人工智能時代檔案管理革新路徑分析

韓麗麗

[摘 要]人工智能技術(shù)在目前很多領(lǐng)域中均有涉及，為各領(lǐng)域發(fā)展帶來了創(chuàng)新靈感。將人工智能技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，能夠?qū)崿F(xiàn)自動檢索及現(xiàn)代化管理目標(biāo)，提高檔案資料存管、調(diào)取及應(yīng)用效率，為行業(yè)開展工作提供助力。但是在人工智能背景下的檔案管理工作還存在一些問題，需要相關(guān)部門積極探索檔案管理革新路徑，提高檔案管理水平。

[關(guān)鍵詞]人工智能;檔案管理;革新路徑

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.18.090

[中圖分類號]G270.7[文獻標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）18-0-02

0? ? ?引 言

應(yīng)用人工智能技術(shù)，可以降低檔案管理的復(fù)雜性，減少重復(fù)工作，有效緩解工作人員的壓力。同時，人工智能技術(shù)的應(yīng)用實現(xiàn)了檔案管理的自動化、現(xiàn)代化管控，使檔案資料的信息收集、調(diào)取及移交等工作變得更加快捷、簡便，工作質(zhì)量得到顯著提高，為行業(yè)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

1? ? ?人工智能

人工智能是研究、模擬、擴展人的智能的一門綜合性學(xué)科，是在計算機技術(shù)的基礎(chǔ)上，模擬人腦衍生的一種新型的智能化設(shè)備，不僅具有信息技術(shù)的相關(guān)性能，也可以完成思考等簡單活動。初期的人工智能多被應(yīng)用在一些比較危險的領(lǐng)域內(nèi)，如科研研發(fā)、危險物品搬運等，目的是保護工作人員的生命安全，減少事故產(chǎn)生。之后隨著技術(shù)的進步，人工智能的圖像識別、語音識別、自然語言處理能力不斷提高，可自主完成信息識別、分析和處理工作，解決各種棘手問題，為眾多領(lǐng)域的生產(chǎn)和發(fā)展提供動力支持，為人們生活提供更多便利。將人工智能應(yīng)用到檔案管理工作中，可以提高檔案管理的自動化、現(xiàn)代化水平，解決傳統(tǒng)管理中存在的問題，以增強管理的智能化、便捷化。

2? ? ?將人工智能應(yīng)用于檔案管理的必然性

2.1? ?是時代發(fā)展的必然

隨著社會的快速發(fā)展，人工智能逐漸向服務(wù)行業(yè)拓展。其中，通過物理手段延伸人的行為以及智力，可以稱之為人工智能。1956年，人工智能誕生，且隨著研究的不斷深入以及社會的快速發(fā)展，技術(shù)越來越成熟，并不斷向社會各行業(yè)、各領(lǐng)域滲透。例如，在文本處理、圖像識別以及游戲博弈等方面，人工智能都表現(xiàn)得極為出色，進而逐漸在金融、醫(yī)療等行業(yè)中占據(jù)重要地位，并向人們的日常工作和生活延伸。機器學(xué)習(xí)、自然語言處理、專家系統(tǒng)、分布式人工智能以及模式識別是人工智能的代表技術(shù)。2017年，我國提出了“三步走”戰(zhàn)略，并要求2030年我國人工智能產(chǎn)業(yè)的競爭力要達到國際領(lǐng)先水平。在該背景下，社會更加重視人工智能技術(shù)的應(yīng)用，同時各科研單位也加大了對人工智能的研究力度。另外，騰訊于2017年發(fā)布的《2017互聯(lián)網(wǎng)科技創(chuàng)新白皮書》中也涉及了“構(gòu)建消費共同體，布局AI多維應(yīng)用場景”，預(yù)計在醫(yī)療、游戲、金融等行業(yè)加強對AI技術(shù)的應(yīng)用。從以上分析中可以看出，加強對人工智能的運用是時代發(fā)展的必然，是時代導(dǎo)向的必然，而在未來一段時間內(nèi)，人工智能必然是我國科技發(fā)展的主流，而就檔案管理工作而言，理應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展潮流，以人能智能技術(shù)為行業(yè)發(fā)展的驅(qū)動力，積極應(yīng)用人工智能技術(shù)，以更好地開展檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，為社會提供更好的檔案管理方式。

2.2? ?現(xiàn)階段檔案管理工作存在明顯的問題

現(xiàn)階段，人們在日常工作中，多使用電子文檔，使電子文檔的增長呈現(xiàn)井噴式的趨勢。檔案信息資源的總量不斷增長，進一步推進了大數(shù)據(jù)時代的到來。但與此同時，檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)也越來越嚴(yán)峻。如今，檔案的存儲量開始由此前的GB級向TB級、PB級轉(zhuǎn)變，且電子文件中存在很大比例的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。在電子文件管理工作中，知識管理開始成為主要的發(fā)展趨勢。因此，如何在海量數(shù)據(jù)中快速查詢、提取所需數(shù)據(jù)，實現(xiàn)對信息的科學(xué)化管理，就成為當(dāng)前檔案管理工作不得不突破的瓶頸。而如果能夠?qū)⑷斯ぶ悄芗夹g(shù)應(yīng)用于檔案管理工作，則可以實現(xiàn)對電子文檔的智能化管理，通過利用人能智能中的實時流計算服務(wù)、數(shù)倉服務(wù)以及MapReduce服務(wù)等，可以有效收集大量數(shù)據(jù)信息，并同時在數(shù)據(jù)收集的過程中，應(yīng)用圖像識別、文字識別、內(nèi)容檢測以及自然語言處理等方法，實現(xiàn)文檔的快速錄入以及內(nèi)容鑒定等工作。這樣一來，就可以最大限度地提高檔案管理工作效率，節(jié)省人力成本，解決當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題。

2.3? ?是檔案定位轉(zhuǎn)變的要求

如今，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來，智能化和智慧化理念不斷深入發(fā)展，使人們對信息服務(wù)提出了更高的要求。人工智能技術(shù)的應(yīng)用，可以提高檔案服務(wù)水平。例如，在用戶閱讀檔案的過程中，可以在智能機器人的輔助下，解答困惑或問題;同時，借助數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，檔案管理單位還可以提取用戶的信息特征，并生成結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，通過分析這些數(shù)據(jù)，更好地挖掘客戶的潛在需求，進而完善自身的服務(wù)。由此可見，在當(dāng)前的社會背景下，如果檔案管理單位可以有效運用人工智能技術(shù)，則能從技術(shù)層面提高自身服務(wù)水平，實現(xiàn)以用戶需求為導(dǎo)向的服務(wù)方式，更好地滿足人們對檔案服務(wù)的個性化及智能化需要。

3? ? ?人工智能背景下檔案管理改革

3.1? ?數(shù)字化管理模式

在檔案管理中，要想充分發(fā)揮人工智能的優(yōu)勢和作用，檔案管理部門應(yīng)建立完善的數(shù)字化管理體系。構(gòu)建數(shù)字化管理模式時，要建立完善的學(xué)習(xí)體系，讓人員通過學(xué)習(xí)掌握更多專業(yè)技術(shù)知識，了解人工智能要點，明確它們在檔案管理中運用的邏輯關(guān)系，以發(fā)揮人工智能在檔案管理中的作用。同時，加快檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，為落實人工智能創(chuàng)造良好條件。

3.2? ?多元化的業(yè)務(wù)模塊

為發(fā)揮人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢，檔案管理部門應(yīng)建立完善的檔案管理系統(tǒng)，借助客戶端完成業(yè)務(wù)拓展工作，滿足不同用戶的個性化需求。同時，在業(yè)務(wù)開展中，建立多元化業(yè)務(wù)模塊，不同業(yè)務(wù)模塊管理不同的信息數(shù)據(jù)，既具有獨立性，又具有良好的聯(lián)系，以提高檔案資料數(shù)據(jù)的完整性，為工作開展提供助力。

3.3? ?做好檔案編輯與研究工作

檔案編輯與研究工作的目的是對檔案資料進行深入挖掘和處理，對原有的檔案資料予以延伸和擴展。人工智能在檔案編輯和研究中的應(yīng)用，可以促進檔案資料整理和匯編，保證資料數(shù)據(jù)完整。同時，還要深入挖掘檔案資料，了解檔案的文化屬性，凸顯檔案資料不可替代的作用。

4? ? ?人工智能技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用

4.1? ?智能檢索及資料歸類

人工智能技術(shù)的應(yīng)用，降低了檔案資料檢索難度，加快了檢索速度。用戶可以直接通過關(guān)鍵字或序號的檢索找到所需檔案資料，及時下載和調(diào)取。同時，人工智能的視頻識別、語音識別、圖像識別等功能可加快數(shù)字化檔案識別，按照歸類標(biāo)準(zhǔn)將檔案資料劃分到指定目錄或文件夾中，實現(xiàn)資料的自動化管控。另外，利用人工智能社會化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化性能，檔案管理人員可在最短時間內(nèi)找到檔案所在位置，提高檢索效率。

4.2? ?檔案價值鑒定

人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，不僅可以提高檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設(shè)質(zhì)量，也可以模仿專家學(xué)者對檔案資料實行自動化檢索和審查，從而確定檔案資料的真實性、可靠性，凸顯檔案資料的歷史文化價值，并在識別后對檔案資料采取不同的管理和保護措施，避免資料丟失帶來的風(fēng)險。同時，檔案管理人員可以利用人工智能技術(shù)，革新傳統(tǒng)檔案資料管理理念，創(chuàng)新現(xiàn)有的管理技術(shù)，促進檔案價值提升。

4.3? ?加強檔案資料的安全管理

應(yīng)用人工智能技術(shù)，可以將原有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案，存儲在計算機內(nèi)，提高檔案管理水平，保證檔案資料的完整性，降低資料破損或丟失帶來的負(fù)面影響。同時，通過人工智能技術(shù)對檔案管理系統(tǒng)實行安全防護，可避免信息非法盜用、竊取或泄露等問題發(fā)生，提高檔案資料的安全性、隱秘性。另外，人工智能可以應(yīng)用人臉識別、指紋解鎖等高新技術(shù)，實現(xiàn)檔案資料的逐層保護。例如，對于一些比較重要的檔案資料，在沒有專人允許情況下，禁止私自隨意瀏覽和下載，借助自動報警系統(tǒng)，加強外部入侵防控，維護檔案資料的安全性。

4.4? ?檔案資源共享

人工智能技術(shù)的應(yīng)用將線上線下相結(jié)合，對傳統(tǒng)的搜索方式予以變革，創(chuàng)新了搜索體系，做到檔案資料的實時共享。人工智能背景下，構(gòu)建了環(huán)境、執(zhí)行系統(tǒng)、學(xué)習(xí)系統(tǒng)三位一體的搜索體系，借助相關(guān)環(huán)境，在學(xué)習(xí)系統(tǒng)中進行信息錄入，利用人工智能識別技能，實現(xiàn)海量信息數(shù)據(jù)的識別、分類匯總、檢索、分析和應(yīng)用，并根據(jù)用戶提出的相關(guān)問題或搜索的關(guān)鍵字詞，在現(xiàn)有知識庫中找尋解答內(nèi)容，且快速顯示出來，以滿足用戶需求。

5? ? ?結(jié) 語

人工智能在檔案管理中具有非常重要的作用，管理者需要重視人工智能的應(yīng)用，并根據(jù)實際情況開展改革工作，注重檔案資源的共享及安全管理，以提高檔案管理水平，增加檔案資料的利用價值。

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