信息化在干部檔案管理工作中的應(yīng)用分析

文/天津地?zé)峥辈殚_發(fā)設(shè)計(jì)院 王曦

干部檔案，主要記錄干部在任職期間的有關(guān)信息，對(duì)其后續(xù)使用有重要的參考作用。要將信息技術(shù)融入其管理工作中，提高干部檔案歸檔、編排、使用的效率，促進(jìn)干部檔案管理工作水平的提升。將信息技術(shù)應(yīng)用于干部檔案管理工作，是一個(gè)全新的發(fā)展途徑，有積極的發(fā)展意義。

一、干部檔案信息化管理的現(xiàn)狀

（一）重視干部檔案管理的意識(shí)不足。在一個(gè)單位以往的管理工作中，干部檔案管理存在感不足，多數(shù)人對(duì)干部檔案管理工作缺乏明確的認(rèn)識(shí)，經(jīng)常是在需要使用的時(shí)候才能意識(shí)到對(duì)干部檔案工作知識(shí)的缺乏，特別是在當(dāng)前信息化發(fā)展的大背景下，干部檔案管理工作頻繁出現(xiàn)滯后混亂的問(wèn)題。究其原因，這與單位對(duì)干部檔案管理工作的整體重視程度不足有密切的關(guān)系。

在單位工作的進(jìn)程中，由于干部檔案管理工作對(duì)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，或者是短時(shí)期內(nèi)看不到明顯的作用，因此，并沒(méi)有把干部檔案管理工作列為重要的改革事項(xiàng)，忽視了干部檔案管理部門的基礎(chǔ)建設(shè)、制度建立、人員配備、技術(shù)更新，導(dǎo)致了干部檔案管理工作滯后。

（二）缺乏建設(shè)信息化管理干部檔案的方法。當(dāng)前，一些單位的干部檔案管理工作，仍然主要依靠傳統(tǒng)模式，管理方法單一、緩慢，檔案信息存在不準(zhǔn)確現(xiàn)象。究其原因，從紙質(zhì)管理向信息化管理轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，這也要求我們?cè)谟涗浐蜌w檔管理中優(yōu)化管理模式。同時(shí)，許多干部的信息不完整，在很大程度上還存在缺乏基礎(chǔ)資料的問(wèn)題，致使干部檔案管理工作規(guī)范程度較低，形成了管理工作的障礙。此外，有一些單位已經(jīng)在發(fā)展過(guò)程中引入了計(jì)算機(jī)管理理念，但仍處于形式主義階段，實(shí)質(zhì)作用并不明顯，信息化建設(shè)方案置之高閣，缺乏相應(yīng)的設(shè)備，有的是受到經(jīng)費(fèi)限制、應(yīng)用方法、建設(shè)力量等因素的約束，使干部檔案管理工作不能有效地落實(shí)下去。

（三）干部檔案管理的流程不規(guī)范、專業(yè)力量不足。在實(shí)際管理工作中，許多單位都存在干部檔案保存率低、交接隨意、流轉(zhuǎn)程序不規(guī)范等問(wèn)題，這些都是干部檔案管理工作的常見問(wèn)題。許多單位認(rèn)為檔案工作就是一把鑰匙鎖好檔案，認(rèn)為檔案管理只是一種輔助性的工作，對(duì)于干部檔案的保管只限于檔案柜，在交接干部檔案時(shí)出現(xiàn)無(wú)人監(jiān)交、手續(xù)不規(guī)范的問(wèn)題，進(jìn)而演化出干部檔案工作前后銜接不暢、責(zé)任不明確、界限不清晰、檔案材料在使用中缺失等問(wèn)題，嚴(yán)重影響了干部檔案管理工作的完整性、連續(xù)性和科學(xué)性。

究其原因，與干部檔案管理工作的流程不規(guī)范、管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)力量不足有密切關(guān)系。在一些單位，干部檔案工作存在職能邊緣化、團(tuán)隊(duì)力量不專業(yè)、制度建設(shè)有空白的問(wèn)題，使得干部檔案管理工作缺乏應(yīng)有的效率，加之工作人員專業(yè)程度較低，甚至有些部門隨意找個(gè)人參加干部檔案管理工作，使得干部檔案管理工作的質(zhì)量明顯降低。這就迫切要求干部檔案管理工作需要著重改進(jìn)，需要從嚴(yán)格管理流程、提升工作人員素質(zhì)入手，不斷提升干部檔案管理工作的質(zhì)量。

二、信息化應(yīng)用于干部檔案管理工作的重要性

（一）便于長(zhǎng)久保存。干部檔案是記錄一個(gè)單位干部任職、工作期間內(nèi)發(fā)生重要事件的一系列文件材料，傳統(tǒng)的干部檔案管理都是以紙質(zhì)資料為管理對(duì)象，在管理和使用上存在一定程度的不足或不便。將信息化技術(shù)應(yīng)用于干部檔案管理工作，不僅有利于長(zhǎng)久保存相關(guān)資料，也有利于深入使用干部檔案資料，更能提升單位對(duì)所有干部情況的全局性把握，這明顯有著更重要的意義。

未來(lái)，干部檔案管理工作必然是向著信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展，因此，單位在實(shí)施干部檔案管理工作時(shí)，應(yīng)盡快提高干部檔案信息化管理的水平，提高使用、保護(hù)干部檔案資料的能力。

（二）便于提高管理效率。在過(guò)去的干部檔案管理工作中，往往使用人工方式對(duì)檔案進(jìn)行采集、歸檔、編排、調(diào)轉(zhuǎn)、使用、交接等，不僅工作效率較低，而且容易出現(xiàn)失誤，導(dǎo)致干部檔案的使用也存在一定的問(wèn)題。

在干部檔案管理工作中引入信息化技術(shù)，是符合當(dāng)前信息化發(fā)展的大趨勢(shì)，不僅可以快速提高工作人員采集、歸檔、編排干部檔案的效率，也可最大限度地確保干部檔案資料的完整性和準(zhǔn)確度。最終，可以促進(jìn)干部檔案資料的管理效率，更好地服務(wù)于單位的干部管理工作。

（三）便于提升安全水平。干部檔案，其記錄的內(nèi)容非常重要，在保存、使用過(guò)程中需要確保安全、絕密，防止出現(xiàn)被目的不純的人泄密而造成損失。在信息化發(fā)展的大背景下，干部檔案信息資料的安全保密工作也容易受到威脅，因此，在干部檔案管理工作中，單位也應(yīng)建立健全干部檔案管理方案，確保干部檔案的信息安全不被泄露。

信息化技術(shù)的融入，可以有效提升干部檔案管理工作的安全性能，具有明顯的優(yōu)勢(shì)，比如，可以實(shí)行干部檔案管理的獨(dú)立管理，對(duì)使用的電腦設(shè)立登錄密碼、防火墻、數(shù)字化備份、開啟授權(quán)、添加水印等，也可根據(jù)干部檔案保密級(jí)別的不同分別采取相應(yīng)的管理方式，最大限度地保護(hù)干部檔案資料。

三、提高干部檔案信息化管理的策略

實(shí)行干部檔案的信息化管理，主要是將干部檔案材料形成數(shù)字化信息，建立起數(shù)字檔案，通過(guò)計(jì)算機(jī)的管理，納入單位的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)建立完整的目錄檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)干部檔案數(shù)字信息的分類整理、檢索提取、數(shù)據(jù)分析和材料加工。

（一）重視干部檔案材料的采集與整理。開展干部檔案管理工作的基礎(chǔ)，首先表現(xiàn)在事先采集與分類整理，這也是確保干部檔案材料原始、真實(shí)、完整的重要源頭。因此，為了達(dá)到這一目的，需要建立起干部檔案資料的采集保存制度，并制定配套的管理辦法，促使工作人員積極、及時(shí)、完整地采集、補(bǔ)充干部檔案的各類資料，根據(jù)其入職調(diào)查、崗位設(shè)置、績(jī)效考評(píng)、年度考核、薪級(jí)晉升、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、離職降職等一系列工作實(shí)時(shí)采集資料，為實(shí)施信息化管理干部檔案資料奠定良好的基礎(chǔ)，確保干部檔案資料的原始性、真實(shí)性和完整性。

（二）高度重視積極推進(jìn)干部檔案信息化管理工作。在單位工作中，干部檔案信息化建設(shè)，點(diǎn)多面廣，內(nèi)容繁多，對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用要求也較高。一是要加強(qiáng)對(duì)干部檔案信息化管理工作的宣傳力度，提高單位內(nèi)部所有人員對(duì)該項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)與重視程度，使各部門全體成員都能對(duì)此重視，在工作中積極配合。二是要設(shè)立專職的工作小組，明確工作職能，從組織機(jī)構(gòu)上確保該項(xiàng)工作的穩(wěn)定推進(jìn)，促進(jìn)實(shí)際工作中的相互協(xié)調(diào)、共同完成工作任務(wù)。三是要不斷完善干部檔案信息化管理工作的保障機(jī)制，在利用信息化技術(shù)的同時(shí)，要切實(shí)保障所需要資金及時(shí)到位，配備必要的硬件設(shè)施確保干部檔案信息化管理工作能夠全面開展。

（三）建立健全數(shù)據(jù)庫(kù)信息管理系統(tǒng)。干部檔案資料的信息化管理，離不開數(shù)據(jù)庫(kù)的支撐，在此基礎(chǔ)上才能實(shí)現(xiàn)干部檔案信息的整合、銜接、共享。因此，在單位內(nèi)部應(yīng)建立起以業(yè)務(wù)使用為導(dǎo)向、滿足日常使用需求的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用系統(tǒng)，操作要簡(jiǎn)便、功能要完善，同時(shí)要兼容多種類型的軟件端口，實(shí)現(xiàn)與上下級(jí)單位的銜接與共享。值得重視的是，要根據(jù)單位的實(shí)際情況，建立基于干部檔案信息的虛擬資料庫(kù)，方便所有信息的實(shí)時(shí)提取、閱讀或其他使用，可以為提高此項(xiàng)工作的管理效率奠定基礎(chǔ)。從檔案聲像資料的應(yīng)用角度來(lái)看，可以通過(guò)掃描、拍照等方式廣泛采集干部檔案的所有資料，統(tǒng)一錄入，建立信息資料庫(kù)。建成后，可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的利用。比如，在干部競(jìng)爭(zhēng)上崗時(shí)，可以通過(guò)展現(xiàn)競(jìng)爭(zhēng)干部的動(dòng)態(tài)聲像資料，使不同地區(qū)的單位機(jī)構(gòu)都可以參與，參與決策的領(lǐng)導(dǎo)可以對(duì)其言行舉止、形象氣質(zhì)等進(jìn)行深入了解，甚至可以根據(jù)會(huì)議情況，跨出會(huì)場(chǎng)，讓更多的一線成員都能實(shí)時(shí)觀看，實(shí)現(xiàn)干部競(jìng)爭(zhēng)上崗的技術(shù)性突破。

（四）切實(shí)保障干部檔案資料的信息安全。干部檔案的信息管理工作有多種特殊性。除了要有規(guī)范采集、整理和保存的制度，也要明確儲(chǔ)存和使用環(huán)節(jié)上的安全保障。儲(chǔ)存方面，要依靠環(huán)境、介質(zhì)等來(lái)保障；使用方面，要從采集、整理、共享等環(huán)節(jié)上考慮。一是要建立有效的數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)制度，將技術(shù)手段與保密措施結(jié)合起來(lái)，做到單位內(nèi)網(wǎng)的獨(dú)立運(yùn)行，且辦公電腦不聯(lián)網(wǎng)，強(qiáng)化干部檔案的安全管理，運(yùn)用建立防火墻、數(shù)字簽名、殺毒軟件、CA認(rèn)證等先進(jìn)的安全技術(shù)去保密。二是要加強(qiáng)工作人員對(duì)保密法及相關(guān)法規(guī)的了解與掌握，提升工作人員的法制保密意識(shí)，杜絕干部檔案信息數(shù)據(jù)的泄露，切實(shí)提高安全性。

（五）提高干部檔案管理工作人員的專業(yè)能力。對(duì)于單位各個(gè)部門來(lái)說(shuō)，提供專業(yè)的干部檔案信息化管理是一個(gè)重要的工作目標(biāo)。所有工作人員要掌握基礎(chǔ)的信息管理技術(shù)，努力提升專業(yè)水準(zhǔn)。一是要熟悉檔案業(yè)務(wù)，了解干部檔案管理工作的采集、歸檔、調(diào)轉(zhuǎn)、使用、保存等業(yè)務(wù)流程。二是要熟練掌握計(jì)算機(jī)的相關(guān)理論知識(shí)，不斷學(xué)習(xí)信息化辦公技術(shù)。三是要努力加強(qiáng)自身的政治素養(yǎng)，努力成長(zhǎng)為一名政治水平硬、專業(yè)能力高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的綜合型人才。要建設(shè)整合、使用、共享干部檔案信息的管理平臺(tái)，一支高素質(zhì)的專業(yè)化隊(duì)伍是非常重要的因素。

（六）加強(qiáng)系統(tǒng)的應(yīng)用與維護(hù)，提升其使用價(jià)值。干部檔案信息化管理，重在日常使用與維護(hù)。在實(shí)際工作中，要秉承真實(shí)、有效、實(shí)用、快捷的原則，將現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)與單位干部選拔任用工作結(jié)合起來(lái)，發(fā)揮信息化的優(yōu)勢(shì)，在干部使用的各個(gè)環(huán)節(jié)上切實(shí)落實(shí)信息化技術(shù)，才能有效促進(jìn)干部檔案管理工作的實(shí)踐價(jià)值。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，干部檔案信息化管理，是大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的要求，對(duì)提高工作效率有著重要的促進(jìn)作用。在具體的工作過(guò)程中，要重視信息化的高效作用，注重日常使用的各個(gè)細(xì)節(jié)，不斷提高工作人員的專業(yè)能力，提升干部檔案管理工作的持續(xù)性。