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    互聯(lián)網(wǎng)背景下科技檔案信息資源開發(fā)管理研究

    2020-11-17 06:44田雯
    辦公室業(yè)務(wù)·上半月 2020年10期
    關(guān)鍵詞:檔案服務(wù)科技檔案

    田雯

    【摘要】“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下,檔案信息資源的開發(fā)和利用已成為科技檔案工作持續(xù)發(fā)展的必然趨勢(shì)。盡管我國科技檔案信息資源開發(fā)管理已經(jīng)取得了一些進(jìn)展,理論研究也不斷深入,但與發(fā)達(dá)國家相比仍然存在巨大差距,科技檔案信息資源的開發(fā)和管理仍然存在許多問題,相關(guān)工作需要進(jìn)一步深化和擴(kuò)大。本文從科技檔案的基本理論及科技檔案的特點(diǎn)出發(fā),介紹了數(shù)字背景下科技檔案信息資源的開發(fā)與管理,分析了我國科技檔案開發(fā)與管理中的關(guān)鍵問題,并提出了在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下發(fā)展科技檔案信息資源的對(duì)策與建議。

    【關(guān)鍵詞】科技檔案;檔案開發(fā);檔案服務(wù)

    隨著現(xiàn)代信息資源的不斷發(fā)展,檔案由于其特有的記錄性而成為信息資源的重要組成部分,而科技檔案信息資源開發(fā)和利用也成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。盡管中國在科技檔案的開發(fā)管理以及理論研究方面取得了一些進(jìn)展,但與發(fā)達(dá)國家相比仍存在很大差距??萍紮n案信息資源開發(fā)管理仍然存在很多問題,涉及的信息資源開發(fā)工作須進(jìn)一步深化和擴(kuò)大??萍紮n案信息資源的開發(fā)和管理對(duì)于科技創(chuàng)新、科技成果轉(zhuǎn)化、科研項(xiàng)目和科研團(tuán)隊(duì)評(píng)估都變得至關(guān)重要。根據(jù)科技檔案的發(fā)展和管理現(xiàn)狀分析存在的問題,提出針對(duì)性的管理措施,不僅促進(jìn)中國科技檔案的有效開發(fā)和管理,還能促進(jìn)科技檔案信息資源從靜態(tài)檔案管理向動(dòng)態(tài)集中利用的轉(zhuǎn)變,有助于實(shí)現(xiàn)科技檔案的價(jià)值最大化,推動(dòng)科技創(chuàng)新與經(jīng)濟(jì)建設(shè)。同時(shí),科技檔案信息資源的開發(fā)和管理規(guī)范了科技檔案之間的聯(lián)系,形成了完善的管理制度,為科技檔案工作提供了參考依據(jù),確保了科技檔案的在信息資源中的順利發(fā)展。

    一、相關(guān)理論研究

    (一)科技檔案概念?!稒n案學(xué)詞典》對(duì)科技檔案的定義如下:科技檔案是由機(jī)構(gòu)、團(tuán)體、單位或個(gè)人在科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中形成的信息載體,并用作組織和維護(hù)記錄的歷史信息。直接記錄和反映科學(xué)技術(shù)信息的檔案,以備將來參考。根據(jù)學(xué)者姚剛和陳云偉的說法,這是信息和知識(shí)的重要來源??萍紮n案是指國家和社會(huì)直接存儲(chǔ)的關(guān)于科學(xué)技術(shù)的文件和檔案材料??萍紮n案的原始記錄以多種格式提供,包括計(jì)算數(shù)據(jù)、圖形、圖表、照片、視頻和電子文件??萍紮n案包含大量有價(jià)值和技術(shù)性的信息,這些信息是已知的,可靠的和有效的。

    (二)科技檔案特點(diǎn)??萍紮n案是具有一般特征(社會(huì)性、歷史性、真實(shí)性、原始性)的一大類檔案。同時(shí),與其他檔案相比,科技檔案又具有許多不同的特征。具體來說,它具有以下特征:1.專業(yè)性??萍紮n案與其他類型的檔案最不同的特點(diǎn)是專業(yè)性??萍蓟顒?dòng)是由科技工作者作為生產(chǎn)者產(chǎn)生的,具有一定的專業(yè)化水平。與科學(xué)技術(shù)生產(chǎn)活動(dòng)有關(guān)的科技檔案作為科學(xué)技術(shù)生產(chǎn)活動(dòng)的原始記錄也一定是在各個(gè)行業(yè)中科技領(lǐng)域中形成,它們是相應(yīng)專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域的記錄和產(chǎn)品。2.完整性??萍紮n案的完整性取決于科學(xué)技術(shù)生產(chǎn)活動(dòng)的性質(zhì),意味著所有科學(xué)技術(shù)的生產(chǎn)活動(dòng)都涵蓋了科研項(xiàng)目的全過程(工程項(xiàng)目、研究主題、樣品產(chǎn)品等),這個(gè)過程產(chǎn)生了許多相關(guān)的科技信息。由此形成的科技檔案反映了整個(gè)過程以及科學(xué)技術(shù)生產(chǎn)活動(dòng)的結(jié)果。3.多樣性。在各種檔案中,科技檔案的類型最為多樣化,復(fù)雜和獨(dú)特??萍紮n案的多樣性取決于組成科技檔案的領(lǐng)域的多樣性??茖W(xué)技術(shù)生產(chǎn)活動(dòng)的多種專業(yè)性質(zhì)產(chǎn)生出各種與科學(xué)技術(shù)、生產(chǎn)實(shí)踐相關(guān)的檔案。科技檔案中記錄的科學(xué)技術(shù)生產(chǎn)活動(dòng)的內(nèi)容多種多樣,并且在整個(gè)過程中捕獲的不同類型材料的技術(shù)內(nèi)容和資源。4.現(xiàn)實(shí)性?,F(xiàn)實(shí)性意味著科技檔案即使在完成歸檔后仍具有強(qiáng)大的現(xiàn)行作用,科技檔案的產(chǎn)生貫穿了科技研發(fā)、生產(chǎn)活動(dòng)的全過程,由于科技生產(chǎn)活動(dòng)的長(zhǎng)期性、持續(xù)性以及不同時(shí)期對(duì)科技檔案標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)定不同,因此,即使歸檔后,科技檔案也會(huì)因研發(fā)活動(dòng)的不斷發(fā)展而需要擴(kuò)充并完善科技檔案內(nèi)容。科技檔案資源開發(fā)的本質(zhì)是使檔案信息與科技生產(chǎn)活動(dòng)緊密相關(guān),促進(jìn)科技檔案的開發(fā)利用以及持續(xù)發(fā)展。

    二、科技檔案信息資源開發(fā)管理的必要性

    科技檔案是原始記錄,直接描述和反映科學(xué)技術(shù)和生產(chǎn)活動(dòng)??萍紮n案對(duì)于社會(huì)主義現(xiàn)代化具有不可替代的重要性。它們不僅促進(jìn)科學(xué)技術(shù)發(fā)展和提高生產(chǎn)力,而且具有長(zhǎng)期的歷史研究?jī)r(jià)值。科技檔案信息資源開發(fā)管理是通過特定的技術(shù)和方法對(duì)科技檔案有形資源的數(shù)字化處理過程。

    (一)實(shí)現(xiàn)科技檔案價(jià)值的要求。科技檔案信息資源開發(fā)管理的最終目的在于利用信息技術(shù)提高高效的科技檔案管理水平,實(shí)現(xiàn)科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,更好地利用科技檔案為社會(huì)服務(wù)。只有通過檔案信息資源開發(fā)和管理,科技檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力,在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮科技檔案的作用,創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)價(jià)值。相反,僅存檔和管理科學(xué)技術(shù)存檔,沒有對(duì)科技檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)和利用,實(shí)際是浪費(fèi)了人力、物力和財(cái)力,給經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展造成重大損失。為了認(rèn)識(shí)科技檔案的價(jià)值,必須充分開發(fā)和利用科技檔案資源。

    (二)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要??茖W(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。科技檔案擁有許多科技成果,研究方法和經(jīng)驗(yàn),而開發(fā)利用科技檔案中的有價(jià)值信息可以將科技成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。因此,科技檔案的開發(fā)和利用是提高科技水平的重要保障。當(dāng)前,科技檔案工作的核心任務(wù)是開發(fā)和管理科技檔案的信息資源。為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供技術(shù)服務(wù),主要體現(xiàn)在科技檔案的再利用,避免科技創(chuàng)新中不必要的重復(fù)和浪費(fèi),提高技術(shù)可行性和科技檔案的資源功能,充分利用經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用,為將來科學(xué)創(chuàng)新提供參考,為社會(huì)提供資源優(yōu)勢(shì)。

    (三)信息披露要求。隨著現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展,信息公開對(duì)于維持社會(huì)穩(wěn)定和滿足人們的知情權(quán)已變得越來越重要。實(shí)施科技檔案信息資源公開對(duì)于政府的信息公開至關(guān)重要。它賦予公民獲得更公開和透明的政府信息的權(quán)利。這就要求檔案部門要適應(yīng)新的形勢(shì)和發(fā)展,著力開發(fā)與共享科技檔案信息資源,滿足科技檔案服務(wù)對(duì)象的需求??萍紮n案收集重要的知識(shí)和信息,具有巨大的潛在經(jīng)濟(jì)價(jià)值。因此,應(yīng)該有效地開發(fā)和開放與社會(huì)組織和個(gè)人的利益不沖突的科技檔案,以實(shí)現(xiàn)科技檔案的價(jià)值交換和信息資源的利用,使科技價(jià)值最大化。

    三、科技檔案信息資源開發(fā)管理問題分析

    經(jīng)過50多年的發(fā)展,科技檔案的開發(fā)與管理已取得了很大的進(jìn)步,但是科技檔案的碎片化和非系統(tǒng)性嚴(yán)重限制了現(xiàn)有科技檔案的利用。目前,科技檔案信息資源開發(fā)管理仍然存在不少問題。

    (一)科技檔案信息資源整合少。盡管科技檔案管理的概念已經(jīng)相對(duì)普及,但是在科技檔案的開發(fā)中仍出現(xiàn)了許多問題。換句話說,隨著科研、生產(chǎn)活動(dòng)的不斷擴(kuò)大,科技檔案的數(shù)量和內(nèi)容相應(yīng)增加,科技檔案的形成和存儲(chǔ)也越來越分散,有些科研部門形成的檔案僅保存在個(gè)人手里,檔案分散難以集中管理,有些科研部門建立的科技檔案不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范,內(nèi)容不全面,難以形成整套完整系統(tǒng)的科技檔案。這些因素對(duì)于科技檔案的開發(fā)和利用危害極大,為了有效地整合和利用科技檔案,已經(jīng)成立了專門的科技檔案管理部門,對(duì)科技檔案進(jìn)行集中管理,必須及時(shí)進(jìn)行科技檔案的正確維護(hù)。

    (二)缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。盡管一些檔案管理部門已經(jīng)制定了科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn),但是一些擁有相對(duì)成熟管理經(jīng)驗(yàn)的科技檔案管理行業(yè)也制定了自己的行業(yè)科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。從檔案管理的角度來看,這些規(guī)范都是分散的。根據(jù)不同檔案管理部門的實(shí)際情況來制定,沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn),各個(gè)部門自行其是,用行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)代替國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。很多科研單位尚未針對(duì)該單位制定檔案管理規(guī)范。因此,國家科技檔案管理規(guī)定僅對(duì)科學(xué)檔案進(jìn)行了定義和分類,在行政管理和指導(dǎo)中并未發(fā)揮重要作用。這給跨界和跨部門科技檔案管理帶來了一定困難。同時(shí),由于缺乏管理標(biāo)準(zhǔn),不可能形成有效的科技檔案管理集中的系統(tǒng)平臺(tái),目前建立的科技檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)只能在同一部門之間或在同一行業(yè)之間運(yùn)行,阻礙了科技檔案的發(fā)展與管理。

    (三)科技檔案信息資源數(shù)字化創(chuàng)新不足。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,數(shù)字資源與科技檔案的傳統(tǒng)信息資源相比越來越受到關(guān)注。傳播信息交換的主要形式逐漸被資源數(shù)字化所取代??萍紮n案信息的管理形式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)共享機(jī)制的要求??萍紮n案信息資源的數(shù)字化創(chuàng)新已成為建設(shè)科技檔案信息資源的一個(gè)非常有吸引力的新趨勢(shì)。因此,我們需要加強(qiáng)科技檔案中信息資源的數(shù)字化建設(shè),并在創(chuàng)新上取得新的突破。

    (四)科技檔案信息資源利用率低。目前,科技檔案的建立和管理已經(jīng)存在了數(shù)十年,但科技檔案信息資源利用現(xiàn)狀并不理想。相同或相近的科研項(xiàng)目重復(fù)立項(xiàng),沒有對(duì)之前立項(xiàng)歸檔的文件進(jìn)行查詢或利用已有的檔案信息為新的科研活動(dòng)提供服務(wù),科技檔案大多束之高閣。無法為科技管理部門的決策和發(fā)展提供良好的參考。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展,傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)不能滿足網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下科技檔案信息資源開發(fā)管理要求。

    四、數(shù)字環(huán)境下科技檔案信息資源開發(fā)方法

    (一)完善科技檔案政策法規(guī)??萍夹畔①Y源開發(fā)和管理的目的、環(huán)境和模式不是一成不變的,必須保證科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范在法律法規(guī)和政治制度層面的全面運(yùn)行。因此,有必要制定一系列針對(duì)科技檔案管理的多層次、系統(tǒng)并具體的政策法規(guī),對(duì)科技檔案進(jìn)行宏觀層面和微觀層面分類,為了統(tǒng)一科技檔案標(biāo)準(zhǔn),信息公開準(zhǔn)則,知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)準(zhǔn)則以及其他科技檔案準(zhǔn)則和規(guī)章,國家必須盡快制定相關(guān)法規(guī)并集中指導(dǎo),保證各行業(yè)各部門間政策統(tǒng)一性,強(qiáng)調(diào)與檔案管理部門的溝通與協(xié)調(diào),協(xié)調(diào)不同行業(yè)與所有者單位之間的科技資源信息活動(dòng),促進(jìn)科技檔案的整合、交流和發(fā)展,加強(qiáng)科技檔案以及基于法律和經(jīng)濟(jì)手段的科技檔案管理方法。嚴(yán)格執(zhí)行科技檔案政策法規(guī),科技檔案可以從分布式存儲(chǔ)轉(zhuǎn)移到中央存儲(chǔ),從而確保了科技檔案的完整及時(shí)歸檔,以統(tǒng)一的方式開發(fā)和管理科技檔案信息資源。

    (二)運(yùn)用現(xiàn)代跟蹤信息技術(shù)。在國家檔案管理部門的統(tǒng)一計(jì)劃和組織下,運(yùn)用現(xiàn)代跟蹤信息技術(shù)開發(fā)管理科技檔案信息資源,可以有效提高科技檔案管理效率,最新的信息處理集中在計(jì)算機(jī)技術(shù)上,它可以加速檔案管理的現(xiàn)代化和利用率??萍紮n案的作用是使用數(shù)字手段和方法來創(chuàng)建科技檔案資源庫,適當(dāng)?shù)亟M織科技檔案資源。使用智能搜索技術(shù)來促進(jìn)科技檔案的在線使用,并使用信息服務(wù)技術(shù)和方法從單一來源獲得科學(xué)技術(shù)文獻(xiàn)??萍紮n案信息資源平臺(tái)已成為科技檔案綜合部門的中心,這有助于消除信息搜索和傳遞的障礙,最大程度利用相關(guān)部門的科技檔案中的信息資源。檔案管理部門可以將科技檔案的信息資源平臺(tái)用作技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施平臺(tái)的子系統(tǒng)。選擇現(xiàn)有的科技檔案信息資源進(jìn)行特定領(lǐng)域的數(shù)字化發(fā)展,帶動(dòng)科技檔案信息平臺(tái)的發(fā)展,整合研究院所、高校開展學(xué)術(shù)研究檔案,實(shí)行集中管理和發(fā)展,形成完整的數(shù)據(jù)庫,整合科技檔案信息資源,根據(jù)科技生產(chǎn)活動(dòng)的需求,提供科技成果轉(zhuǎn)化服務(wù)等,對(duì)不同行業(yè)、不同類型資源和其他類型技術(shù)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行信息整合和管理有助于科技檔案的開發(fā)利用。科技檔案信息平臺(tái)的建立,逐步為科技檔案信息資源的統(tǒng)一和規(guī)范奠定了實(shí)踐基礎(chǔ)。

    (三)科技檔案的數(shù)據(jù)資源開發(fā)。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代,已建立的科技檔案網(wǎng)站正試圖提供共享存檔資源的平臺(tái),與其他信息來源一樣,互聯(lián)網(wǎng)上傳播和檔案共享必須符合通用和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)據(jù)資源是關(guān)于科技檔案的原始數(shù)據(jù)資源,數(shù)據(jù)資源的最基本目的是管理、查詢、讀取和共享數(shù)據(jù),這是數(shù)據(jù)資源系統(tǒng),可提供有關(guān)科技檔案的描述性信息,并構(gòu)成管理、訪問和使用科學(xué)科技檔案的基礎(chǔ)。用于科學(xué)檔案的已編譯數(shù)據(jù)資源可以描述用于以任何格式組織科學(xué)檔案的規(guī)則的集合。

    科技檔案的數(shù)據(jù)資源格式可以使用現(xiàn)有格式,特別是電子檔案的描述標(biāo)準(zhǔn)。如果存在可以保證科技檔案的數(shù)據(jù)資源格式的數(shù)據(jù)質(zhì)量和搜索結(jié)果的格式,則在原始格式的基礎(chǔ)上整合科技檔案所需的格式,以實(shí)現(xiàn)個(gè)性化和多樣化。簡(jiǎn)而言之,在數(shù)字環(huán)境中,合理地使用數(shù)據(jù)資源來索引和分類,有助于查詢、閱讀、交換和共享科技檔案信息,從而交換科技檔案,互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的科技檔案發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

    (四)利用網(wǎng)格技術(shù)開發(fā)科技檔案。利用網(wǎng)格技術(shù)開發(fā)科技檔案,信息資源分布在每個(gè)網(wǎng)格節(jié)點(diǎn)上,用戶無法研究和使用。因此,科技檔案網(wǎng)格門戶和科技檔案信息資源平臺(tái)可以無縫連接到科技檔案和用戶。使用網(wǎng)格技術(shù)創(chuàng)建的科技檔案信息平臺(tái)基于存儲(chǔ)在網(wǎng)格中的大型科技檔案,并使用門戶技術(shù)使用戶能夠訪問所有必要的數(shù)據(jù)資源,為用戶提供統(tǒng)一的搜索渠道,一站式消除了用戶不必要且效率低下的搜索過程。用戶可以輕松地在平臺(tái)上進(jìn)行深入的分析,并使用網(wǎng)格來確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。該平臺(tái)使用統(tǒng)一的接口來連接這些科技檔案信息資源,并使用多種協(xié)議來連接同質(zhì)和異質(zhì)數(shù)據(jù)。先進(jìn)而快捷的分析可以降低不同類型信息的技術(shù)復(fù)雜性,并提高瀏覽和檢索網(wǎng)格資源的速度。用戶可以通過網(wǎng)格技術(shù)無障礙地使用網(wǎng)格中的所有科學(xué)資源,減少盲目搜索和查詢的時(shí)間,并改善對(duì)科技檔案中信息的訪問和使用。另外,還可以通過網(wǎng)絡(luò)在工作環(huán)境中同時(shí)顯示數(shù)據(jù),使歸檔部門可以實(shí)時(shí)查看而不必?fù)?dān)心出現(xiàn)資源重復(fù)等錯(cuò)誤。一方面,在科技檔案的發(fā)展中利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),可以有效地實(shí)現(xiàn)科技檔案的長(zhǎng)期存儲(chǔ)和信息資源的廣泛交換;另一方面,也可為共享科技檔案中的信息資源創(chuàng)造良好的技術(shù)環(huán)境。

    五、結(jié)語

    隨著信息技術(shù)的發(fā)展和科研水平的提高,科技檔案的價(jià)值日益重要。數(shù)字、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和其他相關(guān)技術(shù)的發(fā)展也為科技檔案信息資源開發(fā)管理提供了可靠的技術(shù)支持。本文根據(jù)科技檔案開發(fā)管理的需求和可行性,研究了我國科技檔案信息資源開發(fā)管理的現(xiàn)狀,分析了科技檔案發(fā)展與管理中存在的問題和影響因素,并就利用數(shù)字化技術(shù)優(yōu)化科技檔案信息資源開發(fā)和利用提出了可行性建議。

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