關(guān)于辦公室檔案收集整理的幾點(diǎn)思考

文/江蘇省鹽城市東臺(tái)市東臺(tái)鎮(zhèn)人力資源社會(huì)保障服務(wù)中心 鄧曉霞

辦公室作為單位當(dāng)中的綜合部門，在單位的運(yùn)轉(zhuǎn)當(dāng)中，尤其在檔案的收集整理方面，需要面對(duì)復(fù)雜與繁瑣的工作內(nèi)容，在這樣的背景下，想要保證資料收集整理的效率和效果就要改革傳統(tǒng)的工作模式，更新檔案管理思維，引入現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，同時(shí)不斷完善檔案收集整理制度體系，通過(guò)多層次建設(shè)體現(xiàn)出檔案資料的價(jià)值與作用，保證各個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)的規(guī)范化和科學(xué)化。這樣辦公室的檔案收集整理效率可以得到大幅度提升，同時(shí)由于這些信息的安全性和可靠性，可以給單位的決策制定提供有效根據(jù)，減少出錯(cuò)率。

一、辦公室檔案收集整理的特征和內(nèi)容分析

在單位的各個(gè)部門當(dāng)中，辦公室是一個(gè)承上啟下的綜合部門，所以辦公室的檔案工作也具備了一定的特殊性。尤其是在檔案收集整理方面形成了以下幾個(gè)鮮明特征：一是綜合性特征。辦公室在單位內(nèi)部發(fā)揮著溝通聯(lián)系各個(gè)工作部門的作用，是部門之間協(xié)調(diào)互動(dòng)的紐帶，所以要收集整理的檔案信息也是綜合而又全面的，與各個(gè)部門工作密切相關(guān)，同時(shí)還需要為各個(gè)部門的檔案查詢利用提供必要支持。正是因?yàn)闄n案收集整理的綜合性，所以增加了檔案工作的難度，也在新形勢(shì)下開始面臨新要求。二是創(chuàng)新性特征。檔案是靜止不動(dòng)的，但人是有主觀能動(dòng)性的，所以要想在辦公室檔案收集整理當(dāng)中獲得良好效果，更好地體現(xiàn)檔案資源的作用，就必須在檔案資料的收集整理環(huán)節(jié)加大創(chuàng)新力度，注意根據(jù)時(shí)代要求以及單位運(yùn)轉(zhuǎn)需要調(diào)整和創(chuàng)新工作方法。三是邏輯性特征。辦公室檔案的收集整理必須要遵照內(nèi)在規(guī)律落實(shí)規(guī)章制度，這正是企業(yè)內(nèi)在邏輯性的要求。辦公室檔案收集整理的內(nèi)容涉及對(duì)各項(xiàng)檔案信息的收集、整理、審查、保存等模塊，而且這些內(nèi)容構(gòu)成了一個(gè)系統(tǒng)性而又彼此關(guān)聯(lián)的工作流程，只有保證流程規(guī)范有序?qū)嵤?，才能夠維護(hù)收集整理工作的秩序，缺少其中任何一個(gè)方面都會(huì)影響到檔案收集整理的效果，甚至?xí)?lái)信息資源損失，影響到辦公室，甚至是單位工作的開展。

二、辦公室檔案收集整理要遵循的工作原則

檔案信息需要服務(wù)單位的各個(gè)部門，而辦公室因?yàn)樨?fù)責(zé)檔案收集與整理工作，要想體現(xiàn)出檔案資料的服務(wù)價(jià)值，就必須加強(qiáng)收集管理的科學(xué)性和創(chuàng)新性，使得檔案資料的應(yīng)用價(jià)值得到有效體現(xiàn)。辦公室在對(duì)檔案進(jìn)行收集整理時(shí)必須遵循科學(xué)化的工作原則，以便提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為提出針對(duì)性的應(yīng)對(duì)方案打下基礎(chǔ)。第一，遵循嚴(yán)謹(jǐn)性原則。新階段辦公室承擔(dān)的工作任務(wù)朝著復(fù)雜化的方向發(fā)展，除了要同步各項(xiàng)檔案信息，做好信息提取記錄等工作之外，還必須協(xié)調(diào)并確保管理任務(wù)完成達(dá)標(biāo)。面對(duì)日益復(fù)雜的要求，辦公室在檔案收集整理當(dāng)中必須貫徹嚴(yán)謹(jǐn)性原則，使得檔案工作人員始終以嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真與負(fù)責(zé)的態(tài)度投入檔案收集整理當(dāng)中，并將這樣的態(tài)度帶入到不同的管理階段，維護(hù)檔案的安全和保密性。第二，遵循溝通性原則。辦公室要做好檔案的收集整理工作除了要接收保存部門信息之外，還需要主動(dòng)和部門進(jìn)行溝通交流，在這一過(guò)程當(dāng)中主動(dòng)獲取相關(guān)檔案資料，并在資料整合后加強(qiáng)分類管理，為后期的檔案利用創(chuàng)造良好條件，所以整個(gè)過(guò)程必須要遵循正確的溝通性原則，保證溝通順暢，促進(jìn)信息的完整獲取。第三，遵循內(nèi)容準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容是對(duì)單位各部門發(fā)展史與工作內(nèi)容的記錄，只有保證內(nèi)容準(zhǔn)確才可以體現(xiàn)檔案信息的服務(wù)作用，為單位制定決策和開展其他各項(xiàng)工作提供資料。在信息收集整理過(guò)程中，辦公室要嚴(yán)格遵循內(nèi)容準(zhǔn)確原則，提高檔案工作人員的責(zé)任意識(shí)，做好信息真實(shí)性和準(zhǔn)確性的把控。

三、辦公室檔案收集整理工作的改進(jìn)優(yōu)化方法

（一）提高思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案收集管理。辦公室在處理檔案收集整理工作時(shí)，必須要有極強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，在檔案資料形成之后，就要在第一時(shí)間運(yùn)用科學(xué)有效的處理方法促進(jìn)檔案資料快速歸檔。在處理好與檔案信息有關(guān)的事務(wù)之后，檔案工作人員需要對(duì)信息的價(jià)值情況進(jìn)行評(píng)估，并結(jié)合檔案信息的類別和重要性程度做好初篩和整理。整個(gè)過(guò)程都要有辦公室檔案工作人員的參與，而且工作人員的思想認(rèn)識(shí)會(huì)對(duì)工作的處理效果帶來(lái)直接影響，所以在檔案收集整理工作當(dāng)中，檔案工作人員必須提高對(duì)自身工作的重視程度，同時(shí)樹立良好的超前控制意識(shí)，確保檔案質(zhì)量的有效把握，優(yōu)化檔案管理的不同環(huán)節(jié)，為接下來(lái)的移交、保管等提供便利。另外，單位要對(duì)檔案工作人員進(jìn)行綜合素質(zhì)的培訓(xùn)和考核，讓他們明確檔案收集整理專業(yè)度高，要把握科學(xué)先進(jìn)的檔案工作觀念以及創(chuàng)新性的檔案處理方法，并通過(guò)完善培訓(xùn)體系，保證檔案收集管理的質(zhì)量，落實(shí)人性化的檔案收集整理方法。

（二）完善檔案資料，做好檔案收集管理。辦公室檔案的收集整理是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，在最開始的歸檔環(huán)節(jié)就需要對(duì)檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格檢查，檢查當(dāng)中只要是信息不完整的情況必須立即催收，同時(shí)查找出現(xiàn)問(wèn)題的根源，快速完成歸檔工作，防止檔案丟失。第一，針對(duì)上級(jí)發(fā)文的信息資料，在做好收文等級(jí)的相關(guān)工作之后，先要評(píng)價(jià)文件資料的價(jià)值和功能，并根據(jù)重要性程度選用相應(yīng)的收集整理方法，同時(shí)要保證傳閱及時(shí)有效，細(xì)化歸檔管理環(huán)節(jié)，為接下來(lái)的信息傳閱打下基礎(chǔ)。第二，在檔案收集整理當(dāng)中要加大對(duì)細(xì)節(jié)的把控，積極引入精細(xì)化管理方法。尤其是在面對(duì)單位的自身文件時(shí)，需要在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之后收集與這一文件有關(guān)的所有檔案信息，然后按照從上到下的順序排列，做好正式文件、簽發(fā)文件、定改稿、初稿等的集中整理。整理完畢之后需裝訂成冊(cè)，完成檔案信息從零散到集中的管理，為檔案資料入庫(kù)創(chuàng)造良好條件。這樣的做法可以保證檔案收集的完整性，完善檔案資料，以免在信息運(yùn)用當(dāng)中出現(xiàn)問(wèn)題。

（三）構(gòu)建信息系統(tǒng)，提升收集管理效率。辦公室檔案收集整理的復(fù)雜性和嚴(yán)謹(jǐn)性一直以來(lái)都特別受關(guān)注，而滿足日常檔案管理要求的重要做法就是引入先進(jìn)的技術(shù)手段，運(yùn)用檔案管理信息系統(tǒng)收集整理各方面的檔案信息，加大對(duì)信息的安全和完整性保護(hù)力度。辦公室構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)的過(guò)程中，需要著重做好以下幾項(xiàng)工作：一是對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)的硬件和軟件進(jìn)行優(yōu)化建設(shè)，為系統(tǒng)的開發(fā)和運(yùn)轉(zhuǎn)奠定基礎(chǔ)。辦公室先要對(duì)以往的硬件設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，淘汰掉與檔案信息化管理要求不相符的設(shè)施設(shè)備，同時(shí)還需要引入新的硬件設(shè)備與設(shè)施，確保硬件系統(tǒng)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，保證檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)。在軟件系統(tǒng)的開發(fā)工作當(dāng)中，需要充分考慮辦公室檔案收集整理的職能與單位發(fā)展的要求，保證軟件開發(fā)與工作要求一致，并做好軟件系統(tǒng)的定時(shí)更新與優(yōu)化。在這一環(huán)節(jié)要重點(diǎn)做好安全建設(shè)，開發(fā)防火墻、安全保密等技術(shù)，維護(hù)系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)，防止信息泄露。二是對(duì)檔案工作人員進(jìn)行信息化素養(yǎng)培訓(xùn)，指導(dǎo)檔案工作人員積極學(xué)習(xí)有關(guān)的信息知識(shí)和技術(shù)手段，掌握文件分類、查找等操作方法，同時(shí)建立起良好的責(zé)任意識(shí)，維護(hù)系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)規(guī)范，完成各項(xiàng)操作。

（四）分類存放處理，注重檔案資源共享。辦公室檔案收集整理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)就是分類存放，這是保證檔案信息井然有序，奠定信息利用基礎(chǔ)的必經(jīng)之路。在分類存放處理工作當(dāng)中，首先需要根據(jù)辦公室編制分類大綱給出的要求，準(zhǔn)備好不同種類的資料，并在封面上標(biāo)注相應(yīng)的名稱和類別，確定等級(jí)和編號(hào)，指出收發(fā)文的具體類型，保證檔案分類更加精細(xì)化。其次，嚴(yán)格把握檔案分類要求，做好登記和科學(xué)存放工作。辦公室的各類工作人員都需要明確分類規(guī)定，為檔案妥善處理提供保障。當(dāng)然檔案工作人員需要發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)，確保檔案分類大綱、目標(biāo)等編制的科學(xué)性，保證收集整理的效率。另外，檔案資源的共享也是一項(xiàng)非常重要的工作內(nèi)容，這一工作的實(shí)現(xiàn)需要通過(guò)發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，尤其是要利用好檔案管理信息系統(tǒng)，為信息利用者提供方便快捷的服務(wù)。

隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)環(huán)境的變化，單位辦公室所承擔(dān)的檔案管理工作也顯現(xiàn)出了一些新變化，怎樣確保檔案收集整理的質(zhì)量與效率，充分體現(xiàn)檔案資源的價(jià)值，成為辦公室檔案工作人員必須要解決和研究的問(wèn)題?？紤]到辦公室工作的綜合性和復(fù)雜性，并聯(lián)系到檔案收集整理的復(fù)雜與繁瑣特征，辦公室檔案工作人員必須改變傳統(tǒng)的檔案收集整理方法與思想觀念，在思想更新的同時(shí)，還需要在各個(gè)環(huán)節(jié)加強(qiáng)規(guī)范，引入先進(jìn)的技術(shù)手段，使得辦公室在開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)時(shí)擁有完整科學(xué)的信息數(shù)據(jù)作為根本依據(jù)，建立一個(gè)日益完善化和先進(jìn)性的辦公室檔案收集整理體系。