探究建立人力資源信息系統(tǒng)的重要性

李靜

摘 要： 人力資源信息系統(tǒng)是由具有內(nèi)部聯(lián)系的各模塊組成的，能夠用來搜集、處理、儲(chǔ)存和發(fā)布人力資源管理信息的系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠?yàn)榻M織的人力資源管理活動(dòng)的開展提供決策、協(xié)調(diào)、控制、分析以及可視化等方面的支持。人力資源信息系統(tǒng)是通過計(jì)算機(jī)建立的、記錄企業(yè)每個(gè)員工技能和表現(xiàn)的功能模擬信息庫，是計(jì)算機(jī)用于企業(yè)人力資源管理的產(chǎn)物。

關(guān)鍵詞： 人力資源信息系統(tǒng);可視化;模擬信息庫

【中圖分類號(hào)】F272 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.37.242

1 建立人力資源信息系統(tǒng)的目的

長期以來，我國人力資源管理工作一直延續(xù)著傳統(tǒng)的手工處理方式，信息渠道不夠暢通，處理手段落后，工作環(huán)節(jié)比較復(fù)雜，信息資源彼此分割，嚴(yán)重影響了人力資源工作的有效性。人力資源信息系統(tǒng)在組織中可以實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：

（1）規(guī)范人力資源管理信息的來源。

人力資源信息系統(tǒng)可以使各種信息具有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)格式和編碼標(biāo)準(zhǔn)，從而規(guī)范了人力資源管理信息來源，使整個(gè)網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)傳遞和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換正常運(yùn)行。

（2）提高人力資源管理的工作效率。

人力資源管理的工作主要包括工資管理、員工培訓(xùn)管理、社會(huì)保險(xiǎn)管理、勞動(dòng)護(hù)品管理等多方面，任何一方面都牽涉很多環(huán)節(jié)和信息數(shù)據(jù)管理處理，工作量龐大而繁瑣。人力資源信息系統(tǒng)通過實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享功能、快速查詢功能、統(tǒng)計(jì)多樣靈活和實(shí)現(xiàn)信息準(zhǔn)確查詢來提高人力資源管理的工作效率。

（3）規(guī)范人力資源管理流程。

人力資源管理系統(tǒng)使模糊的管理程序變得清晰，規(guī)范人力資源管理流程，解決工作中出現(xiàn)的隨意性問題，從而使人力資源管理更加完善。

2 人力資源管理系統(tǒng)的基本職能

（1）人事檔案管理。

人事檔案信息包括員工基本信息、學(xué)歷和學(xué)位、獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰、專業(yè)技術(shù)、崗位變動(dòng)、教育培訓(xùn)等標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫，用戶可以根據(jù)實(shí)際需求和發(fā)展需要自由取舍、編輯或者重新定義;根據(jù)員工的調(diào)入、調(diào)出、任職、免職等建立人事檔案的變動(dòng)臺(tái)賬。

（2）工資管理。

工資管理系統(tǒng)提供可靠、靈活的大容量處理工具，工資單每次都準(zhǔn)確，及時(shí)地反映所需要的支付周期;系統(tǒng)內(nèi)部按照行業(yè)進(jìn)行工資條目的預(yù)制，如可以根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況制定基本工資，補(bǔ)貼和個(gè)人所得稅等各項(xiàng)條件，同時(shí)允許用戶靈活定義和修改，在變動(dòng)工資前，可以運(yùn)行模擬調(diào)整方案。

（3）社會(huì)保險(xiǎn)。

對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、住房公積金等相關(guān)的各類保險(xiǎn)計(jì)劃進(jìn)行編制與預(yù)算;允許用戶根據(jù)保險(xiǎn)計(jì)劃和保險(xiǎn)制度規(guī)定情況定義和編輯保險(xiǎn)金額的計(jì)算公式;自動(dòng)分部門、分個(gè)人計(jì)算和統(tǒng)計(jì)各類保險(xiǎn)的總金額和員工扣繳金額;與工資管理模塊連接，自動(dòng)編制保險(xiǎn)金額的扣繳方案，供用戶確認(rèn)或者修改。

（4）考勤管理。

提供員工的出勤登記、加班登記和缺勤跟蹤等功能;如果工資和獎(jiǎng)金方案與出勤率有關(guān)，系統(tǒng)能夠根據(jù)情況自動(dòng)計(jì)算產(chǎn)生工資和獎(jiǎng)金的支付信息，供用戶確認(rèn)或修改;可以建立用于所有日程表的主修日?qǐng)D表，按員工跟蹤出勤情況和為每位員工制作日程表;部門主管可以按個(gè)人和部門查詢或者統(tǒng)計(jì)員工出勤或者加班情況的最新信息。

（5）培訓(xùn)管理。

根據(jù)培訓(xùn)需求評(píng)價(jià)和培訓(xùn)歷史數(shù)據(jù)幫助用戶編寫培訓(xùn)計(jì)劃;對(duì)培訓(xùn)科目、培訓(xùn)費(fèi)用和考試成績進(jìn)行登記造冊(cè);查詢和統(tǒng)計(jì)員工接受培訓(xùn)情況;統(tǒng)計(jì)公司的培訓(xùn)資源分配方向、在部門間分配的比例;自動(dòng)計(jì)算和統(tǒng)計(jì)員工培訓(xùn)的投資和結(jié)果信息。

（6）績效考評(píng)。

績效考評(píng)的結(jié)果與人員錄用、招聘、分配獎(jiǎng)金、提薪、職務(wù)評(píng)分、工作調(diào)配和晉升職務(wù)等業(yè)務(wù)都有聯(lián)系，是人力資源信息系統(tǒng)的核心。系統(tǒng)包括考核記錄功能外，還應(yīng)包括啟發(fā)性的評(píng)價(jià)分析工具，提供考核常用的綜合評(píng)分法、配對(duì)比較法、層次分析法和模糊評(píng)分等工具。

3 建立人力資源信息系統(tǒng)的程序

（1）選擇人力資源信息系統(tǒng)。

建立人力資源信息系統(tǒng)時(shí)，必須使這一系統(tǒng)支持組織的人力資源戰(zhàn)略。

（2）人力資源信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與發(fā)展。

必須設(shè)計(jì)出一個(gè)有效的人力資源信息系統(tǒng)，需要從組織所需信息本身出發(fā)。

（3）人力資源信息系統(tǒng)的實(shí)施。

對(duì)目前及以后系統(tǒng)的使用環(huán)境進(jìn)行考察以找出潛在問題;檢查計(jì)算機(jī)的硬件結(jié)構(gòu)、所用語言和影響系統(tǒng)設(shè)計(jì)的軟件約束條件;確定輸入---輸出條件要求、運(yùn)行次數(shù)和處理量，提供有關(guān)實(shí)際處理及對(duì)操作過程的要求、使用者的教育情況及所需設(shè)施的資料;設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)輸入文件。事務(wù)處理程序和對(duì)人力資源信息系統(tǒng)的輸入控制。

（4）培訓(xùn)。

培訓(xùn)那些使用人力資源信息系統(tǒng)的員工，對(duì)于組織成功地實(shí)施人力資源信息系統(tǒng)具有重要的意義。每一個(gè)從事員工信息數(shù)據(jù)工作的人都必須參加培訓(xùn)，以使用新的符合人力資源信息系統(tǒng)輸入要求的錄入形式。

（5）評(píng)價(jià)。

對(duì)人力資源信息系統(tǒng)的評(píng)價(jià)包括：確定關(guān)鍵部門人員對(duì)信息資料有何特殊要求;確定人們對(duì)補(bǔ)充特殊信息的要求;對(duì)與人力資源信息系統(tǒng)有關(guān)的組織問題提出建議;提出保證機(jī)密資料安全的建議。

總之，建立一套有效的人力資源信息系統(tǒng)，不但可以減輕和方便我們的工作，而且可以為人力資源管理工作的進(jìn)一步科學(xué)化、規(guī)范化提供先進(jìn)的現(xiàn)代化管理手段，進(jìn)一步提高人力資源管理工作的質(zhì)量，最終使企業(yè)成為競爭中的強(qiáng)者。