信息時代如何做好企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與應(yīng)用

郭海軍

摘 要： 信息時代下，企業(yè)的檔案信息也呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，如信息數(shù)量龐大、信息類型豐富等，對于傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)和要求。為了更好地提高企業(yè)檔案信息管理的質(zhì)量，加強(qiáng)對檔案信息價值的挖掘，本文就對信息時代下企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和應(yīng)用現(xiàn)狀、策略進(jìn)行以下詳細(xì)的分析。

關(guān)鍵詞： 信息時代;檔案信息;開發(fā);現(xiàn)狀;策略

【中圖分類號】G203 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.37.280

隨著我國信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前我國正處于信息時代，對于企業(yè)的檔案管理要提出了新的挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案信息不僅真實(shí)地記錄著企業(yè)員工的信息，也記錄著企業(yè)的成立和發(fā)展過程，對于促進(jìn)企業(yè)未來的發(fā)展起著重要的作用。信息化時代，企業(yè)也要重視實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，加強(qiáng)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，從而更好地提高對檔案信息的開發(fā)和利用，更好地發(fā)揮檔案信息在愜意發(fā)展中的積極作用。

1 信息時代下企業(yè)檔案信息資源開發(fā)和應(yīng)用的現(xiàn)狀

1.1 缺乏對檔案信息資源的正確認(rèn)識和利用

信息時代下，許多企業(yè)都缺乏對檔案信息資源的正常認(rèn)識和利用，導(dǎo)致檔案管理依舊停留在紙質(zhì)管理時代，檔案信息的價值得不到充分的挖掘和應(yīng)用。在實(shí)際的管理工作，檔案信息資源管理人員的專業(yè)水平不高，信息化技術(shù)水平不高，導(dǎo)致檔案的電子化程度較低，不利于提高檔案管理的效率。甚至部分工作人員認(rèn)識只需要將檔案用相關(guān)的載體進(jìn)行記錄，如光盤和磁盤，就已經(jīng)完成了檔案信息的管理工作，這樣的認(rèn)知顯然是錯誤的，從而影響企業(yè)檔案信息資源的管理效果和應(yīng)用。

1.2 缺乏統(tǒng)一的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)

因為檔案管理工作不會對企業(yè)產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此許多企業(yè)都缺乏對檔案信息管理的重視，缺乏對檔案信息的開發(fā)和利用，導(dǎo)致在實(shí)際工作中缺乏統(tǒng)一的管理和開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而影響檔案信息的管理和開發(fā)質(zhì)量。比如，不同部門之間的檔案信息開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)不同，開發(fā)步驟不同，從而使得相互之間的檔案信息內(nèi)容不同，不僅影響檔案信息的共享，也影響檔案信息的利用。

1.3 檔案信息資源管理基礎(chǔ)薄弱

由于檔案信息管理工作在企業(yè)管理中長期得不到重視，所以即使部分企業(yè)認(rèn)識到做好檔案信息資源開發(fā)和利用的重要性，但是也由于工作基礎(chǔ)薄弱，導(dǎo)致資源開發(fā)難度大，開發(fā)效果差。比如，企業(yè)的檔案信息會存在資料不全面、信息錄入比較隨意，存在較多的人為錯誤，導(dǎo)致檔案系統(tǒng)中的信息和實(shí)際檔案信息之間存在較大的差異，從而影響檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，進(jìn)而影響檔案信息資源的開發(fā)。此外，由于檔案信息管理產(chǎn)生的效益小，所以許多企業(yè)都缺乏對檔案信息管理的人力物力投入，導(dǎo)致檔案管理的信息化水平低，無法達(dá)到現(xiàn)代企業(yè)管理的要求。

2 信息時代下企業(yè)檔案信息資源開發(fā)和應(yīng)用的策略

2.1 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

信息時代下要提高企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和應(yīng)用程度，充分發(fā)揮檔案信息在企業(yè)發(fā)展中的積極作用，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)十分重要。信息時代下，對于工作人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)都比較高，但是當(dāng)前許多企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到信息化管理的要求。首先，企業(yè)要提高工作人員的檔案管理理念，信息時代下，應(yīng)當(dāng)具備良好的信息化管理意識，提高自身管理思維的開放性，借助計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)來充分挖掘出檔案信息的價值，并將其應(yīng)用在企業(yè)決策制定當(dāng)中，保證企業(yè)決策制定的合理性和科學(xué)性。此外，檔案管理部門要加強(qiáng)對各個部門之間的溝通，及時收集和整理檔案信息，如加強(qiáng)對計算機(jī)技術(shù)部門的合作，在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化過程中遇到的問題可以及時向?qū)I(yè)的計算機(jī)人才進(jìn)行請教和解決，保證檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量。其次，企業(yè)要綜合優(yōu)化檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，信息時代下，檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識，更是具有較高水平的計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，企業(yè)要定期對工作人員開展相關(guān)專業(yè)知識的培訓(xùn)，及時更新他們的知識，提高其綜合素質(zhì)水平。

2.2 加快企業(yè)檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)

信息化時代，企業(yè)要加強(qiáng)檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)，才能更好地開發(fā)和應(yīng)用檔案信息。在傳統(tǒng)的檔案管理中，以紙質(zhì)資料保存為主，但是紙質(zhì)資料在保存中容易損壞，信息的查詢效率比較差，要解決傳統(tǒng)檔案管理存在的問題，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)至關(guān)重要。首先，企業(yè)要對現(xiàn)有的紙質(zhì)版檔案資料進(jìn)行數(shù)字化，通過采用掃描、拍照等數(shù)字化技術(shù)來將其形成電子檔案。雖然實(shí)施紙質(zhì)版資料的電子化管理，需要投入大量的人力物力，但是可以有效地提高檔案信息的安全，提高檔案信息的查詢效率。在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理中，也要重視對紙質(zhì)版檔案原件的保存，保證檔案資料的完整性。在檔案信息數(shù)字化建設(shè)中，企業(yè)要制定統(tǒng)一的文件標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證檔案信息的共享性。其次，企業(yè)要做好現(xiàn)行電子檔案信息的收集和整理，在收集電子檔案時，要正確地認(rèn)識到電子檔案信息收集的內(nèi)容，信息歸檔的要求和方法等，保證電子檔案歸檔的規(guī)范性和質(zhì)量。

2.3 加快實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，企業(yè)要加強(qiáng)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，從而提高對檔案信息的開發(fā)和應(yīng)用。所謂的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，就是將電子版的檔案通過互聯(lián)網(wǎng)來發(fā)布到相關(guān)的網(wǎng)站上，相關(guān)工作人員可以在網(wǎng)站上快速查詢和調(diào)取相關(guān)檔案信息，大大地提高檔案信息的共享性和傳遞性。首先，企業(yè)在建立檔案管理系統(tǒng)時，要明確檔案系統(tǒng)目錄的內(nèi)容，保證牡蠣的完整性，因此檔案管理人員需要對所有的檔案信息進(jìn)行檢索和編輯，借助相關(guān)的計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來建立檔案信息庫。其次，企業(yè)在建立檔案信息數(shù)據(jù)庫時，要結(jié)合用戶對于檔案的需求來完善數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容和功能，更好地滿足用戶的需求，如需完善目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫等。最后，企業(yè)要加強(qiáng)各個部門之間的合作，充分發(fā)揮出各個部門的工作優(yōu)勢，提高檔案信息數(shù)據(jù)庫的功能性，如計算機(jī)技術(shù)部門可以借助自身的專業(yè)技術(shù)來對檔案進(jìn)行有序化編輯。

總而言之，檔案信息雖不能對企業(yè)產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，但是對促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展是發(fā)揮著重要的作用，是企業(yè)成長發(fā)展中非常關(guān)鍵的資源之一。信息時代下，企業(yè)的檔案信息內(nèi)容和形式都發(fā)生了很大的改變，要加強(qiáng)對檔案信息資源的開發(fā)和應(yīng)用，發(fā)揮檔案信息的價值，企業(yè)必須要認(rèn)識到當(dāng)前檔案信息管理存在的不足，結(jié)合實(shí)際制定恰當(dāng)?shù)拈_發(fā)策略。

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