淺談中小型制造企業(yè)的存貨內(nèi)控

石家莊鐵道大學(xué) 劉愛梅

一、中小型制造企業(yè)存貨內(nèi)控存在的問題

（一）缺乏專業(yè)的存貨預(yù)算控制部門或人員

在制造業(yè)，存貨預(yù)算控制主要對(duì)存貨品種，采購量，投入使用量，生產(chǎn)批量的計(jì)劃工作進(jìn)行控制。預(yù)算環(huán)節(jié)是存貨內(nèi)控有效進(jìn)行的前提，尤其是對(duì)于資源短缺的中小型制造企業(yè)，有效的存貨預(yù)算控制可以為企業(yè)將有限的資金盡量使用到企業(yè)最需要的存貨資源上。然而中小制造企業(yè)通常沒有設(shè)置專業(yè)的預(yù)算部門或人員，不能系統(tǒng)的對(duì)存貨進(jìn)行預(yù)算控制，一般的存貨生產(chǎn)與銷售計(jì)劃都各由生產(chǎn)部與銷售部根據(jù)自己經(jīng)驗(yàn)和上年參考情況制定相關(guān)計(jì)劃，這導(dǎo)致企業(yè)并不能很好根據(jù)具體的經(jīng)營狀況和市場(chǎng)情況及時(shí)做出調(diào)整，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)存貨積壓和短缺的現(xiàn)象。

（二）互聯(lián)網(wǎng)和硬件設(shè)施應(yīng)用少

在我國的中小制造企業(yè)中，真正建立自己獨(dú)立網(wǎng)站的企業(yè)不到總體數(shù)量的一半，即使有獨(dú)立的網(wǎng)站，一般傾向用于宣傳和查詢信息，用于電子交易，供應(yīng)鏈集成，網(wǎng)上分銷渠道，網(wǎng)上支付的相對(duì)較少。且在中小型制造企業(yè)存貨業(yè)務(wù)流程內(nèi)部，存貨流轉(zhuǎn)涉及了供產(chǎn)銷多個(gè)環(huán)節(jié)，然而存貨在這些環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)中，企業(yè)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)和硬件設(shè)施的應(yīng)用相對(duì)缺乏，價(jià)值信息記錄一般多為人工負(fù)責(zé)，手工編制相關(guān)單據(jù)。因?yàn)橹圃炱髽I(yè)存貨種類數(shù)量繁多且流動(dòng)頻繁的特點(diǎn)，相關(guān)員工的工作壓力頗大，工作的時(shí)效性差，信息記錄出錯(cuò)率高，很容易出現(xiàn)存貨賬實(shí)不符現(xiàn)象。

（三）存貨內(nèi)控涉及業(yè)務(wù)人員勝任能力不足

多數(shù)中小型企業(yè)由于資金短板限制與企業(yè)中存在的家族式管理理念，公司的決策風(fēng)格帶有的主觀意識(shí)濃厚且裙帶關(guān)系嚴(yán)重，很多情況下中小型制造企業(yè)在人事安排上，都會(huì)找親戚或熟人來擔(dān)任要職，專業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)和職業(yè)道德方面欠缺考慮，在實(shí)際工作中往往缺乏勝任的能力，工作效率低，無法維護(hù)企業(yè)工作活動(dòng)的正常進(jìn)行。存貨日常管理中，員工的專業(yè)素質(zhì)往往不達(dá)標(biāo)且并未認(rèn)識(shí)存貨的重要性，在存貨的流動(dòng)環(huán)節(jié)中往往漏洞百出，存貨內(nèi)控常常達(dá)不到預(yù)期的目標(biāo)，內(nèi)控效果薄弱。

（四）存貨內(nèi)控制度設(shè)計(jì)和實(shí)際情況不對(duì)應(yīng)

存貨內(nèi)控涉及生產(chǎn)部、倉儲(chǔ)部、銷售部、財(cái)務(wù)部等眾多部門，其控制點(diǎn)也繁多細(xì)碎，包括計(jì)劃控制，付款，審核，材料驗(yàn)收保管，領(lǐng)料發(fā)料等多個(gè)控制點(diǎn)，企業(yè)管理層針對(duì)存貨內(nèi)控設(shè)計(jì)一些制度要求時(shí)，設(shè)計(jì)層面過多細(xì)致或者照搬內(nèi)控基本規(guī)范及指引的部分內(nèi)容，并沒有結(jié)合公司的實(shí)際情況考慮要求，企業(yè)進(jìn)行內(nèi)控時(shí)將這些點(diǎn)都想做到 面面俱到，要求規(guī)定細(xì)致瑣碎，而在實(shí)際操作中，這些要求往往會(huì)因?yàn)橐竺婷婢愕蕉?zhí)行的可行性，要求成為空談，面面俱全而實(shí)際面面收不到預(yù)期的控制效果。即使有的設(shè)計(jì)考慮到了當(dāng)時(shí)的實(shí)際情況，但是隨著公司實(shí)際情況有所變化后，其內(nèi)控制度的設(shè)計(jì)卻不能及時(shí)地做出調(diào)整，與實(shí)際的操作情況產(chǎn)生了不對(duì)應(yīng)的問題。

二、中小型制造企業(yè)存貨內(nèi)控問題成因分析

（一）企業(yè)文化建設(shè)薄弱成員內(nèi)控意識(shí)淡薄

積極的企業(yè)文化可以增強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)的歸屬與認(rèn)同感，有利于企業(yè)員工的團(tuán)結(jié)協(xié)作，為存貨內(nèi)控在企業(yè)的實(shí)施創(chuàng)造良好氛圍。在許多中小型制造企業(yè)中，文化建設(shè)常被做成一種面子工程，對(duì)現(xiàn)代的管理理念和企業(yè)實(shí)際狀況都缺乏思考，缺乏屬于企業(yè)自身的個(gè)性，強(qiáng)調(diào)實(shí)用主義，對(duì)文化建設(shè)理解具有局限性，建設(shè)手段單一，主要把宣傳作為推廣的全部，對(duì)于學(xué)習(xí)，考核，評(píng)價(jià)，激勵(lì)等系列配合工作的建設(shè)缺乏關(guān)注，企業(yè)文化建設(shè)的效果薄弱。內(nèi)控的意識(shí)并未很好地融入企業(yè)的文化理念中，全員參與內(nèi)控的積極性不高，企業(yè)的文化建設(shè)缺乏凝聚力。

（二）企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和人員分工不合理

一個(gè)企業(yè)擁有符合自身的相對(duì)完善組織構(gòu)架，對(duì)存貨內(nèi)控起到了重要支撐作用。組織構(gòu)架作為中小型制造企業(yè)存貨內(nèi)控環(huán)境的有機(jī)組成部分，為企業(yè)開展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，組織控制活動(dòng)，強(qiáng)化內(nèi)控監(jiān)督，有效溝通信息提供了基礎(chǔ)平臺(tái)。中小型企業(yè)在設(shè)置內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)和崗位職責(zé)時(shí)，往往缺少對(duì)企業(yè)實(shí)際經(jīng)營情況的考慮，偏向于對(duì)成本的考慮和管理集權(quán)的思考，缺少必要的機(jī)構(gòu)設(shè)置。在設(shè)置組織機(jī)構(gòu)與崗位職責(zé)的權(quán)限時(shí)缺乏明確書面規(guī)定與業(yè)績考核評(píng)估。中小型企業(yè)設(shè)置崗位時(shí)，在部門中擁有較高權(quán)利的管理者會(huì)因?yàn)槿肆Y源成本和減少程序把不相容的職務(wù)派到下級(jí)工作人員，在有關(guān)存貨業(yè)務(wù)的流動(dòng)中供產(chǎn)銷環(huán)節(jié)缺乏有效的監(jiān)控制約，這就造成了存貨內(nèi)控隨意性很大，缺乏合理的權(quán)責(zé)牽制，存貨內(nèi)控效果低下，內(nèi)部資源浪費(fèi)極大，存貨問題層出，營私舞弊現(xiàn)象頻繁。

（三）過分強(qiáng)調(diào)控制成本而逾越內(nèi)控

管理者缺乏內(nèi)控成本與經(jīng)營效益間的權(quán)衡意識(shí)，偏重內(nèi)控成本的節(jié)制。實(shí)施內(nèi)控?zé)o疑是需要付出一定成本的，且在一定程度上會(huì)影響到中小型企業(yè)的運(yùn)營效率。中小型企業(yè)的管理人員往往會(huì)以影響效率為由，忽視存貨內(nèi)控的實(shí)行。企業(yè)管理者忽視了內(nèi)控成本帶來的內(nèi)控收益，在過分強(qiáng)調(diào)控制成本的同時(shí)卻忘記了結(jié)合內(nèi)控收益來分析內(nèi)控的可實(shí)施性。企業(yè)出于對(duì)成本考慮，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)與硬件設(shè)施應(yīng)用少，減少軟件的使用與維護(hù)費(fèi)用，但因?yàn)樾畔⒒侄蔚娜狈?，人工占用大量比例，人力資源成本和存貨內(nèi)控信息維護(hù)的透明度造成的風(fēng)險(xiǎn)成本也都隨之增高；再如管理層將一些事項(xiàng)交由一個(gè)部門或個(gè)人去執(zhí)行，忽略了相應(yīng)的授權(quán)批準(zhǔn)與審核，在完成效率上和人力資源使用上固然占優(yōu)勢(shì)，但同時(shí)也加劇了重大風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生，這類風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的成本是否值得管理者這樣冒險(xiǎn)，往往會(huì)被忽略。

三、關(guān)于中小型制造企業(yè)存貨內(nèi)控問題的建議

（一）加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)增強(qiáng)全員內(nèi)控意識(shí)

優(yōu)越的內(nèi)控文化氛圍可以為企業(yè)存貨內(nèi)控的持續(xù)順利進(jìn)行提供長遠(yuǎn)的保障，企業(yè)可以從企業(yè)文化建設(shè)出發(fā)，將內(nèi)控意識(shí)與理念融入每個(gè)工作人員的思想中，首先可以從公司的各管理層入手，讓其了解內(nèi)控在企業(yè)運(yùn)作中的重要性，倡導(dǎo)管理層主動(dòng)學(xué)習(xí)內(nèi)控相關(guān)知識(shí)理念，在日常工作中起到引導(dǎo)和帶頭作用。其次，因?yàn)閷?shí)施存貨內(nèi)控的主體不僅涉及管理者，也涉及相關(guān)基層崗位的每一員工，企業(yè)可以定期組織講座與培訓(xùn)，提升員工的自我道德修養(yǎng)和職業(yè)素質(zhì)，樹立堅(jiān)持原則，遵守法紀(jì)的觀念，并將員工在內(nèi)控中取得的成效融入公司的獎(jiǎng)罰評(píng)價(jià)機(jī)制中，雙重推進(jìn)工作人員內(nèi)控意識(shí)的深入。

（二）合理設(shè)置組織機(jī)構(gòu)和人員分工

企業(yè)需要按照制衡，高效，精簡(jiǎn)原則，結(jié)合公司的實(shí)際情況與發(fā)展方向等因素科學(xué)設(shè)置內(nèi)部的職能機(jī)構(gòu)，在注重避免存貨涉及業(yè)務(wù)出現(xiàn)重復(fù)和職能交叉的同時(shí)將中小型制造企業(yè)有限的資源充分發(fā)揮其較大限度的作用。組織相關(guān)負(fù)責(zé)人員建立與企業(yè)存貨內(nèi)控目標(biāo)和情況相符的控制準(zhǔn)則，每個(gè)部門和員工都應(yīng)接收到清楚的書面工作責(zé)任描述，使每個(gè)員工清楚自己的工作職責(zé)和工作重點(diǎn)，以及如何實(shí)施內(nèi)控等，并鼓勵(lì)員工對(duì)存貨內(nèi)控實(shí)施過程中的問題及時(shí)向管理人員進(jìn)行反饋，定期對(duì)內(nèi)控的情況程度進(jìn)行反思和總結(jié)并向管理層需要者提供必要的數(shù)據(jù)信息，在實(shí)際日常工作中不斷完善人員分工，其中在崗位分工設(shè)置中應(yīng)重點(diǎn)注意不相容職務(wù)是否分離。

（三）結(jié)合內(nèi)控收益實(shí)行存貨內(nèi)部控制

企業(yè)管理者從企業(yè)決策的角度進(jìn)行內(nèi)控設(shè)計(jì)與實(shí)施時(shí)，需要考慮控制成本與控制收益的對(duì)弈，做出符合自己企業(yè)實(shí)際情況和發(fā)展戰(zhàn)略的決定。然而內(nèi)控的收益又與控制措施降低風(fēng)險(xiǎn)的有效性程度，風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率以及發(fā)生后果嚴(yán)重性有密切的聯(lián)系。企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)控設(shè)計(jì)時(shí)，可以將分析重點(diǎn)放在這三點(diǎn):1.該項(xiàng)控制事項(xiàng)施行后帶來的收益是否大于實(shí)施成本。2.該事項(xiàng)實(shí)施后的收益有一定限度下，如何降低控制成本。3.在控制成本有一定限度下，如何提高實(shí)施存貨內(nèi)控帶來的收益。在具體的存貨內(nèi)控操作中，這些相關(guān)事項(xiàng)恰恰需要擁有專業(yè)素質(zhì)的工作人員根據(jù)企業(yè)實(shí)際狀況認(rèn)真求證，慎重判斷與取舍相關(guān)的事項(xiàng)。

（四）加強(qiáng)對(duì)存貨內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)的分析與控制

存貨的驗(yàn)收入庫，倉儲(chǔ)，出庫，盤點(diǎn)與處置，賬務(wù)處理都是存貨業(yè)務(wù)的關(guān)鍵點(diǎn)，對(duì)這些關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行有效控制，可以為企業(yè)整個(gè)業(yè)務(wù)循環(huán)控制達(dá)到事半功倍的效果。以下是對(duì)這些控制點(diǎn)以表格形式的總結(jié)。

業(yè)務(wù)環(huán)節(jié) 關(guān)鍵控制點(diǎn)具體控制1自制存貨，應(yīng)注重產(chǎn)品質(zhì)量的檢驗(yàn)，專業(yè)人員根據(jù)質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行收。2外購存貨，采購部填制驗(yàn)收單（根據(jù)驗(yàn)收材料的品種、數(shù)量）；質(zhì)檢部簽署驗(yàn)收單（在檢驗(yàn)質(zhì)量合格后）；倉儲(chǔ)部填制入庫單（在根據(jù)驗(yàn)收單驗(yàn)收存貨后），登記存貨臺(tái)賬。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告編制審核 1檢查存貨相關(guān)信息是否記錄確。2審核報(bào)告是否具有全面性與可靠性。驗(yàn)收作業(yè)存貨驗(yàn)收入庫退換貨處理出現(xiàn)的存貨質(zhì)量，品種，規(guī)格，數(shù)量與采購單據(jù)信息不符時(shí)，通知采購部門與供貨商協(xié)調(diào)，商量補(bǔ)貨，退貨等賠償事宜，根據(jù)合同約定進(jìn)行責(zé)任處理。編制存貨登記表 建立完整賬物管理制度，及時(shí)且詳細(xì)記錄存貨信息。填寫存貨檢查記錄 對(duì)存貨進(jìn)行定期檢查并及時(shí)向上層反應(yīng)檢查情況出入庫人員記錄 對(duì)出入庫的人員忠實(shí)進(jìn)行記錄確保存貨完整性存貨倉儲(chǔ)存貨出庫 編制并審核領(lǐng)料單和出庫單1領(lǐng)料單應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃如實(shí)進(jìn)行編制2發(fā)貨單根據(jù)銷售與存儲(chǔ)情況進(jìn)行編制3領(lǐng)料單和發(fā)貨單應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定由相應(yīng)授權(quán)人審核。編制和審核盤點(diǎn)計(jì)劃 盤點(diǎn)計(jì)劃在實(shí)行之前需要經(jīng)過相關(guān)授權(quán)人員審批，確保計(jì)劃的可行性與有效性。盤點(diǎn)作業(yè) 需要多個(gè)人員共同參與且必須有與倉儲(chǔ)部、采購部、生產(chǎn)部和財(cái)務(wù)部非關(guān)聯(lián)人員參與，忠實(shí)記錄情況。盤點(diǎn)報(bào)告編制及審核 盤點(diǎn)人員根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果編制盤點(diǎn)報(bào)告，分析差異原因，并提出相關(guān)建議并由相關(guān)授權(quán)人審核。盤點(diǎn)處置單的編制與審核 對(duì)于出現(xiàn)的損毀和多余存貨，標(biāo)明其種類，地點(diǎn)，數(shù)量價(jià)值等相關(guān)信息以及原因，處置意見，由相關(guān)授權(quán)人員審核。存貨的盤點(diǎn)與處置記錄 根據(jù)相關(guān)原始憑證對(duì)各環(huán)節(jié)存貨數(shù)量金額等進(jìn)行明細(xì)賬登記調(diào)整 定期與相關(guān)部門進(jìn)行核對(duì)，調(diào)整數(shù)據(jù)信息分析 通過對(duì)存貨信息的分析，為所需要的部門，提供優(yōu)化的方案。賬務(wù)處理