辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理

文/山東省濟寧市疾病預防控制中心 徐福元

伴隨著新時代大數(shù)據(jù)的到來，醫(yī)院的檔案數(shù)據(jù)越來越多，并且它的復雜程度也有了很大的提高，這就給管理檔案的工作人員帶來了非常大的工作負擔，所以為了減少這種不利的因素，需要用自動化和現(xiàn)代化的技術(shù)，以此來取代檔案管理中人為的操作。對于醫(yī)院而言，其檔案的管理工作可以給醫(yī)院的運作、科學研究和醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展方向提供重要作用?，F(xiàn)在這個階段，計算機網(wǎng)絡是具備辦公自動化的先進技術(shù)方式，并且計算機網(wǎng)絡給醫(yī)院的辦公活動提供了非常方便的前提條件。在辦公自動化環(huán)境下開展有效的檔案工作，融入先進的計算機技術(shù)，在網(wǎng)絡安全的基礎上明確管理制度的標準，歸類檔案信息，深度挖掘檔案價值，突出其優(yōu)勢，提升服務質(zhì)量。

一、在醫(yī)院檔案管理過程當中辦公自動化的作用

（一）辦公自動化。辦公自動化指用現(xiàn)代的技術(shù)手段，對辦公室內(nèi)的相關(guān)工作信息進行處理，實現(xiàn)檔案的傳輸、存放、發(fā)送、信息接收等，提高了信息傳播的速度并確保其準確性。作為高科技產(chǎn)物的辦公自動化，把計算機網(wǎng)絡的技術(shù)應用進行了充分的發(fā)揮。把辦公業(yè)務與辦公人員相結(jié)合構(gòu)成的系統(tǒng)，可以稱為人機信息系統(tǒng)。辦公自動化系統(tǒng)在運營的過程里面，存在著很多的優(yōu)勢，可以更好地做好辦公活動，從而提升辦公的效率。

（二）辦公自動化在醫(yī)院檔案管理中應用的重要性。1.提升工作時效。醫(yī)院的檔案內(nèi)容多種多樣，可以劃出很多的種類，在辦公自動化系統(tǒng)運用過程中，可以使醫(yī)院的職員、智能、辦公流程在很大程度上受到影響，讓傳統(tǒng)人工操作有效地突破限制，推進檔案管理工作向合理科學的方向發(fā)展，讓信息檢索的便捷性大大提高。2.強化儲存方式的安全可靠性。在以前管理醫(yī)院的檔案過程當中，因為受到溫度與濕度這樣的因素影響，關(guān)系著紙質(zhì)檔案儲存、管理成果，因此需要主動利用自動化的系統(tǒng)縮小檔案存放的空間并提升其利用率，盡量延長檔案壽命。并且在辦公自動化的環(huán)境下儲存方法也能從單一變成多元的，例如文本、圖像等。3.實現(xiàn)共享資源。如果能夠有效地應用計算機進行醫(yī)院的檔案管理，那么科學性和規(guī)范性的管理就可以實現(xiàn)，最大程度上提高資源的實際使用率以及查尋效率，讓每一個科室的工作人員，均可實現(xiàn)網(wǎng)絡資源的最大化運用。

二、辦公自動化條件下的醫(yī)院檔案管理特點

（一）可實現(xiàn)信息的共享。有的醫(yī)院應用檔案信息時只重視醫(yī)療效果，對于管理工作卻做得不到位。這樣就勢必造成檔案信息在運用中出現(xiàn)較為混亂的情況，對于未來各項工作的開展均有可能導致一些不良影響。而在辦公室自動化的條件下，醫(yī)院在工作中可以運用網(wǎng)絡技術(shù)，在醫(yī)院中工作人員可對信息做好調(diào)整及運用，實現(xiàn)信息的共享。同時，監(jiān)督管理人員在具體的作業(yè)期間可通過互聯(lián)網(wǎng)去監(jiān)管及管理檔案，避免在運用階段出現(xiàn)信息泄露等而對醫(yī)生造成的不良影響情況發(fā)生。

（二）信息收集靈活。之前醫(yī)院檔案是以紙張方式開展，受制約大，存儲更是困難。而當辦公自動化環(huán)境出現(xiàn)后，檔案可通過數(shù)字化方式，減少了儲存的難度，也為之后檔案管理工作的順利進行打好基礎，促進醫(yī)院更好地發(fā)展。

三、辦公自動化條件下醫(yī)院檔案管理的不足

（一）儲存文件的保密性較弱。對于醫(yī)院而言，病歷是其中一項最重要的記錄，其中包含了一些數(shù)字化的信息，需要儲存和管理還有運輸，關(guān)于隱私保護的安全性有著非常高的要求，因此充分的保護工作十分重要。現(xiàn)在普遍使用網(wǎng)絡，故網(wǎng)絡安全也會受到一定影響，文件在儲存時，其安全性可以說是最應該引起重視的問題。單依電子文件來說，未有固定標記、形式和修改也過于容易，沒有較高的保密性。

（二）缺少管理標準規(guī)范。在醫(yī)院里面開展檔案管理工作時，能夠有效使用辦公自動化系統(tǒng)，利用先進的設備，可以大幅度提高工作效率，但與此同時，在管理的部分就會出現(xiàn)較多問題，例如：醫(yī)院的許多文件都是只有存檔，并沒有與之聯(lián)系的原始文件和底稿，這就會在一定程度上給管理工作帶來較大的難度。在醫(yī)院管理檔案的時候，在辦公自動化實施的過程中，沒有制定統(tǒng)一的標準和法規(guī)制度，進而造成在管理流程上出現(xiàn)了很多問題。

（三）工作人員素養(yǎng)不足。醫(yī)院檔案管理所使用的自動化系統(tǒng)，和傳統(tǒng)管理方式相比，不僅是管理方式還是實施過程都存在比較大的不同之處，對于檔案管理的工作人員也有著極高要求。管理人員不單需要熟悉有關(guān)技術(shù)，還需要有一定的專業(yè)素養(yǎng)及管理能力，并且一定要擁有創(chuàng)新的認識，進而能夠很好地面對實際的工作需要。然而現(xiàn)實生活中大部分醫(yī)院管理檔案的職員關(guān)于辦公自動化系統(tǒng)掌握不充分，未能科學、合理運用系統(tǒng)來完成各種工作，影響工作的開展。

（四）管理系統(tǒng)有待完善。在辦公自動化運行過程中，醫(yī)院實行檔案管理工作時，就一定要有完善科學的管理體系為它奠定堅實的基礎?，F(xiàn)實生活中，許多醫(yī)院都會有相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)，但卻不夠完善。因此，在日常管理中，軟件使用少且效率不高，影響了辦公自動化在檔案管理工作中的實效。

四、辦公自動化當中醫(yī)院檔案管理實施方法

（一）加強醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡的安全。在醫(yī)院檔案管理工作中使用辦公自動化系統(tǒng)的時候，需要面對的問題是網(wǎng)絡的安全與否，所以有關(guān)工作者需要對網(wǎng)絡安全問題加以確定，讓網(wǎng)絡保持安全，加強醫(yī)院檔案管理工作的網(wǎng)絡安全。首先，在實際運行網(wǎng)絡系統(tǒng)的方面來看，計算機系統(tǒng)由基礎的設施以及硬件等組成，具有很多特征優(yōu)勢，例如高效性以及網(wǎng)絡的安全性等。確保網(wǎng)絡安全需從各系統(tǒng)著手，防止系統(tǒng)被更改或入侵，造成檔案資源外泄，確保整體系統(tǒng)的穩(wěn)定、安全。另外，在實際醫(yī)院檔案管理的時候能夠加強辦公自動化的網(wǎng)絡安全性能，利用好現(xiàn)代技術(shù)的方式，在檔案管理中設置好訪問權(quán)限，把實際的責任明確到個人，避免外人訪問本院的系統(tǒng)，否則病人的個人診治信息和案例方面的安全性會受到威脅。特別需要注意，要保護好每一個人病人的隱私，這也是保護醫(yī)院及患者雙方的利益。

（二）擬定科學、合理的檔案管理標準。開展檔案管理工作，醫(yī)院需要對每項資料進行全方位收集，整理好后保管妥當，并做好保管、鑒定以及統(tǒng)計等等，提供信息檢索，方便服務。這也是主要的工作流程內(nèi)容。當前，在辦公自動化條件下，為提升其總體的檔案管理水平，需要擬定與實際相符的制度與標準，把管理工作的細節(jié)規(guī)范到工作中，明確每一個工作人員的責任。

（三）完善相應的人才培訓制度。在醫(yī)院檔案管理過程中，開展辦公自動化工作是與其管理高水平人才有著密不可分的關(guān)系。那么，醫(yī)院就要著重培養(yǎng)檔案管理員的工作能力，從檔案的制度標準來說，要注重信息和檔案管理的專業(yè)培訓，引進更多的專業(yè)人才，為醫(yī)院檔案管理充實人才。

（四）增加投入。要想開展好自動化辦公需要投入設備和資金，更好完善管理工作。同時，定期引進、優(yōu)化計算系統(tǒng)和設備，全面控制辦公系統(tǒng)的運行效率，支持辦公自動化系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

（五）強化檔案信息建設。為保證醫(yī)院對檔案管理工作的順利開展，應該合理地利用辦公自動化的技術(shù)，推動檔案管理信息化建設的開展。之后，引入更多的創(chuàng)新技術(shù)、網(wǎng)絡化技術(shù)等科學手段，從而科學地掌握每一項檔案資料的工作，讓檔案資料都能夠被載入信息化的數(shù)據(jù)庫中，給各個科室適當?shù)叵路艡?quán)力，讓他們可以及時地查找和搜索相關(guān)的醫(yī)療資料，確保醫(yī)療活動的順利開展以及實施。

（六）建設檔案管理系統(tǒng)。全方位地提高檔案管理工作的實施水平，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)。在系統(tǒng)工作時可以融入電子文檔以及檔案管理，在技術(shù)方面確保工作的順利進行。在辦公自動化系統(tǒng)支持下，醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)是比較復雜的組成，但可以輔助檔案管理工作的開展。在檔案管理系統(tǒng)下，醫(yī)院公文管理工作的歸檔活動就變得規(guī)范了。

五、結(jié)語

總而言之，辦公自動化環(huán)境中醫(yī)院需要切實開展有關(guān)檔案管理工作，在之前的管理工作基礎上，優(yōu)化工作方式并提高管理的水平。如果想要切實解決醫(yī)院在開展辦公自動化檔案工作中所遇到的問題，不單需強化醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡安全，擬定合理、科學的標準制度，還需要建立完善的檔案管理人才的培養(yǎng)制度，加強辦公自動化系統(tǒng)的有效運行，開發(fā)、利用檔案，加大建設檔案信息化和管理系統(tǒng)，使其起到有效的管理作用。