大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新路徑分析

文/漳州市龍文區(qū)森林資源監(jiān)測(cè)站 陳惠華

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代帶給人們的不僅僅是便利性，還有激烈的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)和對(duì)傳統(tǒng)理念的不斷變革。檔案數(shù)字化管理打破了傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法，在如今這個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子檔案管理給人們帶來(lái)了一定的便利，也為檔案工作帶來(lái)了不小的考驗(yàn)和挑戰(zhàn)。

一、大數(shù)據(jù)的概念

大數(shù)據(jù)這個(gè)概念的提出最早是為了對(duì)網(wǎng)絡(luò)上各種數(shù)據(jù)進(jìn)行整理分析。其實(shí)它不是最近幾年才出現(xiàn)的新概念，早在20世紀(jì)，大數(shù)據(jù)就已經(jīng)應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，但由于當(dāng)時(shí)的環(huán)境和社會(huì)比較落后，導(dǎo)致了不同行業(yè)、不同領(lǐng)域?qū)Υ髷?shù)據(jù)的定義也不盡相同。

一般來(lái)說(shuō)，大數(shù)據(jù)分成三種類(lèi)型：結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)指的是能夠通過(guò)表結(jié)構(gòu)來(lái)實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)。反之，沒(méi)有辦法通過(guò)表結(jié)構(gòu)來(lái)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)就叫作非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。而介于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)兩者之間的就是半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。

二、檔案管理的概述

檔案的重要性不言而喻，而如何進(jìn)行檔案管理更是有著重要意義。隨著社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不適用了。當(dāng)今社會(huì)的主題是創(chuàng)新，各行各業(yè)都要樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新理念。大數(shù)據(jù)時(shí)代，任何行業(yè)的工作或多或少都會(huì)與互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)結(jié)合在一起，檔案管理工作也不例外。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作的方法不能再以落后的姿態(tài)出現(xiàn)在人們的視野中，而是應(yīng)該隨著社會(huì)的發(fā)展不斷進(jìn)行完善。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的模式

在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位一定要建立健全信息化檔案管理模式。如今檔案管理已經(jīng)電子信息化，檔案管理工作已不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，它關(guān)系到很多方面。這就要求檔案管理工作人員不但要有很強(qiáng)的信息整理能力，還要有信息輸入與輸出能力。

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理日趨網(wǎng)絡(luò)化，信息化檔案可以建立一個(gè)專(zhuān)門(mén)的網(wǎng)站來(lái)進(jìn)行管理和操作?？梢允怯蓢?guó)家或相關(guān)政府部門(mén)建立的網(wǎng)站，也可以是由某個(gè)事業(yè)單位建立的管理本單位內(nèi)部檔案的網(wǎng)站，而這些網(wǎng)站的建立都離不開(kāi)大數(shù)據(jù)的幫助。因此無(wú)論是建立網(wǎng)站的工作人員還是檔案管理的工作人員，都應(yīng)具有非常強(qiáng)大的數(shù)據(jù)化思維與信息化思維。由于檔案管理模式已從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式轉(zhuǎn)化到現(xiàn)代化的信息化檔案的管理模式，它需要運(yùn)用到互聯(lián)網(wǎng)的新型技術(shù)，這就要求檔案管理人員應(yīng)具有很強(qiáng)的工作適應(yīng)能力，能很好地實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)管理模式到信息化管理模式的轉(zhuǎn)變。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)容

大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作，其實(shí)主要是建立在當(dāng)今這個(gè)數(shù)字化時(shí)代和科技現(xiàn)代化時(shí)代的基礎(chǔ)上。在當(dāng)今這個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理的方式發(fā)生了改變，不再像以往那樣落后、低效率。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，使檔案管理從原來(lái)的實(shí)體保管變成了網(wǎng)絡(luò)保管，節(jié)約了管理的成本。

如今事業(yè)單位檔案管理的方式是由專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行接管，它們依靠著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)化手段和方法，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、歸納。這樣做的目的，可以節(jié)約查找檔案的時(shí)間，又可以起到更好保存檔案的作用。

大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作有著很多與以前截然不同的特點(diǎn)。由于大數(shù)據(jù)時(shí)代依靠的是互聯(lián)網(wǎng)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，那么就一定要符合國(guó)家或有關(guān)部門(mén)的法律法規(guī)，不能出現(xiàn)違法的行為。

另外，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理運(yùn)用的是計(jì)算機(jī)技術(shù)，檔案都是不同于以往紙質(zhì)檔案的電子檔案。紙質(zhì)檔案不方便進(jìn)行修改、編輯工作，而電子檔案可以隨時(shí)隨地進(jìn)行修改和編輯。并且相比紙質(zhì)檔案的保存存在著浪費(fèi)紙張、破壞環(huán)境等弊端，電子檔案的保存能夠解決這些問(wèn)題并節(jié)約成本。由此可見(jiàn)，電子檔案符合國(guó)家的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略要求。

五、大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

（一）規(guī)劃比較落后。由現(xiàn)實(shí)的實(shí)際情況來(lái)看，大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作存在著規(guī)劃落后的問(wèn)題。檔案管理工作容易受到很多方面的影響，比如檔案管理的權(quán)限不明、投入檔案管理的資金不足等。這些問(wèn)題，使得檔案管理的方式具有很強(qiáng)的不確定性，導(dǎo)致檔案管理工作難以出臺(tái)一個(gè)全國(guó)統(tǒng)一的方案來(lái)進(jìn)行解決，因此各地的政府和相關(guān)事業(yè)單位必須進(jìn)行自我改造和自我完善。

（二）檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。近些年來(lái)，隨著第三產(chǎn)業(yè)的發(fā)展以及國(guó)家大力發(fā)展服務(wù)行業(yè)，從領(lǐng)導(dǎo)層到基層都經(jīng)過(guò)服務(wù)相關(guān)的培訓(xùn)。事業(yè)單位里不管是檔案管理內(nèi)部還是外部，高層還是基層的管理人員，都感受到了檔案管理信息化的服務(wù)，但是這些依然還是存在著一系列的障礙。

六、大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

（一）進(jìn)行相應(yīng)的資源整合。大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的工作把那些分隔的部門(mén)全部整合在一起，有利于把分散的數(shù)據(jù)和檔案信息集中、歸納、整理。這么做會(huì)讓文件的集中性更高，如果其他部門(mén)需要利用文件來(lái)進(jìn)行工作，事業(yè)單位辦公室文件管理部門(mén)可以采用文件共享的方式來(lái)協(xié)助其他部門(mén)開(kāi)展工作。

另外，可以將傳統(tǒng)的檔案管理部門(mén)建設(shè)成為網(wǎng)絡(luò)化的數(shù)字檔案管理部門(mén)，不過(guò)在建設(shè)數(shù)字化檔案的過(guò)程中，一定要符合當(dāng)?shù)卣嚓P(guān)的規(guī)定和要求。并且當(dāng)?shù)卣惨鶕?jù)數(shù)字化檔案管理部門(mén)的建立來(lái)適當(dāng)?shù)剞D(zhuǎn)變其政府職能，這樣才能與數(shù)字化檔案管理部門(mén)更好地匹配，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。

（二）加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，一定要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化他們的服務(wù)觀(guān)念。事業(yè)單位檔案管理，并不是一項(xiàng)可有可無(wú)的簡(jiǎn)單工作，其實(shí)它關(guān)系到方方面面。檔案工作人員應(yīng)該把檔案管理信息化工作當(dāng)成國(guó)家信息化建設(shè)的一個(gè)非常重要的部分。有些機(jī)密檔案只能夠給個(gè)別部門(mén)的人員查閱并永久保存，除那些絕對(duì)機(jī)密的檔案文件外，其他的檔案可以拓展其服務(wù)的領(lǐng)域。要把國(guó)家在檔案管理信息化上投入的人力、物力、財(cái)力發(fā)揮到正確的地方，不要造成成本的浪費(fèi)，使經(jīng)濟(jì)效益達(dá)到最大化。

（三）加快事業(yè)單位檔案管理信息化的進(jìn)程。要充分意識(shí)到事業(yè)單位檔案管理信息化的意義，意識(shí)到把信息化應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理的重要性。信息化檔案管理能夠大大提高事業(yè)單位檔案管理的效率和管理水平。事業(yè)單位檔案管理人員一定要改變傳統(tǒng)的管理思想和理念，要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性，對(duì)信息化技術(shù)要有一定程度的了解。

事業(yè)單位檔案管理人員還要采取多樣、多元化的檔案管理方式，結(jié)合當(dāng)今的信息化建設(shè)，對(duì)整個(gè)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行有序管理和監(jiān)督。

不僅是事業(yè)單位的管理人員要樹(shù)立相關(guān)的意識(shí)和拋棄傳統(tǒng)的管理理念，其他部門(mén)的工作人員也要有相應(yīng)的思想意識(shí)的改變，這樣才能使信息化建設(shè)在事業(yè)單位檔案管理方面更加健康地進(jìn)展。

（四）施行一站式的檔案管理方式。大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理就是把以前傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理模式進(jìn)行徹底的革新和改變，摒棄落后的紙張記錄信息的方式，依靠互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)把檔案數(shù)據(jù)錄入到電腦上，并對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、分類(lèi)。在檔案管理過(guò)程中，可以采用一站式的方式，把大數(shù)據(jù)信息的基層檔案應(yīng)用其中。

（五）加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息的安全保護(hù)?！鞍踩谝弧辈还茉谀膫€(gè)行業(yè)都是一個(gè)非常重要的理念。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息的安全性也是事業(yè)單位檔案管理中不容忽視的部分。

檔案信息的安全性威脅一方面來(lái)自電腦和計(jì)算機(jī)的設(shè)備管理，另一方面來(lái)自互聯(lián)網(wǎng)。所以，想要最大限度地保證事業(yè)單位檔案管理的安全性，就要從這幾方面出發(fā)。首先，要加強(qiáng)培養(yǎng)事業(yè)單位檔案管理人員的思想意識(shí)和安全責(zé)任意識(shí)。在日常的檔案管理工作中，管理人員應(yīng)該定期對(duì)各種設(shè)備、機(jī)器進(jìn)行檢查和維護(hù)，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或是出現(xiàn)隱患，應(yīng)該及時(shí)上報(bào)。其次，要建立安全的網(wǎng)絡(luò)屏障，要利用各種軟件建立屬于本單位內(nèi)部的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并且一定要保障該網(wǎng)絡(luò)的安全性。

七、結(jié)語(yǔ)

檔案管理方式的不斷創(chuàng)新符合大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，事業(yè)單位檔案管理的過(guò)程中，也應(yīng)該不斷創(chuàng)新自己的檔案管理方法，提升檔案管理的效率和質(zhì)量。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，很多行業(yè)的傳統(tǒng)管理模式不是行不通，而是已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足這個(gè)快速發(fā)展的時(shí)代需求，與大數(shù)據(jù)時(shí)代的各方面都無(wú)法相匹配和適應(yīng)了。事業(yè)單位檔案管理工作也是如此。只有把檔案管理和大數(shù)據(jù)結(jié)合在一起，才能夠提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率和質(zhì)量。信息化的檔案管理模式還可以更好地保存檔案和相關(guān)資料，方便管理人員的查閱和利用。