醫(yī)院重點建設項目檔案整體遷建項目管理中存在的問題及措施

文/武夷山市立醫(yī)院人事科 林凌

醫(yī)院整體遷建項目會在醫(yī)院原有科室的基礎上進行醫(yī)院醫(yī)療設備、醫(yī)療部門及基礎設施的完善，使得醫(yī)院的醫(yī)療服務水平得到提升。檔案作為進行醫(yī)院項目建設過程中進行相關信息記錄的重要載體，做好檔案管理工作，不僅可以幫助醫(yī)院在遷建項目以后快速地進入工作狀態(tài)，還有助于為醫(yī)院以后的發(fā)展提供精準的數(shù)據(jù)，促進醫(yī)院的健康發(fā)展。

一、醫(yī)院重點建設項目檔案整體遷建項目管理中存在的問題

（一）檔案資料完整性缺失。我市是一個國家五A級旅游度假城市，不僅擁有豐富的自然資源和文化遺產，還擁有較大的人流量，促進了我市經(jīng)濟的快速發(fā)展。但是，醫(yī)療問題一直是我市的短板問題，醫(yī)院病床不足、高級醫(yī)護人員缺失一直是我市醫(yī)院存在的問題之一。因此，在醫(yī)院重點建設項目檔案整體遷建項目管理過程中，進行檔案資料的管理，可以保證醫(yī)院檔案資料的完整，讓醫(yī)院可以根據(jù)整體遷建項目要求，進行醫(yī)療問題解決，提高我市的醫(yī)療水平。但是，醫(yī)院在進行整體遷建項目的過程中，如果沒有對檔案資料進行及時收集和歸納，很可能會造成檔案資料的完整性缺失，這種現(xiàn)象在我國醫(yī)院工程建設項目中經(jīng)常出現(xiàn)，不利于醫(yī)院的建設與發(fā)展。造成這種現(xiàn)象出現(xiàn)的原因主要有以下幾個方面：一是檔案工作人員的意識不強，并沒有做好檔案資料的施工保障工作，在施工前沒有及時進行檔案資料的收集、整理與存檔，造成了醫(yī)院檔案資料的損害或丟失。二是施工人員沒有認識到檔案的重要性，在施工過程中沒有對檔案資料進行關注，也沒有與醫(yī)院檔案資料管理人員進行溝通，導致施工的過程中會造成醫(yī)院檔案資料的損壞和丟失。

（二）檔案資料管理制度不健全。檔案管理是一項復雜、繁瑣的工作，尤其醫(yī)院的檔案資料種類繁多，需要花費大量的時間和精力對檔案資料進行分類和管理，以便后期對檔案資料進行查找和使用。但是，目前我市醫(yī)院工程建設項目檔案管理中，并沒有進行相關制度的明確規(guī)定，導致醫(yī)院項目建設檔案并沒有明確的制度管理要求，不利于檔案管理工作的正常開展，但是相關工作人員并沒有認識到檔案管理制度的重要性，開展的檔案管理工作不符合檔案管理制度要求，造成檔案管理工作混亂，使得檔案資料管理人員不能根據(jù)制度要求進行施工前的檔案收集，有可能會造成施工過程中，檔案資料的破壞和丟失。

（三）職責分工不明確。由于醫(yī)院重點建設項目檔案整體遷建項目的時間較長、程序較多，每個程序中所產生的檔案資料都起著相輔相成的作用。但是，由于相關工作人員的職責分工不明確，沒有做好階段性的檔案管理工作，導致檔案在保存的過程中受損，既不利于后續(xù)建設工作的開展，也影響了醫(yī)院重點建設項目檔案整體遷建項目進度，導致醫(yī)院重點建設項目檔案整體遷建項目進程緩慢。

（四）檔案資料查找不便利。由于醫(yī)院重點建設項目檔案整體遷建項目是一個長期性的工作，工程在施工的過程中，需要根據(jù)建設要求不斷對工程檔案資料進行查找，進行建設數(shù)據(jù)、建設方案及教學效果的核對，以保證重點建設項目檔案整體遷建項目效果。但是，如果沒有正確地對檔案進行管理，會導致檔案工作人員花費更多的時間進行檔案資料的篩選與查找，不僅會造成時間上的浪費，還會降低相關工作人員的工作效率，影響醫(yī)院重點建設項目檔案整體遷建項目的進度。

二、醫(yī)院重點建設項目檔案整體遷建項目管理措施

為了保證醫(yī)院重點建設項目檔案整體遷建項目管理的順利開展，應該對檔案管理中存在的問題進行解決，逐步提升檔案管理的效果，從而為項目建設與管理提供精準的數(shù)據(jù)，保證整體遷建項目的順利進行。

（一）檔案管理體系的完善。醫(yī)院重點建設項目檔案管理工作效果的提升，與醫(yī)院管理體系有著緊密的聯(lián)系，醫(yī)院在進行日常檔案工作管理過程中，要以國家檔案管理要求為前提，以醫(yī)院建設發(fā)展為目標，進行科學化、細致化管理，完善檔案資料管理工作內容，以使檔案資料工作人員可以根據(jù)要求進行日常工作安排，使得檔案資料管理更具規(guī)范性與科學性。

例如，醫(yī)院在進行重點建設項目的過程中，應該做好檔案管理工作，根據(jù)醫(yī)療資源整合的要求，進行檔案管理意識的提升、專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)以及檔案管理體系的完善。醫(yī)院重點建設項目整體遷建項目的目的是提供更好的醫(yī)療環(huán)境，提升我市的醫(yī)療水平，使得醫(yī)院真正可以解決人民“看病難”的問題。在這個過程中，進行檔案資料的管理，可以為新院進行醫(yī)療環(huán)境提升、醫(yī)護人員培訓、醫(yī)療服務意識提升，提供重要的數(shù)據(jù)，為新院檔案建設提供理論依據(jù)。因此，做好醫(yī)院檔案管理工作十分重要，新院應該進行檔案管理模式與體系的完善，通過規(guī)范化的體系進行檔案工作內容與要求的安排，不僅可以提高檔案收集和整理的效果，還可以對檔案進行責任制的落實，進一步保證檔案的完整性。

（二）強化項目監(jiān)督機制。醫(yī)院重點建設項目檔案整體遷建項目管理僅靠醫(yī)院進行保存與管理存在一定的難度，需要施工方與醫(yī)院共同配合，共同進行醫(yī)院檔案資料的管理工作，提升檔案資料的完整度。因此，醫(yī)院應該強化項目管理的監(jiān)督機制，從醫(yī)院遷建項目開展的目的性出發(fā)，對遷建項目整體工程進行監(jiān)督，重點進行檔案資料的監(jiān)督和檢查，不僅可以對項目工程檔案管理人員的工作意識和工作責任進行提升，還有助于對檔案資料的完整性提供雙重保障。

武夷山市立醫(yī)院整體遷建項目占地面積93.5畝，建筑面積93602平方米，建設項目總共投資約3.1億元，系武夷山市2009年省重點建設項目。2009年底我主動請纓參與醫(yī)院整體遷建項目建檔工作，在當?shù)貦n案部門的精心指導下，我虛心向同行請教，多次到福建省立醫(yī)院、南平市第一醫(yī)院、南平市第二醫(yī)院等周邊醫(yī)院取經(jīng)學習，同時嚴格按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《科學技術檔案案卷構成的一般要求》以及檔案主管部門制定的規(guī)范性文件和標準整理。經(jīng)過近3年的努力，不斷對項目建設文件材料進行收集、分類、組卷、編目等整理工作，共整理基建檔案216卷，保證了我院重點建設項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性與安全性。根據(jù)《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、檔案主管部門制定的規(guī)范性文件及有關電子文件管理的規(guī)范和標準整理檔案。同時，在進行關于重建項目檔案資料收集、歸檔、分組、管理與保存的過程中，合理進行檔案工作安排，共整理基建檔案263卷。新院在建設的過程中，形成很多檔案資料，做好新院建設檔案資料的監(jiān)督，不僅可以提高新院建設的速度，還可以避免新院在建設過程中出現(xiàn)質量問題，保證新院建設工作的順利開展。首先，醫(yī)院要做好項目檔案資料的跟蹤工作，對項目建立的各項檔案資料進行跟蹤，對項目建設工程的每個工作環(huán)節(jié)的檔案資料都進行監(jiān)督與檢查，不僅可以對項目建設的整體環(huán)節(jié)進行把握，還加深了檔案工作人員對于各個環(huán)節(jié)檔案資料收集和保存的意識，避免出現(xiàn)因檔案收集不及時而被破壞的現(xiàn)象，保證項目建設各個環(huán)節(jié)檔案資料的完整性。其次，醫(yī)院相關工作人員應該與工程檔案工作人員進行配合，根據(jù)檔案管理體系的要求，認真落實檔案日常管理工作，并做好檔案資料管理安排，避免因施工現(xiàn)場的混亂現(xiàn)象造成檔案資料的破損，做好施工現(xiàn)場的檔案資料收集與管理工作，進一步明確檔案工作內容。

（三）檔案工作人員素質的提升。檔案資料管理人員作為對檔案收集、分類、整理、保存和利用的主要人員，其工作素質和專業(yè)能力直接影響了檔案資料管理的效果，因此應該對檔案資料管理人員進行培訓，使其在培訓過程中提高自己的責任意識和專業(yè)水平，運用自己的專業(yè)知識進行工程現(xiàn)場檔案資料的收集、整理和保存，提升檔案資料的安全性。

首先，可以根據(jù)檔案資料保存和運用的要求，進行檔案資料管理人員的日常培訓，把檔案資料專業(yè)工作知識與工作技巧納入培訓內容中，在提升工作人員檔案知識專業(yè)度的基礎上讓責任意識得以提升，幫助檔案資料管理人員對檔案管理中知識與技能進行學習，讓檔案資料管理人員認識到自己工作的重要性，及時做好現(xiàn)場檔案資料的收集、分類與保存，提高檔案管理質量。其次，對檔案資料管理工作人員進行責任意識的培養(yǎng)，讓其認識到檔案資料保存工作的重要性，不斷對工作人員進行檔案管理制度和規(guī)章的培訓，明確其工作職責、要求，做好日常工作安排，及時進行檔案資料的收集、管理與保存，保證檔案資料的完整性，為其他工作的開展提供重要的保障。最后，讓工作人員借助信息技術來開展檔案的日常工作，增加檔案資料的信息化與數(shù)字化，借助信息技術輔助檔案資料管理人員進行信息化管理，完成檔案資料的收集、錄入、分類、整理和保存，增加了檔案資料管理的便捷性。因此，檔案資料管理工作人員根據(jù)信息技術的要求進行信息化操作的培訓，運用信息化知識完善檔案工作模式，不僅可以提升檔案工作的效率，對檔案資料做到雙重保護，還可以完善檔案資料儲存與查閱方式，使得相關人員可以借助信息技術來查找資料，減少檔案資料管理工作人員的工作量，有助于保障檔案資料的完整。

（四）檔案管理權責的明確。醫(yī)院重點建設項目檔案整體遷建項目中的參與方有很多，對檔案管理權責進行明確，可以進一步實行檔案規(guī)范化和完整性的管理。這就需要設計方、施工方、監(jiān)理方、醫(yī)院方等多個單位相互配合，明確職責，有助于提高檔案管理部門的責任意識，并根據(jù)權責要求，落實各項工作的職責。這樣既保證醫(yī)院重點建設項目的有序開展，又對醫(yī)院檔案資料的收集、管理與保存提供便利，提升檔案資料管理的質量。

三、結語

綜上所述，隨著我國經(jīng)濟和人民生活水平的不斷發(fā)展，醫(yī)療事業(yè)改革已經(jīng)成為我市黨和政府關注的重點問題之一，我市醫(yī)院的醫(yī)療資源不斷完善，可以為全市人民的健康保駕護航。醫(yī)院重點建設項目檔案整體遷建項目雖然存在很多問題，醫(yī)院及相關項目參與方，仍應認識到檔案資料的重要性，協(xié)調醫(yī)院進行檔案管理體系完善，強化檔案監(jiān)督項目，提升檔案管理人員的工作素質，使得檔案管理工作可以順利進行，保證檔案資料的完整與安全，為遷建項目的順利進行打好基礎。