信息時代檔案管理工作的實踐與創(chuàng)新淺談

張麗莉

摘 要：隨著科技不斷發(fā)展，信息技術(shù)時代已經(jīng)到來，對于社會發(fā)展產(chǎn)生了重要影響，增加了信息傳播效率，促進了市場新交流。企業(yè)在發(fā)展過程中，會產(chǎn)生大量的生產(chǎn)資料、管理資料、人事資料等，如果能夠利用信息技術(shù)開展檔案管理工作，可以節(jié)約檔案管理，實現(xiàn)檔案管理工作價值。故此，文章將概述信息化管檔案管理概念及其特點，研究我國信息時代下檔案管理問題，并探究信息時代下檔案管理創(chuàng)新辦法，旨在提升企業(yè)檔案管理工作效率，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部決策，促進企業(yè)的長遠發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息時代;檔案管理;工作方法;創(chuàng)新實踐

在信息時代下數(shù)據(jù)交流日益緊密，企業(yè)在生產(chǎn)與管理中產(chǎn)生大量的資料，需要企業(yè)內(nèi)部加強數(shù)據(jù)信息管理，做好檔案管理工作，企業(yè)管理人員才能夠準確把握企業(yè)生產(chǎn)情況，做出正確的企業(yè)管理決策，促進企業(yè)長遠發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理工作主要以人力為主，負責收集企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)信息，并建立檔案，確保檔案的安全性，提供檔案查閱服務。但傳統(tǒng)檔案工作有著明顯的局限性，隨著企業(yè)經(jīng)營時間延長，檔案資料愈來愈多，給予了檔案管理人員非常大的工作負擔，檔案應用效果也不佳。故此，企業(yè)在開展檔案管理過程中應該采用信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理工作方式，發(fā)揮檔案的價值。

一、信息時代下檔案管理工作概述

1.概念

檔案管理工作，是指檔案信息整理與檔案實體整理工作，并為檔案利用者提供各項服務。檔案管理工作是企業(yè)、事業(yè)工作單位重要運行、發(fā)展的重要內(nèi)容。信息時代下檔案管理是指信息化檔案管理，在傳統(tǒng)檔案管理的基礎上利用信息技術(shù)開展檔案管理工作，能夠保障檔案管理有效性，提升檔案管理效果。檔案管理工作環(huán)節(jié)為：收集→整理→價值鑒定→保存→編目→檢索→統(tǒng)計→編輯→編纂→利用等多個部分，將信息技術(shù)應用于其中，可以發(fā)揮檔案價值，服務于檔案利用者。在信息時代下檔案管理工作主要分為實體管理與信息開發(fā)兩個部分，分管實體檔案與信息化檔案。因此在信息時代下開展檔案管理工作，要充分地認識到檔案管理工作重點變化，完善檔案管理工作方式，真正發(fā)揮檔案管理工作價值。

2.特點

信息時代下開展檔案管理工作，具有明顯的信息化特點，能夠讓檔案管理工作實現(xiàn)多樣化、全面化，真正發(fā)揮檔案工作價值。具體特點主要分為以下幾個方面：

（1）全面化特征

在信息時代下開展檔案管理工作，不僅包括了生產(chǎn)資料管理、人事檔案等主要檔案管理內(nèi)容，企業(yè)在運行過程中產(chǎn)生的一切數(shù)據(jù)都被全面納入信息化檔案管理工作當中，全面把握企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)資料，豐富檔案內(nèi)容，也能夠為企業(yè)實現(xiàn)檔案管理價值提供必要的基礎。企業(yè)在開展檔案管理工作時，應該正視信息時代下的檔案管理工作要求，全面開展檔案管理工作，擴大檔案管理工作容量。

信息化特征

信息化特征是信息化檔案管理工作最為典型的特征，用信息技術(shù)開展檔案管理工作。具體表現(xiàn)為以下幾個方面：①用信息技術(shù)收集各項資料，并通過信息技術(shù)進行數(shù)據(jù)整理;②構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫，用數(shù)據(jù)庫儲存各項檔案管理信息，實現(xiàn)信息化儲存;③利用信息技術(shù)為檔案利用者、管理者提供各項服務，實現(xiàn)信息化檔案管理服務，節(jié)約檔案管理工作資源耗損，實現(xiàn)高效能檔案管理。

（2）高價值特征

在信息時代下，企業(yè)檔案不僅是記錄資料，也是企業(yè)運行、生產(chǎn)、決策、管理的重要依據(jù)。企業(yè)在充分把握檔案的基礎上，才能夠更加詳細地了解企業(yè)內(nèi)部運行信息，作出最為科學地管理決策。因此在新時代下，企業(yè)檔案管理工作價值能夠得到最大化地開發(fā)，并參與到企業(yè)決策當中，真正實現(xiàn)檔案管理工作價值。

二、信息時代下企業(yè)檔案管理工作存在的問題

1.標準缺失

檔案管理工作需要依據(jù)一定的標準，才能夠統(tǒng)一整理、處理各項檔案信息，確保檔案管理工作有序開展。但從實際情況來看，各個企業(yè)都存在不同程度的檔案管理工作標準缺失問題，管理人員在日常檔案信息管理時無法依據(jù)明確的檔案標準處理各項問題，導致檔案管理工作出現(xiàn)偏差。由此在信息化時代背景下，企業(yè)在進行檔案管理工作時，處理信息內(nèi)容更多，更需要明確檔案管理標準，指導檔案管理工作開展。因此企業(yè)應該加強檔案管理工作標準化建設，設置檔案管理工作標準，讓數(shù)據(jù)資源在轉(zhuǎn)化、傳輸過程中更加真實、可靠，提升檔案管理信息化管理水平。

2.安全問題

傳統(tǒng)檔案管理工作主要集中于實地檔案管理與人員管理，因此檔案安全性能夠得到有效保障，管理人員只需要做好檔案室管理工作，約束好檔案管理人員即可。但在信息時代下，檔案管理工作安全問題更加嚴峻，檔案管理工作依賴于檔案管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)處于開放的網(wǎng)絡當中，容易被不法分子、競爭對手所竊取。此外，檔案管理管理系統(tǒng)本身運行過程中也具有一定的不確定性，如果系統(tǒng)出現(xiàn)崩潰、硬件損壞情況，都會導致檔案管理出現(xiàn)安全管理問題。因此企業(yè)在開展檔案管理工作時，必須加強硬件、軟件管理，確保管理工作安全性能夠得到有效保障。

3.人員素質(zhì)

信息時代下，對于檔案管理工作提出了更高要求，增加了檔案管理人員工作難度。傳統(tǒng)檔案管理工作中，對于檔案管理人員素質(zhì)要求比較單一，工作人員只要負責建檔、調(diào)檔、信息整理等工作即可。但隨著社會變化，企業(yè)面臨的競爭日益激烈，企業(yè)在檔案管理管理人員工作也出現(xiàn)了重大變化，檔案管理人員需要具備檔案管理知識、信息化知識、企業(yè)管理知識，能夠妥善處理各項信息化檔案管理工作，并可以將檔案管理信息整理成企業(yè)管理意見，為企業(yè)管理層提供決策依據(jù)。但由于信息化管理資源投入不到位，導致檔案管理人員得不到有效培養(yǎng)與訓練，管理人員素質(zhì)提升緩慢，無法滿足當下工作需求。

4.體系問題

信息化檔案管理工作不只需要使用檔案管理系統(tǒng)軟件、電子計算機就完成信息化建設工作，還包括數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)庫建設、安全管等工作內(nèi)容，需要多個部門配合。傳統(tǒng)檔案信息化管理工作水平始終不高，企業(yè)管理人員對于檔案管理工作價值認識不足，企業(yè)在開展檔案信息化管理工作停滯不前，企業(yè)雖然投入了一定的資金用于硬件建設，但沒有加強軟件工作投入，忽視檔案管理工作價值。企業(yè)在開展檔案管理時要構(gòu)建科學的檔案管理體系，才能夠促使企業(yè)檔案管理工作從低階到高階發(fā)展，推動企業(yè)檔案管理工作信息化改革。同時，企業(yè)內(nèi)部對于檔案管理工作價值認識不足，檔案管理工作認知有限，在決策時沒有主動要求檔案管理部門提出意見，讓其共同參與企業(yè)管理工作之中。

三、信息時代下企業(yè)開展檔案管理工作創(chuàng)新實踐工作辦法

1.檔案管理理念

檔案管理工作理念影響企業(yè)信息化檔案管理開展方向，企業(yè)在開展檔案管理工作時，企業(yè)應該樹立正確的管理方向，才能夠全面推動檔案管理工作開展。具體包括以下幾個方面：（1）全面建設理念：檔案管理工作信息化發(fā)展，絕不只是一個部門的工作，而是需要企業(yè)內(nèi)部所有部門進行積極配合，因此企業(yè)應該樹立全面建設理念;（2）信息化理念：企業(yè)在開展檔案管理工作時，要樹立信息化檔案管理工作理念，不僅僅是簡單地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)檔案，而是要將信息化融入檔案管理工作的每一個細節(jié)當中，體現(xiàn)管理制度、管理內(nèi)容、工作等多個方面;（3）標準化理念：檔案管理工作不是無序管理，因此在開展檔案管理工作時，需要堅持標準化管理理念，確保所有管理工作均有統(tǒng)一標準，既能夠保障檔案管理工作秩序，也可以確保檔案真實性、可靠性，提升其工作價值;（4）高價值利用：企業(yè)在決策時，應該將檔案管理納入企業(yè)決策中，并聽取檔案管理人員的意見，挖掘其利用價值，具備檔案管理利用思想，改變對傳統(tǒng)檔案管理認知，讓檔案管理部門參與企業(yè)發(fā)展。

2.檔案管理內(nèi)容

（1）標準建設

企業(yè)開展檔案管理標準化建設，需要從內(nèi)容、方式、制度等幾個方面進行綜合考慮。具體方法如下：①內(nèi)容：主要確定建檔標準，確保所有檔案內(nèi)容無遺漏、真實可靠。如人事檔案在建檔時，要統(tǒng)一工作年限、年齡、黨齡等計算方法，避免出現(xiàn)標準不統(tǒng)一的情況。對于部分音頻、視頻進行內(nèi)容管理時，要明確納入標準、主體要素、記錄標準等;②制度：制度是企業(yè)檔案管理標準化具體表現(xiàn)，也是企業(yè)開展檔案管理工作的重要依據(jù)。企業(yè)在進行標準化制度建設時，需要將所有管理內(nèi)容進行充分細化，并且為每一項管理內(nèi)容建立完善、細致的管理制度，讓檔案管理人員可以依據(jù)制度開展各項工作;③方式：所有檔案管理內(nèi)容均按照流程化進行管理，從信息處理工作開展再到提出建議，均需要設置明確的管理流程。

（2）資源整理

在檔案管理中，檔案是主要管理對象，也是資源整理重點。如果在資源管理中出現(xiàn)問題，將會導致檔案管理工作陷困境。資源整理主要分為入庫前與入庫后兩個階段，在入庫前主要是信息收集與處理工作，入庫后主要是指檔案數(shù)據(jù)庫管理工作。在入庫前管理，確保所收集的數(shù)據(jù)信息真實、全面、可靠，必要時需要收集多方數(shù)據(jù)資料進行驗證，為了保障數(shù)據(jù)資料的時效性，檔案管理部門還要定期收集數(shù)據(jù)，更新數(shù)據(jù)內(nèi)容。在入庫后進行管理，主要是將所有檔案信息整理后統(tǒng)一錄入到數(shù)據(jù)庫，并按照檔案類型、時間進行綜合分類，并建立準確的檢索目錄里，確保檔案管理利用著可以及時查詢相關(guān)資料。由于數(shù)據(jù)庫資料管理工作具有時效性特征，檔案管理人員需要定期更新數(shù)據(jù)庫，并對關(guān)鍵檔案進行備份、保管，如果企業(yè)檔案管理系統(tǒng)空間有限，則需要定期刪除部分低效檔案信息。

（3）基礎投入

檔案管理工作需要投入大量且持續(xù)性的資源，才可以推動檔案管理信息化工作不斷開展。在信息化檔案管理工作期間，企業(yè)應該給予檔案管理部門充分地物質(zhì)與資金投入，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：采購基礎設施：主要包括采購網(wǎng)線、電子計算機、檔案管理軟件、硬盤、辦公桌椅等。考慮到各個企業(yè)經(jīng)濟實力不同，一次性全部采購齊全信息化管理基礎設備，可能會給企業(yè)造成經(jīng)濟壓力，企業(yè)可以制定基礎設施采購計劃，分批次完成采購工作;階段性投入：檔案管理基礎設施不同于其他產(chǎn)品，需要定期更換，并提供必要的資金支持，才能夠確保軟件可以提供持續(xù)服務，檔案管理人員可以不斷升級管理系統(tǒng)。

3.檔案管理工作方式

（1）部門配合

檔案管理工作與各部門均有所交叉，因此在開展檔案管理工作時，必須得到各部門全力配合。企業(yè)領導層協(xié)助管理部門開展各項工作，當涉及其他部門時則要求各部門進行配合，如果出現(xiàn)沖突問題，則要求領導層進行各部門調(diào)節(jié)，確保各項工作能夠順利開展。如企業(yè)在核實人事檔案時，需要由檔案管理部門、人事部門等相關(guān)部門統(tǒng)籌工作開展，并要求其他各個部門進行充分配合，確保所有上交檔案信息真實、可靠。

（2）績效管理

檔案管理工作在企業(yè)中的地位日益重要，管理人員擔負的責任也更重。檔案管理部門應該將績效管理工作引入到企業(yè)檔案管理當中，對管理層、基層提出不同的績效標準，激發(fā)檔案管理人員工作積極性，主動配合信息化檔案管理工作。對于企業(yè)內(nèi)部績效考核成績較高的檔案管理人員，也應該為其明確職業(yè)上升渠道。

4.檔案管理工作人員

檔案管理工作內(nèi)容發(fā)生了巨大變化，檔案管理人員也應該提升管理素質(zhì)，配合改革工作開展。具體方法如下：（1）由企業(yè)檔案管理信息化改革主要負責人牽頭，對檔案管理人員進行培訓，主要包括信息化檔案管理內(nèi)容、信息化檔案管理流程、檔案管理軟件使用辦法、信息數(shù)據(jù)標準化處理等多項培訓內(nèi)容;（2）招聘復合型檔案管理人才，提升檔案管理人員整體素質(zhì)。

5.保障檔案數(shù)據(jù)安全

企業(yè)檔案管理工作信息化過程中，一定要保障其安全性、可靠性。具體方法如下：（1）將企業(yè)檔案管理內(nèi)容進行安全等級分級，對于絕密檔案應該特殊保管、多份備案;（2）日常中做好檔案管理數(shù)據(jù)庫安全維護工作，定期升級管理系統(tǒng);（3）聘請專業(yè)團隊提供檔案管理數(shù)據(jù)庫安全服務，確定是否有人進行非法入侵;（4）定期更換口令、命令，劃分檔案管理系統(tǒng)管理權(quán)限;（5）檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，約束個人行為;（6）定期對檔案管理人員進行法制教育，提升其法律意識;（6）對數(shù)據(jù)庫進行備份，確保檔案管理系統(tǒng)癱瘓時，能夠及時恢復數(shù)據(jù)。

結(jié)語

隨著國際聯(lián)系日益緊密，我國企業(yè)外部運行環(huán)境也日益復雜，雖然經(jīng)營市場更廣，但企業(yè)運行風險也在不斷加大，企業(yè)在發(fā)展過程中要加強管理科學性。檔案管理作為企業(yè)內(nèi)部管理工作的重要內(nèi)容，記錄了企業(yè)的發(fā)展歷史，企業(yè)管理人員運用信息技術(shù)進行全面化、信息化、現(xiàn)代化檔案管理，可以幫助企業(yè)管理人員獲得最全面的內(nèi)部資料，并結(jié)合實際情況做出科學化決策，促進企業(yè)長遠發(fā)展。文章中對于我國企業(yè)檔案信息化管理工作問題及對策進行全面分析，各企業(yè)在借鑒信息化檔案管理方法時，企業(yè)要結(jié)合實際情況開展信息化檔案管理工作改革，滿足企業(yè)發(fā)展需求。

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（作者單位：山東興臨建設集團有限公司）