淺析新形勢下如何做好社會保險檔案的管理工作

文/ 福建泉州市鯉城區(qū)社會保險中心 賴柳珠

近年來，我國的基本養(yǎng)老制度越來越完善，參保人數(shù)急劇上升，在辦理過程中所產(chǎn)生的參保人員檔案自然而然也就增多了，社會保險檔案管理這項工作變得越發(fā)重要。社會保險業(yè)務(wù)面向的人群廣大，幾乎涵蓋了我國的所有人口，所以社會保險檔案管理的數(shù)量是以人口為基礎(chǔ)的，一旦出現(xiàn)檔案丟失、損壞等問題，會給之后的保險工作帶來非常大的影響，嚴(yán)重的還會使得保險工作無法進(jìn)行下去，因此，在如今的新形勢下，做好社會保險檔案管理工作是一項非常重要的事情。社會保險檔案管理人員應(yīng)該要端正自身態(tài)度，對參保人員負(fù)責(zé)，不斷提升自身管理水平，為所有的參保人員提供優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，讓我國的社會保障事業(yè)發(fā)展得更好。

一、新形勢下社會保險檔案管理的工作現(xiàn)狀分析

（一）社會保險檔案管理形式存在差異。在當(dāng)前的社會保險檔案管理工作中，由于現(xiàn)在的保險種類不斷增多，檔案管理工作的難度較大。以當(dāng)前的實際情況來說，我國社會保險檔案管理系統(tǒng)有不少的分支，每一個分支都代表著不同的保險類型，它們所歸屬的部門自然也就不同，這樣一來給社會保險檔案管理帶來一定的難度，同時還因為歸屬部門大多存在信息交流不及時等情況，使得參保人員的利益受到影響。另外，我國目前的社會保險檔案管理原則還沒有統(tǒng)一，一旦有問題出現(xiàn)，很難找到實際的責(zé)任人，問題無法得到及時的解決，會給整個部門以及社會保險事業(yè)的發(fā)展造成不利影響。

（二）社會保險檔案管理缺乏統(tǒng)一的原則。目前，我國還沒有制定出統(tǒng)一的社會保險檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這就導(dǎo)致每一個地區(qū)在進(jìn)行社會保險檔案管理時，都會依照自己地區(qū)的規(guī)定來管理，而每一個地區(qū)的管理水平具有差異性，并且隨著時間的推移差異越來越大。由于沒有規(guī)定參保人員所需要提交的材料內(nèi)容，造成不同地區(qū)所收集上來的參保人員檔案內(nèi)容比較繁雜，這樣一來社會保險檔案管理工作的效率嚴(yán)重降低，工作質(zhì)量也在一定程度上受到了影響。

（三）社會保險檔案管理手段比較落后。近年來，隨著社會保險事業(yè)的發(fā)展，我國的社會保險制度經(jīng)過改革之后也變得越來越完善，但是社會保險檔案管理手段卻沒有隨之提升，還使用著以往落后的管理手段。按照常理來說，在新形勢下，互聯(lián)網(wǎng)科技發(fā)展得越來越快，如果在社會保險檔案管理工作中對計算機進(jìn)行合理使用，可以讓檔案管理的效率大幅度得到提高，但事實上，很多社會保險檔案管理部門對于計算機的使用率很低，沒有讓計算機發(fā)揮出它該有的作用，從而導(dǎo)致社會保險檔案管理的工作增加之后，管理人員的工作效率以及工作質(zhì)量無法提高。

（四）工作人員以及領(lǐng)導(dǎo)不重視。在社會保險檔案管理工作中，很多工作人員還沒有意識到檔案管理工作的重要性，對于檔案管理工作真正的價值認(rèn)識也不夠充分，很多管理人員也沒有給予足夠的重視，認(rèn)為社會保險檔案管理就是把資料簡單整理一下就可以了，像收集、整理、分類、歸納等這些工作，在一定程度上都存在著不少的缺陷，但這些缺陷卻沒有引起工作人員和領(lǐng)導(dǎo)的重視，所以自然也就不考慮如何去改進(jìn)，導(dǎo)致社會保險檔案管理工作一直得不到改善。

二、新形勢下社會保險檔案管理的工作措施分析

（一）提高各方人員的檔案管理意識。社會保險檔案對于保險行業(yè)工作的順利開展，以及參保人員的切身利益都有非常重大的意義，但是很多參保人員卻沒能意識到檔案的重要性。新形勢下，我們要想做好社會保險檔案管理工作，就必須使得參保人員的檔案管理意識增強，使得參保人員的檔案管理重視程度提高，這樣參保人員才會去積極地配合檔案管理人員的工作，從而使得檔案管理部門在管理社會保險檔案時效率得以提升。再者，我們還要提高相關(guān)檔案工作人員的意識，讓社會保險檔案從產(chǎn)生到管理都得到足夠的重視，這樣一來即便有問題出現(xiàn)，只需要將核對工作做好就不會有太大的工作紕漏出現(xiàn)。為了能夠提高社會保險檔案相關(guān)工作人員的意識，部門領(lǐng)導(dǎo)人一定要加強工作人員的職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，必要的時候還可以采用激勵機制來調(diào)動工作人員的積極性，使其對自己所從事的檔案管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，看到使用時間過長的檔案管理設(shè)施積極向上級報告，并進(jìn)行更換，發(fā)現(xiàn)問題及時地去思考解決措施并付諸實踐，讓社會保險檔案的價值得以發(fā)揮，進(jìn)而促進(jìn)保險行業(yè)的發(fā)展。

（二）建立完善的檔案管理規(guī)章制度。社會保險檔案管理的工作中，想要做好這份工作，就必然不能缺少一套完善的檔案管理制度，而要想建立完善的檔案管理制度，我們必須從以下三個方面進(jìn)行：其一，借助法律。在社會保險檔案管理過程中，很多人對檔案管理都報以輕視的態(tài)度，如果不借助法律的強制到最后會很難管理，這樣不利于參保人員合法權(quán)益的保障，所以，為了能夠引起各方面人員的重視，同時也為了保障參保人員的合法權(quán)益，借助法律來完善檔案管理制度是非常有必要的。其二，規(guī)范工作流程。在實際的社會保險檔案管理工作中，很多時候出現(xiàn)問題之后，管理人員卻不知道問題出在哪里，這給后續(xù)的補救工作帶來了很大的阻礙，因此我們應(yīng)該對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓檔案管理人員嚴(yán)格按照工作流程進(jìn)行工作，這樣不僅可以提高工作效率，而且在遇到問題之后就能很快找出問題的原因。其三，對于已經(jīng)提交的社會保險檔案做好管理工作，最好同一個參保人員的檔案集中到一起進(jìn)行管理，這樣可以減少檔案丟失或者檔案篡改等問題的出現(xiàn)，同時還可以將檔案管理的責(zé)任落實到每個人身上。此外，自2007年開始，我們還進(jìn)一步有了中心系統(tǒng)檔案管理組織機構(gòu)和崗位設(shè)置，由1名中心領(lǐng)導(dǎo)全面負(fù)責(zé)檔案管理工作，明確了各基層單位的分管領(lǐng)導(dǎo)，落實了專兼職檔案管理人員的崗位職責(zé)與工作標(biāo)準(zhǔn)，切實落實管理責(zé)任制。

（三）充分利用科技手段簡化檔案管理流程。在新形勢下，我國的科技越來越發(fā)達(dá)，而這些科技的出現(xiàn)本身就是為了方便人們的生活和工作，所以我們在社會保險檔案管理的工作中也應(yīng)該將這些科技利用起來，特別是現(xiàn)在已經(jīng)得到普及的互聯(lián)網(wǎng)以及計算機，這些技術(shù)的使用會給社會保險檔案管理工作帶來積極的影響。一方面，有了計算機技術(shù)，我們的檔案管理工作效率會提高，同時還能讓數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率得到保證，這樣對檔案管理工作人員來說，可以減少他們大量的重復(fù)性工作，讓工作人員的壓力減小。另一方面，有了計算機技術(shù)，在進(jìn)行信息查找時也就更容易了，不像以往還是紙質(zhì)檔案的時候，工作人員為了查找一點信息要翻閱大量的檔案，不僅難度大還耗費時間?，F(xiàn)在有了計算機技術(shù)，社會保險檔案管理人員可以將檔案做成電子檔，存放在計算機里，這樣不僅查找起來容易，還不會因為環(huán)境因素出現(xiàn)損壞等，讓檔案可以保存更長的時間。值得注意的是，當(dāng)我們在使用計算機技術(shù)進(jìn)行社會保險檔案管理的時候，一定要對檔案安全的問題進(jìn)行著重考慮，嚴(yán)格防止計算機病毒以及黑客的侵入，避免社會保險檔案丟失或者泄露，具體實施起來可以從三個方面入手。首先，我們要從社會保險檔案管理的主體入手，堅持黨的領(lǐng)導(dǎo)，堅持檔案管理工作為人民服務(wù)、為中國特色社會主義建設(shè)服務(wù)的基本方向。其次，我們要從社會保險檔案管理的客體入手，嚴(yán)格把控檔案信息的真實性以及完整性，最好能建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案模板，這樣在利用計算機技術(shù)進(jìn)行檔案信息管理時也會更加方便。再次，我們要強調(diào)理論對檔案管理實踐的指導(dǎo)作用。（1）要明確檔案管理實踐在不同部門之間的具體分工，確保檔案管理工作的順利開展。（2）要強調(diào)服務(wù)屬性，即檔案管理的目的是為檔案信息使用者服務(wù)。最后，我檔案中心還將嚴(yán)格按照《檔案室建設(shè)規(guī)范》改進(jìn)檔案庫房基本建設(shè)及安全防護(hù)設(shè)施，確保達(dá)到“八防”標(biāo)準(zhǔn)，積極購置硬件設(shè)備，并通過自動化手段，不斷提升檔案管理水平。同時我檔案中心還將嚴(yán)格按社保中心的要求，加快健全覆蓋廣大群眾的檔案資源體系及服務(wù)廣大群眾的檔案利用體系，切實推進(jìn)館室現(xiàn)代化、操作標(biāo)準(zhǔn)化、資源信息化、服務(wù)人性化、隊伍專業(yè)化建設(shè)。加強檔案管理工作，履行好我們對廣大參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”的承諾。

三、結(jié)語

總而言之，在當(dāng)今的新形勢下，人們的保險意識在不斷提高，面對種類越來越豐富的保險業(yè)務(wù)，社會保險檔案管理人員的工作量也在不斷增多。讓社會保險檔案工作得以有效開展，對于社會保險工作的開展有著非常明顯的提升作用，同時也能讓檔案管理人員的工作能力得到提高，因此，在新形勢下，作為檔案管理人員，我們一定要保證社會保險檔案管理工作順利開展。目前我國的社會保險檔案管理工作仍存在許多不足，作為檔案管理人員必須從這些不足入手，并有針對性地提出解決辦法，將這些問題一一擊破，如此才能為全體參保人員提供全面、便捷、優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，讓我國社會保險事業(yè)發(fā)展得更好。