新時(shí)期高校學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新與變革

唐海音

摘 要： 隨著時(shí)代的進(jìn)步，我國(guó)教育事業(yè)也迅速發(fā)展起來(lái)。高校學(xué)生檔案管理工作需要處理眾多的事務(wù)，較為繁瑣，同時(shí)該項(xiàng)工作十分重要，涉及到學(xué)生的各類信息，因此必須引起高校的重視。傳統(tǒng)模式下管理工作耗費(fèi)大量的時(shí)間精力，并且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，數(shù)據(jù)處理有了更好的解決方法，高校學(xué)生檔案管理也應(yīng)做出工作模式的轉(zhuǎn)變，探索更為高效的工作方式，更好的服務(wù)學(xué)生。

關(guān)鍵詞： 高校學(xué)生;檔案管理;創(chuàng)新

【中圖分類號(hào)】G47 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.37.283

引言：近幾年，高等教育得到飛速發(fā)展，高校越來(lái)越重視學(xué)生檔案管理工作，成為日常管理工作中的重要內(nèi)容，檔案管理工作水平的高低直接關(guān)乎學(xué)校的辦學(xué)情況，同時(shí)學(xué)生檔案信息可以為學(xué)校其他部門工作提供輔助作用，促使高校各項(xiàng)工作健康發(fā)展。做好高校學(xué)生檔案管理工作，可以將學(xué)校的真實(shí)面貌顯示出來(lái)，為后期招生以及學(xué)校發(fā)展具有不可替代的作用。

1 高校學(xué)生檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1 檔案意識(shí)薄弱

對(duì)學(xué)生檔案的管理意識(shí)薄弱體現(xiàn)在學(xué)校和學(xué)生個(gè)體兩個(gè)層面。一方面，從學(xué)校層面來(lái)看，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度和認(rèn)識(shí)程度不夠，認(rèn)識(shí)不到學(xué)生檔案管理工作對(duì)于學(xué)生自身和學(xué)校發(fā)展的重要性，認(rèn)為只要保證學(xué)生檔案不丟就行，這種思想導(dǎo)致高校在經(jīng)費(fèi)管理和檔案設(shè)施建設(shè)以及人才資源配置等方面都存在一定的缺乏現(xiàn)象，不僅阻礙了學(xué)生檔案管理工作的有序展開(kāi)，還不利于高校學(xué)生管理工作的體系化發(fā)展;另一方面，從學(xué)生層面來(lái)看，大多數(shù)學(xué)生對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)程度不夠，甚至對(duì)檔案的內(nèi)容認(rèn)識(shí)十分缺乏，不僅認(rèn)識(shí)不到檔案對(duì)自身未來(lái)發(fā)展的重要性，還不知道自身檔案存在的合理性和基礎(chǔ)內(nèi)容，這種現(xiàn)象直接造成了大學(xué)生對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)模糊，不利于自身未來(lái)職業(yè)生涯規(guī)劃的合理開(kāi)展。

1.2 部門協(xié)調(diào)能力差，缺少統(tǒng)一化管理

高校學(xué)生檔案反映的是學(xué)生的綜合素質(zhì)能力，其涵蓋的內(nèi)容相對(duì)較多，所以需要與各部門的高效協(xié)調(diào)來(lái)促進(jìn)學(xué)生檔案管理工作的順利開(kāi)展，充分發(fā)揮學(xué)生檔案的重要作用。但結(jié)合目前情況來(lái)看，高校檔案管理中，與各部門協(xié)調(diào)能力較差，很多檔案資料得不到及時(shí)地收集和整理，出現(xiàn)檔案資料不全、檔案缺失、分離等問(wèn)題，降低了傳遞效率。

1.3 管理隊(duì)伍建設(shè)薄弱

高校檔案管理作為學(xué)校管理工作的重要組成部分，應(yīng)受到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視。對(duì)于高校檔案管理工作人員，也應(yīng)加強(qiáng)管理培訓(xùn)學(xué)習(xí)。目前各高校缺乏專業(yè)的檔案管理人員，大多數(shù)都不是本專業(yè)相關(guān)人員，有可能是兼職人員、學(xué)生或退休人員進(jìn)行管理，由于工作人員流動(dòng)性較強(qiáng)這在很大程度上限制了檔案管理工作的建設(shè)。

2 新時(shí)期高校學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新策略

2.1 建立健全檔案制度，提升檔案意識(shí)

針對(duì)以上提到的高校學(xué)生檔案管理意識(shí)薄弱等一系列現(xiàn)象，結(jié)合《中華人民共和國(guó)檔案法》的相關(guān)文件要求，高校在檔案管理的過(guò)程中首先就是要建立健全檔案管理制度，結(jié)合自身學(xué)校的檔案管理工作來(lái)制定符合學(xué)校發(fā)展實(shí)際的相關(guān)教學(xué)制度和方法，并進(jìn)一步規(guī)范和制度化管理，在實(shí)施的過(guò)程中，不僅要保障檔案管理工作的規(guī)范化和秩序化，還需要在管理工作能夠確保檔案信息的合理保存和系統(tǒng)構(gòu)建。除此之外，制度化的檔案構(gòu)建完成后還需要通過(guò)加強(qiáng)管理人員對(duì)制度的貫徹和執(zhí)行情況，保障檔案管理的相關(guān)制度規(guī)范得到切實(shí)的貫徹，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的體系化發(fā)展。

2.2 加大各部門協(xié)調(diào)力度，構(gòu)建完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

學(xué)生檔案管理因涉及諸多部門，需要諸多部門的協(xié)調(diào)作業(yè)方能有所改善。所以在實(shí)際作業(yè)中，應(yīng)構(gòu)建完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，促進(jìn)學(xué)生檔案管理部門與其他部門間的聯(lián)系和溝通，按照檔案管理規(guī)范要求開(kāi)展相關(guān)工作，從而改進(jìn)管理效率。同時(shí)通過(guò)分析檔案管理與各部門工作間的關(guān)系，管理者還需合理優(yōu)化工作流程，劃分職能范圍，以期增強(qiáng)檔案收集的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，提高學(xué)生檔案管理質(zhì)量。

2.3 提高檔案管理人員素質(zhì)

首先加強(qiáng)人員管理素質(zhì)，強(qiáng)化檔案管理人員的思想覺(jué)悟，作為一名檔案管理人員應(yīng)該有責(zé)任心，在檔案管理過(guò)程中應(yīng)具有大局意識(shí)。其次，校方應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的知識(shí)業(yè)務(wù)水平，提升人員素質(zhì)，并且要做到責(zé)任與義務(wù)的同時(shí)落實(shí)，落實(shí)每一名管理人員的義務(wù)，在出錯(cuò)時(shí)相關(guān)管理人員也應(yīng)當(dāng)勇于承擔(dān)責(zé)任。并且對(duì)管理人員定期開(kāi)展培訓(xùn)工作，加強(qiáng)現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)。然后另一方面也需要增加一些新的具備檔案管理能力的復(fù)合型人才，以此來(lái)提升管理人員管理水平和管理素質(zhì)，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)與能力，有助于學(xué)校檔案工作的順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)學(xué)校整體管理水平的提高。

2.4 提升學(xué)生檔案管理的信息化水平

高校要想提升學(xué)生檔案管理信息化水平，就需轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，創(chuàng)新管理模式以適應(yīng)信息化管理的需求，推動(dòng)學(xué)生檔案管理工作的開(kāi)展。同時(shí)，信息化檔案管理的建立，除要注重學(xué)生資料的齊全性外，還應(yīng)通過(guò)信息化技術(shù)的應(yīng)用對(duì)學(xué)生的日常表現(xiàn)等數(shù)據(jù)實(shí)行收集和匯總，并體現(xiàn)在學(xué)生檔案中，為學(xué)生的綜合測(cè)評(píng)提供幫助。且通過(guò)信息化檔案管理體系的構(gòu)建，將學(xué)生信息資料從原有的紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)化成電子形式，并做到檔案的分類匯總，便于檔案查詢和翻閱，以此大大降低檔案管理的難度，減少資金成本的過(guò)度消耗，增大檔案利用率。

結(jié)語(yǔ)：綜合來(lái)講，高校學(xué)生信息檔案管理工作作為高校檔案管理的重要組成部分，在推動(dòng)學(xué)生個(gè)體發(fā)展，高校管理發(fā)展以及強(qiáng)化學(xué)生發(fā)展意識(shí)和高校建設(shè)水平等方面具有重要的價(jià)值，高校應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步關(guān)注和強(qiáng)化學(xué)生檔案管理工作的水平，以信息化的檔案建設(shè)作為發(fā)展契機(jī)，將學(xué)生檔案管理工作與信息化相融合，實(shí)現(xiàn)學(xué)生個(gè)體與學(xué)校管理的協(xié)調(diào)優(yōu)化發(fā)展。

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