)管人員要加強(qiáng)監(jiān)督與管理工作，從根本上消除安全事故。而各項(xiàng)監(jiān)管工作大多需要使用技術(shù)類檔案作為檢查依據(jù)，提高檢查的準(zhǔn)確性與可行性。

二、煤礦項(xiàng)目檔案管理價(jià)值

現(xiàn)階段正是我國(guó)的煤礦行業(yè)進(jìn)行整改的重要時(shí)期，一些煤礦企業(yè)因難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展而不得不關(guān)閉或停產(chǎn)。為迎接時(shí)代的挑戰(zhàn)，各企業(yè)要勇于抓住機(jī)遇，積極進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級(jí)，或者與其他企業(yè)互相兼并重組，這個(gè)階段是無法避免的。這個(gè)過程中，一定會(huì)出現(xiàn)和產(chǎn)生許多重組項(xiàng)目和新建項(xiàng)目，建設(shè)前期檔案收集的準(zhǔn)確性、完整性以及管理水平直接影響著煤礦項(xiàng)目建設(shè)的開展與施工進(jìn)度，與項(xiàng)目建設(shè)的整體質(zhì)量息息相關(guān)，并且還會(huì)影響后續(xù)的項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)與維護(hù)工作，必須引起企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與檔案人員的重視。只有在項(xiàng)目建設(shè)前期收集檔案、及時(shí)歸檔、規(guī)范整理、妥善保管，才能確保項(xiàng)目建設(shè)有序開展、在工期內(nèi)驗(yàn)收合格并竣工，讓煤礦項(xiàng)目能在最大程度上發(fā)揮效益。

三、煤礦項(xiàng)目建設(shè)前期檔案管理工作中存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)及管理人員的重視度不足。煤礦企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員并未認(rèn)識(shí)到建設(shè)前期檔案管理工作的重要性，未全面開展宣傳工作，而且建設(shè)前期經(jīng)常發(fā)生人員流動(dòng)，隊(duì)伍缺乏穩(wěn)定性，不同的參建單位及部門之間未及時(shí)交流。企業(yè)沒有安排專門的檔案人員，未落實(shí)具體責(zé)任，導(dǎo)致檔案管理工作滯后，與項(xiàng)目建設(shè)脫節(jié)，無法確定檔案流向。檔案管理人員在工程技術(shù)、工序方面知識(shí)匱乏，在工作實(shí)踐中能力不達(dá)標(biāo)。

（二）檔案收集工作滯后。因?yàn)槊旱V項(xiàng)目的施工工期長(zhǎng)、流程多、參與部門多，所以其項(xiàng)目檔案不僅數(shù)量多，而且種類廣泛，具有復(fù)雜性。為了追趕工程進(jìn)度、提高經(jīng)濟(jì)效益，許多企業(yè)在建設(shè)過程中只將工程質(zhì)量作為關(guān)注焦點(diǎn)，對(duì)檔案管理工作的重視度不足，導(dǎo)致檔案管理人員在收集檔案時(shí)沒有得到各參建單位和部門的配合，檔案的歸檔時(shí)間延后，沒有和項(xiàng)目施工進(jìn)度保持一致，造成各參建方在項(xiàng)目建設(shè)中無法及時(shí)使用需要的項(xiàng)目檔案資料，與工程技術(shù)、項(xiàng)目管理有關(guān)的重要資料經(jīng)常在收集前就已經(jīng)損壞，甚至是丟失，導(dǎo)致后續(xù)的檔案管理工作難以有效開展。

（三）缺乏完善的檔案管理體制。因?yàn)槊旱V項(xiàng)目建設(shè)前期各方面的準(zhǔn)備尚未完善，所以崗位安排及人員配置也比較隨意，大部分企業(yè)并未成立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)的人員大多身兼多職，也沒有固定的檔案管理辦公室，難以保障檔案的質(zhì)量。檔案管理設(shè)備落后，管理效率低，缺少專門存放檔案的庫(kù)房，容易丟失或損壞文件，有關(guān)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度也并不完善，增加了管理人員的工作難度。

四、煤礦項(xiàng)目建設(shè)前期檔案管理工作的有效策略

（一）提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員的重視度。對(duì)于一個(gè)工程項(xiàng)目而言，前期的檔案管理工作是非常重要的，尤其是煤礦項(xiàng)目檔案，其涉及的檔案資料數(shù)量大、種類多，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識(shí)到缺少檔案對(duì)工程項(xiàng)目的影響和危害，對(duì)前期檔案管理工作給予高度重視。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)從項(xiàng)目立項(xiàng)之時(shí)就要安排專門的人員收集和整理數(shù)據(jù)、圖紙、照片等資料，將責(zé)任明確到每個(gè)崗位、每一位員工。

領(lǐng)導(dǎo)人員要在煤礦項(xiàng)目建設(shè)的議事日程中加入檔案管理工作，定期組織學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等活動(dòng)促使檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提升。根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況制定員工在職教育管理制度，密切關(guān)注當(dāng)?shù)貦n案局的動(dòng)態(tài)，組織員工積極參與其舉辦的專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，或者安排管理人員集中到檔案館交流學(xué)習(xí)，由高資歷的前輩現(xiàn)場(chǎng)示范，其他人員認(rèn)真觀摩并進(jìn)行實(shí)踐練習(xí)，以“老帶新”的方式指導(dǎo)新入職的人員進(jìn)行檔案的登記、歸檔等操作，在短時(shí)間內(nèi)提升其業(yè)務(wù)水平。另外，企業(yè)還要完善員工激勵(lì)機(jī)制，讓檔案管理人員在平時(shí)的工作中有一定的危機(jī)感，而不是得過且過，調(diào)動(dòng)其參與培訓(xùn)學(xué)習(xí)的積極性。領(lǐng)導(dǎo)人員可以將檔案管理人員參與在職教育的情況與其職稱評(píng)定相聯(lián)系，規(guī)定參與度在80%以下者沒有資格評(píng)定職稱。在平時(shí)的工作中定期組織考核，并根據(jù)考核結(jié)果增加或減少員工的獎(jiǎng)金，起到獎(jiǎng)懲激勵(lì)的作用，讓每一位人員都能重視項(xiàng)目建設(shè)前期的檔案管理工作，確保工作有條不紊地進(jìn)行，提升檔案管理水平，為項(xiàng)目建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

（二）有效開展檔案資料的收集與整理工作。煤礦項(xiàng)目建設(shè)前期的檔案管理工作中最為基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)就是收集歸檔，只有做好基礎(chǔ)工作，才能順利開展后續(xù)的檔案管理及工程建設(shè)。所以，檔案管理人員必須及時(shí)收集項(xiàng)目檔案，尤其是有關(guān)施工技術(shù)的重要材料和文件，保障檔案的正確性和完整性。完成項(xiàng)目建設(shè)后，相關(guān)人員要清理和歸檔文件資料，各參建單位要依照規(guī)范要求加以整理，并在預(yù)定期限內(nèi)與建設(shè)單位完成檔案交接。另外，檔案管理人員還要盡快登記和驗(yàn)收已經(jīng)竣工的煤礦項(xiàng)目檔案，先確保檔案資料合格，然后才允許建設(shè)單位完成竣工驗(yàn)收。管理人員要重點(diǎn)收集立項(xiàng)、合同等檔案材料，并妥善保存，根據(jù)工程的具體情況，找到工作重點(diǎn)和難點(diǎn)，采取可行性方案加以落實(shí)。檔案部門要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行積極創(chuàng)新，拓寬工作思路，優(yōu)化改革材料收集、檔案建設(shè)及保存等工作的方法，比如運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)電子化管理檔案，以免丟失后難以備份，從全局出發(fā)看待項(xiàng)目建設(shè)前期的檔案管理工作，立足點(diǎn)是前期，但終點(diǎn)是項(xiàng)目竣工和投入使用后，只有提升管理意識(shí)、注重工作創(chuàng)新，才能有效提升管理水平，促進(jìn)項(xiàng)目建設(shè)順利開展。

（三）項(xiàng)目建設(shè)前期建立健全檔案管理制度。煤礦企業(yè)要組織專門人員成立檔案管理工作小組，根據(jù)崗位分布、人員結(jié)構(gòu)等建立員工的網(wǎng)絡(luò)體系，完善檔案管理制度，細(xì)化各項(xiàng)規(guī)章條款，建立具有可行性的檔案管理體制。首先，要定期針對(duì)檔案管理工作召開會(huì)議。煤礦企業(yè)在項(xiàng)目建設(shè)前期要統(tǒng)一管理項(xiàng)目檔案，不僅要協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)的相關(guān)部門，還要加強(qiáng)監(jiān)督其他參建單位，如設(shè)計(jì)單位、施工單位等，讓檔案管理工作和煤礦項(xiàng)目的施工處于相同進(jìn)度，避免因二者發(fā)生脫節(jié)而影響檔案管理工作的有序進(jìn)行。定期針對(duì)檔案管理工作召開會(huì)議，所有參建單位都要委派領(lǐng)導(dǎo)人員參加，企業(yè)的檔案管理人員更要參加每一次會(huì)議，向其他單位或部門介紹目前的管理情況與工作進(jìn)度，大家共同協(xié)商如何安排后續(xù)的檔案管理工作。其次，要完善檔案管理制度。煤礦項(xiàng)目規(guī)模較大，具有施工工期長(zhǎng)、項(xiàng)目材料多的特點(diǎn)，其建設(shè)過程要涉及若干個(gè)不同的單位，如果要規(guī)范開展檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)管理的秩序化和標(biāo)準(zhǔn)化，那么就必須建立完善的工作制度，否則即使領(lǐng)導(dǎo)與工作人員足夠重視，在管理工作中也沒有可以依照和遵循的規(guī)章條款，難以有序開展檔案管理。所以企業(yè)要結(jié)合實(shí)際情況科學(xué)制定檔案管理制度，將各種工作中的潛在問題都列入其中，避免工作人員管理檔案時(shí)發(fā)生不必要的時(shí)間消耗，達(dá)到高效管理的目的。再次，要在合同管理中加入檔案管理工作，將歸檔責(zé)任細(xì)化到各個(gè)單位，煤礦企業(yè)在和參建單位制定合同條款時(shí)要將檔案管理的工作內(nèi)容寫入其中，針對(duì)收集、整理和歸檔環(huán)節(jié)列出相應(yīng)的管理要求，理清歸檔方式與責(zé)任，確保項(xiàng)目建設(shè)前期各項(xiàng)檔案的準(zhǔn)確性和完整性。最后，要完善責(zé)任處罰制度。細(xì)化檔案管理工作的責(zé)任至不同層面，包括設(shè)計(jì)、施工等，實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)抵押，確保發(fā)生事故后可以追查到責(zé)任源頭，并給予相應(yīng)的處罰。煤礦企業(yè)與各參建單位簽訂協(xié)議后要收取檔案滯納金，若在檔案移交、歸檔的限定日期內(nèi)參建單位沒有遵循合同條款履行職責(zé)，建設(shè)企業(yè)可以將檔案滯納金扣除，以此來警示參建方，進(jìn)而順利開展檔案管理工作。

時(shí)代的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展大大加快了礦建企業(yè)的建設(shè)腳步，為了抓住新時(shí)期帶來的發(fā)展機(jī)遇，企業(yè)要優(yōu)化項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，提升整體的工程質(zhì)量。為了確保項(xiàng)目建設(shè)在工期內(nèi)有序完成，做好前期的檔案管理工作是非常重要的。針對(duì)煤礦項(xiàng)目建設(shè)前期檔案管理工作中存在的各種問題，企業(yè)要從提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與檔案人員的重視度、有效開展檔案資料的收集與整理工作與建立健全檔案管理制度三方面采取優(yōu)化措施，提高檔案管理水平。