信息時(shí)代高校檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策

李 云

江西衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院

高校檔案管理工作看似簡單，但面對(duì)數(shù)量龐大的檔案資料，這一工作實(shí)際繁瑣。高校檔案包含了建校以來所有的重要資料，通常用以信息查閱、科研調(diào)查和學(xué)科建設(shè)等重要場合。因此，高校檔案管理對(duì)于院校建設(shè)十分重要，關(guān)乎人才培養(yǎng)和教育質(zhì)量。然而，部分院校對(duì)于高校檔案管理工作未投入較大的重視，總體管理水平不高，管理意識(shí)也比較淡薄，多數(shù)檔案并沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

一、高校檔案管理信息化發(fā)展中存在的問題

1.資金不足，平臺(tái)建設(shè)缺失。

檔案管理對(duì)于高校建設(shè)和發(fā)展具有重要意義，關(guān)乎高校能否邁入信息化管理，實(shí)現(xiàn)高水平管理。然而在管理工作中，高校檔案管理工作的資金投入是一大難題。由于部分管理者輕視檔案管理工作，對(duì)管理工作實(shí)際效用并不了解，因此減少預(yù)算撥款，導(dǎo)致檔案管理工作缺少可用資金，管理信息化系統(tǒng)工程也一度停滯不前。由于缺少資金，高校檔案管理室仍然保持著原先比較落后的面貌，部分紙質(zhì)材料并未錄入信息系統(tǒng)中，時(shí)間久了容易丟失或遺忘。此外，沒有先進(jìn)設(shè)備，管理平臺(tái)建設(shè)缺失，更是讓檔案管理工作效率大大降低，資源共享能力下降，不利于高校長遠(yuǎn)發(fā)展。[1]

2.檔案管理者專業(yè)素養(yǎng)較低。

高校檔案管理問題逐漸進(jìn)入到大眾視野，被院校領(lǐng)導(dǎo)所關(guān)注。但改革高校檔案管理工作的過程中出現(xiàn)專業(yè)人才斷層問題尤為嚴(yán)重。部分高校之前在應(yīng)對(duì)檔案管理工作招聘時(shí)態(tài)度隨便，招聘的管理人員存在專業(yè)不對(duì)口或?qū)I(yè)能力欠缺等問題?？傮w看來，目前從事高校檔案管理工作的人員普遍職業(yè)素養(yǎng)較低，對(duì)于管理工作內(nèi)容不明確，態(tài)度不端正。長期散漫的管理模式之下，檔案管理出現(xiàn)各種漏洞，不利于后續(xù)發(fā)展。

3.檔案管理體系不完善。

高校檔案管理正在尋求改革之路，無論是管理模式還是管理人員結(jié)構(gòu)都做出了改變。然而，在逐漸走向信息化、電子化的道路上，管理工作制度便略顯滯后，當(dāng)下檔案管理工作沒有相應(yīng)的體系遵照，也沒有應(yīng)有的監(jiān)督體系保障。就學(xué)校而言，目前采取的管理制度大多是沒有目的性地檔案保存，缺少檔案合理合規(guī)調(diào)用的情形預(yù)設(shè)，即便是信息化管理也缺少內(nèi)在體系支撐。[2]

4.檔案資料利用率較低。

檔案材料對(duì)高校來說是一份寶貴的財(cái)富，只要運(yùn)用得當(dāng)，將會(huì)對(duì)高校培育人才和學(xué)科建設(shè)具有重要意義。然而部分高校并未重視對(duì)檔案材料的利用，將檔案管理看作是歸檔、存檔一類簡單而無意義的面子工程?？傮w看來，當(dāng)前高校檔案資料的利用率普遍較低，其作用和價(jià)值沒有被充分地開發(fā)利用。

二、信息時(shí)代提升高校檔案管理工作的對(duì)策

1.加大資金投入，優(yōu)化平臺(tái)建設(shè)。

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高校檔案管理模式更加現(xiàn)代化，但理念革新、技術(shù)發(fā)展的同時(shí)必須有硬件設(shè)備的輔助。因此，高校提升檔案管理工作能力首先需要爭取加大資金投入，合理分配資金，打造信息化、數(shù)字化的管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化錄入，將難保存的紙質(zhì)材料變?yōu)椴灰状鄹牡臄?shù)據(jù)資料，不僅提升管理工作效率，也能保證檔案的安全性。此外，隨著信息時(shí)代的發(fā)展，高校檔案信息逐漸不能滿足于文字信息，更多視頻、音頻等資料也需要合理保存，而轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)形式進(jìn)行儲(chǔ)存無疑是最佳選擇。因此，高校應(yīng)當(dāng)著力優(yōu)化平臺(tái)建設(shè)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案管理提供技術(shù)支持。[3]

2.提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)。

檔案管理工作本身具有學(xué)科性、系統(tǒng)性，隸屬于社會(huì)科學(xué)。因此，檔案管理工作并不是簡單的文職秘書工作，而是需要運(yùn)用管理者的專業(yè)知識(shí)使檔案資料充分發(fā)揮自身的效用。高校應(yīng)當(dāng)重視檔案管理人員的專業(yè)能力，定期對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)技能上的考察，并且敦促管理人員不斷學(xué)習(xí)更加先進(jìn)、科學(xué)的管理辦法，使高校檔案管理工作步上正軌。[4]

3.健全檔案管理體系。

檔案管理人員在對(duì)高校檔案管理過程中須遵循應(yīng)有的制度辦事，運(yùn)用專業(yè)理論開展相關(guān)工作，以及進(jìn)行科學(xué)管理。管理體系的健全有利于管理人員明確管理工作內(nèi)容，約束管理行為，自覺遵守管理?xiàng)l例和規(guī)范，形成高質(zhì)量高水平的管理效果，讓信息檔案真正為高校所用，發(fā)揮最大效力。此外，健全管理體系必須同時(shí)依靠先進(jìn)技術(shù)和管理理念，要在原有的基礎(chǔ)上勇于創(chuàng)新升級(jí)。

三、結(jié)束語

信息時(shí)代的到來使得多樣化的信息能夠以不同的方式呈現(xiàn)和應(yīng)用，為人們工作和生活打開了新的世界。高校檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代潮流和科技更迭，積極尋求更加優(yōu)化的管理模式和管理體系，力求借助科學(xué)的檔案管理工作促使高校學(xué)科建設(shè)進(jìn)程和教育培養(yǎng)水平，實(shí)現(xiàn)高校在管理工作上的長遠(yuǎn)發(fā)展。