新形勢(shì)下醫(yī)院文書檔案管理的創(chuàng)新

張凌寒

（南京大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬口腔醫(yī)院，江蘇南京 210008）

醫(yī)院文書檔案管理環(huán)節(jié)是醫(yī)院內(nèi)部管理體系的組成部分，快速發(fā)展的醫(yī)療行業(yè)引起了醫(yī)院管理者對(duì)內(nèi)部管理體系建設(shè)的重視，同時(shí)也令社會(huì)公眾越來(lái)越關(guān)注醫(yī)院機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)狀況。社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)中所表現(xiàn)出的創(chuàng)新性特色影響著新形勢(shì)下醫(yī)院的管理經(jīng)營(yíng)理念，包括文書檔案管理環(huán)節(jié)在內(nèi)的內(nèi)部管理體系，各個(gè)組織都需要順應(yīng)形勢(shì)要求進(jìn)行改革。

1 基于現(xiàn)狀問題分析醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新的意義

醫(yī)療行業(yè)的快速發(fā)展令越來(lái)越多的醫(yī)療機(jī)構(gòu)提升了對(duì)經(jīng)營(yíng)的關(guān)注度，但當(dāng)前大部分醫(yī)院并未對(duì)醫(yī)院文書檔案管理環(huán)節(jié)給予足夠重視，文書檔案管理工作的規(guī)范性不強(qiáng)，配套制度不夠完善，工作人員缺乏現(xiàn)代化的管理理念，導(dǎo)致責(zé)任劃分不清晰，文書檔案管理流程隨意性強(qiáng)，這一現(xiàn)象對(duì)醫(yī)院文書檔案管理工作的順利推進(jìn)形成負(fù)面效應(yīng)[1]。

1.1 工作內(nèi)容模糊，界限不明

當(dāng)前大部分醫(yī)院所運(yùn)用的文書檔案管理辦法過于簡(jiǎn)單，管理工作的內(nèi)容不夠明確、管理范圍缺乏邊界限定，無(wú)法適應(yīng)不斷延伸的文書檔案管理工作的內(nèi)涵要求。這一問題反映出現(xiàn)有文書檔案管理制度缺乏科學(xué)性，不同醫(yī)院的文書檔案管理體系的標(biāo)準(zhǔn)存在差異，大部分的管理辦法來(lái)源于長(zhǎng)期經(jīng)驗(yàn)積累，主觀因素影響較大，缺乏現(xiàn)代化管理策略的專業(yè)性。從管理效率角度看，現(xiàn)有的文書檔案管理制度無(wú)法保證管理工作的效率，過于分散的體制內(nèi)容令文書檔案資料的利用率處于偏低水平，這顯然與醫(yī)院文書檔案設(shè)立的初衷相悖。

模糊的工作內(nèi)容、不清晰的工作范圍使得醫(yī)院文書檔案管理工作無(wú)法順利展開，為提高醫(yī)院文書檔案管理工作的實(shí)際效率，必須對(duì)現(xiàn)有模式進(jìn)行調(diào)整，管理體系的改革與創(chuàng)新具有不可忽視的實(shí)踐價(jià)值。

1.2 管理制度規(guī)范性不足，標(biāo)準(zhǔn)老舊

當(dāng)前大部分醫(yī)院的文書檔案管理工作所遵循的制度缺乏創(chuàng)新性，依然延用老舊標(biāo)準(zhǔn)作為新形勢(shì)下的文書檔案管理工作的依據(jù)，難以適應(yīng)快節(jié)奏的行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，醫(yī)院文書檔案管理工作與醫(yī)院內(nèi)部管控制度之間的不均衡，令文書檔案管理工作的效率難以提升。制度本身缺乏規(guī)范性與約束力，配套體系建設(shè)不完善，缺乏基本的監(jiān)督、考核、反饋環(huán)節(jié)，圍繞文書檔案管理的考察環(huán)節(jié)難以落實(shí)到位，對(duì)于醫(yī)院整體的發(fā)展形成阻礙。

在此種情況下，只有通過對(duì)當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，才能夠有效調(diào)整現(xiàn)行制度，對(duì)制度中的結(jié)構(gòu)與組織加以優(yōu)化，增設(shè)配套體系建設(shè)，加大制度完善力度，提高制度的規(guī)范性，從而提高醫(yī)院文書檔案管理工作的效率，為醫(yī)院機(jī)構(gòu)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供輔助。與此同時(shí)，創(chuàng)新后的醫(yī)院文書檔案管理制度能夠引入現(xiàn)代化的先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)體系，改變當(dāng)前文書檔案管理環(huán)節(jié)中存在的滯后性問題。

1.3 工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，工作任務(wù)專業(yè)性不足

鑒于醫(yī)院對(duì)文書檔案管理環(huán)節(jié)重視度不足，人員分配過于隨意，并未引入必要的文書檔案管理培訓(xùn)，令負(fù)責(zé)相關(guān)工作的醫(yī)院工作人員缺乏領(lǐng)域?qū)I(yè)素養(yǎng)，由非科班出身的人員組成的文書檔案管理隊(duì)伍，難以保障醫(yī)院文書檔案管理工作的質(zhì)量。針對(duì)這一現(xiàn)狀，則必須通過創(chuàng)新實(shí)踐調(diào)整人員業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)方案，幫助管理人員提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)，增強(qiáng)操作專業(yè)度。

可見，醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新是新時(shí)代醫(yī)院發(fā)展不可脫離的重要環(huán)節(jié)，文書檔案管理的創(chuàng)新將會(huì)影響醫(yī)院內(nèi)部管理效率，具有不可忽視的應(yīng)用意義。

2 助力醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新的建議

基于前文所述不難發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前國(guó)內(nèi)醫(yī)院在文書檔案管理工作方面存在嚴(yán)重問題，為解決現(xiàn)狀問題，提升醫(yī)院內(nèi)部管理效率，助力醫(yī)院快速發(fā)展，可從如下方面入手落實(shí)文書檔案管理環(huán)節(jié)的創(chuàng)新措施[2]。

2.1 改變傳統(tǒng)觀念，加大關(guān)注

現(xiàn)狀問題的根本原因在于院方觀念落后，缺乏符合現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展趨勢(shì)的先進(jìn)管理理念。因此，院方必須首先扭轉(zhuǎn)觀念，加大對(duì)文書檔案管理工作的重視，從認(rèn)知層面明確文書檔案管理工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要意義，為此需要聘請(qǐng)領(lǐng)域內(nèi)的專業(yè)人士對(duì)醫(yī)院人員進(jìn)行理論指導(dǎo)，從思想上帶動(dòng)觀念轉(zhuǎn)型，引導(dǎo)院方增加對(duì)文書檔案管理環(huán)節(jié)的關(guān)注度與重視度。只有在院方領(lǐng)導(dǎo)秉持正確觀念，才能確保院內(nèi)文書檔案管理制度的后續(xù)改革，從院內(nèi)管理體系角度切入，將文書檔案管理納入院內(nèi)工作范疇，將其視作與醫(yī)院發(fā)展密不可分的組成部分，進(jìn)而為提升院內(nèi)文書檔案管理專業(yè)性提供保障。

2.2 加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，為管理創(chuàng)新提供支持

當(dāng)前醫(yī)院內(nèi)文書檔案管理工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)簡(jiǎn)單，應(yīng)用性不足，無(wú)法滿足日益現(xiàn)代化的文書檔案管理需求，院方應(yīng)從軟件、硬件角度加大投入，更新設(shè)備、升級(jí)系統(tǒng)，提升文書檔案管理的發(fā)展速度。除計(jì)算機(jī)設(shè)備、辦公區(qū)域等，還應(yīng)投入建設(shè)信息化系統(tǒng)，結(jié)合醫(yī)院自身?xiàng)l件情況，對(duì)硬件設(shè)施與軟件系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)。需要注意的是，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也應(yīng)包括借助信息技術(shù)提升醫(yī)院文書檔案管理效率，信息技術(shù)的引入能夠直接提升文書檔案管理工作的效率，降低人為操作帶來(lái)的失誤率，有益于醫(yī)院資料信息建檔準(zhǔn)確性的提升，在條件允許的情況下，可引入大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對(duì)院內(nèi)文書檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，挖掘有益于醫(yī)院發(fā)展的可用資源。此外，在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)方面也應(yīng)予以關(guān)注，增強(qiáng)文書檔案管理系統(tǒng)的便捷性與實(shí)用性，幫助院內(nèi)工作者能夠高效獲取信息、查找資料，同時(shí)注意提升文書檔案管理的安全性，在檔案資料使用方面建立要求與標(biāo)準(zhǔn)，如定期備份、周期性保存等，對(duì)部分重要檔案資料進(jìn)行加密。

2.3 增設(shè)配套體系，健全文書檔案管理制度

為解決當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理體制不健全的現(xiàn)狀問題，需要增設(shè)必要的配套制度，如監(jiān)管機(jī)制、信息反饋機(jī)制、考核考察機(jī)制等，監(jiān)管機(jī)制旨在提升文書檔案管理工作的規(guī)范性，保障管理工作能夠具備基本的專業(yè)性；信息反饋機(jī)制則是院方與文書檔案管理工作者之間的信息互通途徑，圍繞文書檔案資料開展深入探究，就檔案資料的使用、挖掘等進(jìn)行合理化規(guī)劃；考核考察機(jī)制針對(duì)文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)、技能水平、信息化水平等維度進(jìn)行考核，將考核結(jié)果與個(gè)人績(jī)效相連接，有益于提高相關(guān)人員的培訓(xùn)效果、保障文書檔案管理工作的質(zhì)量。

2.4 設(shè)立培訓(xùn)環(huán)節(jié)，提升文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院文書檔案管理工作的完成質(zhì)量直接受工作人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)高低的影響，為改善當(dāng)前低效問題，需要院方引入培訓(xùn)環(huán)節(jié)，帶領(lǐng)文書檔案管理人員提升業(yè)務(wù)技能、完善業(yè)務(wù)素養(yǎng)，從專業(yè)性與實(shí)效性方面為醫(yī)院文書檔案管理制度的優(yōu)化提供支持。培訓(xùn)環(huán)節(jié)采用定期舉辦的形式，力求在院內(nèi)形成傳統(tǒng)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)交流與經(jīng)驗(yàn)分享，在檔案資料整理、文書信息收集等方面，不斷學(xué)習(xí)領(lǐng)域內(nèi)的先進(jìn)理念，積極借鑒成功經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)需要提高文書檔案管理人員的信息技術(shù)操作水平，以提高工作效率，保障工作質(zhì)量[3]。

3 結(jié)語(yǔ)

新的社會(huì)發(fā)展環(huán)境對(duì)醫(yī)院文書檔案管理工作提出了更多要求，為助推醫(yī)院發(fā)展，必須加大文書檔案管理創(chuàng)新的力度，從制度上不斷調(diào)整、從人員素質(zhì)上不斷提升、從設(shè)施建設(shè)上不斷改良，院方管理者必須改變傳統(tǒng)觀念，改良現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合醫(yī)院自身情況，本著提高文書檔案管理效率的目標(biāo)，積極拓展、勇于實(shí)踐，不斷積累經(jīng)驗(yàn)，縮減文書檔案管理發(fā)展與醫(yī)院發(fā)展之間的差距，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院在新形勢(shì)下的長(zhǎng)久發(fā)展。