基層單位檔案管理中的問題與對策探微

王軍

【摘要】檔案管理是基層工作中的重要一環(huán)，也是基層單位發(fā)展與歷史記錄的重要體現(xiàn)，兼具史料價值與憑證價值。目前，我國基層單位檔案管理中仍然存在著一定問題，如檔案管理工作內容狹窄、工作人員管理意識不強、檔案資源開發(fā)不足等問題，嚴重限制了檔案管理作用發(fā)揮?；诖?，文章將分析檔案管理問題，并從基層角度提出微觀管理對策，旨在促進基層檔案管理研究工作開展。

【關鍵詞】檔案管理;基層單位;檔案資源

檔案記錄單位發(fā)展的真實數(shù)據(jù)，具有不可再生性。聲像資料、紙質資料、電子資料、照片都是承載檔案信息的重要方式。檔案對于基層管理具有重要意義，關乎基層工作計劃制定、人員調動、辦理公務等多方面內容。檔案價值以管理體現(xiàn)，檔案管理工作科學、高效就可以有效發(fā)揮檔案價值，提升基層單位工作水平。由此可見，探討基層檔案管理中所出現(xiàn)的問題與對策是十分必要的。

一、基層單位檔案管理內容

基層單位檔案管理工作繁瑣，并且管理對象在不斷增加。綜合來看，基層單位檔案管理內容主要集中于收集、整理、保管、利用四個方面。

（一）收集。收集資料是檔案管理的首要環(huán)節(jié)，在檔案資料收集中需要保證其完整性、真實性。檔案工作人員在收集檔案信息過程中，具體工作內容包括：1.將所收集的檔案資料進行整理。2.檢查文件規(guī)格、頁數(shù)以及具體簽章情況。3.理清檔案資料邏輯關系，并對檔案形成質量進行綜合性檢查。4.對于特殊形式檔案（音像資料、圖片信息）要統(tǒng)一進行簽收登記，并按照類別進行整理。5.如果檔案信息不完整，則需要進行退檔處理，重新完善后歸檔。

（二）整理。基層單位檔案主要為業(yè)務檔案、文書檔案以及人事檔案三類：1.人事檔案。主要由政府規(guī)定其編制標準，因此在整理過程中可以按照政府統(tǒng)一編制、分類要求進行整理，如果人事檔案信息不完整則可以要求相關人補充完善信息。2.文書檔案。事業(yè)單位文書檔案信息具有統(tǒng)一標準規(guī)定，整理過程中可以按照時間、類別進行整理。3.業(yè)務檔案。業(yè)務檔案數(shù)量龐大，種類繁多，編目、整理時較為困難?；鶎訂挝辉谡磉^程中，要根據(jù)各單位業(yè)務內容、管理特點進行檔案整理。

（三）保管。檔案具有記錄、借鑒、指導價值，檔案保管是否得當，關系到基層單位機密內容是否安全，有價值的檔案資料是否能夠妥善保存。根據(jù)基層檔案工作形式，檔案管理主要分為紙質與電子檔案管理兩類。紙質檔案保管：需要注意檔案防潮、防火，更要避免調閱后丟失、損傷現(xiàn)象，非檔案管理人員在未授權下不得隨意修改、調閱檔案內容。電子檔案管理：電子檔案管理過程中，需要防止數(shù)據(jù)庫丟失、損壞。同時，要防止他人非法獲得登錄權限進入到數(shù)據(jù)庫中。

（四）利用。檔案利用主要分為基礎價值利用與深層價值利用兩個部分：1.基礎價值利用：借助檔案本身的直觀數(shù)據(jù)作為各項業(yè)務活動“證據(jù)”，價值主要體現(xiàn)在其本身記錄性上。2.深層價值利用：既依托于檔案信息內容，又抽象于檔案信息，屬于深層價值挖掘。如何區(qū)分深層價值與基礎價值利用主要體現(xiàn)在兩個方面，可以通過具體舉例的方式來形象講解二者差別性。如某基層單位要選拔辦公室主任，要求競選人員必須符合本科學歷以上、工作經歷大于三年、黨員等硬性條件。領導人可以通過查閱人事檔案信息，確定職員是否符合競選條件，這就屬于基礎價值利用。又例如某基層單位需要制定2020年業(yè)務工作計劃內容，根據(jù)單位歷年來的業(yè)務檔案管理資料，了解單位工作開展現(xiàn)狀，并及時發(fā)現(xiàn)其中的問題，完善新一年工作計劃內容，并做出重要決策，這就屬于深層價值利用。

二、基層檔案管理問題分析

（一）意識不強，利用不足。檔案管理效果與基層單位工作人員意識有直接關系。但長久以來，檔案管理工作并不受到基層單位重視，具體表現(xiàn)在三個方面：管理辦公費用低、人力資源不足、管理邊緣位置。多數(shù)基層單位在制定單位年度工作計劃中，也沒有認識到檔案管理的重要性，甚至認為只要不出現(xiàn)檔案遺失、破損就做好了檔案管理工作。部分檔案管理人員對于檔案缺乏清晰認知，甚至將文件與檔案等同，無法做好檔案管理工作，甚至出現(xiàn)檔案管理混亂的情況。

（二）素質較低，隊伍不穩(wěn)。基層單位由于認識不足，單位人力資源有限，減少檔案管理人員數(shù)量，甚至讓其他人員兼任檔案管理員，導致檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定，人員職業(yè)素質也是參差不齊?；鶎訖n案管理過程中具體表現(xiàn)為三點：第一，工作專業(yè)水平不高。部分基層檔案管理人員僅能夠進行簡單的建檔、查閱、歸檔等基礎工作。第二，缺乏工作積極性。由于檔案管理觀念滯后，許多管理人員并沒有將更多的工作精力投入到其中，不具備“終身學習”職業(yè)素養(yǎng)，導致基層檔案共工作停滯不前。第三，創(chuàng)新意識不足。隨著信息時代到來，人們愈加重視信息資源的重要性，并改變了信息傳播模式，這對于檔案管理工作來說是一次重大契機，改變了檔案管理模式與基層單位管理地位，但由于人員素質不高，管理人員創(chuàng)新意識不足，導致檔案管理改革進展緩慢。

（三）地位邊緣，開發(fā)不夠。檔案與一般歷史史料不同，基層單位在工作過程中要經常用到檔案，具有較強的單位信息管理參與性。但在實際建設過程中，由于各方資源不到位，導致基層檔案開發(fā)價值度不高。各個單位檔案數(shù)量隨著時間推移不斷增加，也加重了管理人員的工作負擔，許多有價值的信息湮沒于其中，無法得到有效利用?；鶎訂挝桓鱾€部門也存在管理信息相對比較封閉，成為“信息孤島”，館藏檔案信息很難在基層單位內部進行資源共享，使用效率不高。

（四）細節(jié)問題，規(guī)范性差。檔案管理工作對象為基層單位各類檔案信息，如人力資源檔案（職工檔案信息）、辦公檔案（各類記錄表、工作計劃等）、文件檔案（政府文件、法律法規(guī)等）等。在檔案管理過程中，檔案管理內容只多不少，在整理檔案需要按照一定的規(guī)定進行整理，確保信息歸檔后能被及時查閱。但多數(shù)基層單位在細節(jié)管理問題上存在問題，缺乏明確的檔案信息收集、整理標準，檔案規(guī)范性差影響檔案的使用價值。

三、基層檔案管理對策

（一）加強領導，提升意識。檔案價值高低與管理效果相關，加強重視能夠充分開發(fā)基層檔案管理潛力，促進基層單位發(fā)展?；鶎訂挝活I導應該認識到檔案管理的價值，將檔案管理納入單位工作計劃當中，改變檔案管理在基層單位中的地位，從頂層建設加強管理工作。同時，基層單位要提升基層管理人員工作意識，多次開展相關法律、法規(guī)研習工作，使管理人員認識到檔案管理的重要性。單位領導要做好協(xié)調工作，讓各個部門配合檔案管理工作，掃清檔案管理人員工作中的障礙。

（二）人才培養(yǎng)，穩(wěn)定隊伍。在檔案管理中，人力因素是保證檔案管理效果的決定性因素。因此在檔案管理隊伍建設中可以從兩個方面開展工作：第一，穩(wěn)定隊伍。基層單位應該加強檔案管理人力資源投入，派遣專人負責檔案管理工作，適當增加福利，穩(wěn)定檔案管理工作隊伍。第二，人才培養(yǎng)。基層單位人事招納、擴大編制較為困難，因此應該提高人才選拔標準，選擇具有檔案管理、數(shù)據(jù)處理技能、工作責任心強的應聘者負責基層檔案管理工作。同時，基層單位內部也要結合檔案管理環(huán)境變化對管理人員進行培訓，如“信息技術檔案管理”“人事檔案管理規(guī)范”“檔案管理法律研習”等培訓內容，全面提升檔案管理人員的素質。檔案管理部門以及基層單位領導要對檔案管理進行定期與不定期考核，從建檔、查閱、歸檔規(guī)范性、檔案保管狀況、檔案資源維護等幾個方面入手，全面提升檔案管理效果。

（三）增加投入，細化規(guī)則。管理條件是檔案管理工作的基礎，基層單位應該根據(jù)實際情況推動檔案信息化建設工作。硬件方面包括：1.為檔案管理提供專門的檔案管理室，并要做好濕度控制、溫度控制，做好防潮、防火災工作，防止檔案損毀。2.采購現(xiàn)代化檔案管理柜，提升檔案保管效果。3.購買電腦、軟件、辦公桌等物資。軟件方面包括：1.將現(xiàn)有檔案進行信息化處理，對所有檔案進行電子化備檔。2.構建基層檔案管理平臺，并授予基層單位職工、領導、檔案管理工作人員不同的平臺使用權限，提升檔案利用率、共享率。3.加強檔案信息化管理制度建設，從信息資料填寫完整性、規(guī)范性、真實性入手，規(guī)范檔案管理工作細則。4.核查原有檔案資料，將檔案規(guī)范化處理，并篩查出其中不實檔案，并上報給上級單位。

（四）參與管理，加強開發(fā)。檔案管理作為基層單位工作中必要的一環(huán)，需要讓檔案管理真正參與到基層單位工作中才能夠促使其發(fā)展。“有需要才有應用，有應用才有變革”，檔案管理部門既要服從上級領導安排，完成檔案管理工作計劃，也要結合檔案管理工作內容，積極進行工作創(chuàng)新，主動響應單位號召。1.定期篩查檔案，匯報異常檔案信息。2.將基層單位日常辦公信息、活動狀況、最新文件及時入檔，并按照類別、載體、時間進行規(guī)范處理，向領導定期匯報檔案管理工作進展情況。3.結合檔案資料，對于各類檔案信息進行綜述，整理基層單位發(fā)展過程資料，讓領導在決策時有更多的信息支持，從而真正發(fā)揮檔案的服務作用。

四、結語

基層檔案管理工作內容繁瑣，屬于基層單位基礎管理工作內容，對于基層單位人力資源管理、運行決策、群眾服務具有重要的意義。面對基層單位管理中的諸多問題，需要從意識、制度、管理規(guī)范、信息化建設等多個角度出發(fā)，改變傳統(tǒng)基層檔案管理模式，讓其真正參與到基層單位管理當中，發(fā)揮檔案信息價值，促進單位可持續(xù)發(fā)展。

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