基于人力資源管理思想的醫(yī)院干部人事檔案管理研究

摘要：人事檔案信息是記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)、以個(gè)人為單位收集整理后集中保存的各種材料信息。隨著信息化大潮的來(lái)臨，信息資源被廣泛應(yīng)用，管理復(fù)雜化程度越來(lái)越高，傳統(tǒng)的人事檔案管理已落后于新時(shí)代醫(yī)院人力資源管理的要求。在這一大趨勢(shì)下，必須更新觀念、全面改革，充分發(fā)揮人事檔案信息在人力資源管理中的決策參考作用，以達(dá)到人盡其才，才盡其用的管理目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：人力資源;檔案;管理

【中圖分類號(hào)】R-1 ?【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ?【文章編號(hào)】1673-9026（2020）08-212-02

1 干部人事檔案的內(nèi)容與功能

干部人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的文字材料。

按照中組部1991年發(fā)布施行的《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細(xì)則》和2009年印發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，干部人事檔案的正本分10類。干部人事檔案十大類內(nèi)容涵蓋了干部成長(zhǎng)的全過(guò)程，和個(gè)人成才與發(fā)展密切相關(guān)，是個(gè)人與組織之間的聯(lián)系紐帶，是干部工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是組織人事部門全面地考察了解和正確選拔、使用人才的重要依據(jù)。對(duì)于檔案形成這本人則是維護(hù)個(gè)人權(quán)益、福利、落實(shí)黨的政策待遇、澄清問(wèn)題的可靠憑證。

2 干部人事檔案管理存在問(wèn)題

2.1干部人事檔案管理手段落后

目前的干部人事檔案管理，局限于“看堆式”的管理方法，現(xiàn)代化管理水平不高，仍沿用傳統(tǒng)的手工模式，不能運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進(jìn)行管理，不能建立上下互聯(lián)的數(shù)據(jù)庫(kù)，從而造成檔案管理信息化程度低，提供基本信息花費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，管理成本高等現(xiàn)狀，不能把人事檔案管理與人力資源的開(kāi)發(fā)與管理結(jié)合起來(lái)，主動(dòng)向人才開(kāi)發(fā)及人才隊(duì)伍建設(shè)的一線延伸。直接影響著更好地發(fā)揮人事檔案的價(jià)值和效益滯后于干部人事制度改革的進(jìn)展。

2.2干部人事檔案歸檔材料審核力度不夠

由于多年來(lái)的重視不夠和管理不嚴(yán)，致使干部人事檔案管理中出現(xiàn)一些問(wèn)題。主要有：一是材料不齊全。部份檔案中反映干部基本情況的履歷、考核、學(xué)歷等 10 項(xiàng)材料有空缺。二是內(nèi)容記載不準(zhǔn)確、不統(tǒng)一，不真實(shí)。特別是干部的“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）虛假現(xiàn)象比較嚴(yán)重。由于人事檔案的失真，使得人力資源計(jì)劃中的配備計(jì)劃、退休解聘計(jì)劃、補(bǔ)充計(jì)劃、使用計(jì)劃不能正確制定和

正常執(zhí)行，對(duì)當(dāng)前人力資源配置以及未來(lái)人力資源的供求造成負(fù)面影響。

2.3干部人事檔案管理意識(shí)淡薄，管理不嚴(yán)

領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對(duì)干部人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，“檔案意識(shí)”比較淡薄，管理觀念落后，結(jié)果致使檔案管理工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)、落后狀態(tài)。此外，在實(shí)際工作中，往往管理不嚴(yán)，執(zhí)行不力，落實(shí)不到，造成了不少問(wèn)題。

2.4干部人事檔案管理模式缺乏獨(dú)立性

一方面，檔案材料收集制度過(guò)于“行政”化。材料收集歷來(lái)是干部人事檔案工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，目前，檔案材料的收集仍主要依賴于行政手段，但隨著政府職能的轉(zhuǎn)變，這項(xiàng)工作的難度將越來(lái)越大;另一方面，干部人事檔案材料的收集范圍及保管鑒定等各項(xiàng)制度，與《干部檔案工作條例》和《公務(wù)員法》中對(duì)干部考察任用時(shí)所需要的材料等新要求不相適應(yīng)。另外，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部離任審計(jì)、任前公示等材料應(yīng)如何收集，收集時(shí)應(yīng)注意哪些問(wèn)題，在制度上沒(méi)有明確，在實(shí)踐中缺乏可操作性。

3 干部人事檔案管理改革構(gòu)想

3.1強(qiáng)化干部人事檔案意識(shí)

單位領(lǐng)導(dǎo)要重視干部人事檔案管理工作，配備業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)的檔案管理人員，建立崗位職責(zé)制。投入必要的經(jīng)費(fèi)，完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。其次檔案管理人員要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)檔案工作要有積極的認(rèn)識(shí)。再次檔案部門應(yīng)加大宣傳力度，努力營(yíng)造全社會(huì)關(guān)心和支持干部人事管理的良好氛圍，讓人們都能密切關(guān)注這個(gè)承載個(gè)人歷史并與自身利益相關(guān)的記錄載體，提高檔案意識(shí)。

3.2注重干部人事檔案材料收集工作

收集干部人事檔案材料是人事檔案工作基礎(chǔ)，是檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)。隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給干部人事檔案材料的收集帶來(lái)了新的要求，檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，仔細(xì)辨別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整，手續(xù)完備，保證干部人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

3.3創(chuàng)新干部人事檔案管理方法和手段

首先，完善基礎(chǔ)設(shè)施。醫(yī)院干部人事檔案信息應(yīng)根據(jù)人員變動(dòng)進(jìn)行及時(shí)更新，并根據(jù)人員履歷的變化進(jìn)行及時(shí)更新。各個(gè)醫(yī)院應(yīng)加大對(duì)干部人事檔案管理工作的各項(xiàng)投入，包括資金、設(shè)備和技術(shù)。要確保檔案室內(nèi)計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備配備充足。同時(shí)針對(duì)檔案室，也要保證按照檔案材料的存儲(chǔ)環(huán)境要求進(jìn)行布置，做好檔案室的防塵防潮工作，并且要設(shè)置分類存儲(chǔ)空間，對(duì)不同類型和不同介質(zhì)的檔案材料進(jìn)行存放，確保檔案資料完整、有序。此外，醫(yī)院人事檔案管理人員還要做到對(duì)干部人事檔案的定期檢測(cè)和維護(hù)，確保其存放環(huán)境安全。針對(duì)信息及時(shí)更新這一要求，干部人事檔案管理人員應(yīng)注重提升自身素質(zhì)，要對(duì)現(xiàn)代化的管理設(shè)備做到熟練操作，并且醫(yī)院要配備專業(yè)的信息技術(shù)人才，以幫助醫(yī)院干部人事檔案管理人員更好的推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)化管理工作，確保醫(yī)院干部人事檔案管理工作處于較高的專業(yè)化水平。其次，做好電子檔案信息管理。在數(shù)據(jù)管理視角下，醫(yī)院干部人事檔案的主要類型為電子檔案，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案基本都需要轉(zhuǎn)換為電子檔案，因而當(dāng)出現(xiàn)人事變動(dòng)時(shí)，醫(yī)院干部人事檔案管理人員就要及時(shí)的對(duì)電子檔案信息進(jìn)行更新，全部電子檔案與人員變動(dòng)信息保持一致。在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理時(shí)，管理人員應(yīng)定期總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，并對(duì)電子檔案管理制度進(jìn)行完善，在醫(yī)院自身?xiàng)l件與發(fā)展現(xiàn)狀下，對(duì)人事檔案的信息化管理模式進(jìn)行改進(jìn)，提高電子檔案管理的規(guī)范性和專業(yè)度。

3.4提高干部人事檔案的利用效率

在對(duì)醫(yī)院干部人事檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，管理人員的目的在于充分發(fā)揮出檔案價(jià)值。而在數(shù)據(jù)管理視角下，醫(yī)院干部人事檔案的價(jià)值將被更加充分的挖掘?；谛鹿诜窝滓咔椋t(yī)院干部人事檔案管理人員可以有針對(duì)性的開(kāi)展疫情專項(xiàng)人事檔案調(diào)控工作，即對(duì)人事檔案中與疫情防控有關(guān)的檔案信息進(jìn)行整合，挖掘出醫(yī)院人事檔案中具有潛在疫情防控價(jià)值的信息，從而可以更好的助力疫情防控工作。而在具體的檔案管理與利用工作中，管理人員要在數(shù)字化管理平臺(tái)和專項(xiàng)數(shù)據(jù)庫(kù)的支持下，借助數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)提取關(guān)鍵信息，并將信息轉(zhuǎn)化為圖片、文字、語(yǔ)言陳述以及發(fā)展指數(shù)等形式，以更加直觀的方式呈現(xiàn)出檔案信息。管理人員可以具體設(shè)定特定值，針對(duì)疫情防控需求而言，醫(yī)院可以對(duì)傳染病科室進(jìn)行關(guān)鍵數(shù)據(jù)提取，包括工作經(jīng)歷、科研經(jīng)歷等，從而更好的集中優(yōu)勢(shì)資源，投入到疫情防控工作之中。同時(shí)醫(yī)院人事檔案管理人員也可以借助多個(gè)特征值，對(duì)醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行全面的能力分析，從而為醫(yī)院考核工作提供科學(xué)參考，并為人才引進(jìn)指明方向。 此外，醫(yī)院人事檔案管理人員還要對(duì)醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)站進(jìn)行充分應(yīng)用，在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，應(yīng)結(jié)合醫(yī)院的發(fā)展和運(yùn)行狀況，確保檔案資料收集、整理、傳輸以及開(kāi)發(fā)利用等環(huán)節(jié)可以形成一體化的系統(tǒng)，從而具有更廣的網(wǎng)絡(luò)覆蓋面。在此種管理模式下，醫(yī)院干部人事檔案的實(shí)現(xiàn)更高水平的數(shù)字化，同時(shí)在醫(yī)院內(nèi)部共享網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)下，醫(yī)院干部人事檔案資源信息將得到最大程度的利用。

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作者簡(jiǎn)介：周陽(yáng)（1984.01-），漢，男，安徽，碩士研究生，館員，人力資源部副主任，研究方向：醫(yī)院人力資源管理。