基于PMO的企業(yè)項(xiàng)目管理能力提升

楊慧

摘要：隨著市場(chǎng)需求的不斷擴(kuò)大，信息技術(shù)的發(fā)展以及競(jìng)爭(zhēng)理念的日益增強(qiáng)，項(xiàng)目管理能力對(duì)項(xiàng)目的成功起著至關(guān)重要的作用，企業(yè)項(xiàng)目管理能力的提升已經(jīng)成為企業(yè)關(guān)注的重點(diǎn)，而PMO成為企業(yè)提高項(xiàng)目管理能力的一種新模式。

關(guān)鍵字：項(xiàng)目管理;PMO;項(xiàng)目管理能力

伴隨社會(huì)發(fā)展和科技進(jìn)步的加快，目前項(xiàng)目管理的應(yīng)用領(lǐng)域越來越廣，已經(jīng)成為眾多企業(yè)在當(dāng)今高度競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中謀求競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵手段。各個(gè)行業(yè)都涌現(xiàn)出了越來越多的企業(yè)，通過學(xué)習(xí)、總結(jié)、實(shí)踐等各種努力來培育和提升企業(yè)的項(xiàng)目管理能力。

一般來說，項(xiàng)目管理是在一定的時(shí)間、成本、人力資源等約束條件下，以項(xiàng)目為對(duì)象，由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)任務(wù)進(jìn)行高效率的計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制和協(xié)調(diào)，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的過程。其內(nèi)容涉及范圍管理、時(shí)間管理、費(fèi)用管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、溝通管理、采購管理、合同和綜合管理等諸多范疇。項(xiàng)目管理能力是指將戰(zhàn)略規(guī)劃具體執(zhí)行的能力，是將理想的目標(biāo)轉(zhuǎn)化為可見的現(xiàn)實(shí)的能力。一個(gè)組織的戰(zhàn)略可以進(jìn)一步生成一系列的具體項(xiàng)目，而這些具體項(xiàng)目正確實(shí)施的結(jié)果最終會(huì)導(dǎo)致組織使命和大目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)以及組織戰(zhàn)略的落實(shí)。在激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，項(xiàng)目已經(jīng)成為企業(yè)成長(zhǎng)必不可少的推動(dòng)力，項(xiàng)目管理能力也已是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力的重要體現(xiàn)。

一、PMO的相關(guān)介紹

近十年來，國(guó)外對(duì)項(xiàng)目管理進(jìn)行了廣泛的理論研究并在多個(gè)行業(yè)進(jìn)行了大量實(shí)踐，項(xiàng)目管理已經(jīng)成為一種管理的新時(shí)代思想潮流。國(guó)外的經(jīng)驗(yàn)證明，在項(xiàng)目管理企業(yè)的實(shí)際操作中，如果項(xiàng)目?jī)H通過一種集權(quán)式的領(lǐng)導(dǎo)就不可能得到堅(jiān)持和執(zhí)行，同時(shí)該項(xiàng)目管理企業(yè)的效率難以提高。因此，很多企業(yè)已經(jīng)不僅僅是將重點(diǎn)放在提高項(xiàng)目經(jīng)理的個(gè)人技能上，而是將組織整體的項(xiàng)目管理能力建設(shè)作為今后的發(fā)展目標(biāo)。項(xiàng)目管理體系的建立，項(xiàng)目管理方法論、流程、制度的形成，都是其發(fā)展組織項(xiàng)目管理能力的具體體現(xiàn)。為此還專門成立了項(xiàng)目的管理部門，如：項(xiàng)目管理部、項(xiàng)目管理中心、項(xiàng)目管理辦公室等，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行整體管理、監(jiān)控、支持等，這些部門就是我們所說的項(xiàng)目管理辦公室（PMO）。

按照美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)（PMI）對(duì)PMO的定義：PMO就是為創(chuàng)造和監(jiān)督整個(gè)管理系統(tǒng)而負(fù)責(zé)的組織元素，這個(gè)管理系統(tǒng)是為項(xiàng)目管理行為的有效實(shí)施和為最大程度的達(dá)到組織目標(biāo)而存在的。PMO是提高組織管理成熟度的核心部門，它根據(jù)業(yè)界最佳實(shí)踐和公認(rèn)的項(xiàng)目管理知識(shí)體系，并結(jié)合企業(yè)自身的業(yè)務(wù)和行業(yè)特點(diǎn)，結(jié)合企業(yè)的商業(yè)目標(biāo)，負(fù)責(zé)為本企業(yè)量身定制項(xiàng)目管理流程、培養(yǎng)項(xiàng)目管理人力資源、建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)、對(duì)具體項(xiàng)目提供管理指導(dǎo)、幫助企業(yè)開展多項(xiàng)目管理等，以此確保項(xiàng)目成功率的提高和組織戰(zhàn)略的有效貫徹執(zhí)行。

二、企業(yè)項(xiàng)目管理能力概況

（一）企業(yè)項(xiàng)目管理能力的界定

企業(yè)是一個(gè)長(zhǎng)期性的穩(wěn)定組織。企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目管理是受科學(xué)技術(shù)、顧客需求、競(jìng)爭(zhēng)壓力等環(huán)境因素的影響和驅(qū)動(dòng)，采用項(xiàng)目的形式，通過更加動(dòng)態(tài)和更具有創(chuàng)新性的項(xiàng)目管理取得變革性跨越式提升的一種組織管理模式。企業(yè)項(xiàng)目管理能力是企業(yè)在其項(xiàng)目管理過程中，通過學(xué)習(xí)和實(shí)踐逐漸積累起來的，能夠系統(tǒng)、高效地完成項(xiàng)目管理任務(wù)的一種企業(yè)綜合素質(zhì)。企業(yè)項(xiàng)目管理能力，是以企業(yè)中應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的臨時(shí)性、一次性、非重復(fù)性的項(xiàng)目任務(wù)為對(duì)象，是對(duì)企業(yè)成功完成創(chuàng)新性、變革性項(xiàng)目任務(wù)的關(guān)鍵特征分析，是以穩(wěn)定性、長(zhǎng)期性的企業(yè)組織為載體，是企業(yè)的一種新型組織管理模式。

（二）企業(yè)項(xiàng)目管理能力的特征

通過對(duì)企業(yè)項(xiàng)目管理能力的界定，企業(yè)項(xiàng)目管理能力具有如下特征：

1、企業(yè)勝任項(xiàng)目任務(wù)的主觀特征條件

企業(yè)項(xiàng)目管理能力是和企業(yè)項(xiàng)目任務(wù)緊密相連的，不能脫離企業(yè)項(xiàng)目而獨(dú)立存在。企業(yè)項(xiàng)目管理能力是企業(yè)勝任項(xiàng)目任務(wù)的主觀特征條件，強(qiáng)調(diào)的不是企業(yè)勝任項(xiàng)目任務(wù)的所有主觀條件，而是勝任項(xiàng)目任務(wù)的直接有效的主觀特征條件，這些主觀特征條件直接影響了企業(yè)項(xiàng)目管理的效率。

2、企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的一組新理念

企業(yè)項(xiàng)目管理能力的提出，進(jìn)一步豐富了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理理念，是企業(yè)應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)面向發(fā)展的一組新理念。企業(yè)在重視標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化能力的同時(shí)，也要重視項(xiàng)目管理能力，特別是在社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日益加劇的今天，企業(yè)更要強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目管理能力，強(qiáng)調(diào)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展和創(chuàng)新變革的動(dòng)態(tài)均衡。

3、企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的一種模式

企業(yè)項(xiàng)目管理能力，不能僅僅停留在思想和理念層面，還必須是一套包含組織、方法和工具在內(nèi)的管理模式。這一套項(xiàng)目管理模式，包括了企業(yè)在項(xiàng)目孵化、項(xiàng)目管理、項(xiàng)目轉(zhuǎn)化整個(gè)過程中所必須的管理組織、管理流程、管理方法和管理工具。

4、企業(yè)一種積累性的綜合素質(zhì)

企業(yè)項(xiàng)目管理能力不是自然存在的，必須要經(jīng)過持續(xù)的實(shí)踐和學(xué)習(xí)，通過一定階段的總結(jié)積累才能形成。這種積累并非單純表現(xiàn)在企業(yè)的某一方面，而是表現(xiàn)為企業(yè)的一種綜合素質(zhì)和系統(tǒng)，這種綜合素質(zhì)和系統(tǒng)包含了企業(yè)在項(xiàng)目管理中的理念、知識(shí)和管理。

三、PMO對(duì)企業(yè)項(xiàng)目管理的作用

在項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目辦公室會(huì)一直關(guān)注企業(yè)中的所有項(xiàng)目，并給予項(xiàng)目充分的支持，為項(xiàng)目提供咨詢以及標(biāo)準(zhǔn)化的項(xiàng)目程序、技術(shù)與模板等，并對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制，擁有項(xiàng)目的變更權(quán)和終止權(quán)，保證項(xiàng)目在企業(yè)的戰(zhàn)略框架中運(yùn)行，并順利完成，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。

（一）PMO在組織中的角色

項(xiàng)目管理辦公室是企業(yè)項(xiàng)目管理的核心，它在組織中起著至關(guān)重要的作用。通常情況下，項(xiàng)目管理辦公室會(huì)充當(dāng)以下三個(gè)角色：

第一種角色：作為項(xiàng)目管理的支持者。

項(xiàng)目管理辦公室主要為項(xiàng)目管理提供管理支持、行政支持、培訓(xùn)、咨詢顧問、技術(shù)服務(wù)、知識(shí)管理等支持服務(wù)。這種角色以低調(diào)和輔助者的身份出現(xiàn)，容易得到項(xiàng)目經(jīng)理的認(rèn)可，不容易引起太多的反對(duì)和權(quán)力之爭(zhēng)，在項(xiàng)目管理辦公室剛剛起步階段，這種方式容易得以實(shí)施和執(zhí)行。

第二種角色：作為項(xiàng)目的控制者。

在這種情形下，項(xiàng)目管理辦公室擁有很大的權(quán)力，相當(dāng)于代表企業(yè)的管理層對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)行整體的管理和控制，保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)和企業(yè)的目標(biāo)。這時(shí)，項(xiàng)目管理辦公室的工作包括：資源的分配、計(jì)劃的審批、項(xiàng)目的檢查和分析等。項(xiàng)目管理辦公室為企業(yè)的項(xiàng)目分配所需的資源，確保企業(yè)的資源在項(xiàng)目中使用的最優(yōu)化。同時(shí)，項(xiàng)目管理辦公室對(duì)每一個(gè)所支持項(xiàng)目的計(jì)劃負(fù)責(zé)，進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃的審核，保證項(xiàng)目計(jì)劃的可行性和最優(yōu)化。此外，項(xiàng)目管理辦公室還需要對(duì)項(xiàng)目實(shí)施持續(xù)的監(jiān)控，確保項(xiàng)目按照計(jì)劃執(zhí)行，并能夠順利完成。

第三種角色：作為項(xiàng)目戰(zhàn)略的管理者。

在這種情況下，項(xiàng)目管理辦公室需要制定整個(gè)企業(yè)的項(xiàng)目管理制度和構(gòu)架項(xiàng)目管理體系。這是它的工作包括：為組織開發(fā)和選用適當(dāng)?shù)捻?xiàng)目管理方法論、流程和工具，并形成一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn);建立企業(yè)的項(xiàng)目管理文化，證明項(xiàng)目管理的價(jià)值，形成對(duì)項(xiàng)目管理的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，并在企業(yè)內(nèi)部推行項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn);進(jìn)行多項(xiàng)目管理，確保所有要執(zhí)行的項(xiàng)目能夠圍繞著企業(yè)的目標(biāo)，并且能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來相應(yīng)的利益。

（二）PMO的職能

項(xiàng)目管理辦公室職能取決于企業(yè)的具體需求，在項(xiàng)目型企業(yè)中建立項(xiàng)目管理辦公室，它被定位為企業(yè)項(xiàng)目管理的業(yè)務(wù)支持機(jī)構(gòu)或內(nèi)部咨詢機(jī)構(gòu)，其主要職責(zé)有：

1、提供有關(guān)項(xiàng)目管理的支持

項(xiàng)目管理辦公室可以在多個(gè)方面對(duì)企業(yè)的項(xiàng)目管理提供支持，如進(jìn)度支持、變更控制、項(xiàng)目存儲(chǔ)庫、跟蹤與報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)管理、資源存儲(chǔ)庫溝通平臺(tái)等，以此保證企業(yè)各個(gè)項(xiàng)目的正常進(jìn)行。

2、開發(fā)和維護(hù)項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)、方法和程序

項(xiàng)目管理辦公室負(fù)責(zé)開發(fā)和維護(hù)有關(guān)項(xiàng)目管理的過程和方法，并把每一個(gè)項(xiàng)目完成時(shí)所獲得的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)合并到項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)中去。

3、為企業(yè)提供項(xiàng)目管理培訓(xùn)

項(xiàng)目管理辦公室是項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)培訓(xùn)的中心，它確定了高績(jī)效項(xiàng)目經(jīng)理所需要的能力。盡管培訓(xùn)部門是企業(yè)培訓(xùn)的協(xié)調(diào)者，但項(xiàng)目管理辦公室確定所需要的適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)并參與培訓(xùn)者的評(píng)選工作，提供項(xiàng)目管理的主題培訓(xùn)知識(shí)，確認(rèn)為達(dá)到高績(jī)效所需要的知識(shí)、能力水平和培訓(xùn)課程。

4、提供項(xiàng)目管理的咨詢和指導(dǎo)

整個(gè)企業(yè)應(yīng)該把項(xiàng)目管理辦公室看作是致力于項(xiàng)目管理的專家資源，項(xiàng)目部門可以向項(xiàng)目管理辦公室尋求幫助和建議。項(xiàng)目管理辦公室的角色就是把它所獲得的知識(shí)傳授給項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，使他們更加順利的開展工作。

5、為項(xiàng)目選擇合格的項(xiàng)目經(jīng)理和資源

在項(xiàng)目型企業(yè)中配備了許多項(xiàng)目經(jīng)理，而每一位項(xiàng)目經(jīng)理的知識(shí)、能力和經(jīng)驗(yàn)是不同，都有各自的特長(zhǎng)。這樣，在企業(yè)準(zhǔn)備啟動(dòng)一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，項(xiàng)目管理辦公室就會(huì)在他的資源存儲(chǔ)庫中找到最合適的人選來負(fù)責(zé)項(xiàng)目的實(shí)施。同時(shí)，項(xiàng)目管理辦公室會(huì)以“中介人”的身份把項(xiàng)目所需要的資源從職能部門“租借”到項(xiàng)目部門。

（三）PMO對(duì)項(xiàng)目管理的作用

PMO對(duì)項(xiàng)目管理能力的作用，可以從以下兩個(gè)層面去描述。

1、就單個(gè)項(xiàng)目而言，P MO能使各項(xiàng)目可以更有效地實(shí)施

（1）PMO根據(jù)建設(shè)工程項(xiàng)目管理的特點(diǎn)，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、流程、規(guī)范、模板，使得標(biāo)準(zhǔn)實(shí)地化，融入到公司的日常管理流程中，并根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不斷完善和持續(xù)改進(jìn)模板與流程，在提高企業(yè)的項(xiàng)目管理成熟度的同時(shí)，降低了項(xiàng)目經(jīng)理或團(tuán)隊(duì)的能力對(duì)項(xiàng)目管理結(jié)果的影響，極大程度上保證了企業(yè)所提供服務(wù)的整體質(zhì)量。

（2）根據(jù)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程和體系的特點(diǎn)，PMO可以確定高績(jī)效項(xiàng)目經(jīng)理或管理人員所需的知識(shí)、能力，從而使培訓(xùn)被調(diào)整為有針對(duì)性的、能滿足企業(yè)文化與管理體系的標(biāo)準(zhǔn)化課程，為項(xiàng)目提供合適的項(xiàng)目經(jīng)理和管理人員。

（3）PMO可通過參與各個(gè)項(xiàng)目的管理，總結(jié)和分享不同領(lǐng)域的相關(guān)知識(shí)、技術(shù)及經(jīng)驗(yàn)，對(duì)已有項(xiàng)目得經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納提煉，建立常用的風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫、估算模版、成本比例等數(shù)據(jù)庫和知識(shí)庫，形成可再利用的支持能力，便于成功經(jīng)驗(yàn)的復(fù)用，從而使項(xiàng)目更好地得以實(shí)施。

2、就公司層面（多個(gè)項(xiàng)目）而言，P MO能提升企業(yè)的整體績(jī)效

（1）PMO獨(dú)立于各職能部門，可以進(jìn)行跨部門的資源協(xié)調(diào)與配置。因此在人員、設(shè)備、資金等方面，PMO可從企業(yè)整體角度出發(fā)，按照項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)及資源的可用性進(jìn)行綜合調(diào)配，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的整體目標(biāo)。

（2）PMO可作為項(xiàng)目管理信息中心，建立項(xiàng)目管理信息平臺(tái)對(duì)各部門/項(xiàng)目的信息進(jìn)行統(tǒng)一分發(fā)、完成情況的反饋，保證職能經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理之間的有效溝通協(xié)調(diào)。隨著企業(yè)的發(fā)展，同時(shí)進(jìn)行多個(gè)項(xiàng)目的情況在企業(yè)里越來越普遍。對(duì)職能部門之間、項(xiàng)目部與職能部門之間的協(xié)調(diào)水平的要求也隨之迅速提高。

四、結(jié)語

項(xiàng)目管理中的項(xiàng)目多是那些重大、關(guān)系復(fù)雜、時(shí)間緊迫、資源有限的一次性的任務(wù)，這使得項(xiàng)目管理在壽命周期內(nèi)面臨的風(fēng)險(xiǎn)多種多樣，企業(yè)可借助PMO，提高項(xiàng)目分析、規(guī)劃、管理、檢查等方面能力，成功實(shí)現(xiàn)企業(yè)的項(xiàng)目管理，使企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中得以持續(xù)發(fā)展。