談視頻檔案管理的規(guī)范化管理

■王秀/東莞廣播電視臺(tái)總編室

一、前言

近年來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)發(fā)展日新月異，單純依賴(lài)紙質(zhì)檔案已經(jīng)不再適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需要，迫切需要加強(qiáng)視頻檔案的管理和應(yīng)用。在這個(gè)背景下，加快推動(dòng)視頻檔案資料的整理和應(yīng)用，就是當(dāng)前檔案信息化進(jìn)程中的重要抓手和舉措，規(guī)范化管理是大勢(shì)所趨。

二、視頻檔案管理的規(guī)范化管理重要性

在當(dāng)前視頻檔案越來(lái)越系統(tǒng)的背景下，做好視頻檔案規(guī)范化管理具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。一方面，規(guī)范化管理能夠?qū)F(xiàn)有的視頻檔案進(jìn)行統(tǒng)一的梳理，視頻檔案的查閱、存檔流程更為規(guī)范，能夠幫助使用者更快、更為便捷的查詢(xún)到信息，達(dá)到了通過(guò)規(guī)范管理提高查詢(xún)效率的目的。另一方面，規(guī)范化管理能夠進(jìn)一步規(guī)避視頻檔案在保存和使用中的安全性，鑒于視頻檔案在信息共享中的便捷，其信息安全也存在著較大的隱患，這個(gè)隱患比紙質(zhì)檔案要大得多，因此通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)視頻檔案進(jìn)行規(guī)范管理，能夠進(jìn)一步提高信息安全度，有利于檔案工作的有序推動(dòng)。

三、視頻檔案管理中的問(wèn)題分析

（一）現(xiàn)有理念更為適合紙質(zhì)檔案，急需優(yōu)化理念

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，絕對(duì)大多數(shù)的管理中心放在紙質(zhì)檔案上，視頻檔案由于出現(xiàn)的時(shí)間比較晚，導(dǎo)致視頻檔案管理的理念相對(duì)落后，主要表現(xiàn)就是用于視頻檔案管理的精力有限。例如，有些檔案管理工作人員認(rèn)為，視頻檔案是一個(gè)個(gè)電子文件，因此平時(shí)不用對(duì)其進(jìn)行整理和維護(hù)，只要使用時(shí)利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檢索就可以。還有工作人員對(duì)視頻檔案的安全性不夠重視，檢索和維護(hù)資源時(shí)不夠重視，導(dǎo)致視頻資料嚴(yán)重流失。實(shí)踐證明，這些理念都是不科學(xué)的，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到視頻檔案管理的重要性，也沒(méi)有認(rèn)識(shí)到視頻資料的保密性和安全性，應(yīng)該在今后予以改進(jìn)。

（二）視頻檔案資料的利用缺乏機(jī)制，不夠系統(tǒng)

由于視頻檔案出現(xiàn)并不長(zhǎng)，因此在如何利用視頻檔案并提高視頻檔案的使用效率方面的工作還有明顯不足，集中表現(xiàn)為視頻檔案資料的利用缺乏機(jī)制建設(shè)，不夠系統(tǒng)化。例如，有些視頻檔案在內(nèi)容上具有重復(fù)性，但是在檔案的名稱(chēng)管理上卻沒(méi)有一個(gè)明確的指向，關(guān)鍵詞不夠明顯導(dǎo)致檢索效率低下。此外，在視頻檔案的管理中，有些工作人員認(rèn)為，隨著掌握計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)的人群越來(lái)越多，視頻檔案的使用中可以開(kāi)放給這些人群閱讀和檢索權(quán)限，從而可以解放出更多的人力資源。這些錯(cuò)誤的使用方式，都導(dǎo)致視頻檔案管理混亂，效率偏低，甚至?xí)霈F(xiàn)一些原始視頻檔案資料被替換、信息失真等隱患。

（三）硬件設(shè)施的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

視頻檔案的管理工作和紙質(zhì)檔案有著明顯的保密性，安全性也比紙質(zhì)檔案管理要弱，這些特點(diǎn)決定了在視頻檔案的管理過(guò)程中，要重視硬件設(shè)施的投入。但是，從整體上看，我國(guó)當(dāng)前利用視頻檔案的各個(gè)圖書(shū)館、資料室中，用于存儲(chǔ)和管理視頻檔案的硬件設(shè)施水平是參差不一的。比如，一些地級(jí)市級(jí)電視臺(tái)的視頻資料，有的用硬盤(pán)保存，有的用錄像帶保存。在磁帶中有的用1/2錄像帶，有的用3/4錄像帶，嚴(yán)重影響了存儲(chǔ)、查詢(xún)和檢索。一些大型的國(guó)有圖書(shū)館在硬件設(shè)施上更有保障，不論是視頻檔案的存儲(chǔ)設(shè)施和查詢(xún)和管理系統(tǒng)，都有專(zhuān)業(yè)的軟件開(kāi)發(fā)商進(jìn)行售后服務(wù)。但是也有一些小型的圖書(shū)館和資料室，所使用的存儲(chǔ)設(shè)施相對(duì)落后，更新維護(hù)不到位，這些都導(dǎo)致視頻資料的使用存在安全隱患，也會(huì)在很大程度上影響使用效率。

（四）急需大批精通視頻檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才

在我國(guó)大多數(shù)的圖書(shū)館和資料室，還存在著重視業(yè)務(wù)輕視資料后勤工作的現(xiàn)象。尤其是在一些大型企業(yè)的圖書(shū)資料管理部門(mén)，更多的任務(wù)要放在了業(yè)務(wù)的產(chǎn)出上，能夠?yàn)橐曨l資料管理提供的人力相對(duì)較弱。有些地方的視頻資料管理人員，大多數(shù)是職工的家屬，雖然能夠起到穩(wěn)定職工情緒的作用，但是也導(dǎo)致從事視頻檔案管理人員的素質(zhì)總體不高。由于視頻檔案管理需要掌握數(shù)量的計(jì)算機(jī)技術(shù)，同時(shí)要求這些工作人員對(duì)視頻資料的整理、分類(lèi)、維護(hù)有一定的基礎(chǔ)知識(shí)，因此急需一大批優(yōu)秀的視頻檔案管理人才。

四、視頻檔案規(guī)范化管理對(duì)策

（一）提高思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)視頻檔案的重視程度

今后，在視頻檔案管理中，要進(jìn)一步提供思想認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到視頻檔案管理的重要性，通過(guò)開(kāi)展教育活動(dòng)、發(fā)放紅頭文件、加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)等方式，提高全體檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)。在具體的工作中，要鼓勵(lì)工作人員提高視頻檔案管理的責(zé)任意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)干部要更加提高重視程度，通過(guò)定期召開(kāi)視頻檔案工作調(diào)度會(huì)議的形式，為進(jìn)一步推動(dòng)視頻檔案管理規(guī)范化提供必要的資金、設(shè)施、場(chǎng)地、系統(tǒng)和人才方面的支持。相信通過(guò)思想認(rèn)識(shí)的提升，視頻檔案管理的重要性將深入廣大檔案工作人員的內(nèi)心，視頻檔案的日常工作將更為規(guī)范化、科學(xué)化。

（二）建立視頻檔案資料定期審查機(jī)制，推動(dòng)共享

要想進(jìn)一步推動(dòng)視頻檔案的規(guī)范化管理，還應(yīng)該在建立定期審查機(jī)制方面下功夫，依靠制度建設(shè)來(lái)進(jìn)一步加大信息共享的步伐。在審查機(jī)制的建設(shè)中，要將視頻檔案資料的主要內(nèi)容、性質(zhì)、關(guān)鍵詞進(jìn)行必要的梳理，避免出現(xiàn)因?yàn)閿?shù)據(jù)混亂影響資料查詢(xún)的情況。同時(shí)，在定期審查機(jī)制中，要將信息共享中的安全建設(shè)作為重要內(nèi)容，做好信息共享中的數(shù)據(jù)安全建設(shè)，最大限度避免出現(xiàn)信息遺漏的情況，還應(yīng)該定期更換密碼信息，提高視頻檔案的整體安全性能。

（三）統(tǒng)一存儲(chǔ)和查詢(xún)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

在今后的視頻檔案管理中，還要加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)和查詢(xún)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)，進(jìn)一步統(tǒng)一硬件和軟件標(biāo)準(zhǔn)。在硬件設(shè)施層面，可以根據(jù)不同規(guī)模的視頻檔案管理機(jī)構(gòu)指定等級(jí)不同的設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)，重點(diǎn)將安全性能較高的硬件設(shè)施作為首選，積極做好電子干擾、電子輻射防護(hù)方面的預(yù)防。在軟件層面，還要對(duì)視頻檔案的關(guān)鍵詞等信息進(jìn)行規(guī)范處理，必要的情況下可以依托行業(yè)協(xié)作制定行業(yè)內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)，從而為不同檔案存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)之間的信息共享提供必要的支撐。東莞廣播電視臺(tái)在2017年開(kāi)始，與東莞市檔案局合作，投資一千多萬(wàn)元，對(duì)東莞廣播電視臺(tái)幾十年來(lái)積累下的各種規(guī)格的視頻資料進(jìn)行規(guī)范化整理，統(tǒng)一設(shè)備型號(hào)、統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范、統(tǒng)一檢索級(jí)別、統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，初步實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化管理。

（四）加大培訓(xùn)力度，推動(dòng)視頻檔案管理人才隊(duì)伍

今后，還要加大視頻檔案管理人才的培訓(xùn)力度，通過(guò)加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)知識(shí)競(jìng)賽的方式，提高現(xiàn)有的視頻檔案管理人員的綜合素質(zhì)，確保工作人員的技能水平可以滿(mǎn)足視頻檔案管理需要。在培訓(xùn)中，要對(duì)現(xiàn)有視頻檔案管理人員進(jìn)行分類(lèi)的培訓(xùn)，對(duì)一些基礎(chǔ)知識(shí)薄弱、計(jì)算機(jī)掌握不充分的人員，要從基礎(chǔ)操作入手，定期開(kāi)展階段性的知識(shí)檢測(cè)，確保培訓(xùn)取得實(shí)效。對(duì)一些新引進(jìn)的具有一定視頻檔案管理基礎(chǔ)的工作人員，要針對(duì)一些較為先進(jìn)的視頻檔案管理知識(shí)進(jìn)行精細(xì)化的培訓(xùn)，從而為提高視頻檔案管理效率奠定堅(jiān)實(shí)的人才保障。

五、結(jié)語(yǔ)

本文認(rèn)為，做好視頻檔案管理的規(guī)范化管理意義重大，不僅能夠幫助使用者更快、更為便捷的查詢(xún)到信息，達(dá)到了通過(guò)規(guī)范管理提高查詢(xún)效率的目的，還能夠進(jìn)一步規(guī)避視頻檔案在保存和使用中的安全性，有利于檔案工作的有序推動(dòng)。但是，在當(dāng)前視頻檔案管理中，還存在著很多的問(wèn)題，例如現(xiàn)有理念更為適合紙質(zhì)檔案、急需優(yōu)化理念、視頻檔案資料的利用缺乏機(jī)制、不夠系統(tǒng)、硬件設(shè)施的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、急需大批精通視頻檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才等。這些問(wèn)題已經(jīng)嚴(yán)重制約了視頻檔案管理工作的順利推進(jìn)，因此要通過(guò)提高思想認(rèn)識(shí)、建立視頻檔案資料定期審查機(jī)制、統(tǒng)一存儲(chǔ)和查詢(xún)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、加大視頻檔案管理人才隊(duì)伍培訓(xùn)力度等措施，推動(dòng)視頻檔案的規(guī)范化管理。