提高檔案的認知度是發(fā)展檔案的第一要務

文/青島中遠海運物流有限公司 孫菁

一、提高檔案認知度的必要性

（一）檔案的尷尬。1.檔案是什么。1983年，美國的謝倫伯格在其著作《現(xiàn)代檔案——原則與技術》中提出：“如果在街頭上問一個普通的過路人，為什么政府要設置檔案機構，他多半會反問：‘檔案是什么，檔案機構又是什么？’”“至于檔案本身，幾乎可以斷言，他準會提出‘為什么不把那些廢物一燒了事’這樣一個使交談難以繼續(xù)下去的問題?！?000年夏天，我收到了大學錄取通知書，專業(yè)名稱叫“檔案學”，這是我第一次接觸“檔案”這個名詞。經(jīng)常被問到所學的專業(yè)，我回答“檔案”之后，對方一般都是一副茫然的表情，后來知道了檔案屬于管理學門類，我回答所學專業(yè)是“檔案管理”，對方一般從“管理”兩個字上立刻就能理解這是一門學科，可是緊接著第二個問題出現(xiàn)了：“還有這個專業(yè)啊，這個專業(yè)都是學什么的呀？”工作后，在企業(yè)從事檔案工作，經(jīng)常被人問道：“檔案是什么？檔案都管（理）什么呀？是人事檔案嗎？”諸如此類的問題，讓我不知該如何作答，總不能讓我背課本里的概念給提問的人聽吧，每次都能體會到作為一個檔案人的尷尬。沒想到啊，將近40年過去了，檔案尷尬的境地依然如故。2.現(xiàn)實的差異。關于檔案，現(xiàn)實中存在著兩種差異現(xiàn)象。差異一是檔案和其他學科的差異。說到法律、政治、經(jīng)濟，大家立刻就能確定這是一門學科，其實除了專業(yè)人士估計也沒幾個人說得清什么是法律、政治研究什么，什么是經(jīng)濟吧。為什么會出現(xiàn)這種迥異的現(xiàn)象呢？專業(yè)點說，是檔案意識的問題，說白了，就是檔案的認知度不高，人們對“檔案”這個名詞的熟悉度和辨識度不夠。人們對法律、政治、經(jīng)濟這些名詞太熟悉了，日常生活中經(jīng)常接觸到，所以即便不知道這些名詞的準確含義和范疇，但是不影響人們對其基本的認知和把握。差異二是檔案內部各種類型的檔案之間也存在差異。雖然一說到“檔案”人們總是一副茫然的樣子，但是，提到人事檔案或財務檔案，有些人就能夠恍然大悟，將其具象化，雖然其實他們也可能并不知道人事檔案、財務檔案具體是什么。為什么會這樣呢？還是因為這兩個名詞大家在日常生活和工作中會有接觸，熟悉度高。筆者從上中學開始，就會聽到老師常說的一句話是：“大家好好表現(xiàn)，這些東西都是要歸入你們的個人檔案，跟你們一輩子的?！惫ぷ髦蟀l(fā)現(xiàn)，除了人事檔案之外，財務檔案的認知度普遍較高，即使再小的企業(yè)也會有財務工作，即便其他檔案都沒能得到很好的整理保存，財務檔案一定是相對整理保存最完整的，由于財務工作者數(shù)量較多，財務檔案的受眾相對也多于其他檔案類型，對財務檔案的熟悉度自然相對較高。

（二）檔案的現(xiàn)狀。具有諷刺意味的是，人人都離不開檔案，每個單位都會形成檔案，但大家都非常輕視檔案，包括檔案專業(yè)的學生和檔案工作者也莫不如是。學校里，檔案學科作為冷門學科，得不到重視，設置該學科的高校很少，專業(yè)處于被撤銷邊緣，學生大多是被調劑到該專業(yè)的。單位里，檔案工作被視作可有可無的一項工作，不受重視，在中、小企業(yè)中幾乎不存在專職的檔案工作者和獨立的檔案工作，從事相關工作的人員基本都是兼職，并且更替頻繁。檔案理論方面，研究“虛、大、空”，脫離實際，大部分理論不符合中、小企業(yè)的客觀情況，起不到實際上的指導作用，基層檔案工作者都不愿意看甚至看不懂，其他人就更不會有興趣通過這些理論研究來認識和了解檔案了。檔案利用方面，“檔案作為一種政治資源”的意識根深蒂固。自檔案產生以來，基本上歷朝歷代的檔案一直處于被嚴格控制之下，當時的檔案是“天下無人能識君”；到了當代社會，檔案資源作為一種公共資源，開放性大大提升，我國《檔案法》和《政府信息公開條例》賦予了社會公眾利用檔案的權利，但現(xiàn)實中檔案仍與社會公眾存在著不小的距離，在利用各種檔案時會經(jīng)常面臨諸多條件的限制，不由得讓人在利用檔案時會產生“天下誰人愿識君”的畏難和無奈情緒。提高檔案的認知度迫在眉睫，檔案認知度的提高將對檔案學的發(fā)展和檔案工作的提高產生重要影響。

二、提高檔案認知度的三只抓手

早在2007年，國家檔案局相關領導在全國民生檔案工作經(jīng)驗交流會上提出：“檔案工作要實現(xiàn)‘兩個轉變’、建設‘兩個體系’，從重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的傳統(tǒng)觀念轉變?yōu)橹匾曀猩婕叭说臋n案的價值；從重機關團體利用、輕個人利用，重為機關團體服務、輕為群眾服務的傳統(tǒng)觀念轉變?yōu)橄裰匾暀C關團體利用那樣重視人民群眾利用，從而建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系。這是新中國檔案工作中一次具有深遠意義的戰(zhàn)略性轉變?！比欢嗄赀^去了，這兩個轉變和兩個體系的建設似乎還是僅僅停留在初始階段，并沒有對人民群眾產生多大影響。

不得不承認，提高檔案的認知度是個長久的過程，非一朝一夕能夠達成，需要潛移默化，需要個人、企事業(yè)單位、專業(yè)檔案機構以及社會的共同發(fā)力。

（一）作為檔案人，要說，即宣傳。作為一名檔案專業(yè)的學生或檔案工作者，要發(fā)揮一己之力，多利用機會向周圍的人通俗化地宣傳和解釋檔案。宋元佚名《京本通俗小說·馮玉梅團圓》：“話須通俗方傳遠，語必關風始動人”，意思是說：話說得淺顯易懂才能有人傳播，表達的時候要風趣有意思才能讓人感興趣。因此我們在對檔案釋義的時候切忌背定義，必須將其通俗化，才能讓聽者愿意聽和能聽懂，進而對檔案產生基本的認知。如果有人問我“檔案是什么”，我會嘗試這么告訴他：“一個人的一生，會形成各種各樣的檔案，常知的有戶籍檔案、人事檔案；自然一個單位、一個國家的發(fā)展歷程中也會形成各種檔案，包括文書檔案、財務檔案、實物檔案、科技檔案等。檔案必須是有用的，檔案是一種憑證，有證據(jù)作用；檔案也是一種記憶，屬于一種文化?！睂n案與記憶掛鉤有助于對檔案的理解：“檔案是人類記憶的延伸和強化，建立起人類社會進一步發(fā)展的基礎，檔案工作的意義應是為社會建立起盡可能完整的記憶體系?！标P于檔案與記憶的以上觀點，筆者深以為然。

（二）作為基層單位，要做，即管理。作為企事業(yè)單位，必須做好對各種類型的檔案的管理工作，承擔起應該肩負的檔案管理責任，尤其是中、小型企業(yè)，要注重檔案工作的穩(wěn)定性和實操性。必須正視檔案工作和檔案工作者的地位和作用，保持檔案工作的穩(wěn)定，改變檔案工作、檔案工作者日益被邊緣化的境地，增強檔案工作者的職業(yè)認同感，保證檔案工作者的相對固定，減少人員更替頻繁對檔案工作的不利影響。應該加強檔案工作的實操性，不應該搞“一刀切”，應該允許中小型企業(yè)根據(jù)各自企業(yè)的規(guī)模和實際選擇不同的、適合的、有效的、操作性強的檔案工作模式。

（三）作為專業(yè)檔案機構，要放，即利用?？梢哉f，檔案的認知度與以檔案館為代表的專業(yè)檔案機構的作為有著直接的關系。不要奢望絕大多數(shù)人連檔案都無緣見識的情況下能憑空增長檔案意識，要讓人們增加對檔案的認知和辨識，就要擴大檔案的影響力、彰顯檔案的文化魅力，增加檔案與人們的日常接觸和聯(lián)系。專業(yè)檔案機構必須轉變觀念，不要高高在上，切忌將檔案當成信息領域的“奢侈品”而讓利用者覺得高攀不起、敬而遠之。要加強檔案的開放利用，讓檔案“活”起來，成為一種可全民共享的社會資源，要實現(xiàn)社會大眾的檔案權利，使檔案真正走向普通大眾，使他們的利益與檔案發(fā)生密切聯(lián)系，能從檔案服務中得到物質或精神上的滿足，使越來越多的普通大眾成為檔案的主動利用者和直接受益者，激起社會大眾檔案意識的覺醒。專業(yè)檔案機構必須轉變工作作風，不要總是一副“默默無聞”“養(yǎng)在深閨拒人識”的低調姿態(tài)，要主動地熱情服務、簡化工作流程、提高服務效率。在把握好控制與開放程度的前提下，利用多種方式進行宣傳教育活動，充分將檔案作為文化資源的流動性發(fā)揮好，使廣大檔案資源脫離案卷載體，走出檔案館，走向社會，走進人民群眾的生活和工作中去。近些年電視臺播出了許多與檔案有關的電視紀錄片欄目（比如《BTV檔案》、上海紀實《檔案》《百家講壇》等），正是提高檔案認知度、擴大檔案影響力的有力和有效手段。檔案的發(fā)展，必須提高檔案的認知度，同時，檔案認知度的提高、檔案影響力的擴大、社會檔案意識的增強，也能夠促進檔案的進一步發(fā)展。