企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化路徑探討

卜鶴

摘要：企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程的真實記錄，也是維護其合法權益的重要資料，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展中不可或缺的無形資產(chǎn)，檔案管理在企業(yè)管理中占據(jù)重要地位。當前企業(yè)檔案存儲與管理問題較多，對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展影響較大。文章分析企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，深入探究企業(yè)檔案管理存在的各類問題，提出科學有效的管理措施，為企業(yè)檔案規(guī)范化管理提供參考。

關鍵詞：企業(yè)檔案；規(guī)范化；管理路徑

2019年1月，國家檔案局在《關于在深化國有企業(yè)改革中加強檔案工作的意見》中指出：檔案工作是一項事關黨和國家各項事業(yè)發(fā)展的基礎性、支撐性工作，是企業(yè)管理的基礎。企業(yè)檔案是否全面、完整、真實，直接影響到企業(yè)能否健康運營和可持續(xù)發(fā)展。建立規(guī)范化的檔案管理工作體系，能夠助力企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標。然而，當前很多企業(yè)的檔案管理工作未能與時俱進地有效開展。本文針對企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)存問題，分析產(chǎn)生原因，助力提升檔案管理的規(guī)范化、科學化水平。

一、企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的意義

《中華人民共和國檔案法》定義檔案，使其具有了其他信息資源不能替代的重要價值與作用。習近平總書記曾強調(diào)：檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展都離不開檔案。對于企業(yè)而言，在其從事經(jīng)濟社會活動和經(jīng)營發(fā)展過程中，必然產(chǎn)生大量具有保存、參考價值的原始檔案，這些檔案真實詳細地記載著企業(yè)從創(chuàng)業(yè)至發(fā)展的全過程，并且可以經(jīng)過利用變成處理企業(yè)發(fā)展難題、為企業(yè)發(fā)展提供參考的寶貴信息資源，對企業(yè)制定科學的發(fā)展決策與戰(zhàn)略起到至關重要的作用。因此必須高度重視檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用。企業(yè)應當在依法經(jīng)營的同時，以依法管檔為工作原則，以規(guī)范化管理為發(fā)展方向，實現(xiàn)科學化跨越式發(fā)展，將檔案管理工作融入企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略中，融入日常的經(jīng)營工作活動中，融入管理發(fā)展的科學化與規(guī)范化行動中，全面提升檔案管理效果。

二、企業(yè)檔案管理工作存在的問題

1.檔案收集不完整

部分企業(yè)的檔案管理工作結構不合理，直接影響到企業(yè)檔案資料的收集等。很多企業(yè)在檔案收集方面比較粗放、滯后，不是由檔案部門大包大攬，就是由業(yè)務部門自主完成；只重視結果性文件，不注重過程性文件的積累；缺乏與企業(yè)發(fā)展相適應的電子檔案收集管理系統(tǒng)，產(chǎn)生的大量電子信息文件未能及時歸檔。此外，由于企業(yè)發(fā)展中的人員流動過程中缺乏對歸檔資料交接的監(jiān)管，導致很多重要資料丟失，影響資料存儲秩序，增加了資料信息收集難度，并有可能造成巨大損失。

2.檔案編研成果薄弱

部分企業(yè)比較關注直觀的經(jīng)濟效益，忽略了檔案管理工作結構是否合理，檔案管理隊伍是否健全。由于檔案人員緊缺，一些企業(yè)的檔案只停留在“收、管、存”以及發(fā)揮簡單的憑證作用方面，無法得到全面整理利用，進行有價值的編研工作，檔案的服務價值沒有充分發(fā)揮，檔案工作無法得到重視。

三、企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化路徑

1.完善檔案管理體制機制

加強企業(yè)檔案工作是企業(yè)依法經(jīng)營的重要責任和強化內(nèi)部控制、防范經(jīng)營風險的基礎性工作。企業(yè)經(jīng)營過程中必須從法律的角度高度重視企業(yè)檔案規(guī)范化管理，加強檔案管理組織體系建設，建立以經(jīng)營層領導為主要領導，檔案部門為核心，所有業(yè)務部門共同參與的檔案工作體系，使企業(yè)檔案管理工作適應企業(yè)發(fā)展新局面。對于集團型企業(yè)來說，還應該建立以資產(chǎn)為紐帶的檔案工作體系，實現(xiàn)對所屬企業(yè)檔案管理工作的監(jiān)督指導。

2.明確檔案管理工作規(guī)章制度

為了提升檔案管理工作的規(guī)范化水平，應當深入分析企業(yè)經(jīng)營管理實際情況，按照企業(yè)實際需求做好分析工作，明確分工并引導各業(yè)務部門關注檔案管理細節(jié)，制定詳細的管理內(nèi)容與工作細則，形成適應企業(yè)經(jīng)營發(fā)展保障服務的檔案管理制度體系。比如為體現(xiàn)歸檔范圍隨企業(yè)活動重點變化的原則，順應企業(yè)檔案工作與時俱進的要求，使企業(yè)檔案資源內(nèi)容更加豐富，結構更加合理，各企業(yè)應該按照國家檔案局第10號令要求制定本單位的歸檔范圍及保管期限表，確保發(fā)揮檔案資源服務企業(yè)發(fā)展、服務經(jīng)濟建設的應有作用。

3.提升檔案管理人員素質(zhì)

企業(yè)檔案管理是一項系統(tǒng)性工程，檔案管理人員在熟練掌握檔案工作專業(yè)知識的同時，必須了解本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作中的業(yè)務知識，檔案管理人員的技術能力與綜合素養(yǎng)會直接影響檔案管理效果。企業(yè)應采用人才教育與培訓方式，集中傳授現(xiàn)代化管理知識與技巧，同時派遣人員到檔案管理機構學習交流，以此提升知識及技能水平。為了加強檔案管理效果，企業(yè)應當通過激勵機制穩(wěn)定并吸納專業(yè)性檔案人才，擴大檔案管理團隊，以此提升檔案管理的穩(wěn)定性和專業(yè)度，確保檔案管理工作規(guī)范化。

4.采用科學的檔案管理方法

在開展檔案管理工作時，為了確保管理規(guī)范性，必須采取科學措施，全面加強檔案管理力度。例如，企業(yè)注重檔案移交與審批的流程化與制度化，規(guī)定檔案審批權限與移交明細，以此確保檔案文件的可查找性，同時采用動態(tài)化模式管理企業(yè)檔案。當檔案資料發(fā)生變動時，應當及時做好修正處理，要求管理人員定期檢查檔案資料信息，確保檔案內(nèi)容的時效性與準確性。企業(yè)應注重考核檔案管理工作，將檔案工作納入各項檢查和評估中，及時掌握檔案管理現(xiàn)存問題，采取科學措施進行糾錯，維護檔案管理的規(guī)范性。

5.加速檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型

隨著信息技術高速發(fā)展，檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為企業(yè)提質(zhì)增效的必然選擇和高質(zhì)量發(fā)展的內(nèi)在需要。企業(yè)必須注重轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思維與方式，針對檔案管理工作實際制定符合企業(yè)經(jīng)營實踐的檔案工作信息化發(fā)展規(guī)劃，配備先進的管理軟件和硬件系統(tǒng)，及時收集各種系統(tǒng)電子文件，建設電子閱覽室、信息共享平臺，實時高效管理。通過建立檔案信息化平臺，能夠縮短檢索與查閱時間，全面提升檔案資料的利用率，優(yōu)化完善電子檔案內(nèi)容，通過網(wǎng)絡化、現(xiàn)代化方式提升檔案管理效果，全面提高檔案管理的信息化水平。

6.提升檔案編研利用水平

企業(yè)檔案工作地位重要、責任重大，實現(xiàn)企業(yè)檔案工作新突破是檔案部門義不容辭的職責。因此，企業(yè)檔案管理應該主動圍繞企業(yè)經(jīng)營中心工作，積極開展檔案服務。有為才有位，檔案編研的成果會直接成為衡量檔案管理工作成效的重要參考，成為提升檔案管理工作的重要抓手。檔案管理人員在做好日常工作的基礎上，應該主動以企業(yè)經(jīng)營發(fā)展為方向，充分利用檔案資源，發(fā)揮其寶貴的價值，助力企業(yè)長久穩(wěn)定發(fā)展。

注釋與參考文獻

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