探討信息化在醫(yī)院綜合檔案管理中的應(yīng)用

文/揚(yáng)州市江都人民醫(yī)院 吳明芳 繆從慶

目前，隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，各行各業(yè)越來(lái)越離不開(kāi)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用。醫(yī)療服務(wù)為了跟上時(shí)代的步伐，方便患者就醫(yī)，提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)以及病例總結(jié)、科學(xué)研究等大數(shù)據(jù)的收集，信息技術(shù)在各大中型醫(yī)療機(jī)構(gòu)都得到了很好的應(yīng)用，如預(yù)約診療、網(wǎng)絡(luò)會(huì)診、檢查結(jié)果傳輸以及病案管理等。除了以上與診療行為密切相關(guān)的管理項(xiàng)目外，醫(yī)院綜合檔案管理往往因與日常醫(yī)療活動(dòng)無(wú)明顯直接相關(guān)，是許多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)忽視的環(huán)節(jié)，與目前醫(yī)院健康發(fā)展模式明顯不符。醫(yī)院綜合檔案管理涉及的內(nèi)容廣泛，包括院內(nèi)人事資源、基礎(chǔ)建設(shè)、醫(yī)療設(shè)施、科研教學(xué)、財(cái)務(wù)審計(jì)、對(duì)外合作等，囊括臨床、行政、后勤各部門(mén)，是體現(xiàn)醫(yī)院科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理的標(biāo)志，因而，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的應(yīng)用在醫(yī)院綜合檔案管理中不可或缺。只有通過(guò)信息化建設(shè)，綜合檔案管理才能在科技迅速發(fā)展的時(shí)代背景下，符合醫(yī)院快速發(fā)展的潮流，提高醫(yī)院整體工作效率，提升醫(yī)院綜合管理質(zhì)量。本文就醫(yī)院綜合檔案信息化管理的特點(diǎn)、難點(diǎn)、舉措等進(jìn)行分析，探討醫(yī)院綜合檔案管理新模式。

一、醫(yī)院綜合檔案管理信息化的特點(diǎn)

（一）精確性的特點(diǎn)。傳統(tǒng)檔案管理模式均是檔案以紙質(zhì)形式收集、保管和利用，提供的信息資料直觀、明了，可直接查閱，都是以人為編號(hào)保存在固定場(chǎng)所，具有不可移動(dòng)性。這種管理模式在醫(yī)院發(fā)展早期檔案管理中發(fā)揮了一定的作用。隨著醫(yī)院發(fā)展增速，醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，科室設(shè)置逐步增多，新技術(shù)新項(xiàng)目日新月異，需要管理的文件檔案資料也越來(lái)越多，這種傳統(tǒng)的管理模式越來(lái)越不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展、醫(yī)院現(xiàn)代化進(jìn)程。信息化數(shù)字技術(shù)通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)、通信技術(shù)、掃描技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)的綜合應(yīng)用，將檔案信息以文檔形式存儲(chǔ)到電腦、網(wǎng)絡(luò)空間、移動(dòng)硬盤(pán)上，可重復(fù)使用，避免丟失，不僅可以節(jié)約檔案保存場(chǎng)地，還可以通過(guò)對(duì)檔案的數(shù)字化編碼、分類(lèi)，實(shí)現(xiàn)精確地查閱，及時(shí)尋找到所需檔案資料。

（二）及時(shí)性的特點(diǎn)。傳統(tǒng)的綜合檔案管理中，需要各部門(mén)將新形成的檔案資料及時(shí)送到檔案管理部門(mén)集中保存。各職能部門(mén)往往不太重視檔案歸檔工作，檔案部門(mén)往往位低人輕，不便頻繁催促，導(dǎo)致檔案材料歸檔延遲現(xiàn)象嚴(yán)重，影響對(duì)檔案信息查閱使用。隨著醫(yī)院的快速發(fā)展，醫(yī)療技術(shù)的日益更新，醫(yī)院各職能部門(mén)制定的制度、流程也越來(lái)越多，而通過(guò)原始的檔案處理方式越來(lái)越不能滿足檔案管理需求，無(wú)法保證檔案管理的及時(shí)性。通過(guò)信息化技術(shù)的應(yīng)用，各部門(mén)通過(guò)對(duì)本科室檔案文書(shū)進(jìn)行信息化處理，及時(shí)將相關(guān)檔案通過(guò)電子文檔形式傳輸給檔案管理部門(mén)，這樣有效提高了檔案信息及時(shí)歸檔率，體現(xiàn)了數(shù)字化技術(shù)的時(shí)效性特點(diǎn)。

（三）共享化的特點(diǎn)。傳統(tǒng)的醫(yī)院綜合檔案都是以原始的文書(shū)呈現(xiàn)，跨度時(shí)間長(zhǎng)，歷史久遠(yuǎn)，內(nèi)容龐大，分類(lèi)繁多，保存在固定場(chǎng)所，需要本人到檔案管理部門(mén)去查找、借閱、歸還等一系列復(fù)雜步驟，容易丟失、破損。根據(jù)檔案的性質(zhì)，使用頻率不一，有些長(zhǎng)期無(wú)人查閱，而有些借閱頻繁，而且一份檔案不能多人同時(shí)使用，嚴(yán)重影響檔案的使用價(jià)值及職工的工作效率。信息化管理則是將檔案制成電子文檔進(jìn)行保存，它可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)空間進(jìn)行傳輸、共享，充分發(fā)揮檔案信息庫(kù)的重要作用，將“死”材料變成“活”材料，這樣不需要本人親自到檔案室去查閱，大大節(jié)約了時(shí)間，而將精力用于日常診療活動(dòng)中，提高了醫(yī)院運(yùn)行效率。

二、醫(yī)院綜合檔案管理信息化實(shí)施困境

（一）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)綜合檔案管理不夠重視。目前部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，醫(yī)院發(fā)展靠的是醫(yī)療技術(shù)、業(yè)務(wù)收入、醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大，而認(rèn)為醫(yī)院綜合檔案管理與以上并無(wú)直接關(guān)系。這種狹隘甚至錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)嚴(yán)重制約了檔案管理的發(fā)展，導(dǎo)致無(wú)法投入物力、財(cái)力來(lái)促進(jìn)醫(yī)院綜合檔案管理的信息化發(fā)展，同樣也影響著醫(yī)院現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

（二）各職能部門(mén)對(duì)檔案管理信息化抵觸。傳統(tǒng)的醫(yī)院綜合檔案都是以紙質(zhì)呈現(xiàn)，而檔案管理部門(mén)對(duì)這些文書(shū)進(jìn)行收集歸檔，甚至有些職能部門(mén)以各種理由不愿意將本科室檔案文書(shū)交出。在信息化技術(shù)的管理中，要求檔案管理具有精確性、及時(shí)性、共享性特點(diǎn)，各類(lèi)檔案需要及時(shí)送至檔案部門(mén)，有時(shí)甚至需要該部門(mén)提供電子文件版本，同時(shí)職工查閱電子檔案方便、快捷，提高了對(duì)職能部門(mén)的制定政策以及工作嚴(yán)謹(jǐn)性要求，這導(dǎo)致職能部門(mén)存在抵觸情緒。

（三）醫(yī)院綜合檔案管理人員技能不足。檔案信息化管理需要熟練掌握計(jì)算機(jī)使用、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)然炯寄埽玟浫霐?shù)據(jù)、建檔分類(lèi)、上傳共享、安全設(shè)置等，同時(shí)我國(guó)發(fā)布了關(guān)于使用電子檔案管理的規(guī)章制度，對(duì)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理及其使用的有效性、安全性等均有明確要求，從管理模式上與傳統(tǒng)檔案管理明顯不同。醫(yī)院綜合檔案管理人員素質(zhì)相對(duì)低下，甚至存在許多臨時(shí)、兼職人員，導(dǎo)致工作人員的專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)水平均比較低，與信息化發(fā)展明顯不符。

三、醫(yī)院綜合檔案管理信息化實(shí)施對(duì)策

（一）強(qiáng)調(diào)醫(yī)院綜合檔案管理信息化的價(jià)值。通過(guò)與醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)反復(fù)溝通，或建議其去大型醫(yī)院檔案管理部門(mén)參觀，讓他們了解醫(yī)院綜合檔案管理在現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中的作用。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)主動(dòng)認(rèn)知檔案管理信息化的重要性。醫(yī)院檔案管理與信息化相結(jié)合，完善或者構(gòu)建系統(tǒng)化的管理體系，不僅提升信息化管理水平，更在工作和方案管理上實(shí)施精細(xì)化管理。通過(guò)檔案信息化建設(shè)，確保醫(yī)院內(nèi)部的各個(gè)部門(mén)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)查閱，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，從而提升醫(yī)院管理水平。同時(shí)通過(guò)檔案信息化管理，建立管理維度，從而更好地為醫(yī)療提供服務(wù)，利于促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

（二）建立醫(yī)院總信息平臺(tái)，完善綜合檔案管理信息化流程。目前，醫(yī)院信息化建設(shè)都在不斷升級(jí)，各部門(mén)存在各自的信息系統(tǒng)，處于分離狀態(tài)。醫(yī)院綜合檔案信息化管理的目的就是為了能夠高效統(tǒng)一醫(yī)院檔案信息，因此要加強(qiáng)各部門(mén)信息子系統(tǒng)的整合，建立醫(yī)院總信息平臺(tái)，達(dá)到高效、共享的目的，更好地為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。醫(yī)院綜合檔案管理涉及的職能部門(mén)很多，內(nèi)容廣泛，各部門(mén)之間容易出現(xiàn)相互推諉、拖延現(xiàn)象，醫(yī)院應(yīng)制定相應(yīng)的檔案信息化管理制度，避免管理漏洞，通過(guò)對(duì)檔案一體化處理流程，形成電子文檔，使各檔案信息出現(xiàn)在各部門(mén)信息系統(tǒng)上，實(shí)現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一、高效管理。需要根據(jù)不同的分類(lèi)方法，簡(jiǎn)易查詢流程，達(dá)到方便、快捷查詢目的，實(shí)現(xiàn)真正的信息化管理。

（三）加強(qiáng)綜合檔案管理人員更新及技術(shù)培訓(xùn)。醫(yī)院綜合檔案室一直是多數(shù)醫(yī)院忽視的部門(mén)，管理人員多是年齡大、學(xué)歷偏低、操作技能不足人員，與信息化發(fā)展嚴(yán)重不符，需要醫(yī)院加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的重視，促進(jìn)人員更替，形成人員梯隊(duì)，引進(jìn)新鮮血液，有了人才才能實(shí)現(xiàn)高效優(yōu)質(zhì)管理。同時(shí)，要安排科室負(fù)責(zé)人到其他醫(yī)院參觀學(xué)習(xí)，更新管理觀念。信息化技術(shù)培訓(xùn)尤其重要，不僅僅需要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的基本操作技能，更需要熟練掌握系統(tǒng)軟件的使用，可選拔一些計(jì)算機(jī)專業(yè)背景人員加入。對(duì)于一些特色專科檔案如體檢中心檔案、三大中心檔案（胸痛中心、卒中中心、創(chuàng)傷中心）等，需要具備一定專業(yè)素質(zhì)，可聘用特色?？频膶I(yè)人員進(jìn)行檔案技能的培訓(xùn)，充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中，構(gòu)建檔案管理部門(mén)及?？茖?duì)特色檔案的共管體系，利于對(duì)于專業(yè)檔案的優(yōu)質(zhì)管理。檔案管理人員，既需要掌握檔案信息化管理技能，同時(shí)，信息化資料的安全也非常重要，管理好計(jì)算機(jī)安全，避免黑客攻擊導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，必須加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)，避免主動(dòng)傳播機(jī)密檔案資料。

四、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院綜合檔案管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用在實(shí)現(xiàn)醫(yī)院節(jié)約化、精細(xì)化、現(xiàn)代化管理進(jìn)程中非常重要，是醫(yī)院發(fā)展中不可忽視的環(huán)節(jié)，而要實(shí)現(xiàn)綜合檔案信息化管理就必須要從信息平臺(tái)建設(shè)、人員培訓(xùn)、制度完善等多個(gè)方面采取措施。通過(guò)醫(yī)院綜合檔案的信息化管理模式，不斷提高醫(yī)院運(yùn)行效能，提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)能力，更利于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院持續(xù)健康發(fā)展。通過(guò)信息化在檔案管理中的應(yīng)用，綜合信息平臺(tái)的建立，實(shí)現(xiàn)了高效、快捷地查詢資料，各部門(mén)之間形成協(xié)調(diào)合作的氛圍，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院管理的一體化，為建立優(yōu)質(zhì)現(xiàn)代化醫(yī)院提供了保障。