大數(shù)據(jù)時代不動產檔案的信息管理及利用

文/太原不動產登記中心 李文龍

近年來，大數(shù)據(jù)技術廣泛應用于各個領域，為各項社會工作的順利開展發(fā)揮了積極的促進作用。不動產指不能移動或移動后會嚴重損害經(jīng)濟價值的有體物，包括土地、房屋和林木等；不動產檔案則是能合法證明權利人與土地、房屋等不動產之間權利關系的有效原始憑證。受房產交易、土地租賃、抵押、繼承和離婚財產分割等經(jīng)濟民事活動的影響，不動產檔案管理越來越受到社會的關注和重視。信息技術高速發(fā)展背景下，不動產檔案管理中的問題逐漸暴露，原有管理模式和方法亟待創(chuàng)新。如何利用信息技術加強不動產檔案管理和利用成為新的研究熱點，具有較大的探討價值。

一、不動產檔案信息管理的不足

（一）檔案管理模式陳舊。雖然我國已通過頒布不動產檔案管理相關條例和法規(guī)規(guī)范不動產檔案管理，但由于不動產信息涉及民政、公安、法院、林業(yè)等多個部門，檔案分散在不同的部門中，傳統(tǒng)不動產檔案管理模式難以實現(xiàn)規(guī)范化要求，對不動產檔案管理工作的開展造成了嚴重阻礙。因為不動產檔案管理數(shù)字化程度不夠，信息的轉化與傳播渠道有限，相關職能部門進行不動產檔案管理與利用時無法實現(xiàn)信息共享，增加了不必要的工作程序，降低了工作效率?？梢姡捎谌狈ο冗M的檔案管理模式，使不動產檔案管理難以實現(xiàn)預期效果，與實際需求之間存在一定差距，創(chuàng)新不動產檔案管理模式迫在眉睫。

（二）專業(yè)管理人才匱乏。人才在檔案信息管理中有至關重要的作用，一線技術人員更是不可替代的角色。目前，專業(yè)化綜合型人才嚴重匱乏是不動產檔案信息管理建設迫切需要解決的問題。不動產檔案管理中，管理者不僅需要具備檔案學專業(yè)知識、不動產登記業(yè)務知識和計算機信息技術知識等多方面的知識技能，更要樹立終生學習的理念，根據(jù)不動產信息登記和查詢的變化情況進行針對性培訓學習，提高服務意識，滿足信息查詢需求。在人才配備不充足的情況下，檔案管理可能會出現(xiàn)分類不詳、體系不全和整合有誤等現(xiàn)象，給檔案信息管理帶來一定風險，制約不動產檔案信息管理向信息化、規(guī)范化、共享化方向發(fā)展。

（三）信息安全存在風險。安全是大數(shù)據(jù)時代具有較大討論度的話題，雖然大部分單位都設有信息防護網(wǎng)，對電子信息安全有一定程度的保障，但受各種因素影響，信息網(wǎng)絡本身也存在明顯的安全風險，導致信息管理工作不可避免地存在一些危險性因素，影響電子化檔案信息管理的安全。不動產檔案信息管理過程中，通過不斷進行系統(tǒng)升級、定期清理、查殺病毒和建立防火墻等方式保護信息系統(tǒng)安全，阻止不法分子通過網(wǎng)絡渠道侵犯產權人隱私。然而實際工作中，一些工作人員對信息管理的安全性不夠重視，沒有嚴格按照規(guī)定章程進行相關操作，降低了系統(tǒng)安全的防護水平，還可能出現(xiàn)信息泄露的情況，給單位員工、產權人及相關機構的利益造成侵害。

二、大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應用

（一）構建云端檔案存儲平臺。大數(shù)據(jù)實質上是所有網(wǎng)絡用戶查閱瀏覽后留下的軌跡，包含用戶個人的喜好、需求等重要信息，大數(shù)據(jù)信息技術在此基礎上對信息進行整合篩選，從而獲得想要的資料和數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)技術合理運用到不動產檔案信息管理中，需要構建大容量檔案存儲平臺，確保其存儲空間能滿足數(shù)據(jù)篩選和管理的需求，奠定展開大數(shù)據(jù)信息管理技術的基礎。利用大數(shù)據(jù)信息篩選系統(tǒng)對以數(shù)據(jù)方式存儲于云端的信息進行篩選，剔除其中不必要的數(shù)據(jù)，就能得到需要的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)存儲形式除了文字、圖片外，還可以是音頻或視頻文件，方便人們對數(shù)據(jù)查詢利用。構建云端檔案存儲平臺，不僅豐富了檔案管理類型，提高了資料利用率，而且還實現(xiàn)了檔案的遠程調用和雙重存儲，保證不動產檔案信息的完整性。

（二）強化數(shù)據(jù)分析服務質量。對收集到的數(shù)據(jù)進行整理與分析是大數(shù)據(jù)信息管理中必不可少的一個環(huán)節(jié)，為充分挖掘數(shù)據(jù)資料中隱藏的價值，數(shù)據(jù)分析能力還應進一步加強。提高平臺的計算能力和升級大數(shù)據(jù)篩選插件的篩選能力，可有效增強數(shù)據(jù)分析效果，提升數(shù)據(jù)獲取能力和管理工作精度，完成數(shù)據(jù)分析服務質量的強化。另外，利用多個分析服務并行，可實現(xiàn)數(shù)據(jù)分析能力的大幅提升，從而加快檔案發(fā)掘和整理的速度。由此可見，無論是質量還是速度，在大數(shù)據(jù)技術的應用下都有了保證，極大改善了不動產檔案管理服務質量。

（三）優(yōu)化檔案管理更替技術。房產、船舶等行業(yè)經(jīng)濟活動的開展，不動產檔案信息管理也要不斷進行資料更新。大數(shù)據(jù)以信息技術為基礎，不同于傳統(tǒng)檔案管理需要耗費較多人力、財力、物力，基于大數(shù)據(jù)的不動產檔案信息管理可輕松提升檔案更替速度，降低管理成本。為保證檔案有效性，管理人員需要優(yōu)化檔案管理技術，以便及時剔除無價值的檔案。檔案可根據(jù)機密程度劃分為數(shù)個不同等級：初級檔案的有效時間短，信息較不重要，可經(jīng)常進行更新；中極檔案隨時間的推移需要進行定期修改，具有一定重要性，因讀取頻率較為頻繁，需要存放在方便讀取的位置；高級檔案有一定程度的保密性，必須加密保存，查看和修改也要具備一定權限；機密檔案保密程度最高，不允許修改、閱讀和傳播，保密期結束后才能公開。將檔案分為不同重要級，更利于優(yōu)化檔案更替。

（四）提升檔案查詢檢索能力。以大數(shù)據(jù)為基礎的不動產檔案信息管理提高了檔案管理質量和檔案檢索能力，能為用戶提供更好的服務體驗。大數(shù)據(jù)技術背景下，檔案管理者可通過主題、分類、關鍵詞等檢索方式針對性地挖掘檔案信息，縮小搜索范圍，提高查詢管理的精確度。與紙質檔案相比，大數(shù)據(jù)信息服務的檢索能力更強，對其進行一定程度的優(yōu)化還能使這一優(yōu)勢得到巨大提升。如運用高效搜索手段提升檢索能力時，技術管理人員可利用可視化分析技術繪制數(shù)據(jù)圖表和走勢圖，根據(jù)圖表情況設置智能推送服務，以此提升檔案信息檢索效率和精準度。

三、不動產檔案的利用

（一）登記。目前，我國不動產登記檔案管理體系在良好社會環(huán)境的影響下得到進一步完善，不動產交易活動也有了更全面的法律保障。經(jīng)過數(shù)年發(fā)展，不動產登記管理體系越發(fā)健全，給不動產登記工作帶來很大便利，對個人權益、企業(yè)發(fā)展和社會進步具有重大意義。不動產登記檔案利用服務主要有以下作用：一是保障物權所有者的合法權益。市場交易活動帶動經(jīng)濟發(fā)展的同時，不動產交易市場也逐步向成熟化和復雜化方向發(fā)展，由此帶來物權相關法律糾紛。而不動產登記檔案是保證物權人合法權益的重要法律憑證，可減少不動產交易風險，為物權人交易提供有效的法律保障。二是穩(wěn)定市場經(jīng)濟。不動產檔案登記會對財產的相關情況進行公示，該公示具有法律意義，很大程度上保障了市場經(jīng)濟的穩(wěn)定，降低了不動產法律糾紛。不動產交易后，產權信息發(fā)生轉變，新的物權所有人應及時到相關管理部門進行信息變更登記、認證和處理，以有效界定物權歸屬問題，減少不動產交易中欺詐和不法行為的發(fā)生。三是體現(xiàn)城市發(fā)展。不動產登記檔案不僅是簡單的不動產信息記錄，更反映了社會經(jīng)濟的變化，一定程度上體現(xiàn)了不動產文化的發(fā)展情況，兼具經(jīng)濟屬性和文化屬性。通過不動產檔案登記，可以大致了解城市變化和經(jīng)濟發(fā)展情況，明確城市的下一步發(fā)展方向。

（二）查詢。查詢是不動產檔案信息管理的重要功能，積極利用該功能可有效促進檔案管理技術更新、及時調整查詢工作和保障信息真實性。首先，促進技術更新。當前不動產檔案信息化管理普及度較高，但實際執(zhí)行效果還遠達不到預期要求。目前來看，我國不動產檔案信息系統(tǒng)還存在信息化程度不夠、各地系統(tǒng)不統(tǒng)一等問題，給異地查詢和經(jīng)濟落后地區(qū)查詢帶來極大不便。通過現(xiàn)實查詢需求反饋，有助于推動信息化檔案管理系統(tǒng)的建立和完善，升級管理技術。其次，提升查詢質量。實體查詢是確保不動產檔案查詢數(shù)據(jù)準確無誤的主要方式。利用信息系統(tǒng)查詢可規(guī)避很多人為性失誤，在實際工作中，在信息系統(tǒng)的輔助下開展實體不動產檔案查詢能保證查詢數(shù)據(jù)的準確性，優(yōu)化工作效率和工作效果。最后，確保信息真實。對檔案信息進行針對性的查詢可增強檔案管理的靈活性、優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)、提高信息的真實性與時效性，在查詢檔案登記、變更、清理相關信息時，管理者要精確把控關鍵數(shù)據(jù)，確保對不動產檔案數(shù)據(jù)的精準收錄，并對不動產的實際信息進行更改和補充，保證檔案數(shù)據(jù)的真實性和一致性。

（三）管理。管理貫穿于不動產檔案從登記到消亡的全過程，是不動產檔案不可忽視的重要環(huán)節(jié)。重視不動產檔案管理，積極利用先進管理理念和管理技術,能進一步實現(xiàn)不動產檔案管理現(xiàn)代化，充分發(fā)揮檔案信息管理的價值。第一，完善不動產管理機制，加強現(xiàn)代化建設。信息時代，以計算機技術為核心的科學技術已經(jīng)深入到不動產檔案管理中，對檔案信息的存儲和利用帶來革命性改變。由于電子存儲媒體體積小、存儲量大、操作方便快捷，且一定范圍內可實現(xiàn)信息共享，極大簡化了管理程序，降低了存儲和管理難度?？梢?，加強管理信息化建設，能完善管理機制，推動不動產檔案管理發(fā)展。第二，開發(fā)檔案信息資源，豐富信息價值。不動產檔案涵蓋建筑、材料、市場、法律法規(guī)、水文地質等內容，信息豐富全面，不但凝聚勞動者的汗水和創(chuàng)造力，還體現(xiàn)了商業(yè)市場發(fā)展的基本狀況。管理中深入挖掘檔案中的信息內容，可增加科學研究的實用資料，促進社會和市場發(fā)展。第三，加強信息管理服務，滿足用戶需求。建立不動產檔案是為更好地服務社會各界和經(jīng)濟建設，在管理過程中，其功能日趨完善，為民眾辦理土地使用證書、戶籍登記和購房貸款等不動產證明提供最便捷的服務和最可靠的依據(jù)，不僅滿足用戶需求，而且產生了廣泛的社會經(jīng)濟效益。

四、結語

當代社會科技發(fā)展日新月異，檔案管理部門只有積極應對社會變化帶來的挑戰(zhàn)，才能從中獲得可貴的發(fā)展機遇，為提升不動產檔案信息管理的技術、質量及其在登記、查詢和管理中的利用價值創(chuàng)造有利條件，推動檔案管理事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。