淺談6S精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

熊家瑛

【摘要】本文從醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)狀入手，指出醫(yī)院檔案管理存在的不足，提出引入6S精細(xì)化管理理念的建議，結(jié)合工作實(shí)際，分析6S精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的具體應(yīng)用措施。

【關(guān)鍵詞】6S精細(xì)化管理;醫(yī)院檔案管理

檔案可為醫(yī)院提供基礎(chǔ)保障，發(fā)揮著參謀、助手等重要作用。就管理理論而言，當(dāng)前部分醫(yī)院的檔案管理工作存在檔案不受重視、檔案管理設(shè)施不配套、檔案管理信息化不足、檔案管理人員素養(yǎng)良莠不齊等問(wèn)題，需醫(yī)院提高重視，創(chuàng)新檔案管理理念與機(jī)制，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

在醫(yī)院經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，形成了大量的檔案資料，包括文書(shū)資料、影像信息、人事檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表、設(shè)備檔案及病歷信息等，可為醫(yī)院文化建設(shè)、醫(yī)療科研、經(jīng)營(yíng)管理等工作提供支持，為醫(yī)院的管理決策提供參考，有助于醫(yī)院的穩(wěn)定健康發(fā)展。就醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)狀而言，部分醫(yī)院管理者缺乏對(duì)醫(yī)院檔案管理的重視，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作出現(xiàn)諸多問(wèn)題，表現(xiàn)出粗放化特征，影響其作用的發(fā)揮，具體體現(xiàn)在以下幾方面：

第一，檔案管理設(shè)施不配套，受醫(yī)療用房緊缺的影響，部分醫(yī)院檔案室小且狹窄，配置的硬件設(shè)施陳舊，不能有序全面地留存醫(yī)院的各項(xiàng)檔案資料，易引發(fā)丟失、遺漏等問(wèn)題。第二，檔案管理信息化不足，部分醫(yī)院缺乏檔案管理意識(shí)，仍舊采用傳統(tǒng)人工方法開(kāi)展檔案管理工作，未與醫(yī)療信息系統(tǒng)有效對(duì)接，導(dǎo)致檔案管理與醫(yī)院日常工作脫節(jié)，影響檔案管理作用的發(fā)揮。第三，檔案管理人員素養(yǎng)良莠不齊，由于部分醫(yī)院忽視檔案管理工作，在人員選拔時(shí)，將其作為“福利”崗位，優(yōu)先選拔院內(nèi)快退休的老職工，未招聘檔案管理專業(yè)的職工，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作不夠規(guī)范化、科學(xué)化，難以為醫(yī)院發(fā)展提供服務(wù)。

二、6S精細(xì)化管理分析

針對(duì)醫(yī)院檔案管理的粗放化問(wèn)題，醫(yī)院管理者可引入6S精細(xì)化管理理念，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理理念，為具體工作提供指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效優(yōu)化，發(fā)揮其在醫(yī)院發(fā)展方面的作用。6S精細(xì)化管理理念由5S管理理念衍生而來(lái)，是指將企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中涉及的人員、材料、機(jī)械等要素進(jìn)行協(xié)調(diào)管理，提高工作效率及質(zhì)量。結(jié)合我國(guó)企業(yè)生產(chǎn)與管理現(xiàn)狀，管理學(xué)家在5S的基礎(chǔ)上添加“安全”這一要素，形成6S管理理念。就此，6S管理理念是指整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE）、安全（SECURITY）這六項(xiàng)。

整理是指工作人員需做好工作環(huán)境的整理工作，根據(jù)工作需求，明確有用品與無(wú)用品，將無(wú)用品清除，確保工作環(huán)境內(nèi)的所有物品為有用品，使工作環(huán)境更為簡(jiǎn)潔明晰，避免誤用，為精細(xì)化工作創(chuàng)設(shè)良好環(huán)境。

整頓是指按照一定標(biāo)準(zhǔn)擺放物品，并設(shè)置相應(yīng)的標(biāo)識(shí)，為物品的應(yīng)用提供便利，提高工作效率，創(chuàng)設(shè)整齊的工作環(huán)境。

清掃是指做好工作環(huán)境的清掃工作，營(yíng)造干凈、整潔的工作氛圍，避免物品損壞。

清潔是指嚴(yán)格落實(shí)上述三項(xiàng)工作，并形成相應(yīng)的制度，確保工作環(huán)境始終處于清潔狀態(tài)，使相關(guān)工作更為明朗，為精細(xì)化工作提供支持。

素養(yǎng)是指工作人員具備崗位工作所需的各項(xiàng)素養(yǎng)，按照操作規(guī)程開(kāi)展各項(xiàng)工作，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，提升工作人員的凝聚力。

安全是指工作人員需注重工作的安全性，將安全放在工作的第一位，避免安全隱患發(fā)展為安全事故，保障企業(yè)的生產(chǎn)效益。

通過(guò)上述分析可知，6S管理理念可為醫(yī)院檔案管理工作提供詳細(xì)指導(dǎo)，從各方面細(xì)化檔案管理工作，優(yōu)化檔案管理的各項(xiàng)影響要素，實(shí)現(xiàn)檔案管理的精細(xì)化、規(guī)范化與科學(xué)化。

三、6S精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

基于6S精細(xì)化管理的基本內(nèi)容，本文結(jié)合醫(yī)院工作實(shí)際，闡述6S精細(xì)化管理六項(xiàng)要素在醫(yī)院檔案管理中的具體應(yīng)用措施，為醫(yī)院檔案管理工作的優(yōu)化提供理論及實(shí)踐幫助。

（一）整理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用。在6S精細(xì)化管理中，整理工作要點(diǎn)在于有用品和無(wú)用品的劃分，將其用于醫(yī)院檔案管理中，就是對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行分類，將有價(jià)值的檔案資料歸檔存儲(chǔ)，將無(wú)價(jià)值的檔案資料刪除，使醫(yī)院檔案更為精簡(jiǎn)，節(jié)約醫(yī)院檔案用房的空間，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的規(guī)范有序管理。通常來(lái)說(shuō)，醫(yī)院檔案的類型及來(lái)源較多，且數(shù)量較大，表現(xiàn)出分散、大量、凌亂等特征，檔案管理人員需做好整理工作，按照“價(jià)值鑒定理論”，明確醫(yī)院檔案中有無(wú)價(jià)值的判定標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照該標(biāo)準(zhǔn)歸檔，簡(jiǎn)化醫(yī)院大量的文檔資料，去粗取精，為醫(yī)院檔案的后續(xù)利用奠定基礎(chǔ)。以某醫(yī)院為例，通過(guò)上述方法，制定文件材料的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，涉及以下內(nèi)容的文件均需歸檔：（1）上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的相關(guān)資料，如會(huì)議文件、重要批示、法規(guī)性文件等。（2）醫(yī)院的重要文件，如會(huì)議材料、醫(yī)院規(guī)章制度、醫(yī)院歷史沿革、大事記等。（3）醫(yī)療技術(shù)資料，如醫(yī)療事件鑒定書(shū)、病歷信息、醫(yī)療衛(wèi)生法規(guī)等。（4）科研資料，如課題計(jì)劃、成員名單、鑒定書(shū)、申請(qǐng)書(shū)或論文等。（5）基建資料，如基建項(xiàng)目的合同、施工方案、憑證材料、驗(yàn)收材料等。（6）設(shè)備儀器資料，如設(shè)備儀器采購(gòu)申請(qǐng)書(shū)、使用記錄、維修記錄等。

（二）整頓在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用。在醫(yī)院檔案管理中，整頓是指將整理的有價(jià)值檔案資料合理歸置，并做好標(biāo)識(shí)，為后續(xù)檔案資料查找與應(yīng)用提供便利。針對(duì)醫(yī)院檔案的不同類型，檔案的歸檔工作由不同部門負(fù)責(zé)，存放區(qū)域也有所差異。以某醫(yī)院為例，其檔案資料的整頓方式如下：（1）對(duì)于行政辦公室產(chǎn)生的有價(jià)值檔案，由辦公室人員收集整理，交由醫(yī)院檔案室存檔。（2）對(duì)于人力資源部門產(chǎn)生的有價(jià)值檔案，由人力資源管理人員收集整理，交由醫(yī)院檔案室存檔。（3）對(duì)于財(cái)務(wù)類檔案資料，由財(cái)務(wù)部工作人員收集整理，在財(cái)務(wù)部備案存檔。（4）對(duì)于經(jīng)營(yíng)類檔案資料，績(jī)效考核、各大病種治療檔案及部門工作計(jì)劃，由經(jīng)營(yíng)部存檔，經(jīng)營(yíng)部管理制度及會(huì)議資料，由醫(yī)院檔案室存檔。（5）對(duì)于醫(yī)務(wù)類資料，由醫(yī)務(wù)部門收集整理，交由檔案室歸檔。（6）對(duì)于后勤和基建相關(guān)檔案，由后勤部收集整理，在檔案室備份。在明確檔案歸檔區(qū)域后，各個(gè)部門的工作人員按照規(guī)范分類和時(shí)間，整頓檔案資料，并做好標(biāo)識(shí)。根據(jù)醫(yī)院的檔案管理制度，明確檔案的存放期限，按照一定次序排列檔案資料，并逐頁(yè)編號(hào);按照規(guī)格要求存放檔案資料的原件、底稿及復(fù)印件，通過(guò)部門負(fù)責(zé)人審定后，簽字歸檔。

（三）清掃在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用?；?S精細(xì)化管理理念，清掃是指對(duì)檔案存檔區(qū)域的清潔工作。醫(yī)院管理者可制定完善的衛(wèi)生安全防護(hù)制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，做好檔案資料的清潔與保護(hù)工作。例如，某醫(yī)院要求檔案管理人員每周五清掃一次檔案室，并對(duì)檔案資料進(jìn)行紫外線消毒;在每月的第一個(gè)工作日，組織各個(gè)科室共同進(jìn)行“大掃除”，全面清潔檔案室，避免檔案室存在衛(wèi)生死角;嚴(yán)格控制檔案室的溫濕度，每天監(jiān)測(cè)檔案室的環(huán)境參數(shù)，通過(guò)空調(diào)系統(tǒng)調(diào)節(jié)或自然通風(fēng)與光照，確保環(huán)境溫度處于14～24℃范圍內(nèi)、濕度處于45%-65%;要求檔案室一目了然，地面不可存在積水，也不可隨意堆放雜物，為檔案資料存放營(yíng)造良好環(huán)境。

（四）清潔在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用。基于6S精細(xì)化管理理念，清潔是指將上述三項(xiàng)工作內(nèi)容以制度方式呈現(xiàn)，明確檔案管理相關(guān)人員的職責(zé)，為醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化提供支持。以某醫(yī)院為例，管理者為保障檔案管理工作的有序開(kāi)展，對(duì)醫(yī)院檔案室進(jìn)行擴(kuò)建處理，并根據(jù)功能劃分成不同子檔案室，由不同檔案管理人員負(fù)責(zé);為檔案室配置全套硬件設(shè)施，如防盜門窗、消防設(shè)施、紫外線消毒燈、滅蟲(chóng)劑、文檔資料掃描儀等;在降雨天氣或放長(zhǎng)假前，檔案管理人員需全面檢查檔案室，確保檔案室內(nèi)的環(huán)境符合資料存放要求，并關(guān)好門窗和電源，避免檔案室內(nèi)存在安全隱患，導(dǎo)致檔案丟失或破損等問(wèn)題;制定責(zé)任到人制度，將檔案整理、整頓及清掃責(zé)任落實(shí)到具體檔案管理人員中，結(jié)合檔案管理人員的工作成效，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰。通過(guò)上述措施的實(shí)施，檔案管理人員可按照規(guī)范要求開(kāi)展相關(guān)工作，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的精細(xì)化。

（五）素養(yǎng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用。檔案管理人員是醫(yī)院開(kāi)展檔案管理的主體，醫(yī)院管理者需做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，不斷提升檔案管理人員的素養(yǎng)，保障其有效落實(shí)各項(xiàng)檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的精細(xì)化與規(guī)范化。例如，某醫(yī)院定期邀請(qǐng)檔案管理專家開(kāi)展培訓(xùn)班，組織醫(yī)院檔案管理人員參與培訓(xùn)。在2019年4月，該院邀請(qǐng)當(dāng)?shù)貦n案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)科科長(zhǎng)作為培訓(xùn)師，組織全員40余名檔案管理人員參與培訓(xùn)。首先，培訓(xùn)師強(qiáng)調(diào)了檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的重要性，提高參訓(xùn)檔案管理人員的重視程度。其次，講述檔案管理相關(guān)的政策法規(guī)，分析檔案管理的法律意義。再次，結(jié)合檔案歸檔、檔案整理、檔案使用等案例，介紹檔案收集、整理、分類等理論與實(shí)踐知識(shí)，深化檔案管理人員對(duì)實(shí)際工作的認(rèn)識(shí)。最后，重點(diǎn)講解醫(yī)院人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、病歷檔案及基建檔案等不同類型檔案資料的分類要點(diǎn)，向檔案管理人員傳授工作經(jīng)驗(yàn)。通過(guò)上述培訓(xùn)，該院檔案管理人員更明確自身的職責(zé)，使醫(yī)院檔案管理工作更為系統(tǒng)規(guī)范。

（六）安全在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用。在新時(shí)期背景下，醫(yī)院檔案從紙質(zhì)資料擴(kuò)展為紙質(zhì)檔案與電子檔案，對(duì)檔案安全提出更高要求。醫(yī)院需結(jié)合檔案特點(diǎn)，開(kāi)展針對(duì)性管理工作，避免醫(yī)院檔案資料丟失、遺漏或被盜取，保障醫(yī)院及患者的合法權(quán)益。就紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，醫(yī)院需明確紙質(zhì)檔案的存放區(qū)域，要求檔案管理人員做好防蟲(chóng)、防潮、防火工作，嚴(yán)格控制檔案室的溫濕度，定期開(kāi)展檔案室檢查工作，確保醫(yī)院的紙質(zhì)檔案資料無(wú)霉變、無(wú)丟失、無(wú)差錯(cuò)。同時(shí)，有條件的醫(yī)院可對(duì)檔案資料進(jìn)行備份處理，以防萬(wàn)一。就電子檔案來(lái)說(shuō)，醫(yī)院的檔案管理人員需在檔案管理系統(tǒng)中配置防火墻技術(shù)，并在計(jì)算機(jī)中安裝獵豹、360等防護(hù)軟件，及時(shí)發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)存在的病毒，避免檔案資料被不法分子盜取。同時(shí)，對(duì)于醫(yī)院的電子信息檔案，必須全部備份，使用專用的U盤或硬盤等設(shè)備，將醫(yī)院電子檔案資料備份，統(tǒng)一存儲(chǔ)于檔案室，避免計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)崩潰導(dǎo)致電子檔案資料丟失。對(duì)于備份的電子檔案資料，需以紙質(zhì)文檔資料同樣的原則管理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的有效保護(hù)，保障醫(yī)院檔案資料的安全。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院檔案管理在管理理念、配套設(shè)施、管理人員及管理方式等方面存在問(wèn)題，表現(xiàn)出粗放化特點(diǎn)，需引入6S精細(xì)化管理理念，保障醫(yī)院檔案管理作用的發(fā)揮。通過(guò)本文的分析，醫(yī)院需重視檔案管理工作的特點(diǎn)，從整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)及安全六方面入手，優(yōu)化管理方式與管理機(jī)制，加強(qiáng)人員培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的精細(xì)化、規(guī)范化與科學(xué)化。

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