基于就業(yè)背景的高職院校學(xué)生檔案管理策略

文/鹽城生物工程高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校 程珺

檔案是學(xué)生入職和學(xué)生入校的重要材料之一，對(duì)于學(xué)生無論是就業(yè)還是升學(xué)都有重要的作用。正因?yàn)槿绱?，高職院校?duì)于學(xué)生的檔案管理要給予應(yīng)有的重視，有效保障學(xué)生可以順利就業(yè)和入職，促進(jìn)學(xué)生綜合素質(zhì)的發(fā)展。然而很多高職院校在管理檔案時(shí)出現(xiàn)很多問題，比如檔案造假嚴(yán)重、檔案內(nèi)容單一、丟失現(xiàn)象嚴(yán)重、尋找檔案困難、檔案管理環(huán)境不盡如人意等問題，導(dǎo)致學(xué)生的檔案管理出現(xiàn)各種不同的情況，阻礙學(xué)生順利就業(yè)和入職，這就需要高職院校及時(shí)轉(zhuǎn)變管理對(duì)策，并且采取有效的措施來進(jìn)行“對(duì)癥下藥”，這樣學(xué)生的檔案管理才會(huì)更加穩(wěn)妥，從而促進(jìn)檔案更好地為畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)。其中，高職院校在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要貼合時(shí)代的發(fā)展，根據(jù)學(xué)生參與的各種不同學(xué)習(xí)活動(dòng)，將學(xué)生的檔案進(jìn)行充實(shí)和發(fā)展，一方面可以使得學(xué)生更加具有特色，另一方面可以使得學(xué)生更加順利地就業(yè)，有效宣傳高職院校的辦學(xué)特色和獨(dú)特魅力，增加入學(xué)人數(shù)，提高高職院校的競(jìng)爭(zhēng)力度和綜合實(shí)力。

一、高職院校檔案對(duì)于學(xué)生就業(yè)的重要性

（一）記錄分析作用。檔案對(duì)于學(xué)生來說是十分重要的，是記錄學(xué)生在管理活動(dòng)中的不同表現(xiàn)，包括學(xué)生的個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)習(xí)表現(xiàn)、品德，還包括學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)的記錄、學(xué)生的個(gè)人能力等，對(duì)于學(xué)生以后的發(fā)展和成長(zhǎng)具有重要的影響作用。同時(shí)，檔案的作用就是記錄學(xué)生的個(gè)人情況，以便供給他人或者企業(yè)評(píng)價(jià)，也是辦理相關(guān)事宜的重要依據(jù)。當(dāng)然高職學(xué)生的檔案是企業(yè)和其他就業(yè)篩選和評(píng)價(jià)學(xué)生的重要依據(jù)，對(duì)于學(xué)生的就業(yè)具有重要的影響作用。其中，檔案的記錄是根據(jù)學(xué)生在高職院校之中的各種表現(xiàn)來進(jìn)行評(píng)分和記錄的，這樣不僅可以方便企業(yè)的入職篩選，還可以對(duì)于學(xué)生進(jìn)行一個(gè)比較全面的評(píng)價(jià)，方便企業(yè)對(duì)于學(xué)生有一個(gè)比較全面的了解和認(rèn)識(shí)。

（二）宣傳引進(jìn)作用。高職學(xué)院的檔案管理對(duì)于高職院校的辦學(xué)起到了重要的作用，對(duì)于吸引學(xué)生辦理入學(xué)具有一定的吸引作用。其中檔案之中包括學(xué)生的學(xué)籍，主要記錄學(xué)生在不同考試之中的考試成績(jī)和學(xué)生的學(xué)分，并且記錄學(xué)生參與不同活動(dòng)的表現(xiàn)等。當(dāng)其他學(xué)生和家長(zhǎng)看到本校學(xué)生優(yōu)秀的學(xué)習(xí)成績(jī)和表現(xiàn)時(shí)，自然會(huì)想到高職院校的管理合理，才會(huì)放心地將學(xué)生放在本學(xué)院。如此一來，檔案的管理已經(jīng)形成了一個(gè)有機(jī)的體系，可以有效反映高職學(xué)院的綜合能力和實(shí)力，有效提高高職院校的競(jìng)爭(zhēng)力，從而起到宣傳引進(jìn)的作用。另外，高職院校的檔案管理也是一種宣傳手段，可以讓企業(yè)直觀地了解到高職院校的優(yōu)秀學(xué)生，也能體現(xiàn)高職院校的辦學(xué)特色，從而提高高職院校綜合能力，有效增添高職院校入學(xué)人數(shù)。

（三）就業(yè)評(píng)價(jià)作用。高職院校的檔案中不僅擁有學(xué)生的個(gè)人成績(jī)記錄，還有學(xué)生獲得的榮譽(yù)證書等證明，這些東西存在于學(xué)生的檔案之中，從某種意義上來說是學(xué)生獲得榮譽(yù)的憑證和依據(jù)。當(dāng)學(xué)生就業(yè)時(shí)，檔案是展示自身能力的砝碼。這樣企業(yè)就會(huì)根據(jù)學(xué)生的檔案來評(píng)估學(xué)生的能力，決定學(xué)生的就業(yè)情況，這就是就業(yè)評(píng)價(jià)作用。

（四）檔案工作作用。檔案對(duì)于學(xué)生辦理入學(xué)及學(xué)生未來就業(yè)起到了重要的作用。正因?yàn)槿绱?，高職院校?duì)于管理學(xué)生的檔案要保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。學(xué)生擁有檔案退休后可以領(lǐng)取養(yǎng)老金，通過對(duì)于學(xué)生檔案的審核，包括年齡、工資、職務(wù)等，從而有效確定學(xué)生的出生時(shí)間和退休時(shí)間，按照規(guī)定領(lǐng)取養(yǎng)老金。同時(shí)，假如學(xué)生在就業(yè)時(shí)，沒有檔案，也就無法辦理考研、考公務(wù)員、出國、結(jié)婚等手續(xù)，影響了學(xué)生的就業(yè)和計(jì)劃安排。另外，學(xué)生的檔案需要存入企業(yè)之中，當(dāng)學(xué)生轉(zhuǎn)正后才能正常調(diào)動(dòng)，否則無法進(jìn)行靈活運(yùn)用。在這一過程中，不僅可以讓企業(yè)結(jié)合學(xué)生的工作表現(xiàn)和學(xué)生的檔案進(jìn)行篩選和考核，還能對(duì)于學(xué)生的了解和認(rèn)識(shí)起到一定的作用，從而充分發(fā)揮檔案的作用。如此看來，檔案對(duì)于學(xué)生具有十分重要的作用，對(duì)于企業(yè)篩選人員入職也有一定的影響力。

二、高職院校檔案管理的當(dāng)今現(xiàn)狀及對(duì)策分析

（一）檔案造假嚴(yán)重。在我觀察看來，高職院校在管理檔案過程中存在著很多的問題，包括管理人員意識(shí)淡薄、管理體系不健全、重視程度不高等，這都是導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)問題的原因。其中，還有一些人為了讓學(xué)生順利拿到畢業(yè)證，制造假的學(xué)生檔案，寫出與學(xué)生實(shí)際情況不相符的內(nèi)容，對(duì)于學(xué)生的就業(yè)和企業(yè)的錄取有一定的誤差，直接影響了學(xué)生的就業(yè)情況，從而不利于高職院校的發(fā)展和競(jìng)爭(zhēng)。高職院校針對(duì)這一問題，要及時(shí)轉(zhuǎn)變管理策略，嚴(yán)對(duì)懲造假人員，讓造假人員有一定的心理壓制。還要完善檔案管理政策，制定相關(guān)懲罰政策，在一定程度上減少檔案造假的情況出現(xiàn)。在此基礎(chǔ)上，高職院?？梢约訌?qiáng)檔案政策的宣傳，提高大眾對(duì)于檔案的認(rèn)識(shí)和了解，并且加大對(duì)于違反法律的人的懲罰和制裁，讓造假者對(duì)于自己的行為付出相應(yīng)的代價(jià)。與此同時(shí)，高職院校還可以建立和完善網(wǎng)上電子檔案，讓學(xué)生加以注冊(cè)和填寫，對(duì)學(xué)生進(jìn)行實(shí)名認(rèn)證，從而有效地建立網(wǎng)上電子檔案。如此一來，電子檔案的實(shí)行在一定程度上約束了檔案造假情況的出現(xiàn)。除此之外，高職院校對(duì)管理檔案的隊(duì)伍進(jìn)行培訓(xùn)和建設(shè)，有效提高檔案人員的素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)，從而保障檔案管理的高質(zhì)量。

（二）檔案內(nèi)容單一。經(jīng)了解，很多高職學(xué)院的檔案內(nèi)容十分單一，僅僅是對(duì)于學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)和表現(xiàn)的評(píng)估，一方面降低了檔案的參考性和可取性，另一方面缺乏學(xué)生綜合素質(zhì)等具有參考價(jià)值的東西，也無法讓企業(yè)從檔案之中看出學(xué)生的優(yōu)異之處，導(dǎo)致檔案的實(shí)用價(jià)值大大降低。針對(duì)這一問題，高職院校應(yīng)該在平時(shí)實(shí)施和組織學(xué)習(xí)活動(dòng)時(shí)，有意識(shí)充實(shí)學(xué)生的檔案內(nèi)容，使得學(xué)生的檔案材料更加真實(shí)和貼近學(xué)生實(shí)際情況。同時(shí)，隨著社會(huì)的發(fā)展與人類的進(jìn)步，社會(huì)需求逐漸增大，需要全面型人才，所以高職院校在檔案管理時(shí)要不斷充實(shí)檔案，加強(qiáng)學(xué)生檔案的管理實(shí)施，才能更好地推動(dòng)學(xué)生的就業(yè)，有效推動(dòng)高職院校檔案管理的發(fā)展。還應(yīng)在高職院校之中開展和實(shí)施各種有意義的教學(xué)活動(dòng)，鼓勵(lì)學(xué)生積極參與，并且記錄在檔案之中，從而豐富學(xué)生的檔案內(nèi)容。另外，高職學(xué)院可以引導(dǎo)和帶領(lǐng)教師在平時(shí)課堂教學(xué)之中有意識(shí)地豐富學(xué)生的檔案信息，使之多樣化、具體化，從而提高學(xué)生檔案的利用價(jià)值和參考價(jià)值。

（三）丟失現(xiàn)象嚴(yán)重。在最近幾年的就業(yè)之中，很多學(xué)生的檔案出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，包括幾個(gè)方面的原因：一是生源地的不同，導(dǎo)致學(xué)生檔案的管理體系和管理方式大有不同；二是學(xué)生與各種小型企業(yè)簽訂就業(yè)協(xié)議和勞務(wù)合同，導(dǎo)致檔案管理不當(dāng)；還有一小部分原因是學(xué)生在上交的時(shí)候管理不當(dāng)，導(dǎo)致檔案遺失，這樣不僅對(duì)于檔案的管理增加難度和困難，還會(huì)提高丟失檔案的數(shù)量，從而不利于高職院校對(duì)于檔案的管理和保存。針對(duì)這一問題，高職院校要引起重視，杜絕檔案出現(xiàn)遺失的情況出現(xiàn)，保障學(xué)生順利地畢業(yè)及就業(yè)。首先，在借出檔案過程之中，高職院校要建立健全檔案借用程序，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)人審批和簽字，不僅可以確保檔案的去處和使用時(shí)間，還能了解檔案的使用者，并且制定和健全檔案歸還借出體系。假如借用者沒有在規(guī)定時(shí)間上交檔案，要進(jìn)行一定的處罰，有效減少類似的情況出現(xiàn)。另外，高職院校在篩選檔案管理負(fù)責(zé)人時(shí)，要將具有責(zé)任心的人放在首選位置，認(rèn)真負(fù)責(zé)地將管理工作做好，從而大大減少檔案丟失的情況，促進(jìn)和推動(dòng)檔案管理工作的開展和實(shí)施。

（四）檔案保存環(huán)境。很多高職院校由于對(duì)于檔案管理和保存的重視程度不夠，致使檔案的保存和管理沒有做到位，很多檔案出現(xiàn)了特殊情況，比如潮濕、蟲蛀、霉變等，甚至一些高職院校沒有固定的檔案室來管理和安置學(xué)生的檔案，影響了學(xué)生的檔案保存和管理。針對(duì)這一問題，高職院校要引起一定的重視，構(gòu)建專門的檔案管理室，還要準(zhǔn)備檔案管理需要的工具，像檔案夾和切刀等工具，有效保障檔案的保存環(huán)境。與此同時(shí)，高職院校還可以發(fā)展和實(shí)施不同的檔案管理方式，從而讓學(xué)生的檔案直接與就業(yè)企業(yè)進(jìn)行掛鉤，方便學(xué)生就業(yè)和查詢個(gè)人檔案。比如網(wǎng)上建立檔案，不僅可以輕松查詢到自己的檔案，節(jié)省了時(shí)間，還能減少丟失和出現(xiàn)破損的情況出現(xiàn)，進(jìn)而更好地保障學(xué)生檔案的安全，促進(jìn)高職院校管理體系的發(fā)展。

總而言之，隨著社會(huì)的發(fā)展及人類的進(jìn)步，高職院校對(duì)于職業(yè)技術(shù)人員的培養(yǎng)不斷加強(qiáng)，人數(shù)也不斷增加。高職院校對(duì)于學(xué)生的檔案管理工作的工作量加大，不僅關(guān)乎學(xué)生的就業(yè)問題，更關(guān)乎高職院校的管理問題。正因?yàn)槿绱?，高職院校更加?yīng)該引起重視，采用科學(xué)、合理的管理方式和手段進(jìn)行管理，有效保障檔案的利用價(jià)值和真實(shí)性，以及檔案的用途和作用，以此來給學(xué)生的就業(yè)提供可靠的條件支持和保障。同時(shí)，高職院校在漫長(zhǎng)的管理工作之中應(yīng)該緊追教育時(shí)代的發(fā)展，采用新穎獨(dú)特的手段進(jìn)行檔案管理，不僅可以減少檔案的遺失，還能減少管理的時(shí)間和人力，促進(jìn)檔案管理工作的開展和實(shí)施。