網(wǎng)絡環(huán)境下創(chuàng)新高校檔案管理

摘要：5G技術大規(guī)模應用在即，移動互聯(lián)網(wǎng)廣泛應用，為創(chuàng)新高校檔案管理創(chuàng)造了良好的技術條件。同時，科學研究的社會化團隊協(xié)作模式，有對高校檔案管理提出了新要求。在需求與技術環(huán)境的雙重推動下，利用網(wǎng)絡技術，推動高校檔案管理創(chuàng)新勢在必行。本文簡要梳理了網(wǎng)絡環(huán)境下高校檔案管理的特點與原則，還探究了創(chuàng)新高校檔案管理的多項策略，旨在為高校在當前網(wǎng)絡環(huán)境下提高檔案服務水平和效率提供參考和建議。

關鍵詞：網(wǎng)絡環(huán)境;高校;檔案管理

引言

雖然高校檔案管理早已進入數(shù)字化管理模式之中，各種檔案管理軟件和數(shù)據(jù)庫程序層出不窮。但是隨著移動互聯(lián)網(wǎng)廣泛應用和5G技術的逐步開展應用，對高校檔案管理和高校檔案利用的方式提出了新的挑戰(zhàn)。各類高校檔案信息管理部門如何充分利用移動互聯(lián)網(wǎng)資源，實現(xiàn)紙質檔案和網(wǎng)絡數(shù)字檔案的有效同步，提高檔案利用效率，拓展檔案服務范圍，提高檔案服務質量，依然是值得檔案管理者不斷進行探索。

1網(wǎng)絡環(huán)境下高校檔案管理的特點

1.1網(wǎng)絡環(huán)境下高校檔案管理的云端化特點

檔案管理包括檔案的整理、命名、分類、保存、加密、調(diào)取等等多個環(huán)節(jié)。在當前網(wǎng)絡環(huán)境下，其中的大部分操作可以以數(shù)字云形式操作。將檔案轉化為數(shù)字云形式，有利于通過網(wǎng)絡協(xié)作的方式完成整套的管理流程。此外，對檔案進行數(shù)字云處理，還有利于提高檔案加密的安全性。在現(xiàn)有網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案管理可以利用網(wǎng)絡云計算的強大能力和區(qū)塊鏈技術對檔案進行保密認證管理。云端化的目的是為了提供高效便捷的檔案服務，紙質檔案材料與數(shù)字云材料要虛實配合，這樣才能充分利用移動互聯(lián)網(wǎng)方便接入的特點，方便檔案使用者靈活使用。利用數(shù)字化檔案在網(wǎng)絡環(huán)境下進行管理，需要充分利用數(shù)字云特點，有利于提高高校檔案管理服務的有效性、時效性和安全性。

1.2網(wǎng)絡環(huán)境下高校檔案管理的分布式與集成化特點

在實際操作中，高校檔案自身就呈現(xiàn)著分散性的特征，各類檔案龐雜，內(nèi)容各異，差別巨大，而檔案管理又有著集中化管理的要求。面對分散于集中的矛盾，現(xiàn)行的網(wǎng)絡信息技術提供了很好的解決方案。這就是利用網(wǎng)絡分布式技術，分散建立數(shù)據(jù)節(jié)點，各自收集檔案信息;再利用信息技術整合各個節(jié)點上傳數(shù)據(jù)，建立數(shù)據(jù)庫進行集成式管理。同時，在分散到集中的過程中，也有利于信息的標準化收集，避免數(shù)據(jù)材料間的重復收集帶來的人力財力浪費和可能的重復統(tǒng)計錯誤。

2網(wǎng)絡環(huán)境下創(chuàng)新高校檔案管理的原則

2.1以滿足檔案管理需求為原則

檔案管理無論是傳統(tǒng)的紙質化，還是數(shù)字化管理，或者是現(xiàn)在的網(wǎng)絡云端管理，這些都只是檔案管理的措施和手段。管理檔案的目的是為了方便使用，方便利用已有材料進行信息情報研究。各項創(chuàng)新應當服務于檔案管理自身的需求，以需求引導創(chuàng)新，以問題為導向開展。例如，新進入學校的大學生需要報送入學信息，檔案部門可以利用手機小程序跨前一步，為學生推送鏈接，讓學生在入學前就在手機上方便的填報信息，這樣既有利于信息收集，又有利于第一時間掌握有效信息，便于學校決策。

2.2以教學和科研為中心的創(chuàng)新原則

科技服務于人。高校利用移動互聯(lián)網(wǎng)技術對檔案管理進行升級改造，就是要突出高校檔案信息的輔助教學和科研的作用。利用新技術喚醒那些深藏于檔案室中的科研資料，為教師教學和科研提供指引與參考，給教師和學生在信息海洋中尋找與自身研究有關的內(nèi)容提供便捷高效的手段。檔案室中珍貴的校史材料，也需要利用新互聯(lián)網(wǎng)的多媒體技術創(chuàng)新呈現(xiàn)方式與學生見面，讓學生被新形式所吸引，將校史檔案變?yōu)閷W生思政教育的一份重要材料之一。檔案管理從教學和科研出發(fā)，為教師和學生服務，利用互聯(lián)網(wǎng)技術和互聯(lián)網(wǎng)思維，充分顯現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫的大數(shù)據(jù)作用。

3網(wǎng)絡環(huán)境下創(chuàng)新高校檔案管理的策略

3.1充分利用移動互聯(lián)網(wǎng)新技術豐富檔案服務手段

移動互聯(lián)網(wǎng)新技術的涌現(xiàn)，為創(chuàng)新高校檔案管理提供了眾多手段。

一是可以運用H5網(wǎng)頁技術結合微信小程序，建立微信檔案館，積極改造現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)庫，使學生和教師隨時隨地使用手機就能方便查看檔案資料。同時，利用微信小程序便利電子數(shù)據(jù)采集和匯總整理，提高一手檔案資料的收集效率。

二是應用云端大數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)處理能力，引進外部計算資源擴建“云端數(shù)字檔案數(shù)據(jù)中心”，促使高校檔案管理轉變?yōu)閷W習數(shù)據(jù)信息資源庫的關鍵組成部分。例如，可以利用大數(shù)據(jù)方式對學生的各項學習成績，平時作業(yè)進行數(shù)據(jù)化處理，為學生提供學生學習能力分析，為學生提供學習建議。這樣既能擴展學校數(shù)據(jù)處理能力，又能為檔案管理提供大數(shù)據(jù)背景下的新平臺，為檔案管理的下一步發(fā)展打下基礎。

三是利用互聯(lián)在線課程工具，面向學校管理層，教師和學生設計不同的檔案信息使用技巧課程，提高學校內(nèi)的各類人群對檔案使用的了解，提高現(xiàn)有檔案的使用率，讓檔案充分發(fā)揮信息作用。

四是充分利用移動互聯(lián)網(wǎng)即時通信工具，做好在線客服工作，及時回應各類需求，做到有問必答，實時回應。

3.2充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術推進檔案信息互聯(lián)共享

互聯(lián)網(wǎng)的應用將原本破碎的世界聯(lián)系成為一個整體，讓一個個信息孤島相互溝通。高校檔案管理應當充分利用互聯(lián)網(wǎng)的這一特點，推進校內(nèi)各項信息的互聯(lián)共享，共融共通。創(chuàng)新檔案管理模式可以從突破檔案管理、圖書整理、情報收集不同職責部門的界限與壁壘著手，嘗試建立統(tǒng)一大數(shù)據(jù)中心。當然這一目標不是一蹴而就的，需要檔案管理人員付出辛苦的努力。例如，溝通學校下屬的各個院系，為各個院系制定既能符合他們各自要求的規(guī)范檔案格式，又能全校相對統(tǒng)一檔案規(guī)范，促使檔案數(shù)據(jù)庫在建立之初就具體共用共通的基礎。又例如，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)認證的作用，對不同部門的不同檔案材料應用相同標準保密規(guī)范，讓科研材料在保密的基礎上發(fā)揮最大的功效，盡可能地讓相關人士接觸了解，為加快創(chuàng)新提供便利。

3.3充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術推動信息服務社會化

隨著我國對科研投入的不斷增加，科學研究早已不是過去單槍匹馬的單人突破的狀態(tài)，科學研究越來越需要社會化的團隊協(xié)作。社會化協(xié)作就離不開信息服務的社會化。過去簡單的檔案信息服務已經(jīng)被檔案、文件、數(shù)據(jù)、情報等綜合數(shù)字信息服務所取代。同時，檔案服務對象的外延也在不斷地變化，從校內(nèi)地教師與學生拓展達到與合作交流共建的社會化團體。創(chuàng)新高校檔案管理，需要注重培養(yǎng)檔案管理人員的社會化互聯(lián)網(wǎng)思維模式，不能簡單拘泥自身掌握的信息，更要利用新技術更多與社會組織交流協(xié)作，促進擴大大學創(chuàng)新能力的輻射帶動作用。

結束語：總之，依托新型互聯(lián)網(wǎng)技術創(chuàng)新高校檔案管理，是在5G技術大規(guī)模應用和工業(yè)4.0時代來臨的大背景下的一種必然選擇。數(shù)字檔案云端化處理使得檔案的管理與使用更具使用性和便捷性。利用互聯(lián)網(wǎng)思維，以為問題為導向，充分滿足社會化需要，也將推動高校檔案管理人才的進一步成長，讓更多具有數(shù)字網(wǎng)絡技術的專業(yè)人才或專業(yè)企業(yè)進入到檔案管理領域，促進高校檔案管理和信息服務現(xiàn)代化發(fā)展。只有堅持高校檔案創(chuàng)新，才能使得檔案信息服務為高校創(chuàng)新助力。

參考文獻：

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作者簡介：熊小慧（1987年11月21日），女，湖南益陽人，漢族，本科，初級，研究方向：檔案。