關(guān)于醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的思考

文/山東省濟(jì)寧市中醫(yī)院 張寧

醫(yī)院綜合檔案管理與各部門和各個(gè)科室之間有著密切的聯(lián)系，工作內(nèi)容主要為檔案的收集、歸檔、保管以及利用等。醫(yī)院綜合檔案管理質(zhì)量可以直接反映出醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量與整體管理水平，醫(yī)院新醫(yī)改的不斷深入，對醫(yī)院綜合檔案管理工作提出了全新的要求?；诖?，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，醫(yī)院綜合檔案管理工作也需要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，以便為醫(yī)院診療與護(hù)理以及實(shí)驗(yàn)證明等提供更加完善的服務(wù)，所以，需要對醫(yī)院綜合檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理。

一、醫(yī)院檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理的必要性

（一）是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。自黨的十九大以來，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)得到了快速發(fā)展，隨著醫(yī)院職能管理部門與醫(yī)療技術(shù)人員對檔案需求的增加，對檔案功能提出了全新的要求。在這一背景下，使檔案內(nèi)容的交流日漸頻繁。各級醫(yī)務(wù)人員渴望可以快速獲取到自己所需的檔案信息，也希望可以盡快構(gòu)建一套完善且高效的檔案信息查詢平臺(tái)，以此來實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源的共享。當(dāng)前，在信息技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)下，網(wǎng)絡(luò)發(fā)展已經(jīng)涉及各個(gè)領(lǐng)域，同時(shí)也正在不斷完善，而醫(yī)院檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理呼聲越來越高，醫(yī)院綜合檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理可以全面滿足各部門與醫(yī)務(wù)人員對檔案信息的實(shí)際需求。

（二）有利于節(jié)省檔案儲(chǔ)存空間，保護(hù)原始檔案。醫(yī)院綜合檔案信息諸多，內(nèi)容必然會(huì)涉及多方面信息，如行政、醫(yī)療、教學(xué)、科研以及設(shè)備等信息，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式基本上都是紙質(zhì)檔案，使用人員可以依照自己的實(shí)際需要來進(jìn)行查閱和閱讀。在信息化發(fā)展背景下，醫(yī)院綜合檔案可以引用網(wǎng)絡(luò)化管理模式，將紙質(zhì)記錄內(nèi)容通過數(shù)字文檔來進(jìn)行儲(chǔ)存和保管。另外，在網(wǎng)絡(luò)化檔案管理模式中，可以依照機(jī)讀檔案來取代紙質(zhì)檔案，這樣的方式，既可以減少檔案儲(chǔ)存空間，同時(shí)，還可以進(jìn)一步降低管理成本，有利于使用人員快速檢索并加以利用，避免檔案因?yàn)槎啻螐?fù)制出現(xiàn)紙張與人力資源的浪費(fèi)。另外，還可以避免對檔案原件的頻繁閱讀，保障原始檔案的有效性。

二、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作存在的常見問題

（一）醫(yī)院檔案管理缺少明確的分級范圍。檔案管理工作十分復(fù)雜且繁瑣，在管理過程中，需要管理人員對不同檔案進(jìn)行分類與分級別管理，這樣的方式方便檔案查詢。針對醫(yī)院檔案管理工作來講，存在諸多問題，如沒有明確的組織管理機(jī)構(gòu)對其進(jìn)行管理，分級管理便無從談起，醫(yī)院綜合檔案室基本上都是對文書檔案、基建檔案、財(cái)務(wù)檔案、醫(yī)德檔案以及設(shè)備檔案進(jìn)行管理，這種單一的管理模式導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理缺少有效性。針對醫(yī)療文書檔案與檢查影像檔案沒有進(jìn)行分級管理，基本上都存放在相應(yīng)的醫(yī)療科室中。另外，檔案管理人員沒有運(yùn)用科學(xué)的管理方式來進(jìn)行管理，導(dǎo)致諸多需要進(jìn)入綜合檔案管理的檔案沒有進(jìn)行妥善管理，出現(xiàn)檔案管理雜亂的現(xiàn)象。

（二）綜合檔案形同虛設(shè)，無人問津。醫(yī)者的主要職責(zé)就是治病救人，大部分醫(yī)院也都在遵循這一主旨來進(jìn)行日?；顒?dòng)，普遍認(rèn)為其他管理并不重要。經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，多半以上的醫(yī)院建立了綜合檔案室，但基本上都是為了應(yīng)付檢查，并沒有人員對檔案進(jìn)行查詢，綜合檔案室的使用效率較低，檔案的使用通常都是人事與案例資料。這一現(xiàn)象出現(xiàn)的原因主要為以下幾點(diǎn)：其一是綜合檔案管理工作宣傳力度較差，導(dǎo)致大部分醫(yī)務(wù)工作人員沒有認(rèn)識(shí)和意識(shí)到綜合檔案管理的重要性。其二是綜合檔案管理工作被誤解嚴(yán)重，認(rèn)為綜合檔案是重要部門，一般不會(huì)對他人開放，導(dǎo)致醫(yī)院綜合檔案管理很少有人提起。其三針對大部分醫(yī)院來講，檔案管理工作屬于行政工作，不會(huì)對其投入更多的人力與物力，導(dǎo)致綜合檔案管理經(jīng)常呈現(xiàn)出關(guān)閉狀態(tài)。

（三）信息化程度有限，缺少資源共享平臺(tái)。當(dāng)前，大部分醫(yī)院都很愿意為醫(yī)療設(shè)備的引進(jìn)和課題研究投入資金成本，卻沒對檔案管理構(gòu)建信息化平臺(tái)，這一問題出現(xiàn)的主要原因就是領(lǐng)導(dǎo)人員不重視檔案管理。另外，因?yàn)椴糠謾n案管理人員的網(wǎng)絡(luò)操作能力較差，只能進(jìn)行一些簡單的檔案收集工作，沒有對檔案信息進(jìn)行采編與歸類，導(dǎo)致檔案在計(jì)算機(jī)中出現(xiàn)混亂排序的現(xiàn)象，進(jìn)而使醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理形同虛設(shè)。

三、優(yōu)化醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的對策

（一）完善檔案管理制度體系，為檔案網(wǎng)絡(luò)化管理提供保障。醫(yī)院綜合檔案管理工作十分重要，在管理過程中需要將網(wǎng)絡(luò)化管理方式融入醫(yī)院制度建設(shè)中。完善醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的規(guī)章制度，通過有效的制度來促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理良性進(jìn)行，將醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理工作全面落實(shí)。其一應(yīng)構(gòu)建醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理細(xì)則，如《醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理?xiàng)l例》《醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理操作指南》等，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)的操作程序十分關(guān)鍵，在過程中應(yīng)明確如何將檔案進(jìn)行分類，其中應(yīng)包含大項(xiàng)目與小項(xiàng)目的分類；如何對檔案進(jìn)行編號(hào)與排序，以及如何設(shè)置檔案目錄；如何設(shè)置檔案關(guān)鍵詞等。另外，在醫(yī)院綜合檔案管理的收集與整理以及加工等多項(xiàng)環(huán)節(jié)中，都需要有明確的制度規(guī)范來作為指導(dǎo)，以此來保障各個(gè)步驟都可以順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)綜合檔案管理的準(zhǔn)確性。其二需要對醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理人員構(gòu)建監(jiān)督制度以及獎(jiǎng)懲辦法等，即便醫(yī)院綜合檔案開展了網(wǎng)絡(luò)化管理，但并不是各項(xiàng)工作都可以自動(dòng)進(jìn)行，還有諸多環(huán)節(jié)需要人工來進(jìn)行操作。所以，也應(yīng)對管理人員構(gòu)建一套健全的規(guī)章制度，以此來規(guī)范工作人員的行為，監(jiān)督其工作程序等，這樣才可以保障醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

（二）強(qiáng)化對人員的專業(yè)性培訓(xùn)，為網(wǎng)絡(luò)化管理提供人力保障。醫(yī)院綜合檔案管理人員的自身素質(zhì)與網(wǎng)絡(luò)化管理工作開展質(zhì)量有著密切的關(guān)系，所以說，需要加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力。在過程中需要根據(jù)以下幾點(diǎn)來對其專業(yè)能力進(jìn)行提升：其一，需要對醫(yī)院檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力進(jìn)行教育培訓(xùn)。要求檔案管理人員要熟練操作計(jì)算機(jī)，如檔案信息數(shù)據(jù)的錄入、網(wǎng)絡(luò)查詢以及檔案數(shù)據(jù)庫管理等多項(xiàng)操作，同時(shí)還需要掌握專業(yè)化的檔案網(wǎng)絡(luò)操作，例如可以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)手段來收集各類醫(yī)療檔案信息，可以使用通信設(shè)備或電子設(shè)備對檔案信息進(jìn)行加工與處理以及轉(zhuǎn)化等工作，可以對檔案信息進(jìn)行加工分類以及編號(hào)排序等。其二，需要對醫(yī)院綜合檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)。職業(yè)素養(yǎng)主要包含對本職工作的責(zé)任心與檔案的保密工作等，這是保障醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)內(nèi)容?；诖耍t(yī)院需要運(yùn)用行之有效的方式來對檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，著重強(qiáng)化他們的職業(yè)素養(yǎng)與風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，使檔案管理工作人員可以認(rèn)識(shí)和意識(shí)到保密工作的重要性。高素質(zhì)的檔案管理復(fù)合型人才可以保障檔案網(wǎng)絡(luò)化管理工作的全面落實(shí)，同時(shí)達(dá)到節(jié)省人力成本支出與提升醫(yī)院綜合檔案管理質(zhì)量的目標(biāo)。

（三）強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全管理，提升網(wǎng)絡(luò)化安全保障。醫(yī)院綜合檔案管理工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理既可以為檔案管理工作提供便利，同時(shí)還可以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作更加科學(xué)化、現(xiàn)代化。但在檔案網(wǎng)絡(luò)化管理進(jìn)程中，需要依靠計(jì)算機(jī)來對檔案進(jìn)行電子化管理，在不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，檔案存在被盜或丟失等風(fēng)險(xiǎn)。一旦醫(yī)院綜合檔案管理系統(tǒng)被黑客侵入，那么檔案信息內(nèi)容就容易被修改或盜取，這對檔案管理會(huì)帶來嚴(yán)重的影響?；诖耍枰訌?qiáng)綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的安全性，使檔案管理人員意識(shí)到檔案丟失或被盜所帶來的危害，使檔案管理人員可以在實(shí)際工作中加強(qiáng)預(yù)防。醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理具體操作可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：首先，在檔案網(wǎng)絡(luò)化管理開展之前，需要對計(jì)算機(jī)進(jìn)行查毒與殺毒工作，避免病毒對檔案造成破壞，其中檔案網(wǎng)絡(luò)管理終端的安全管理十分重要。其次，需要對重要檔案與密碼檔案進(jìn)行加密處理，在這一基礎(chǔ)上還需要做好備份，以此來保障檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。最后，需要定期對檔案網(wǎng)絡(luò)化管理設(shè)備與軟件進(jìn)行維護(hù)，這樣的方式可以使各項(xiàng)功能都處在備用狀態(tài)中，達(dá)到提升綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的安全性。

四、結(jié)語

結(jié)合全文，在科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也呈現(xiàn)出了快速發(fā)展態(tài)勢，各個(gè)行業(yè)都開始對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，當(dāng)然醫(yī)院也不例外。針對醫(yī)院綜合檔案管理工作來講，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對其進(jìn)行管理可以有效提升綜合檔案管理的有效性。醫(yī)院在進(jìn)行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理工作的過程中，應(yīng)注意避免可能出現(xiàn)的問題，運(yùn)用行之有效的方式來完善檔案網(wǎng)絡(luò)化管理工作，使其可以更好地為醫(yī)院檔案管理工作提供服務(wù)。