關(guān)于新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考

黃海洲

（新蔡縣河塢鄉(xiāng)科技文化服務(wù)中心，河南駐馬店 463500）

1 新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的意義

當(dāng)前科技和社會都在快速發(fā)展，事業(yè)單位是國家機構(gòu)中的重要組成部分，其最主要的作用就是為社會的健康發(fā)展提供良好的條件。為了確保事業(yè)單位的作用得到科學(xué)合理地發(fā)揮，就必須保證事業(yè)單位管理的高效性和科學(xué)性，而檔案管理工作作為事業(yè)單位管理中的重要組成部門，對事業(yè)單位的發(fā)展有著巨大的影響。在當(dāng)前我國很多事業(yè)單位的檔案管理工作依然在使用傳統(tǒng)的管理方式和管理思路，這已經(jīng)無法滿足我國事業(yè)單位深化改革進(jìn)一步發(fā)展的需要，所以必須要進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新，為事業(yè)單位的進(jìn)一步改革和發(fā)展提供保障。

2 新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新原則

一個事業(yè)單位的檔案管理直接關(guān)系到自身的正常運行和發(fā)展，所以在對事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新時一定要遵守相應(yīng)的檔案管理原則，從而保障檔案管理工作的合理性。事業(yè)單位檔案管理的工作原則大致上分為四個方面[1]：

2.1 規(guī)范性與靈活性并存原則

我國的事業(yè)單位種類和數(shù)量較多情況較為復(fù)雜，不同的事業(yè)單位之間往往不僅工作內(nèi)容和服務(wù)對象上有很大差異，體量和改革方向也有較大的區(qū)別，這就使得各個事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的時候要根據(jù)自身的情況進(jìn)行調(diào)整，在注重規(guī)范性的同時還要注重是否符合自身的發(fā)展需要。

2.2 權(quán)益與責(zé)任兼顧原則

權(quán)益與責(zé)任兼顧原則即在對事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新時要將相關(guān)工作人員的權(quán)力、權(quán)益和責(zé)任進(jìn)行統(tǒng)一，權(quán)力權(quán)益越大責(zé)任往往就要越大，這樣可以保證管理者和工作者都有較強的責(zé)任意識，為單位檔案事業(yè)管理的工作質(zhì)量提供保障。

2.3 制度落實原則

在對事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新的時候不僅僅要注重對相關(guān)制度的完善，更要注重對制度的落實，如果一個制度不能進(jìn)行落實，沒有人去遵守，那么這個制度縱然再完美也難以發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

2.4 不斷進(jìn)步原則

社會是在不斷地發(fā)展的，事業(yè)單位的改革也在不斷深入，相應(yīng)的事業(yè)單位的檔案管理也應(yīng)該做到與時俱進(jìn)，隨著時代的進(jìn)步不斷地改善和提升，從而保證事業(yè)單位的檔案管理一直可以發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

3.1 對檔案管理工作的重視程度較低

當(dāng)前我國的大多數(shù)事業(yè)單位對檔案管理的重視程度較低，這是因為當(dāng)前一些事業(yè)單位過于注重相關(guān)的政績，還有《檔案法》對檔案管理的重要程度沒有進(jìn)行明確地說明。在這樣的影響下，很多事業(yè)單位對檔案管理工作的作用缺乏了解，很多相關(guān)的檔案管理規(guī)定都沒有得到有效地落實，導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量得不到保障。同時很多事業(yè)單位對檔案管理工作的意義和內(nèi)容都認(rèn)識都不到位，導(dǎo)致錯誤或不規(guī)范地進(jìn)行檔案管理工作，使檔案管理工作無法正確地進(jìn)行，也無法為事業(yè)單位的管理提供幫助。

3.2 檔案管理制度并不完善

檔案管理制度不完善是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中較為普遍且嚴(yán)重的問題。檔案管理制度不完善導(dǎo)致檔案管理的科學(xué)性和合理性都無法得到有效的保障，從而嚴(yán)重限制了檔案管理作用的發(fā)揮，進(jìn)而導(dǎo)致事業(yè)單位的相關(guān)決策出現(xiàn)錯誤。檔案制度不完善一般存在兩種狀況，一是相關(guān)事業(yè)單位不重視檔案管理工作，導(dǎo)致沒有及時的對檔案管理制度進(jìn)行完善。二是相關(guān)單位在深入改革背景下對檔案管理制度進(jìn)行完善時，沒有充分地進(jìn)行思考，而只是盲目的照搬相關(guān)的方案，只重視形式而不重視內(nèi)容導(dǎo)致在實際進(jìn)行檔案管理工作時的效果與之前相比并無提升。

3.3 檔案管理方式?jīng)]有得到及時地創(chuàng)新

進(jìn)入21 世紀(jì)以來，信息技術(shù)快速發(fā)展的同時也逐漸被應(yīng)用在各行各業(yè)當(dāng)中。而我國的檔案管理近幾年也在不斷向信息化發(fā)展，但總體上來看依然較慢。在一些經(jīng)濟發(fā)展較為落后的地區(qū)檔案管理信息化建設(shè)的開展有一定的阻礙，而在實際的檔案管理工程中傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)嚴(yán)重限制了檔案管理的效率。

3.4 人員流動性強且缺乏相應(yīng)的管理人才

在事業(yè)單位中，檔案管理人員的流動性往往較強，這很大程度上是因為對檔案管理的錯誤認(rèn)知和事業(yè)單位對檔案管理的不重視導(dǎo)致的，在這樣的影響下即便檔案管理對相關(guān)工作人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)也無法明顯改善檔案管理的工作質(zhì)量。同時也是因為對檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致當(dāng)前我國檔案管理人才較為稀缺，使檔案管理工作的專業(yè)性無法得到保障。

3.5 檔案自身的價值沒有得到利用

檔案自身往往都具備一定的價值，但在進(jìn)行檔案管理的過程中，很多事業(yè)單位都沒有對檔案自身的價值進(jìn)行利用。如合理地利用人事勞資檔案、財務(wù)檔案等可以為事業(yè)單位的相關(guān)決策提供依據(jù)。但在進(jìn)行實際檔案管理的過程中相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員往往只重視檔案的保存和查詢，忽視了對檔案自身價值的利用。

4 新時期對檔案管理的優(yōu)化思路

4.1 提升事業(yè)單位對檔案管理的重視和認(rèn)知程度

想要保證事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，最根本的就是提升事業(yè)單位自身對檔案管理工作的重視和認(rèn)知程度。只有相關(guān)事業(yè)單位可以切實知道檔案管理的重要性，并對檔案管理工作的內(nèi)容有較為準(zhǔn)確科學(xué)的認(rèn)識，才能保證檔案管理工作的高質(zhì)量進(jìn)行。而想要提升事業(yè)單位對檔案管理的重視和認(rèn)知程度，應(yīng)該先對相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行培訓(xùn)，從而自上而下地提升對檔案管理的重視和認(rèn)知程度[2]。

4.2 對檔案管理制度的科學(xué)完善

一個科學(xué)完善的制度是檔案管理可以高效高質(zhì)量進(jìn)行的重要保障，在對檔案管理制度進(jìn)行完善時要堅持遵守相關(guān)規(guī)定并從實際需要出發(fā)。在進(jìn)行檔案管理制度完善時可以采取雙向制約的方式來對檔案管理工作進(jìn)行約束，確保檔案管理工作可以有序合法合理地進(jìn)行。利用雙向制約的方式，可以同時對基層工作人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行約束，使其工作更加規(guī)范合理。為了確保對檔案管理制度的完善可以有效提升檔案管理工作質(zhì)量，還需要嚴(yán)格對制度進(jìn)行落實，確保相關(guān)責(zé)任都可以落實。

4.3 創(chuàng)新檔案管理方法，加強對檔案自身的利用

在傳統(tǒng)的檔案管理方法下，檔案的查閱和儲存都較為麻煩，這使得檔案自身的價值很難得到發(fā)掘和利用，所以當(dāng)前應(yīng)該對檔案的管理方法進(jìn)行創(chuàng)新升級，如加強檔案管理的信息化建設(shè)，并對一些存在困難的單位予以政策上的支持來對其檔案信息化建設(shè)提供保障。在對檔案信息化建設(shè)以后，檔案的查閱效率大大提升，這使得檔案自身的價值更容易被發(fā)掘，這時就應(yīng)該加強對檔案自身價值的利用，從而進(jìn)一步將檔案管理工作的價值進(jìn)行發(fā)揮，為事業(yè)單位工作的進(jìn)行提供幫助[3]。

4.4 適當(dāng)采取激勵措施，培養(yǎng)專業(yè)人才

檔案管理人員流動性大的原因一般分為兩類：一是對檔案管理認(rèn)知存在偏差，認(rèn)為檔案管理工作的意義不大，不愿意進(jìn)行檔案管理工作；二是檔案管理工作的待遇較低且提升空間較小。想要改善這種狀況除了要讓事業(yè)單位自身提升對檔案管理工作的認(rèn)知和重視程度以外，還可以適當(dāng)?shù)牟扇∫欢ǖ募畲胧?，如設(shè)立相應(yīng)的檔案管理評分標(biāo)準(zhǔn)，并讓相關(guān)的上屬部門定期對各個事業(yè)單位的檔案管理狀況進(jìn)行評比，根據(jù)評比結(jié)果進(jìn)行一定的獎勵。在人員的流動性得到一定的保障之后要重視對工作人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，從而提升檔案管理的科學(xué)性。

5 結(jié)語

綜上所述，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理思路和方法已經(jīng)無法滿足正在進(jìn)行深化改革的事業(yè)單位的工作需要，對檔案管理的思路進(jìn)行創(chuàng)新改革是一個必然的趨勢。想要確保創(chuàng)新改善后的檔案管理思路可以滿足不斷深化改革的事業(yè)單位工作需要，就要從事業(yè)單位自身工作的需求上進(jìn)行思考，對事業(yè)單位檔案管理中存在的缺陷進(jìn)行修復(fù)和解決，才能最終使檔案管理工作在新時期事業(yè)單位深化改革的過程中發(fā)揮出最大的作用，為國家的發(fā)展提供支持。