提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

秦娜

（新蔡縣河塢鄉(xiāng)黨政綜合便民服務(wù)中心，河南駐馬店 463500）

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的概述

1.1 事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)的簡單介紹

檔案管理工作信息化建設(shè)主要指，在檔案管理工作的過程中，管理人員通過利用信息技術(shù)，將實(shí)體文檔的內(nèi)容輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)，并以信息數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行存儲(chǔ)和應(yīng)用。信息化建設(shè)工作的開展，能夠有效提升檔案管理工作的質(zhì)量水平，為單位內(nèi)部檔案的高效管理提供了條件，從而有效提高檔案的保密性、安全性以及檔案的應(yīng)用效率。目前來看，國內(nèi)各大事業(yè)單位在信息化建設(shè)過程中依然存在著機(jī)制不完善、人才緊缺、技術(shù)設(shè)備落后等多方面的問題，這些問題的出現(xiàn)給檔案管理工作的開展帶來了極大的阻礙。因此，有關(guān)單位應(yīng)及時(shí)采取有效措施，從多方面渠道入手，加快推進(jìn)單位內(nèi)部的信息化建設(shè)進(jìn)程，從整體上提高檔案管理工作水平。

1.2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

隨著近年來社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，各界對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的要求標(biāo)準(zhǔn)也在逐步提高。正因如此，各事業(yè)單位應(yīng)該不斷加快內(nèi)部信息化建設(shè)，提高檔案管理工作的質(zhì)量及水平。隨著各類網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位檔案管理工作的模式發(fā)生了翻天覆地的變化。通過利用各類信息技術(shù)，不僅能夠大大提高各單位檔案管理的工作效率，同時(shí)還能有效降低以往因人工收錄檔案文件出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率，從而提高檔案管理工作的整體質(zhì)量。同時(shí)，通過開展信息化檔案管理工作，還能夠?qū)n案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)形式，不斷擴(kuò)大檔案信息庫的儲(chǔ)存量，實(shí)現(xiàn)了對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源的合理利用。除此之外，通過利用信息化平臺(tái)，還能有效提高檔案信息的保密性，從根本上改變了檔案管理工作的模式。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的基本現(xiàn)狀

2.1 未在單位內(nèi)樹立起科學(xué)的信息化檔案管理理念

通過在事業(yè)單位開展信息化建設(shè)工作，能夠很好地彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的缺陷。然而，就我國近期各大事業(yè)單位的發(fā)展情況來看，在當(dāng)前大多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)，檔案管理人員并未真正理解信息化檔案管理工作的意義所在，單位領(lǐng)導(dǎo)及工作人員并未樹立起正確的信息化檔案管理理念。有些事業(yè)單位的工作人員思想偏于保守，他們很少接觸到信息化檔案管理系統(tǒng)，無法認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，因此對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)存在一定的懷疑態(tài)度。同時(shí)，在大部分事業(yè)單位中，領(lǐng)導(dǎo)人員也未能及時(shí)意識(shí)到信息化的重要意義，對(duì)檔案管理人員的工作要求標(biāo)準(zhǔn)偏低，未能把信息化建設(shè)放在檔案管理工作的首要位置，這種行為會(huì)嚴(yán)重阻礙事業(yè)單位檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展[1]。

2.2 信息化技術(shù)、設(shè)備及人才資源的缺乏

在檔案管理信息化建設(shè)過程中，具備充足的人才、技術(shù)以及設(shè)備資源是順利推動(dòng)建設(shè)工作的重要基礎(chǔ)。首先，人才是整個(gè)單位的主要生產(chǎn)力，然而就實(shí)際情況來看，當(dāng)前各事業(yè)單位內(nèi)對(duì)檔案管理人員的重視程度較低，大部分檔案管理人員并不熟悉信息技術(shù)的操作技巧。同時(shí)，還有一些工作人員的職業(yè)責(zé)任感并不強(qiáng)，對(duì)信息化建設(shè)保持著消極態(tài)度，從而對(duì)檔案管理信息化的推進(jìn)產(chǎn)生了一定的限制。其次，先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備是順利開展信息化建設(shè)工作的重要前提。然而由于經(jīng)費(fèi)緊張、單位領(lǐng)導(dǎo)不重視等方面原因的影響，目前國內(nèi)大多事業(yè)單位所能支配的技術(shù)及設(shè)備比較有限。部分單位內(nèi)部的設(shè)備出現(xiàn)老化的情況，技術(shù)相對(duì)也比較落后，從而給檔案管理信息化建設(shè)工作的進(jìn)行帶來了極大的挑戰(zhàn)。

2.3 未建立統(tǒng)一完善的信息化檔案管理機(jī)制

當(dāng)前階段來看，為了更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，大部分事業(yè)單位正在加快單位內(nèi)部的信息化建設(shè)。隨著檔案系統(tǒng)改革工作的不斷推進(jìn)，當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)初見成效。從整體上來看，缺乏統(tǒng)一完善的檔案管理機(jī)制，會(huì)造成信息化建設(shè)工作的進(jìn)度被拖慢。由于某些單位并未及時(shí)建立起針對(duì)信息化檔案管理工作的監(jiān)管機(jī)制及考核標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致工作人員的工作積極性明顯降低，大大提升了檔案管理的難度。

3 有效提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作者的綜合能力培訓(xùn)

信息化檔案管理工作的開展，對(duì)工作人員的能力范圍提出了更多的要求，即管理人員不僅需要熟練掌握檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)還應(yīng)具備一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)操作能力。因此，有關(guān)單位應(yīng)積極引入綜合能力水平較高的檔案管理人員。對(duì)于在崗人員，應(yīng)根據(jù)工作人員的實(shí)際能力水平，制定出具有針對(duì)性的管理培訓(xùn)方案。通過專題培訓(xùn)、線上授課、開設(shè)講座等方式來對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)。同時(shí)，各事業(yè)單位還應(yīng)注重加強(qiáng)對(duì)工作人員在計(jì)算機(jī)技術(shù)方面的培養(yǎng)，確保每位檔案管理者能夠輕松完成檔案管理系統(tǒng)的基本操作，從而為檔案信息平臺(tái)的安全性提供保障[2]。

3.2 加大對(duì)相關(guān)信息技術(shù)及設(shè)備資源的投入

在檔案管理工作的信息化建設(shè)過程中，有關(guān)單位應(yīng)根據(jù)單位的實(shí)際設(shè)備需求，加大對(duì)相關(guān)基礎(chǔ)硬件設(shè)備的資金投入，建立起龐大、穩(wěn)固的數(shù)字化檔案庫，為信息化建設(shè)工作的開展提供絕對(duì)的物質(zhì)支持。首先，有關(guān)部門應(yīng)積極組織工作人員，根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際需求來對(duì)相關(guān)管理軟件進(jìn)行研究開發(fā)。其次，在檔案管理工作中，各單位需要購置好一定數(shù)目的信息化設(shè)備，積極引入先進(jìn)的信息技術(shù)及軟件。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)通過科學(xué)利用相關(guān)軟件，對(duì)檔案資源進(jìn)行充分的發(fā)掘和利用。

3.3 建立健全可靠的檔案管理體系

管理體制的建立和完善，是確保檔案管理信息化建設(shè)工作順利推進(jìn)的重要基礎(chǔ)。因此，各事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)單位的實(shí)際發(fā)展?fàn)顟B(tài)，建立起一套真正適用于本單位的檔案管理體制。針對(duì)信息化建設(shè)，管理人員可以制定出科學(xué)合理的考核指標(biāo)，并且將檔案信息化建設(shè)情況與個(gè)人的業(yè)績考核相融合，從而更好地激發(fā)起工作人員的工作熱情。同時(shí)，各單位還應(yīng)建立起完整的檔案管理系統(tǒng)，其內(nèi)容應(yīng)包括對(duì)各類檔案信息、檢索工具等內(nèi)容的匯總。有關(guān)部門還應(yīng)針對(duì)電子檔案制定出相應(yīng)的管理辦法，加強(qiáng)對(duì)不同形式檔案文件的數(shù)字化處理，為信息化檔案管理提供最佳的實(shí)施平臺(tái)[3]。

3.4 在事業(yè)單位內(nèi)部樹立起正確的檔案管理理念

在當(dāng)前大部分事業(yè)單位內(nèi)，由于單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度不高，從而導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)工作受到阻礙。同時(shí)，大部分檔案管理人員也并未認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的便捷性、安全性等各方面優(yōu)勢(shì)，而是保留傳統(tǒng)的管理思維方式。想要在單位內(nèi)部真正樹立起正確的檔案管理理念，應(yīng)從檔案管理的保密性、專業(yè)性等方面入手，徹底改變以往落后的人工管理模式，加快檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。此外，單位領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)要求全體工作人員積極樹立起現(xiàn)代化的檔案管理理念，并在單位內(nèi)部積極倡導(dǎo)應(yīng)用新型的管理模式，通過利用新技術(shù)、新手段來促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

3.5 做好傳統(tǒng)管理向信息化管理的過渡工作

目前來看，仍有一部分事業(yè)單位在沿用傳統(tǒng)的手工檔案管理方式。然而，從實(shí)際情況來看，想要在短時(shí)間內(nèi)幫助這些單位完全脫離以往的工作模式，基本上是不切實(shí)際的。對(duì)于處于信息化建設(shè)初級(jí)階段的事業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)結(jié)合本單位的具體情況，制定出科學(xué)可靠的建設(shè)推進(jìn)計(jì)劃。在具體的實(shí)施過程中，工作人員應(yīng)依照計(jì)劃的內(nèi)容，有層次、有條理性地完成各項(xiàng)任務(wù)，做好信息化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理工作之間的銜接。除此之外，在信息化系統(tǒng)的建立過程中，管理人員還應(yīng)注重采用多元化的管理手段，對(duì)于不同的應(yīng)用場(chǎng)景，應(yīng)有針對(duì)性地采用適合的信息化管理方案。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理作為事業(yè)單位日常工作的重要環(huán)節(jié)，對(duì)事業(yè)單位整體管理水平的提高起到了極大的幫助作用。因此，檔案管理工作人員也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，不斷提升自我的能力水平。同時(shí)，各事業(yè)單位也應(yīng)積極建立起檔案信息管理平臺(tái)，充分應(yīng)用先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)。加強(qiáng)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的領(lǐng)導(dǎo)和管理，在單位內(nèi)部建立起可靠穩(wěn)固的信息化檔案管理體系，從而為檔案管理工作未來的良好發(fā)展做好鋪墊。