嘉興市中醫(yī)醫(yī)院檔案管理工作分析

戈家英

【摘要】嘉興市中醫(yī)醫(yī)院從檔案的收集、整理、保存等工作做起，重視醫(yī)院檔案工作，保證醫(yī)院諸多檔案的質(zhì)量。努力建成國(guó)內(nèi)有影響力的現(xiàn)代化中醫(yī)名院，踐行公立醫(yī)院公益責(zé)任，為廣大百姓健康保駕護(hù)航。本文著重論述醫(yī)院檔案的重要作用、醫(yī)院檔案工作存在的問(wèn)題和思考，探究做好醫(yī)院檔案管理工作的應(yīng)用舉措，促進(jìn)醫(yī)院管理向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化道路發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】嘉興市中醫(yī)醫(yī)院;檔案;檔案管理

嘉興市中醫(yī)醫(yī)院始建于1959年，現(xiàn)核定床位600張，年門急診量近145萬(wàn)人次，出院病人3.5萬(wàn)人次。系國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)中醫(yī)院、全國(guó)衛(wèi)生計(jì)生系統(tǒng)先進(jìn)集體、浙江省文明單位、浙江省首批“綠色醫(yī)院”和“健康促進(jìn)醫(yī)院”、國(guó)家級(jí)三甲中醫(yī)醫(yī)院。是浙江中醫(yī)藥大學(xué)附屬醫(yī)院、嘉興學(xué)院附屬醫(yī)院。

一、醫(yī)院檔案的重要性

醫(yī)院檔案是醫(yī)院歷史的記載和醫(yī)院文化的傳承，是醫(yī)院留存各種資料的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是醫(yī)院文化建設(shè)中很重要的一環(huán)，需要醫(yī)院不斷提升檔案管理水平，面對(duì)發(fā)展帶來(lái)的挑戰(zhàn)，改革檔案的管理理念，創(chuàng)新檔案管理手段。

在醫(yī)院文化建設(shè)過(guò)程中，無(wú)不滲透著檔案信息。如2011年5月，嘉興市中醫(yī)醫(yī)院在嘉興市首家試點(diǎn)“先診療、后結(jié)算”診療模式。2012年12月3日零時(shí)起，醫(yī)院正式啟動(dòng)以破除“以藥補(bǔ)醫(yī)”機(jī)制為核心的市級(jí)公立醫(yī)院綜合改革試點(diǎn)，全面實(shí)施藥品零差率銷售。2013年1月5日，醫(yī)院成為國(guó)家中醫(yī)藥管理局公布的第一批三級(jí)甲等中醫(yī)醫(yī)院。2016年6月7日，嘉興市便捷支付診間結(jié)算民生實(shí)事項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)會(huì)暨“智慧醫(yī)療”工作推進(jìn)會(huì)在嘉興市中醫(yī)醫(yī)院召開(kāi)。2018年4月23日，中共嘉興市委辦公室、嘉興市人民政府辦公室印發(fā)《“百年百項(xiàng)”重大項(xiàng)目計(jì)劃》，嘉興市中醫(yī)醫(yī)院改擴(kuò)建一期工程被列入嘉興市“百年百項(xiàng)”重大項(xiàng)目計(jì)劃。2019年10月25日嘉興市眼科醫(yī)院揭牌成立等等。

二、醫(yī)院檔案的組成和開(kāi)展情況

（一）醫(yī)院檔案的組成部分廣泛，醫(yī)院在其管理工作中分類保存的文件和材料，形成于醫(yī)院各項(xiàng)工作活動(dòng)中。包括醫(yī)院發(fā)展歷史資料、科室資源檔案，病案病歷資料檔案，醫(yī)院黨務(wù)檔案，醫(yī)院人事資源檔案，學(xué)科、科研等學(xué)術(shù)資料檔案、教學(xué)資源檔案，設(shè)備資料檔案，后勤檔案等。檔案表現(xiàn)形式有文字記錄、圖片、圖表、錄音、光盤等。

（二）醫(yī)院成立由院長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，成立檔案管理網(wǎng)絡(luò)小組，配備專職檔案員。建立由分管副院長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)的病案管理委員會(huì)（電子病歷管理小組）。各科室檔案包含病理檔案、健康教育檔案、圖書檔案、專業(yè)技術(shù)檔案、科研制度與檔案等。

三、當(dāng)前醫(yī)院檔案工作中存在的不足

雖然嘉興市中醫(yī)醫(yī)院比較重視檔案工作，但是在檔案工作過(guò)程中，越來(lái)越凸顯以下幾個(gè)方面的不足。

（一）重視程度不足。由于檔案管理不會(huì)給醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)效益。相對(duì)其他臨床科室而言，醫(yī)院往往不重視檔案管理工作。單單從考核內(nèi)容上看，上級(jí)主管部門對(duì)檔案工作也沒(méi)有引起足夠的重視。最明顯的表現(xiàn)就是檔案管理未納入《三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)與評(píng)審細(xì)則》。醫(yī)院內(nèi)部也沒(méi)有針對(duì)檔案方面的考核要求。

（二）管理制度不完善。醫(yī)院在檔案管理方面現(xiàn)代管理水平較低，不能適應(yīng)建立健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度試點(diǎn)的要求。管理體制不健全，管理工作不規(guī)范，缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在檔案的收集、存放、整理等流程上沒(méi)有相應(yīng)的成熟模式可以參考。醫(yī)院大多仍是手工記錄、紙質(zhì)操作。職責(zé)不明確，不規(guī)范，有人為涂改信息或資料不慎丟失的風(fēng)險(xiǎn)。檔案分布各部門，沒(méi)有收檔制度。醫(yī)院現(xiàn)存的管理制度照搬國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)要求，制定的制度缺乏針對(duì)性和有效性，無(wú)法滿足醫(yī)院的檔案管理工作需求，與實(shí)際工作脫節(jié)。

（三）經(jīng)費(fèi)投入不足?！肮び破涫?，必先利其器”。醫(yī)院的檔案房間面積較小，不利于諸多檔案的整理、存放。醫(yī)院現(xiàn)有的設(shè)備老化現(xiàn)象層出不窮。甚至辦公電腦老化，配備不足現(xiàn)象也存在。存在重視病案收集、輕視文書檔案的現(xiàn)象。忽視對(duì)檔案管理人才的引進(jìn)，人員配備不足，查辦、催辦工作不到位，甚至有可能造成原件遺失，無(wú)法保障檔案的完整性。

（四）專業(yè)人才素質(zhì)有待提高。檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，相關(guān)專業(yè)知識(shí)能力欠缺。醫(yī)院檔案管理人員大多是由護(hù)理人員轉(zhuǎn)崗或者行政人員兼職，對(duì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)以及管理學(xué)、相關(guān)專業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)等知識(shí)與技能欠缺。兼職人員由于無(wú)法投入更多的時(shí)間和精力，存在管理漏洞，甚至可能會(huì)出現(xiàn)資料丟失甚至損壞。造成檔案收集資料不到位、不連續(xù)、不完整。相關(guān)知識(shí)的欠缺導(dǎo)致一些電子檔案管理的過(guò)程中，無(wú)法進(jìn)行計(jì)算機(jī)的相關(guān)應(yīng)用。

（五）歸檔、整理時(shí)間不明確。除了醫(yī)院對(duì)病歷資料有較明確的歸檔時(shí)間要求，超過(guò)時(shí)間會(huì)有一定懲罰之外，醫(yī)院尚未對(duì)其他檔案文書明確規(guī)定檔案的歸檔時(shí)間。不及時(shí)歸檔，懲罰制度不健全，行政科室、臨床科室上交不積極，會(huì)人為造成歸檔文書的缺漏。檔案人員雖然通過(guò)收集、整理、移交等步驟將散落在各個(gè)部門、具有保存價(jià)值的文件資料集中起來(lái)。但是未及時(shí)進(jìn)行檔案的編目、整理以及存儲(chǔ)，檔案整理不及時(shí)，造成檔案文書堆砌。

（六）業(yè)務(wù)意識(shí)淡薄，創(chuàng)新能力不足。對(duì)檔案工作人員沒(méi)有激勵(lì)政策，如果是轉(zhuǎn)崗人員，不存在晉升機(jī)會(huì)的話，工作人員很容易安于現(xiàn)狀，工作思路不創(chuàng)新，跟不上時(shí)代步伐。導(dǎo)致檔案利用率低，物不能盡其用。另外，檔案管理成本高，資源開(kāi)發(fā)和利用滯后矛盾持續(xù)存在。

四、做好醫(yī)院檔案管理工作的舉措

對(duì)于醫(yī)院提升檔案管理水平，做好醫(yī)院檔案管理工作，如何更好地進(jìn)行管理，探究應(yīng)用舉措，筆者有以下幾點(diǎn)思考：

（一）加強(qiáng)檔案管理人員思想政治素質(zhì)。檔案工作是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員應(yīng)努力提高思想政治覺(jué)悟和辨別是非的能力，在涉及檔案工作的路線、方針、政策等重大原則問(wèn)題時(shí)貫徹執(zhí)行《檔案法》，嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密，熱愛(ài)檔案事業(yè)，樹(shù)立良好的職業(yè)道德，全心全意為人民服務(wù)。檔案管理人員要增強(qiáng)檔案意識(shí)，忠于職守，恪守檔案工作紀(jì)律。這就要求檔案管理人員必須要具備較強(qiáng)的黨性原則，具有正確的政治方向、政治立場(chǎng)和政治觀點(diǎn)，樹(shù)立正確的人生觀、世界觀和價(jià)值觀，有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感。政治過(guò)硬是第一位的要求。必須要提升政治站位、強(qiáng)化思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)政治歷練、增強(qiáng)政治本領(lǐng)，以過(guò)硬的政治素質(zhì)確保各項(xiàng)任務(wù)順利完成。

（二）創(chuàng)新檔案管理思路和方法，創(chuàng)新管理新路徑。檔案工作人員需改變工作方式。按照《檔案法》相關(guān)規(guī)定，把文書檔案歸檔時(shí)間要求、歸檔范圍等要求，發(fā)至各行政、臨床、醫(yī)技科室，加強(qiáng)指導(dǎo)。改變之前“等、靠、要”守株待兔的工作方式為主動(dòng)深入臨床一線，“上門”指導(dǎo)，主動(dòng)服務(wù)臨床，主動(dòng)和行政職能科室負(fù)責(zé)人面對(duì)面溝通，收集紙質(zhì)、圖像、音頻等全方位多角度收集圖文并茂資料，并及時(shí)編輯、整理、歸檔。

（三）建立健全檔案管理體制，擴(kuò)充專業(yè)人才，為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)努力。制定檔案管理獎(jiǎng)懲條例，納入崗位考核、醫(yī)院目標(biāo)責(zé)任制考核，對(duì)上交滯后、不積極的科室進(jìn)行考核扣分。擴(kuò)充專業(yè)人才并加大培訓(xùn)力度。對(duì)于職前培訓(xùn)，作為試用期測(cè)評(píng)主要方面。在職管理人員，定時(shí)培訓(xùn)，除提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)之外，醫(yī)院管理干部要培養(yǎng)檔案管理人員對(duì)檔案工作的興趣，利用競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制有效調(diào)動(dòng)人們的積極性，激發(fā)檔案工作者提高自身職業(yè)道德素質(zhì)。完善考核制度，鼓勵(lì)工作人員晉升晉級(jí)并且提高自身的信息化水平。對(duì)于高技術(shù)人才，提高薪酬待遇。保證有效性、針對(duì)性，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、整理和監(jiān)測(cè)。

（四）加大資金技術(shù)支持，開(kāi)發(fā)更為有效的信息處理系統(tǒng)。運(yùn)用現(xiàn)代信息管理原則和技術(shù)，減少文件的數(shù)量。利用醫(yī)院局域網(wǎng)，OA系統(tǒng)等進(jìn)行銜接，擴(kuò)大電子文件收集途徑。開(kāi)辟電子檔案，把檔案存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)或云系統(tǒng)云儲(chǔ)存，可以直接從網(wǎng)絡(luò)調(diào)用。

（五）具有價(jià)值的文件移交市檔案館。嘉興市中醫(yī)院建院伊始的老照片可反映嘉興市建設(shè)進(jìn)程中醫(yī)療文化事業(yè)發(fā)展的見(jiàn)證等材料、醫(yī)院改擴(kuò)建一期工程被列入嘉興市“百年百項(xiàng)”重大項(xiàng)目計(jì)劃的嘉興市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)批示文件等資料可提交嘉興市檔案館，具有永久保存的價(jià)值。

（六）日益增多紛繁復(fù)雜的檔案數(shù)量和類型，需要對(duì)檔案進(jìn)行有目的的選擇。有計(jì)劃地銷毀，不是簡(jiǎn)單地把行政上不再需要的最老的案卷加以銷毀，往往銷毀的正是歷史上最有價(jià)值的文件。兩種材料基本上包含同樣的信息，則保存較小的案卷比較合算，節(jié)省庫(kù)房面積。保證把那些在現(xiàn)行工作中不需要的文件從辦公室移到保存成本較低的保管倉(cāng)庫(kù)中保存，減輕檔案運(yùn)營(yíng)成本。

（七）加強(qiáng)檔案工作的宣傳。由于檔案是醫(yī)院文化建設(shè)過(guò)程中形成的文書資料、聲像檔案等，很容易被遺忘。因此，我們必須真正樹(shù)立起宣傳意識(shí)，采取積極有效的措施，讓更多的人了解檔案，進(jìn)而讓更多的人利用檔案。

（八）做好現(xiàn)行文件的咨詢服務(wù)，促進(jìn)檔案的利用率。目前大多數(shù)單位檔案室（病案室）所能提供的服務(wù)十分有限，甚至連一個(gè)可供查閱檔案的閱覽室都沒(méi)有，現(xiàn)有的服務(wù)僅僅是一種你查我調(diào)的單一服務(wù)方式，一種不冷不熱的服務(wù)態(tài)度，僅此而已。如何更好地利用檔案進(jìn)行學(xué)習(xí)和研究，迫切需要有一個(gè)幽雅的環(huán)境，以便于利用者獲取各種信息的參考資料。更需要檔案管理人員改變自己的服務(wù)態(tài)度。檔案工作人員本身要更好地服務(wù)臨床科室，微笑面對(duì)自己的服務(wù)對(duì)象。

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